MENANGANI SURAT (MAIL HANDLING)

Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi. Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Kerugian-kerugian bila surat tidak ditangani dengan baik : Surat dan informasinya bisa hilang Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata 3. Surat sulit ditemukan jika dicari, karena letaknya tidak disusun dengan teratur 1. 2. Manfaat dari adanya penanganan surat : 1. 2. 3. 4. Surat akan tercatat dengan baik Prosedur penanganan surat jelass Surat akan tersimpan baik, sehingga mudah untuk ditemukan Rahasia akan terjaga Pola Penanganan Surat : Pola Sentralisasi merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat. Pola Desentralisasi dilakukan disetiap bagian dari unit yang ada pada kantor Perlengkapan Penanganan surat masuk: 1. 2. Baki Surat (Tray) Buku Agenda Surat masuk 3. Lembar Pengantar Surat Masuk, Lembar Pengantar Surat Rahasia 4. Secreaties Desk File 5. Alat tulis 6. Kertas dan Amplop 7. Alat Pembuka Surat 8. Stempel 9. Formulir Tanda Terima/ Buku Ekspedisi Intern dan Ekstern 10. Lembar Disposisi Butir Soal : Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar ! 1. Sebutkan pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar !

2. 3. 4. 5.

Identifikasikan/sebutkan kerugian-kerugian bila suarat tidak ditangani ! Identifikasikan/sebutkan manfaat penanganan surat ! Jelaskan pola penanganan surat yang kamu ketahui ! Identifikasikan/ sebutkan perlengkapan penanganan surat ! Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda adalah sebaagi berikut : 1.Penerimaan Surat : - Mengumpulkan dan menghitung surat masuk - Meneliti ketepatan alamat 2.Penyortiran Surat : - Memisahkan surat ke dalam surat dinas (biasa, penting,rahasia) maupun surat pribadi 3.Pencatatan surat - Membaca surat (dinas, biasa, penting) - Memeriksa lampiran-lampiran - Membubuhkan Sampel Agenda - Mencatat surat dalam Buku agenda Surat Masuk 4.Pengarahan Surat Menentukan pejabat mana yang harus menangani surat, dengan menyertakan lembar disposisi (untuk mencatat instruksi pimpinan)

1. a. b. c. d. e. 2. a.

Pengurusan Surat Masuk sistem Kartu Kendali Prosedur Pengurusan Surat Masuk Penting Penerimaan surat Pencatatan surat Pengarahan atau pengendalian surat Penyampaian surat ke unit pengolah Penyimpanan atau penataan arsip

Prosedur Pengurusan Surat Masuk Biasa Surat-surat masuk dikumpul 1 atau 2 hari, setelah banyak baru dicatat dalam lembar pengantar surat biasa rangkap 2 b. Setelah dicatat, maka surat-surat tersebut disampaikan kepada unit pengolah bersama lembar pengantarnya c. Unit pengolah membubuhi paraf pada lembar pengantar. Selanjutnya lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pencatat. 3. Pengurusan Surat Masuk Rahasia

a. b. c. d. e.

Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat Pencatat mencatat surat tanpa membuka sampul ke dalam lembar pengantar surat rahasia (rangkap 2) lalu menyerahkan kepada pengarah surat Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah Pimpinan unit memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2 Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip

Prosedur Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda 1. Pembuatan Konsep Dilakukan oleh pimpinan yang menandatangani surat pada lembaran konsep surat Dilakukan jika konsep surat dibuat oleh sekretaris/asisten 2. Persetujuan konsep Pimpinan memberikan persetujuan dengan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep 3. Pencatatan Surat Konsep dicatat dalam Buku Agenda Verbal untuk mendapatkan nomor surat 4. Pengetikan konsep surat Diketik dengan tembusannya 5. Pemeriksaan Pengetikan 6. Penandatanganan Surat Dilakukan oleh pejabat yang berwenang dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang 7. Pemberian Cap Dinas Dibubuhkan di sebelah kiri menyinggung sedikit tanda tangan, harus tegak 8. Melipat Surat Surat yang asli dilipat dimasukkan dalam sampul 9. Penyampulan Surat Surat yang telah dilipat dimasukkan dalam sampul Smpul diberi nomor dan diberi cap di sebelah kiri bawah 10. Pengiriman Surat Surat yang dikirim langsung ke alamat, dan ke kantor pos dicatat di Buku Ekspedisi Ekstern

11. Penyimpanan Surat

Tembusan surat disimpan sebagai arsip sesuai dengan sistem penyimpanan (sistem abjad, subjek, tanggal, wilayah, dan

