JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN

KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA

ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEK D
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN
PERSEKUTUAN
62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
(INFORMATION SHEET)

KOD DAN NAMA

PROGRAM /
Z-009-4:2015 KEBOLEHAN TERAS
PROGRAM’
S CODE AND
NAME

TAHAP / LEVEL EMPAT (4)

NO. DAN TAJUK

KEBOLEHAN TERAS / CA01 KESEDARAN TINGKAH LAKU ORGANISASI
CORE ABILITY NO. AND
TITLE

01.01 PATUHI KONSEP RANGKA KERJA ORGANISASI

01.02 TINGKATKAN KEBERKESANAN KERJA
BERPASUKAN
NO. DAN PENYATAAN
01.03 PAMERKAN KEMAMPUAN AGIHAN KERJA
KEBOLEHAN / 01.04 PASTIKAN DOKUMENTASI SISTEMATIK
ABILITY NO. AND 01.05 SELARASKAN MAJLIS ORGANISASI
STATEMENT 01.06 PATUHI PROSEDUR KEPERLUAN KERJA
01.07 KENALPASTI KENAIKKAN PANGKAT KAKITANGAN
YANG BERPOTENSI

Muka surat / Page : 1

NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

TAJUK/TITLE : KEMAMPUAN AGIHAN KERJA

TUJUAN/PURPOSE :

Kertas Penerangan ini bertujuan untuk menerangkan mengenai tugas dan

tanggungjawab, agihan ,arahan kerja, dan jangka masa menyelesaikan kerja

1
 Muka surat / Page : 2
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

PENERANGAN/INFORMATION :

1. DEFINISI PERWAKILAN
Perwakilan bukan tugas atau tugasan. Anda tidak hanya memberikan kerja kepada
para pekerja yang termasuk dalam tugas kerja dan tanggungjawab mereka. Untuk
mewakilkan, anda mesti memberi seseorang tanggungjawab dan kuasa untuk
berbuat sesuatu yang biasanya sebahagian daripada tugas anda.

Perwakilan bukanlah "lambakan." Jika pekerja berfikir anda hanya menyerahkan

tugasan yang tidak menyenangkan kepada mereka, mereka akan berasa kurang
senang kerana perlu mencari masa tambahan untuk projek-projek yang
membuntukan dan membosankan.

Perwakilan bukanlah pelepasan. Anda berkongsi akauntabiliti terhadap tugasan.

Itulah sebabnya anda perlu mewujudkan kawalan dan tempat pemeriksaan yang
sesuai untuk memantau kemajuan pekerja anda.

Peranan anda adalah untuk menetapkan matlamat dan harapan yang jelas
terhadap tugasan - termasuk sebarang sempadan atau kriteria - tanpa
memberitahu pekerja bagaimana untuk melakukannya. Dengan cara ini, anda
membenarkan orang lain untuk mencari sendiri cara terbaik untuk meneruskannya.
Perwakilan melibatkan tiga unsur:
- Tanggungjawab
- Kuasa
- Akauntabiliti

Apabila anda mewakilkan, anda mengagihkan tanggungjawab dan kuasa kepada

orang lain serta menentukan akauntabiliti terhadap prestasi mereka. Walau
bagaimanapun, akauntabiliti yang muktamad masih terletak pada anda.

2
 Muka surat / Page : 3
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

2. BELAJAR UNTUK MEWAKILKAN

'Perkara yang paling sukar di dunia adalah mengetahui bagaimana untuk melakukan
sesuatu dan melihat seseorang lain melakukannya dengan salah, tanpa komen.' – TH
White

' Ia bukanlah tanda kelemahan apabila seorang lelaki yang berada pada kedudukan yang
tinggi mengagihkan kuasa; Sebaliknya, ia adalah tanda kekuatan dan kapasiti beliau
untuk mendapat kejayaan.' –Walter Lippman

Kebanyakan orang berikrar bahawa apabila mereka menjadi seorang pengurus mereka
akan menjadi pengagih tugas yang baik. Walau bagaimanapun, apabila mereka sampai
ke peringkat pengurusan tertinggi, mereka sering gagal untuk melaksanakan janji. Itulah
sebabnya ramai pengurus yang enggan mewakilkan tugasan walaupun yang paling
mudah. Dengan beberapa pengecualian, sebabnya ialah psikologi semata-mata, seperti
senarai berikut:

