SISTEM PENGURUSAN

FAIL
PENGURUSAN PEJABAT
SISTEM FAIL
• DEFINISI: proses menyusun dan menyimpan dokumen-dokumen
penting supaya mudah dirujuk apabila diperlukan.
• Ciri system fail yang baik:
Mudah dicari dan diperolehi
Mudah dikendalikan
Kesesuaian dalam penggunaanya
Boleh diubahsuai jika perlu
Berfaedah dari segi kos
Keselamatan dokumen
Penggunaan ruang secara berkesan
JENIS SIMPANAN FAIL
1. FAIL PUSAT
Semua fail-fail dikumpulkan di satu pusat iaitu bilik khas penyimpanan fail.

Kebaikan fail pusat:

1) Semua fail dapat disimpan dan dikawal bersama-sama disebuah bilik.
2) Seorang kerani atau beberapa orang kerani boleh mengkhususkan kerja-kerja
memfail dan menguruskan system itu dengan lebih berkesan.
3) Satu fail yang standard boleh dibuat dan diamalkan oleh keseluruhan organisasi itu.
4) Ruang dan kelengkapan boleh digunakan secara ekonomis.
5) Pengawasan dan pengelolaan boleh dilakukan dengan lebih berkesan.
6) Fail-fail itu mungkin lebih lengkap dan sempurna.
7) Penduaan Salinan tidak perlu dilakukan.
JENIS SIMPANAN FAIL
Keburukan fail pusat:
1) Rujukan kepada sesuatu surat atau dokumen yang dikehendaki akan
menjadi lambat.
2) Jenis pengelasan yang digunakan oleh jabatan pusat mungkin tidak sesuai
untuk semua jabatan.
3) Kerani memfail tidak akan begitu mahir kerana ia kurang faham tentang
kehendak-kehendak setiap jabatan.
4) Ada kemungkinan surat-surat atau dokumen-dokumen disalahfailkan di
dalam fail yang berlainan.
JENIS SIMPANAN FAIL
2. FAIL JABATAN
Fail-fail disimpan di beberapa jabatan yang ada di dalam organisasi.
Kebaikan fail jabatan:
1) Rujukan atau fail-fail yang tertentu boleh didapati dengan mudah dan tidak
membuang masa.
2) Sesuatu jabatan itu dapat mengamalkan system fail yang paling sesuai.
3) Fail jabatan adalah lebih sesuai untuk memfail dokumen-dokumen sulit.
4) Fail jabatan tidak begitu besar.
5) Kod-kod jabatan boleh digunakan dalam urusan surat-menyurat dan diatas kulit fail
supaya ia mudah dikenali.
6) Kakitangan jabatan lebih tahu dan faham akan kerja-kerja jabatan.
JENIS SIMPANAN FAIL
Keburukan fail jabatan:
1) Banyak masa terbuang oleh kakitangan yan terlibat dalam kerja memfail.
2) Banyak ruang cabinet terbiar.
3) Kebanyakkan dokumen yang difailkan perlu dibuat Salinan kerana beberapa jabatan akan memerlukannya sebagai rekod
mereka.

3. FAIL PERIBADI
Rekod-rekod peribadi ini berupa surat atau borang permohonan, rekod bagi temuduga yang diadakan, rekod
ujian awalan atau laporan kesihatan, rekod latihan, rekod kecekapan, rekod-rekod cuti dan sebagainya.
Semua fail peribadi kakitangan dianggap sulit dan hendaklah disimpan disatu tempat khas yang sentiasa
berkunci.

4. FAIL BIASA
Merujuk kepada bahan-bahan rekod yang diterima oleh setiap kakitangan. Setiap dokumen yang diterima
difaikan untuk rujukan kakitangan itu semasa menjalankan tugasnya.
PENGELASAN & PENOMBORAN FAIL
1. SISTEM ABJAD : mengikut tajuk ataupun huruf awal. Tajuk fail itu
adalah mengikut abjad juga.
Kelebihan sistem abjad:
1) Mudah untuk mengumpulkan maklumat mengikut tajuk-tajuk fail yang dirancang.
2) Tidak memerlukan sebarang petunjuk untuk ditandakan pada fail-fail itu.
3) Senang difahami oleh pegawai dan kakitangan yang menggunakan fail-fail itu.
4) Sesuai untuk pejabat yang kecil dan untk perkara-perkara runcit.

Kekurangan system abjad:

1) Tidak sesuai digunakan secara berkesan bagi pejabat yang besar dan mempunyai
urusan meluas.
2) Adalah sukar untuk menyusun tajuk atau nama yang sama atau hampir sama kerana ia
kelihatan serupa.
3) Sesuatu perkara itu mungkin terpaksa disimpan dalam fail yang berlainan oleh kerana
tajuknya tidak sama.
2. SISTEM NOMBOR : fail dilabelkan menggunakan nombor.

Kelebihan sistem nombor:

1) Tiada sekatan untuk membuka fail-fail yang baru.
2) Merupakan kaedah menyimpan fail dengan lebih tepat.
3) Digunakan sebagai rujukan pada bila-bila masa ia diperlukan dari masa ke semasa.

Kekurangan sistem nombor:

1) Banyak masa digunakan untuk merujuk kepada petunjuk yang dicatat pada fail-fail itu.
2) Fail untuk perkara-perkara tidak mudah disusun oleh kerana nombor atau angka
sahaja yang digunakan dalam system ini.
3) Memerlukan perbelanjaan tambahan kerana buku petunjuk dan ruang akan terpaksa
diadakan untuk melicinkan penggunaanya.
3. SISTEM ABJAD-NOMBOR : fail disusun mengikut abjad tetapi fail yang disimpan
mengikut sususan angka. Memerlukan kod petunjuk bagi tiap-tiap huruf itu, tidak
begitu sesuai digunakan di beberapa buah pejabat.

4. SISTEM PERKARA : merupakan system yang baik juga kerana senang diuruskan dalam
menggunakan fail.

5. SISTEM TEMPAT ATAU KAWASAN : fail disusun mengikut negeri bandar, negeri atau
daerah. Pada mulanya fail-fail itu dikelaskan mengikut tempat, kemudian mengikut
abjad yang menggunakan nama atau perkara sebagai dasarnya.

5. SISTEM NOMBOR – PERKARA : fail disusun mengikut bidang yang tertentu.

Contoh: dilabelkan mengikut tugasan yang dilaksanakan
Kelebihan system nombor-perkara:
1) Mudah dilaksanakan dan senang pula difahami.
2) Pembukaan fail baru tidak terhad dan dapat diperluaskan dengan mudahnya.
3) Senang mencari dan menyimpan fail-fail yang sedia ada.
PENUTUPAN DAN PEMBUKAAN FAIL
1. Prosedur menutup fail lama.
 Fail ditutup apabila telah mengandungi 100 pucuk surat atau fail telah menjadi
tebal.
 Seterusnya buat dua garisan sejajar berwarna merah dari penjuru kiri ke
penjuru kanan fail pada muka hadapan fail.
 Di garisan tersebut ditulis perkataan ‘tutup’ dan ‘tarikh’. Contoh: ‘ditutup pada
20 januari 2019’

2. Prosedur membuka fail baru.

• Setelah fai lama ditutup, fail baharu perlu dicatatkan kod dengan menggunakan
dakwat merah.
• Sekiranya fail lama ditulis dengan kod 17/5/3 Jilid 1, maka fail baru perlu ditulis
dengan kod 17/5/3 Jilid 2.