Surat-surat yang telah diproses diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku Ekspedisi Buku Ekspedisi ada dua macam, yaitu : 1. Buku Ekspedisi Intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat yang disampaikan di dalam lingkungan organisasi/perusahaan sendiri 2. Buku Ekspedisi Ekstern adalah buku yang digunakan untuk mencatat penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar organisasi/perusahaan sendiri

N o

Tangg al Kirim

Tanggal dan No. Surat

Periha Ditujuka l n kepada

Nama Penerim a

Tanda Rangan

Keuntungan dari kegiatan surat menyurat melalui e-mail (surat elektronik), antara lain sebagai berikut : 1. Informasi lebih cepat diterima oleh orang yang dituju 2. Biaya relatif lebih murah dibandingkan melalui kurir atau pos 3. Umpan balik (feedback) dapat dilaksanakan secara langsung sehingga cepat menerima balasan 4. Dapat mengirimkan gambar-gambar atau foto dalam bentuk tiga dimensi sehingga lebih menarik 5. Dokumen bisa langsung disimpan dalam bentuk soft copy Kelemahan dari kegiatan surat menyurat liwat e-mail, antara lain sebagai berikut : 1. 2. 3. Hanya bisa diakses oleh orang yang mempunyai fasilitas internet Hanya bisa diakses oleh orang yang mengerti fasilitas internet Dalam keadaan tertentu (jaringan sibuk) proses mengakses menjadi lambat 4. Dokumen dapat hilang atau rusak terkena virus 5. Ketergantungan pada alat (komputer dan jaringan internet) sangat tinggi Pengelolaan dan Pengiriman Surat melalui E-mail :

1.

Masuk ke dalam situs yahoo sehingga akan terdapat pilihan , yaitu : Mail, Messenger, Puzzles, dan lain-lain 2. Pilihlah Mail, dengan cara meng-klik pilihan Mail 3. Isikan Yahoo ! ID dan Password, yang sudah ada saat Anda membuat email dengan menggunakan yahoo 4. Pilihlah menu sesuai kebutuhan seperti : Inbox, berisikan surat elektronik dari orang lain yang masuk ke dalam alamat e-mail Anda Draft, informasi tentang e-mail yang telah Anda buat tapi masih dalam bentuk rencana (draf) dedan belum dikirim ke e-mail orang lain - Sent, e-mail Anda telah dikirim ke e-mail orang lain Spam, informasi mengenai e-mail yang masuk ke e-mail anda dalam bentuk spam (informasi yang tidak dikenal) bisa berisi virus, trojan atau worm yang sengaja dikirim orang secara acak Trash, informasi tentang penelusuran dari e-mail yang yang telah Anda kirim atau e-mail yang pernah masuk Juga terdapat beberapa tab menu sebagai berikut : a. b. c. d. e. f. g. h. Delete, digunakan untuk menghapus e-mail yang sudah lama, tidak dipergunakan lagi/e-mail yang tidak jelas asal- usulnya Reply, digunakan bila ingin membalas e-mail yang masuk, baik secara perseorangan maupun kelompok Forward, digunakan bila ingin meneruskan kiriman e-mail yang masuk ke e-mail orang lain Spam, digunakan untuk memberitahukan tentang e-mail yang masuk dalam bentuk spam/e-mail kemungkinan ditumpangi virus Move, digunakan untuk memindahkan e-mail tertentu ke dalam folder tertentu Print, digunakan jika ingin mencetak isi dari e-mail More Action, digunakan jika ingin melakukan perintah lain dari e-mail dari berbagai kondisi View, digunakan untuk melihat secara lengkap e-mail yang sedang dibaca

Cara membuat dan mengirim e-mail dengan menggunakan fasilitas yang ada pada yahoo : a. E-mail Message, digunakan juka ingin mengetikkan sebuah e-mail (compose) b. Chat, digunakan jika ingin menggunakan fasilitas chatting dengan menggunakan yahoo seperti chatting dengan menggunakan Yahoo massenger (YM) c. Text Message (SMS), digunakan jika ingin menggunakan fasilitas dalam bentuk SMS (Short Message Service) layaknya telepon genggam Saat akan menggetikkan sebuah e-mail, pilih Email Message lalu segera menggetikkan e-mail dalam text editor yang disediakan. Juga terdapar beberapa hal, seperti :