-Mengandaikan orang bawahan kekurangan keupayaan - sehingga anda

menyedari kekuatan dan kelemahan kakitangan anda, ia adalah perkara semula
jadi untuk menganggap bahawa mereka tidak mempunyai kemahiran yang
diperlukan.
-Ia adalah lebih cepat untuk melakukannya sendiri - dalam jangka pendek, ya,
tetapi tidak dalam jangka masa panjang. Jika suatu tugas mengambil masa
anda selama satu jam setiap minggu, anda boleh menjimatkan diri anda
sebanyak 45 jam hingga 50 jam setahun dengan mewakilkan kepada orang
lain.
- Pengurus menikmati tugas - sehingga persaraannya baru-baru ini, pengerusi
dan pengasas syarikat pengangkutan di Timur Selatan England sentiasa
menyediakan jadual cuti untuk 230 pekerjanya. Sungguhpun keadaan cubaan
rakan pengarah, dia tidak boleh dipujuk untuk mewakilkan tugas yang agak
mudah ini. Dia gemar melakukannya.
- Pengurus sentiasa melakukannya - mengapa?Tidak tahu masa untuk
perubahan?
- Keengganan untuk berkongsi pengetahuan – walau apa-apa pun,
pengetahuan adalah kuasa.

3
 Muka surat / Page : 4
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
- Ego - Pengurus mahu dianggap sebagai korban dan dilihat bekerja terlalu
kuat.
- Takut - Takut orang yang mengambil tugas itu melakukannya dengan lebih
baik daripada pengurus; bimbang kakitangan mungkin berasa bahawa terlalu
merendahkan martabat mereka. Rasa takut untuk tidak diketahui.
- Lebih perlindungan terhadap kakitangan - tidak ingin kelihatan lebih
membebankan kakitangan dengan kerja.
- Politik - Pengurusan atasan tidak akan meluluskan.
- Kurang kemahiran komunikasi - tidak mengetahui bagaimana untuk
mewakilkan.

Perwakilan melibatkan pemindahan tanggungjawab bagi menyiapkan kerja kepada orang

lain. Bahagian ini mengkaji sebab anda harus mewakilkan, cara untuk mewakilkan,
kegagalan untuk mewakilkan dan apakah tugas yang tidak boleh diwakilkan.

3. MEMAHAMI MENGAPA PERWAKILAN ADALAH PENTING

Perwakilan yang baik akan memberikan banyak manfaat kepada anda sebagai
pengurus dan kakitangan anda. Perwakilan yang baik akan menyediakan:

-Lebih banyak masa untuk mengurus.

- Pembangunan yang berharga untuk kakitangan.
-Satu cara untuk memotivasi kakitangan.
- Kepuasan kerja yang lebih bagi kakitangan.
-Rasa tanggungjawab untuk kakitangan.
-Persekitaran kerja yang baik.
- Lebih banyak penglibatan kakitangan.

Perwakilan berguna bagi sebab berikut:

i) Sebaik sahaja orang telah belajar bagaimana untuk bekerjasama dengan anda,
mereka boleh mengambil tanggungjawab terhadap pekerjaan yang anda tidak
mempunyai masa untuk melakukannya.
ii) Anda boleh membangunkan orang untuk tugas rutin yang tidak berkesan bagi
anda menjalankannya.

4
 Muka surat / Page : 5
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
iii) Memindahkan kerja kepada orang yang mempunyai kemahiran yang lebih
baik daripada anda dalam bidang berkenaan , menjimatkan masa.
iv) Pemindahan tanggungjawab membangunkan kakitangan anda, dan boleh
meningkatkan keseronokan terhadap kerja mereka.

4. MENGETAHUI CARA UNTUK MEWAKILKAN

Perwakilan yang baik akan sangat bermotivasi kepada semua yang terlibat, manakala
perwakilan yang lemah akan menjadi sangat mengecewakan. Untuk mewakilkan
secara berkesan, ikut turutan langkah-langkah yang mudah ini:

-Tentukan tugas untuk pembahagian. Sebaik-baiknya ia sepatutnya tugas yang

berterusan, bukan sekali sahaja.
-Pilih ahli kakitangan anda yang paling sesuai untuk diberikan perwakilan. Ini
sebahagian besarnya bergantung pada tugas.
-Periksa beban kerja sedia ada kakitangan tersebut. Anda tidak akan dihargai jika
mereka berfikir bahawa anda akan memberikan lambakan kerja tambahan kepada
mereka. Ia mungkin perlu untuk mewakilkan sebahagian daripada kerja-kerja
mereka kepada orang lain.
-Bincangkan cadangan anda dengan orang yang anda telah pilih. Jelaskan tugas,
kepentingannya dan mengapa anda telah memilih mereka. Dapatkan persetujuan
mereka untuk menerimal tugas tersebut.
-Latih orang tersebut sehingga anda berdua gembira bahawa mereka boleh
melakukan tugas itu.
-Wujudkan dan bersetuju mengadakan satu prosedur pemantauan.
-Peruntukkan kuasa yang diperlukan dan tanggungjawab untuk tugas.
-Jumlah perwakilan oleh pengurus harus seimbang antara pemerintahan diktator
dengan penyerahan tersebut.
-Akauntabiliti perlu sentiasa seiring dengan tanggungjawab.
-Melepaskan tugas bila tiba masa yang tepat.