a. To, digunakan untuk mengetikkan alamat e-mail yang dituju b. CC (Copy Carbon), digunkan untuk menggetikan alamat e-mail alternatif c. BCC (Blank Copy carbon), sama seperti CC, tetapi tidak ditampilkan di email yang akan dikirimkan d. Subject, digunakan untuk membuat judul yang berisi maksud isi e-mail secara global agar si penerima e-mail memahami dan mengerti e-mail yang diterimanya. Menu yang menjadi fasilitas di menu New Message, yaitu : a. b. Send, digunakan untuk mengirim e-mail yang telah selesai diketik Attach, digunakan untuk menyertakan data/informasi dalam bentuk file word, exel, power point, program, image (gambar) ataupun zip file dengan kapasitas memori yang telah ditentukan c. Save Draft, digunakan untuk menyimpan hasil pengetikan e-mail sementara sebelum dikirimkan, maksudnya jika ada pengeditan yang akan dilakukan kemudian d. Spelling, digunakan untuk memberikan tanda baca tertentu pada e-mail yang diketik dengan maksud memudahkan pengertian bagi si penerima email e. Cancel, digunakan untuk membatalkan segala proses yang kita lakukan. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan benar ! 1. Sebutkan keuntungan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail ! 2. Sebutkan kelemahan mengirimkan surat/dokumrn melalui e-mail ! 3. Tulislah langkah-langkah membuka e-mail ! 4. Tulislah langkah-langkah mengirim e-mail ! 5. Tulislah langkah-langkah melihat e-mail yang diterima ! Sistem Kearsipan di Indonesia Written by Admin Arda Wednesday, 22 September 2010 19:48 A. Pengantar Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya. Berkaitan dengan hal tersebut arsip perlu dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar. Sistem kearsipan harus bisa mencakup semua subsistem dalam manajemen kearsipan. Manajemen kearsipan dimaknai sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi manajeman di dalam rangka mengelola keseluruhan daur hidup arsip. Daur hidup arsip mencakup proses penciptaan, pendistribusian, penggunaan, penyimpanan arsip aktif, pemindahan arsip, penyimpanan arsip inaktif, pemusnahan, dan penyimpanan arsip permanen (Wallace, 1992:2-8).

Sistem merupakan suatu kesatuan yang terorganisir yang mengatur hubungan dalam suatu kerangka tertentu untuk mencapai tujuan tertentu, atau menurut Betty R. Ricks, sistem adalah sekelompok kegiatan yang saling berkaitan yang secara bersama-sama berusaha mencapai tujuan (Ricks, 1992: 12). Sistem Kearsipan adalah rangkaian subsistem dalam manajemen kearsipan yang bekerja sama untuk mencapai tujuan agar arsip tertata dalam unit-unit informasi siap pakai untuk kepentingan operasional dengan azas bahwa hanya informasi yang tepat digunakan oleh orang yang tepat untuk kepentingan tepat pada waktu yang tepat dengan biaya se- rendah mungkin. Subsistem dalam sistem kearsipan mencakup tata naskah dinas (form management), pengurusan surat (correspondence management), penataan berkas (files management), tata kearsipan dinamis (records management), dan tata kearsipan statis (archives management). B. Sistem dan Organisasi Kearsipan di Indonesia B.1. Sistem Kearsipan Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi agar Iebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai kendala seperti kurangnya tenaga di bidang kearsipan maupun terbatasnya sarana dan prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip di hampir sebagian besar instansi pemerintah maupun swasta. Kondisi semacam itu diperparah dengan image yang selalu menempatkan bidang kearsipan sebagai bidang periferal diantara aktivitas-aktivitas kerja lainnya. Realitas tersebut dapat dilihat dalam berbagai kesempatan diskusi dan seminar bidang kearsipan yang senantiasa muncul keluhan dan persoalan klasik seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan suatu instansi atau organisasi, pimpinan yang memandang sebelah mata tetapi selalu ingin pelayanan cepat dan tentu saja persoalan tidak se- bandingnya insentif yang diperoleh pengelola kearsipan dengan beban kerja yang ditanggungnya. Problema-problema tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada citra yang tidak baik pada bidang kearsipan. Padahal bidang inilah yang paling vital dalam kerangka kerja suatu administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan semata apabila tidak dimulai dari tertib kearsipannya. Dengan berbagai pelajaran di atas sudah seharusnya semua komponen, elemen organisasi pada semua level menyadari pentingnya arsip yang dimanifestasikan dalam pelaksanaan manajemen kearsipan secara komprehensif. Dengan kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip yang baik, sistematis, dan prosedural maka sudah semestinya kerangka pengelolaan tersebut diwujudkan dalam sebuah sistem. Dalam hal ini Sistem Kearsipan merupakan tuntutan yang mutlak harus diwujudkan. Kesadaran akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kerangka sistem yang baik sebenarnya bisa pelajari dari penerapan sistem-sistem kearsipan yang pernah diimplementasikan oleh beberapa lembaga atau instansi pemerintah maupun swasta di Indonesia. Secara historis, terdapat beberapa sistem kearsipan yang pernah diterapkan di Indonesia. Ragam Sistem Kearsipan di Indonesia antara lain adalah Sistem Verbal, Sistem Agenda, Sistem Kaulbach, Sistem Tata Naskah, dan Sistem Pola

Baru/Kartu Kendali. Sistem Verbal, diterapkan sebagai verbalstelsel di Negeri Belanda berdasarkan Koninklijk Besluit No. 7, 4 September 1823, dan mulai di terapkan di Hindia Belanda pada tahun 1830. Verbal secara harfiah artinya adalah lisan, karena secara historis verbal merupakan laporan lisan yang disampaikan pada rapat umum yang dilengkapi dengan bukti atau laporan surat menyurat mengenai topik yang berkaitan. Unsur-unsur dalam sistem verbal meliputi antara lain; lembar proses verbal, lembar-lembar konsep penyelesaian naskah sesuai tahapan penyempurnaan (historical draft), konsep final/net konsep/final draft, pertinggal dan naskah terkait. Sistem agenda adalah suatu sistem serie dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut. Sarana-sarana untuk sistem agenda meliputi; buku agenda, daftar klasifikasi (hoofdenlijst), buku indeks masalah (indeks folio), buku indeks nama (klapper), dan buku register otoritet. Sistem Kaulbach adalah sistem kearsipan dinamis, dimana surat masuk dan surat keluar dicatat pada kartu korespondensi sesuai klasifikasi (hoofdenlijst) dan pemberkasannya sesuai dengan yang tercatat pada kartu korespondensi tersebut. Sistem kaulbach dilengkapi dengan saranasarana antara lain; klasifikasi (hoofdenlijst), kartu korespondensi, buku indeks nama (klapper), buku register otoritet. Sistem Tata Naskah, merupakan sistem administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segisegi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Sistem Kearsipan Pola Baru/Sistem Kartu Kendali, suatu sistem ke- arsipan yang merupakan satu kesatuan, di dalamnya meliputi; pengurusan surat, kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip. Hal yang baru pada sistem kartu kendali dibandingkan dengan sistem-sistem terdahulu adalah: 1. adanya perbedaan perlakuan terhadap surat penting dan tidak penting 2. pemberkasan harus didasarkan pada filing plan 3. adanya subsistem penyusutan arsip Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi. Yang perlu digarisbawahi dari deskripsi singkat tentang sistemsistem kearsipan di atas adalah bahwa sesuai dengan kondisi zaman dan kebutuhan pada masanya sistem-sistem tersebut diimplementasikan dan dikembangkan. Dari aspek konsep kearsipan kekinian, dapat dianalisis bahwa beberapa komponen dalam sistemsistem di atas belum mampu mendukung seluruh sub sistem dalam manajemen kearsipan, misalnya beberapa sistem tidak memfasilitasi penyusutan dan lain-lain. Namun dinamika yang ada pada sistem-sistem tersebut menuntut pengembangan dan penyempurnaan. Idealnya dari berbagai sistem yang pernah dikembangkan tersebut bisa dilahirkan sebuah sistem yang mampu memenuhi konsekuensi manajemen kearsipan yang baik, barangkali hal tersebut