Perkara berikut mungkin membantu anda dalam mewakilkan kerja-kerja:

i) Putuskan apa yang perlu diwakilkan
Salah satu cara untuk memutuskan apa yang perlu diwakilkan adalah dengan
menyenaraikan perkara yang anda lakukan yang mungkin lebih berkesan
dilakukan oleh seseorang sama ada lebih mahir dalam bidang tertentu, atau

5
 Muka surat / Page : 6
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
lebih murah. Selain itu, anda boleh memutuskan untuk menggunakan log aktiviti
anda sebagai asas tentang keputusan anda untuk mewakilkan: ini akan
menunjukkan kepada anda di mana anda menghabiskan jumlah besar masa
kepada kerja bermutu rendah.
ii) Pilih orang-orang yang mampu dan bersedia untuk menjalankan tugas:
Sejauh mana anda boleh mewakilkan kerja bergantung pada kemampuan,
pengalaman dan kebolehpercayaan pembantu anda. Orang yang baik akan
dapat menjalankan kerja yang besar dengan tiada campur tangan daripada
anda. Orang-orang yang tidak berpengalaman atau tidak boleh dipercayai akan
memerlukan pengawasan rapi untuk melaksanakan pekerjaan mengikut
standard yang betul. Walau bagaimanapun jika anda membimbing, galakkan dan
berikan latihan kepadanya anda boleh meningkatkan keupayaan mereka untuk
melakukan aktiviti yang lebih besar dan tugas yang lebih tinggi tanpa penyeliaan.

iii) Mewakilkan kerja-kerja yang lengkap:

Ia jauh lebih memuaskan untuk bekerja pada satu tugasan daripada pecahan-
pecahan daripada tugas tertentu. Jika anda mewakilkan tugas yang lengkap
kepada seorang pembantu yang berkemampuan, anda juga lebih cenderung
untuk menerima penyelesaian yang lebih elegan dan penyelesaian yang
bersepadu.

iv) Terangkan mengapa kerja dilakukan, dan apakah keputusan yang dijangka:
Apabila anda mewakilkan kerja, jelaskan bagaimana ia sesuai dalam gambaran
keseluruhan apa yang anda cuba capai. Pastikan anda berkomunikasi secara
berkesan:
•keputusan yang diperlukan.
•kepentingan kerja.
•kekangan yang perlu dilakukan
•Tarikh akhir untuk siap.
Tarikh laporan dalaman apabila anda mahu maklumat mengenai kemajuan
projek.

v) Sebaik-baik sahaja anda telah memutuskan untuk mewakilkan tugas, biarkan

pembantu anda mendapatkannya. Kaji projek tersebut pada tarikh-tarikh
laporan yang telah dipersetujui, tetapi jangan sentiasa melihat tingkah laku

6
 Muka surat / Page : 7
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
mereka. Menyedari bahawa pembantu anda boleh tahu cara yang lebih baik
melakukan sesuatu daripada apa-apa yang anda lakukan. Terima bahawa
mungkin ada cara yang berbeza untuk menjalankan sesuatu tugas, dan juga
bahawa salah satu cara terbaik untuk benar-benar belajar sesuatu adalah
melalui kesilapan. Sentiasa menerima kesilapan yang tidak disebabkan oleh
kemalasan.

vi) Berikan bantuan danlatihan apabila diminta:

Ia adalah penting untuk menyokong kakitangan bawahan anda apabila
mereka menghadapi masalah, tetapi jangan melakukan kerja mereka. Jika
anda berbuat demikian, maka mereka tidak akan membangunkan keyakinan
untuk melakukan kerja sendiri.

vii) Terima hanya kerja yang siap

Anda mengagihkan tugas untuk mengambil beban kerja daripada anda. Jika
anda menerima kembali sebahagian sahaja kerja yang siap, maka anda
perlu meluangkan masa menyelesaikannya, dan pembantu anda tidak akan
mendapat pengalaman yang diperlukan untuk menyiapkan projek.