yang sebenarnya diharapkan dari munculnya Sistem Kearsipan Pola Baru pada awal 1970-an. Sebenarnya prinsip dasar yang harus dikembangkan, apapun sistem kearsipan yang digunakan adalah mampu mendukung implementasi seluruh komponen dalam manajemen kearsipan mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. B.2. Organisasi Kearsipan Merujuk pada UU No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan bahwa untuk melaksanakan tugas penyelenggaraan arsip dinamis, dan pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan, serta penggunaan arsip statis, pemerintah membentuk organisasi kearsipan yang terdiri dari : Unit-unit kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah a. Arsip Nasional di Ibu Kota Republik Indonesia sebagai inti organisasi daripada Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibu Kota Daerah Tingkat I, termasuk Daerah-daerah yang setingkat dengan daerah Tingkat I, selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah Terdapat perubahan yang cukup signifikan terhadap kelembagaan di atas seiring perubahan politik dan tata negara, terutama setelah era reformasi dengan munculnya paradigma desentralisasi dengan keluarnya Undang-Undang Nomor 22 tahun 1999. Salah satu dampak pelaksanaan undang-undang tersebut adalah perubahan kelembagaan, struktur serta fungsi instansi pemerintah, termasuk dalam konteks ini adalah lembaga kearsipan. Dengan paradigma desentralisasi, bidang kearsipan seharusnya akan lebih bisa dikembangkan karena terdapat keleluasaan untuk mengatur dan mengelola seluruh siklus hidup arsip dari dinamis sampai dengan statis. Perlu di tegaskan bahwa ketika konsep pengelolaan arsip sebagai informasi tidak hanya berhenti pada pengelolaan arsip dinamis maka kesempatan daerah pada level provinsi dan kabupaten untuk mengelola arsip statis dapat dimanfaatkan sebagai sarana aktualisasi citra diri daerah. Hal ini merupakan peluang yang baik untuk menunjukkan peran arsip, bukan hanya sekedar alat administrasi namun lebih dari itu menunjukkan jati diri dan citra diri yang khas suatu daerah. Perubahan kelembagaan sebagai konsekuensi perubahan tatanan kenegaraan pada prinsipnya dapat diikuti dengan perubahan kearah yang lebih baik, untuk bidang kearsipan prinsip dasar pengorganisasian arsip sebenarnya sudah cukup jelas dan seharusnya sudah harus dipahami oleh semua komponen yang berkepentingan terhadap arsip. Secara teoritis, bahwa setiap organisasi yang berjalan pasti menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unitunit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan dalam kerangka sistem yang baik sehingga perwujudan manajemen kearsipan akan berhasil. Setelah memahami pengorganisasian arsip dalam konteks unit kearsipan dan unit-unit pengolah, harus diikuti oleh pemahaman tentang asas pengorganisasian yang akan dipilih dalam pengelolaan arsip-arsip yang dimiliki (sentralisasi, desentralisasi, dan gabungan). Pilihan asas

pengorganisasian arsip merupakan aspek yang penting dalam manajemen kearsipan agar proses pengelolaan arsip dapat dilakukan secara efektif dan efisien. Selain pemahaman konsepsi mengenai organisasi serta asas peng- organisasian arsip, hal yang juga penting untuk mewujudkan sistem kearsipan yang benar adalah pemahaman tentang prinsip kearsipan. Prinsip ini mensyaratkan pemahaman bahwa ketika pengelolaan arsip berlangsung maka secara otomatis harus disadari bahwa kita tidak akan melepaskan hubungan arsip dengan unit penciptanya(provenance), serta bahwa arsip ditata berdasarkan sistem tertentu (original order), yang harus dipertahankan sepanjang arsip tersebut masih dikelola. C. Penutup Sistem kearsipan di Indonesia memiliki akar sejarah yang cukup panjang, paling tidak bisa dilacak dari masa administrasi Hindia Belanda. Sistem-sistem yang pernah dikembangkan diharapkan menjadi bahan kajian untuk menciptakan sistem kearsipan yang komprehensif, yaitu suatu sistem kearsipan yang mampu mendukung seluruh aspek manajemen kearsipan, mulai dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai dengan penyusutan. Kesadaran akan pemahaman bahwa sistem kearsipan yang baik adalah sistem yang mampu mendukung implementasi seluruh siklus hidup arsip merupakan aspek penting yang harus dimiliki oleh penge- lola kearsipan dan semua pihak yang berkepentingan terhadap arsip, terlebih lagi bagi para pengambil kebijakan. D. Daftar Pustaka ANRI, "Sistem Kearsipan Zaman Hindia Belanda", Jakarta: Pusat Penelitian dan Pengembangan ANRI, 1991. Ricks, Betty R., et al., Information and Image Management: A Records Systems Approach, Cincinnati, Ohio: South-Western Publishing Co., 1992. Schellenberg, T.R., Modern Records : Principles Techniques, Melbourne: F.W. Chesire, 1956. Wallace, Patricia E, Jo Ann Lee and Dexter R Schubert, Records Management: Integrated Information Systems, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, 1992. UU No. 7/1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan UU No. 22/1999 tentang Pemerintah Daerah Oleh : Waluyo Sumber : http://arsip.ugm.ac.id/

Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di Tempat Kerja

Posted on November 18, 2010 by srisud BAB I TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN

Pada bab ini, akan dibahas ulang materi tentang mail handling dan filling system, hanya pembahasannya lebih menitikberatkan aplikasinya di tempat kerja. Materi lebih menekankan pada sharing pendapat dengan membandingkan antara teori dengan aplikasinya di tempat kerja. Syarat utama untuk membahas modul ini adalah para peserta didik telah melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di Instansi atau di Dunia Usaha/Dunia Industri. A. Tata Persuratan (Mail Handling) Prosedur penanganan surat baik surat masuk maupun surat keluar dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu Sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu kendali. 1. Sistem Buku Agenda Karakteristik mail handling sistem buku agenda adalah saat penanganan dan pendistribusian surat diperlukan buku-buku sebagai berikut : 1. Buku Agenda Surat Masuk Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat masuk yang diterima oleh perusahaan 1. Buku Agenda Surat Keluar Kegunaannya yaitu untuk mencatat semua data surat keluar yang dikirim keluar perusahaan/instansi maupun yang dikirim untuk lingkungan intern perusahaan 1. Buku Ekspedisi Intern Kegunaannya yaitu : 1) Untuk menginformasikan bahwa surat masuk yang perlu ditindaklanjuti (berdisposisi) sudah didistribusikan dan diterima oleh yang besangkutan (yang mendapat disposisi) dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat. 2) Untuk menginformasikan bahwa surat keluar intern sudah didistribusikan dan diterima oleh yang bersangkutan dibuktikan dengan adanya tanda tangan penerima surat. 1. Buku Ekspedisi Ekstern Kegunaannya untuk menginformasikan bahwa surat-surat keluar perusahaan/instansi sudah didistribusikan/dikirimkan dibuktikan dengan adanya tanggal kirim surat. Prosedur penanganan surat sistem buku agenda adalah sebagai berikut: a. Surat Masuk 1) Surat diterima oleh bagian penerimaan surat 2) Surat dikelompokkan misalnya surat untuk pimpinan, untuk manajer, untuk sekretaris, surat yang harus segera ditindaklanjuti, dll. sesuai kebutuhannya. 3) 4) Surat kemudian dicatat di Buku Agenda Surat Masuk. Petugasnya disebut Agendaris. Serahkan surat kepada yang bersangkutan (pimpinan, manajer, kepala bagian,dll)

5) Surat dibaca oleh pimpinan/manajer/kepala bagian, kemudian surat-surat yang perlu ditindaklanjuti diberi disposisi. 6) Surat diserahkan kepada sekretaris/kepala tata usaha 7) Untuk surat-surat masuk yang berdisposisi, sebelum didistribusikan catat terlebih dahulu di buku agenda surat masuk pada kolom diteruskan kepada yaitu pihak yang mendapat disposisi.

8) Oleh sekretaris/kepala tata usaha surat yang berdisposisi didistibusikan ke alamat disposisi dengan menggunakan buku ekspedisi intern 9) Surat ditindaklanjuti sesuai dengan disposisi dari pimpinan/manajer/kepala bagian 10) Selesai diproses surat masuk diserahkan ke bagian arsip untuk diarsipkan. b. Surat Keluar 1) 2) Diawali dengan adanya perintah/disposisi/instruksi pembuatan surat Pembuatan konsep surat oleh pihak yang mendapat disposisi (alamat disposisi)

3) Konsep surat diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk meminta persetujuan 4) Apabila surat sudah disetujui kemudian minta nomor surat ke bagian pencatatan buku agenda surat keluar (Verbalis) 5) Konsep surat diserahkan ke bagian pengetikan untuk diketik menjadi naskah surat (asli dan tindasan) 6) Naskah surat diteliti kerapihan dan kebenarannya (sesuai dengan konsep surat) oleh kepala tata usaha/sekretaris 7) Apabila naskah surat sudah sesuai dengan konsep surat, kemudian oleh pemeriksa (kepala tata usaha/sekretaris) diberi tanda taklik pada surat tindasan di sebelah kiri salam penutup. 8) Naskah surat dan tindasan diserahkan kepada pihak yang memberikan disposisi untuk ditandatangani 9) Serahkan surat kepada Verbalis untuk dicatat pada Buku Agenda Surat Keluar 10) Selesai pencatatan, naskah asli diserahkan kepada ekspeditur untuk diperiksa kelengkapan suratnya, dicatat pada buku ekspedisi dan siap dikirimkan. Surat keluar intern dicatat pada buku ekspedisi intern dan surat keluar ekstern dicatat pada buku ekspedisi ekstern 11) Tindasan/tembusan surat diserahkan kepada Arsiparis untuk diarsipkan. 2. Sistem Kartu Kendali Karakteristik mail handling sistem kartu kendali adalah : 1. Surat terlebih dahulu dikelompokkan menurut sifatnya (surat penting, rahasia, dan surat bisaa) 2. Masing-masing surat ditangani dengan cara yang berbeda sesuai dengan sifat suratnya 3. Pada saat penanganan surat, pengurusannya masih menggunakan kartu atau lembaran lepas baru diakhir periode kartu/lembaran-lembaran lepas itu dikumpulkan dan dijilid menjadi sebuah buku. Prosedur penanganan surat sistem kartu kendali adalah sebagai berikut: 1. Surat Penting 1) a) b) c) Surat Masuk Pertama-tama di Unit Kearsipan, surat masuk diterima oleh Bagian Penerima Bagian Penerima menyerahkan surat ke Bagian Pencatat Surat Bagian Pencatat surat menerima surat penting dan membuatkan 3 kartu kendali