4.2 Mengapa orang gagal untuk mewakilkan?

Walaupun banyak kebaikan daripada perwakilan, beberapa pengurus tidak

mewakilkan. Ini boleh berlaku atas sebab berikut:

i) Kekurangan masa:
Mewakilkan kerja mengambil masa. Pada peringkat awal peralihan
kerja, anda mungkin perlu menggunakan masa untuk melatih orang
bagi mengambil alih tugas. Pekerjaan mungkin mengambil masa yang
lebih lama untuk dicapai melalui perwakilan daripada anda
melakukannya sendiri..
ii) Kesempurnaan - takut akan kesilapan:
Hanya kerana anda perlu membangunkan kakitangan untuk melakukan
kerja dengan cepat tanpa penglibatan anda, anda perlu membiarkan
mereka membuat kesilapan, dan membantu mereka untuk membetulkan

7
 Muka surat / Page : 8
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
nya. Kebanyakan orang akan belajar untuk melakukan kerja dengan
betul melalui masa.
Menikmati 'Mengotorkan tangan saya':
Dengan melakukan pekerjaan sendiri anda mungkin melakukannya
dengan lebih berkesan.Walau bagaimanapun, pembantu anda hanya
berdiri dan hanya memerhatikan semasa anda melakukannya, maka
jabatan anda adalah tidak cekap.Perlu diingat bahawa kos masa anda
dan kos masa jabatan anda apabila anda terdorong untuk melakukan
kerja sendiri.

iv) Takut untuk menyerah kuasa:

Apabila anda mewakilkan, anda menyerahkan beberapa unsur kuasa
(tetapi bukan tanggungjawab) Ini tidak dapat dielakkan. Dengan
perwakilan yang berkesan, Walau bagaimanapun, anda akan mendapat
manfaat masa yang mencukupi untuk melakukan kerja anda dengan
benar-benar baik.

v) Takut untuk menjadi tidak kelihatan:

Di mana jabatan anda berjalan dengan lancar dengan semua kerja rutin
yang ditugaskan secara berkesan, ia boleh muncul bahawa anda tidak
mempunyai apa-apa kaitan.Sekarang anda mempunyai masa untuk
berfikir dan merancang dan meningkatkan operasi (dan merancang
langkah kerjaya anda seterusnya)

i) Percaya bahawa pekerja ‘

Tidak berminat untuk bekerja ’
.
Orang yang baik biasanya sentiasa bekerja di bawah prestasi sebenar
jika mereka bosan.Perwakilan akan sering membawa yang terbaik
daripada mereka. Orang-orang yang tidak begitu baik tidak akan
berkesan melainkan jika anda melabur masa untuk mereka.
Menjadi satu kebiasaan bagi orang-orang yang baru dinaikkan pangkat
kepada jawatan pengurusan menghadapi kesukaran untuk mewakilkan
Lazimnya mereka dinaikkan pangkat kerana mereka bagus pada apa
yang dilakukan oleh mereka. Ini mendorong mereka untuk terus cuba
melakukan kerja mereka yang terdahulu, dan bukannya membangunkan
kakitangan bawahan yang baharu untuk melakukan kerja dengan baik.

8
 Muka surat / Page : 9
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

4.3 Apa yang tidak boleh diwakilkan?

Sementara anda mewakilkan tugas seberapa banyak mungkin yang tidak

berkesan untuk anda menjalankannya, pastikan bahawa anda tidak
mewakilkan kawalan pasukan anda. Ingat bahawa anda mempunyai
tanggungjawab yang utama bagi kejayaan atau kegagalan daripada apa
yang anda cuba untuk capai.

Perwakilan yang berkesan melibatkan pencapaian imbangan yang betul

antara kawalan yang berkesan terhadap kerja dan membiarkan pekerja yang
meneruskan kerja dengan cara mereka sendiri.

5. Menimbangkan apa yang hendak Diwakilkan

Salah satu masalah yang dihadapi oleh pengurus tentang perwakilan adalah
mengetahui apa dan apa yang tidak boleh diwakilkan. Sebagai peraturan, anda
perlu dapat mewakilkan perkara berikut:

- Projek yang mengembangkan keupayaan individu, contohnya penyediaan data

statistik, menyusun semula aliran kerja jabatan, cadangan aktiviti akan datang.
- Tugas lengkap dengan tanggungjawab. Memberikan hanya sebahagian daripada
tugas akan menggambarkan tiada keinginan untuk berjaya.
- Keputusan tertutup dengan kriteria yang jelas.

5.1 Sebaliknya, tugas yang tidak sepatutnya diwakilkan termasuk:

i) Prerogatif pengurusan dan tugas-tugas utama: misalnya kajian gaji,
objektif jabatan, tugas yang sulit dan sensitif.
ii) Sebahagian tugas tanpa tanggungjawab secara keseluruhan.
iii) Tugas yang membosankan, biasa, dan tugas rutin.

5.2 Berikut senarai tugas yang boleh diwakilkan kepada kakitangan:

i) Pengambilan kakitangan baharu.
ii) Projek di kawasan di mana anda mempunyai kecekapan.
iii) Penyediaan ramalan belanjawan.
iv) Cadangan perubahan masa hadapan.
v) Prosedur disiplin pekerja
9
 Muka surat / Page : 10
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
vi) Kerja rutin.

PERWAKILAN YANG BAIK PERWAKILAN YANG TIDAK BAIK

Memberikan tugas tambahan kepada

Pilih kakitangan yang sesuai. kakitangan yang berlebihan tugas.

Mewakilkan keseluruhan tugas. Mewakilkan hanya sebahagian tugas.

Tiada latihan atau latihan yang tidak

Menyediakan latihan penuh untuk tugas.
mencukupi.

Tentukan kedua-dua kamu dan

Sentiasa menyemak kemajuan.
kakitangan yang diwakilkan.

Mengabaikan kakitangan setelah

Kakitangan yang diwakilkan berpuas hati
mewakilkan tugas.
yang mereka boleh menjalankan tugas.

Mewakilkan tugas yang akan

Gagal memberikan kuasa atau
menbangunkan kakitangan tersebut.
tangungjawab yang mengiringi tugas.

Aturkan untuk memantau

-
perkembangan.

Wakilkan kuasa dan tanggungjawab

-
bersama-sama dengan tugas.

Rajah 1:

10
 Muka surat / Page : 11
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

6. PROSES PERWAKILAN

6.1 Langkah 1: Pilih Apa yang Perlu Diwakilkan

Kaji apa jenis pekerjaan yang anda berniat untuk mewakilkan. Rancang bagaimana
anda akan membentangkan tugasan, termasuk keperluan anda, parameter, tahap
kuasa, pusat pemeriksaan, dan jangkaan.
Tentukan tugas apa yang anda perlu wakilkan, bermu dengan menyimpan log apa
yang kamu lakukan pada siang hari. Selepas dua minggu, semak log aktiviti harian
anda dan tanya diri anda jika ia benar-benar mencerminkan apa yang anda perlu
lakukan.
Katakan anda membuat sumbangan yang paling besar untuk syarikat anda dengan
memberikan tumpuan kepada lima tugas berikut:
- Memikat pelanggan baharu.
- Membuat pemetaan strategi pertumbuhan syarikat anda.
- Meneroka perolehan dan kerjasama pemasaran.
- Menganalisis pasaran baharu bagi produk atau perkhidmatan anda.
- Melatih pekerja.
Jika log aktiviti menunjukkan anda tidak menghabiskan sebahagian besar masa
anda dalam lima bidang ini, ini harus merangsang anda untuk mewakilkan tugas.
Membazirkan hari anda mengenai perkara kecil akan mengalihkan kamu daripada
apa yang sebenarnya yang diambil kira untuk mengatasi kebuntuan pertumbuhan
syarikat anda.

i} Wakilkan:
- Semua tugas perkeranian rutin atau sekali-sekala (pemfailan, pengiraan,
menyusun, laporan rutin).
- Membuat keputusan kecil.
- Menjawab soalan rutin.
- Masalah kecil kakitangan seperti penjadualan kerja.
- Sebarang perkara yang pekerja anda dijangka untuk melakukan apabila
anda tidak berada di sana.
- Pekerjaan yang boleh membangunkan pekerja di tempat lain yang
berpotensi

11
 Muka surat / Page : 12
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
untuk dinaikkan pangkat.

(ii)Jangan wakilkan:
- Tugas kecemasan atau tugas jangka pendek yang tidak ada masa untuk
dijelaskan atau dilatih.
- Masalah Moral
- Pembentangan kepada pelabur mengenai prestasi kewangan syarikat anda
dan perancangan masa hadapan.
-Pekerjaan yang tiada orang lain dalam syarikat itu layak untuk
melaksanakannya.
- Isu sumber manusia seperti pengambilan, pemecatan atau perkara
tatatertib.

6.2 Langkah 2: Pilih Kakitangan yang Tepat untuk Diwakilkan

Andrew Carnegie pernah berkata, "Rahsia kejayaan bukanlah melaksanakan

pekerjaan anda sendiri tetapi mengenal pasti orang yang betul untuk
menyempurnakannya."
Kunci untuk mencari orang yang tepat untuk diwakilkan adalah untuk memadankan
kemahiran dan personaliti kepada tugas yang ada. Sebagai latihan awal, tanya
setiap pekerja anda dengan soalan-soalan ini:

Apakah yang anda ingin ketahui dengan lebih lanjut mengenai syarikat ini?
- Apakah bidang yang anda ingin kembangkan kemahiran anda?
- Bahagian manakah dalam syarikat ini yang anda tahu paling banyak/ paling
kurang?
- Adakah anda berminat untuk menukar tugas pekerjaan anda sekarang dalam
apa-apa jua cara?Jika ya, bagaimana?
Berbekalkan dengan jawapan, anda boleh mewakilkan tugas kepada kakitangan
yang bersedia menerimanya.
Pertimbangkan tabiat kerja individu dalam pasukan anda. Sesetengah kakitangan
mungkin memerlukan banyak penjelasan, manakala yang lain hanya ingin

12
 Muka surat / Page : 13
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
mengetahui jangkaan anda dan mana-mana garis panduan sebelum mereka
dibiarkan sahaja untuk "disiapkan."

6.3 Langkah 3: Terangkan Apa yang Anda Mahu Laksanakan

Perwakilan yang berkesan terdiri daripada penerangan APA dan MENGAPA:

APA yang anda ingin pekerja lakukan?
Mengapa anda memilih mereka untuk melakukannya?
Apabila anda mewakilkan, masukkan "Kenyataan APA-MENGAPA." Contoh:
Saya mahu anda membuat 10 panggilan kajian untuk mengetahui apa yang
pelanggan fikirkan tentang produk baru kita. Memandangkan cara percakapan
telefon anda yang sangat baik, saya rasa anda boleh mewakili kami dengan baik.
Kita perlu menyerahkan beberapa maklumat kewangan kepada pengawal selia
negeri pada hari Jumaat akan datang, dan saya mahu anda mengesahkan semua
nombor adalah terkini dan tepat dalam penyata kewangan kita. Anda seorang yang
sangat teliti dengan maklumat, jadi saya bergantung pada anda untuk memeriksa
kembali segala-galanya.
Bolehkah anda menulis surat kepada pembekal kita mengenai dasar pembelian
baharu kita? Anda biasa dengan langkah-langkah kawalan perbelanjaan dan anda
seorang penulis yang baik, jadi saya fikir anda merupakan orang yang tepat untuk
menulis surat ini dan menyediakan konteks yang betul.

6.4 Langkah 4: Membuat Susulan

Tubuhkan pusat pemeriksaan untuk memantau kemajuan. Perbincangan ini harus
menjadi proses kerjasama untuk mencapai persetujuan bersama mengenai
bagaimana anda bercadang membuat susulan.
Anda mempunyai tiga pilihan untuk mengesan tugas seorang pekerja:
- Teliti dan luluskan setiap langkah tugasan sebelum pekerja meneruskan ke
peringkat seterusnya.
Kebaikan: Anda memastikan projek disiapkan dengan memuaskan, dan anda boleh
memenuhi keinginan anda untuk mengetahui apa-apa yang berlaku sepanjang
proses. Banyak usahawan lebih suka memastikan dengan rapi tugasan selepas
mereka mewakilkannya, terutamanya jika ia melibatkan banyak butiran atau
langkah-langkah yang rumit.

13
 Muka surat / Page : 14
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
Kelemahan: Anda mungkin membuat pekerja berasa bodoh dengan
menandatangani setiap langkah. Risikonya menunjukkan anda tidak mempercayai
orang lain untuk berfikir bagi diri mereka sendiri tanpa pengawasan yang
berterusan .Tambahan pula, ia mengambil lebih banyak masa anda.
- Tetapkan tarikh untuk individu menyiapkan kerja itu. Arahkan pekerja untuk
datang kepada anda dengan sebarang soalan sepanjang masa tersebut jika tidak,
anda tinggalkan mereka.

Kebaikan: Anda memberi pekerja peluang untuk beroperasi secara bebas tanpa
banyak gangguan. Peranan lepas tangan anda juga menyebabkan anda bebas
untuk melakukan kerja yang paling penting.

Kelemahan: Anda mungkin mendapat kejutan yang tidak menyenangkan jika kerja
itu tidak disiapkan sebelum tarikh tamat tempoh atau ia dilakukan dengan salah,
dan anda mungkin tidak mempunyai cara untuk mengetahui bagaimana ia terjadi
kecuali pekerja memilih untuk memaklumkan kepada anda.
Tentukan pengurus yang bertanggungjawab menyelia tugas pekerja. Ini
merupakan perwakilan yang benar-benar berganda: anda memberikan tugas
kepada seseorang dan menugaskan penyelia untuk memantau tugas tersebut.

Kebaikan: Anda meningkatkan kemungkinan kerja akan dapat dilakukan dengan

betul - tanpa perlu menghabiskan masa mengesannya sendiri. Anda juga boleh
memberi ketua pasukan anda peluang untuk mengembangkan peranan penyeliaan
mereka dengan menjadikan mereka "orang perantaraan" untuk pekerja anda dan
meminta mereka untuk mengikuti perkembangan pekerja.
Kelemahan: Dalam perniagaan yang berkembang pesat, anda mungkin tidak
mempunyai kemewahan meletakkan pengurus yang bertanggungjawab
untukmemantau tugas pekerja. Pengurus tersebut mungkin tidak mempunyai
masa untuk mengesan
projek dengan teliti atau menyediakan bantuan yang bermakna kepada pekerja.

7.Sistem Pemantauan
Selepas mewakilkan tugas, kita perlu memastikan kerja dilaksanakan dengan
sewajarnya. Oleh itu, kita mesti membangunkan dan mengekalkan sistem

14
 Muka surat / Page : 15
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
pemantauan tertentu untuk memantau dan mengawal tugas yang diwakilkan
kepada kakitangan lain.
- Nilai sistem kawalan strategik yang berkesan.
- Perbezaan utama antara sistem kawalan "tradisional" dengan sistem kawalan
"kontemporari".
- Keperluan "kontemporari" sistem kawalan dalam banyak persekitaran yang
kompleks dan pesat berubah pada hari ini.
- Manfaat mempunyai imbangan yang betul antara tiga tahap untuk mengawal
tingkah laku, budaya, ganjaran dan insentif.
- Mengapa tidak ada "satu cara terbaik" untuk membentuk sistem kawalan
strategik dan peranan penting kontinjen dalam strategi perniagaan pada
peringkat korporat.
- Peserta utama dalam tadbir urus korporat: pemegang saham, pengurusan
(diketuai oleh Ketua Pegawai Eksekutif), dan lembaga pengarah.
- Peranan mekanisme tadbir urus korporat dalam menyeimbangkan
kepentingan pengurus dengan pemegang saham.

Formulasi/ Melaksana Kawalan

Pelan Strategi
Fig. 1 Traditional Strategik
approach to strategic control
Strategi

Sistem Kawalan Kontemporari

Rajah 1: Pendekatan tradisional untuk kawalan strategik.

Formulasi Melaksana
Strategi Strategi

Kawalan Kawalan
Imformasi Kawalan Tingkah laku
Strategi

Rajah 2: Elemen Terkini Kawalan Strategi

15
 Muka surat / Page : 16
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

Sistem kawalan kontemporari yang berkesan

- Dorongan Missi
- Mempromosikan operasi secara sah
- Mempromosikan operasi secara beretika

Essential Elements of Strategic Control

Sempadan

Budaya Ganjaran

Rajah 3: Elemen kawalan strategi

PERATURAN BUDAYA
(EKSPLISIT) (TASIT)
mengikut keadaan: mengikut keadaan:

 Stabil  Di luar jangkaan

 Pekerja yang kurang pendidikan  Pekerja yang berpendidikan”

“buruh” sumber manusia”

 Konsisten adalah kritical  Penerimaan adalah kritikal

 Risiko salah laku adalah tinggi

Jadual 2: Peraturan Organisasi lwn. Budaya

16
 Muka surat / Page : 17
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
7.2 Sistems Ganjaran yang Berkesan

- Objektif hendaklah jelas, difahami dan dipersetujui.

- Objektif berada pada tahap kesukaran, spesifik, boleh diukur, dan dalam
jangka masa yang tertentu.
- Ganjaran dikaitkan dengan prestasi dan tingkah laku yang dikehendaki.
- Pengukuran prestasi mestilah jelas dan boleh dilihat.
- Maklum balas hendaklah cepat dan jelas.
- Sistem ini adalah adil dan saksama.
- Sistem ini adalah fleksibel dan boleh dipertimbangkan.

7.3 Garis Panduan yang Berkesan dan Kekangan

- Tumpukan usaha individu terhadap keutamaan strategik.
- Terjemahkan objektif jangka panjang kepada objektif jangka pendek.
- Mewujudkan pelan tindakan untuk menyalurkan usaha dan menandakan
kebertanggungjawaban.
- Meningkatkan kecekapan dan keberkesanan.

Tugas untuk mengurangkan salah laku dan kelakuan tidak beretika

Perwakilan yang berkesan ialah alat yang penting namun beberapa
pengurus teragak-agak untuk menggunakannya. Hal ini mungkin disebabkan oleh
kekurangan pengalaman dengan perwakilan, terutamanya bagi pengurus baharu,
keengganan untuk melepaskan tugas kerana seronok melakukannya, ataupun
pematuhan kepada pepatah lama, "Jika anda mahu sesuatu dilakukan dengan
betul, lakukannya sendiri." Berikut lapan garis panduan asas untuk membantu anda
mewakilkan kerja dengan lebih berkesan:

Tentukan apa yang anda akan wakilkan. Anda membuat keputusan

mana kah tugas yang anda ingin wakilkan. Perlu diingat bahawa
mewakilkan berbeza daripada hanya memberikan seseorang satu tugas
yang sudah menjadi sebahagian daripada keperluan tugas yang biasa.
Apabila anda mewakilkan, anda memberi orang lain salah satu tugas
anda, tetapi anda masih mengekalkan kawalan dan tanggungjawab.

Jelaskan hasil yang anda mahu. Tentukan hasil yang anda fikirkan perlu
untuk menyiapkan tugas dengan berjaya. Secara umumnya, pekerja yang
17
 Muka surat / Page : 18
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
anda wakilkan kepadanya menggunakan kaedah mereka sendiri untuk
menyelesaikan tugas itu. Jika anda mengharapkan penggunaan kaedah
tertentu untuk mencapai keputusan, hubungi pekerja anda pada peringkat
awal perwakilan.

1. Terangkan tanggungjawab pekerja dengan jelas. Anda, bukan

pekerja, menentukan tahap tanggungjawab. Pastikan pekerja
memahami tahap itu. Selepas anda memberikan pekerja
maklumat tentang tugas yang diwakilkan, minta pekerja tersebut
memberitahu anda pemahamannya terhadap kedua-dua tugas
dan matlamat. Jika jawapan yang diberikan oleh pekerja tidak
sepadan dengan jangkaan anda, kaji semula perkara itu dengan
lebih terperinci.

Jelaskan kuasa pekerja yang diwakilkan tugasnya.Tentukan skop dan tahap

kuasa yang diberikan kepada pekerja untuk tugas yang diwakilkan.
Terangkan keputusan mana yang boleh dibuat secara bebas dan yang
memerlukan kelulusan anda. Hendaklah khusus. Jika anda memberitahu
pekerja, "Buatlah apa-apa sahaja," anda mungkin berasa terkejut jika
pekerja melanggar piawaian syarikat.

v) Walau bagaimanapun, kuasa yang terlalu terhad boleh menghalang

pekerja daripada menyelesaikan tugas. Beri pekerja kuasa yang diperlukan
untuk menyempurnakan tugas..Selain itu, jelaskan belanjawan yang
disediakan dan kekangan belanjawan .

Pastikan pekerja memahami kuasa masing-masing. Sekali lagi, tentukan

pekerja mengulang kembali kepada anda pemahaman beliau tentang
kuasanya mengenai tugas. Selesaikan sebarang salah faham pada
peringkat awal.

Tentukan had masa. Masa membawa maksud yang berbeza kepada orang
yang berbeza. Jika anda mahu tugas yang diwakilkan diselesaikan dalam
tempoh tertentu, jelaskan kepada pekerja tersebut. Selain itu, sekiranya

18
 Muka surat / Page : 19
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21
anda ingin bahagian tertentutugas tersebut siap pada tarikh tertentu,
jelaskan juga kepada pekerja tersebut.

7. Elakkan Masalah di Luar Jangkaan

Kebanyakan usahawan mengharapkan pekerja mereka memakai banyak topi yang
berbeza.Namun, terdapat beberapa pekerja kurang fleksibel untuk mengambil peranan
yang berbeza dalam syarikat yang baharu.
Walaupun mereka selesa melaksanakan pelbagai tugas, mereka mungkin tidak
mempunyai dorongan untuk melakukan apa yang anda minta daripada mereka. Mereka
boleh mengambil jalan mudah, iaitu mereka datang kembali dan bertanya anda apa yang
perlu dilakukan.
Banyak usahawan jatuh ke dalam perangkap dengan mengambil tugasan belakang
secara tidak sengaja. Mereka mungkin berkata, "Di sini, mari saya tunjukkan kepada
anda," dan mereka akhiri dengan melaksanakankeseluruhan projek.
Untuk mengelakkan menjadi mangsa kepada sindrom perwakilan terbalik, biarkan pekerja
fikir atau menyelesaikan masalah secara bersendirian. Mainkan peranan sebagai jurulatih.
Mulakan dengan bertanya kepada pekerja pelbagai soalan terbuka untuk mengetahui apa
yang telah dilakukan dan apa yang difikirkan akan datang berikutnya. Tawarkan bantuan
dan sokongan, tetapi jangan ambil kembali tugasan yang telah diwakilkan kepada orang
lain.

19
 Muka surat / Page : 20
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

SOALAN / QUESTION :

1. Apakah yang dimaksudkan dengan perwakilan?

2. Mengapakah orang gagal untuk mewakilkan?
3. Mengapakah perwakilan penting?

20
 Muka surat / Page : 21
NO. KOD / CODE NO. Z-009-4:2015 M01/P(3/7)
Drpd / of : 21

RUJUKAN / REFERENCES:

1. Patrick Forsyth P (2005) –Grolier Business Library. Managing Through People.

Grolier International inc. Pages 47–60
2. McGraw-Hill Companies,inc (2004) –Student CD-ROM for use with Strategic
Management Text and Cases

21