d) e) f) g)

Kartu kendali diisi lengkap kecuali kolom indeks/subjek, kode dan pengolah dikosongkan Surat penting dan kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah atau pengendali surat Bagian Pengarah mengisi kolom indeks, kode dan pengolah pada kartu kendali Kartu Kendali I disimpan oleh Bagian Pengarah pada Kotak Indeks

h) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Unit Pengolah Bagian Tata Usaha i) Di Bagian Tata Usaha surat penting dilengkapi dengan Lembar Disposisi rangkap 2, semua diisi lengkap kecuali kolominstruksi dan diteruskan kepada untuk diisi oleh pimpinan j) Surat penting, Kartu kendali III, dan 2 lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan Unit pengolah. Sedangkan Kartu Kendali II diserahkan ke Bagian Penata Arsip sebagai informasi ada surat masuk hanya belum bisa diarsipkan karena sedang diproses k) Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 lembar disposisi setelah pengisiannya dilengkapi oleh pimpinan diserahkan kembali ke Bagian Tata Usaha l) Bagian Tata Usaha menyerahkan surat penting dan lembar disposisi I ke Bagian Pengolah Surat m) Selesai diolah surat penting dan lembar disposisi I diserahkan kembali ke Bagian Tata usaha n) Oleh Bagian Tata Usaha : Surat penting, Kartu Kendali III dan 2 Lembar Disposisi disatukan kemudian ditukar dengan Kartu Kendali II yang ada di Bagian Penata Arsip sebagai informasi bahwa surat sudah bisa diarsipkan. o) Posisi terakhir setelah surat masuk penting selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Bagian Pengarah, Kartu Kendali II di Bagian Tata Usaha Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Bagian Penata Arsip 2) Surat Keluar a) Setelah naskah dan tindasan surat keluar penting selesai dibuat oleh Unit Pengolah surat diserahkan ke Unit Kearsipan Bagian Pencatat b) Bagian Pencatat surat menyiapkan 3 kartu kendali semua diisi kecuali kolom Indeks/subjek, Kode Arsip, dan pengolah dikosongkan c) Surat penting dan 3 kartu kendali diserahkan ke Bagian Pengarah d) Oleh Bagian Pengarah kartu kendali dilengkapi pengisiannya dengan indeks/subjek, kode arsip dan pengolah. Kartu Kendali I disimpan di Bagian Pengarah e) Kartu Kendali II dan III berikut surat penting diserahkan ke Bagian Ekspedisi. f) Bagian ekspedisi memeriksa kelengkapan surat kemudian surat asli siap dikirim sedangkan surat tindasan dan Kartu Kendali III diserahkan ke Bagian Penata Arsip g) Kartu Kendali II diserahkan ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat keluar sudah dikirim h) Posisi terakhir setelah surat selesai diproses adalah Kartu Kendali I di Unit Pengarah, Kartu Kendali II di Unit Pengolah, dan Kartu Kendali III di Penata Arsip 1. Surat Biasa 1) Surat Masuk

a) Surat Biasa diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat, kemudian diserahkan ke Bagian Pencatat Surat b) Bagian Pencatat Surat mencatat data surat biasa pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2. Sebagai informasi bahwa apabila ada beberapa surat masuk yang ditujukan pada Unit Pengolah yang sama cukup ditulis pada Lembar Pengantar Surat Biasa yang sama c) Surat Biasa dan 2 Lembar Pengantar Surat Biasa diserahkan ke Unit Pengolah d) Setelah diparaf lembar Pengantar Surat Biasa I diserahkan ke Bagian Pencatat, sedangkan surat biasa dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diarsipakan di Unit pengolah 2) Surat Keluar a) Unit Pengolah membuat surat asli dan tindasan sesuai dengan disposisi pimpinan dan mencatat data surat pada Lembar Pengantar Surat Biasa rangkap 2 b) Surat asli, tindasan dan Lembar Pengatar Surat Biasa rangkap 2 diserahkan ke Bagian Pencatat c) Setelah diparaf oleh Bagian Pencatat, Lembar Pengantar Surat Biasa I disimpan. d) Surat asli diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan sedangkan surat tindasan dan Lembar Pengantar Surat Biasa II diserahkan kembali ke Unit Pengolah sebagai informasi bahwa surat sudah dikirimkan. 1. Surat Rahasia 1) a) b) c) Surat Masuk Surat masuk rahasia diterima oleh Unit Kearsipan Bagian Penerima Surat Masih dalam keadaan tertutup, surat diserahkan ke Bagian Pencatat Bagian Pencatat membuatkan 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia

d) Surat yang masih dalam keadaan tertutup berikut 2 Lembar Pengantar Surat rahasia diserahkan ke Bagian Pengarah e) Oleh Bagian Pengarah, Surat Rahasia berikut 2 Lembar Pengantar Surat Rahasia diserahkan ke Unit Pengolah f) Setelah diparaf, Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Bagian Pengarah sebagai informasi bahwa surat sudah diterima g) 2) Surat Rahasia dan Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan di Unit Pengolah Surat Keluar

a) Unit Pengolah membuat konsep surat, mengetik, dan memasukkan surat ke dalam sampul surat. b) Kemudian dengan dilampiri 2 Lembar Surat Pengantar Surat Rahasia, surat rahasia yang sudah dalam keadaan tertutup diserahkan ke Bagian Ekspedisi untuk dikirimkan c) Oleh Bagian Ekspedisi, surat rahasia dikirimkan, Lembar Pengantar Surat Rahasia II disimpan d) Sedangkan Lembar Pengantar Surat Rahasia I diserahkan kembali ke Unit Pengolah untuk disatukan dengan surat tindasan.

B. Tata Kearsipan (Filling System) Beberapa system kearsipan yang biasa diterapkan di suatu perusahaan/instansi, yaitu : 1. Sistem Tanggal 2. Sistem Abjad 3. Sistem Masalah 4. Sistem Wilayah 5. Sistem Nomor 6. Sistem Kombinasi Sebetulnya dari sistem-sistem penyimpanan arsip tersebut pada prinsipnya sama. Yang membedakannya hanyalah cara pengelompokkannya dan pemberian kode arsip, sedangkan prosedur kerja yang lainnya pada prinsipnya sama. 1. Prosedur Penyimpanan Arsip a. Surat-surat sebelum disimpan dibuatkan Kartu Indeks atau dapat juga dicatat di Buku klapper b. Surat dikelompokkan antara surat masuk dengan surat keluar c. Surat dikelompokkan berdasarkan kode arsip yang dipergunakan baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar d. e. Kode arsip ditulis di pojok kanan atas surat memakai pinsil Siapkan Guide dan Tab

f. Surat-Surat siap untuk disimpan di Tempat Arsip (Filling Cabinet, Odner, Bussiness File atau yang lainnya) 2. Prosedur Penemuan Kembali Arsip a. Sebelum surat dicari di Tempat Arsip, lihat dulu data surat pada Kartu Indeks atau Buku Klapper b. Setelah yakin surat sudah tersimpan di Tempat Arsip, baru kita mencarinya di Tempat Arsip dengan berpedoman pada kode arsip yang dipergunakan 3. Prosedur Peminjaman Arsip a. 3 Arsip surat yang akan dipinjam, terlebih dahulu dibuatkan Bon Peminjaman Arsip rangkap

b. Bon Peminjaman Arsip tersebut, satu disimpan di Tempat Arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam, satu disimpan oleh Arsiparis, dan satu lagi diserahkan ke Peminjam Arsip. Tugas Mandiri : 1. Amati kegiatan tata persuratan dan kearsipan di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan 2. Hasil Pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan 3. Presentasikan di depan kelas BAB II ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

A. Rekrutmen Rekrutmen (pengadaan pegawai) adalah proses penarikan sejumlah calon pegawai yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai, yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Dalam kegiatan pengadaan pegawai harus diperhatikan formasi yang kosong. Formasi adalah susunan jumlah pegawai dan pangkat yang boleh diduduki, yang ditetapkan oleh instansi yang berwenang mengangkat dan memberhentikan pegawai untuk suatu unit tertentu. Jumlah dan susunan pegawai tersebut betul-betul diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok yang ditetapkan. Setelah pasti ada formasi yang kosong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya. 1 Media Penarikan Pegawai Unit kepegawaian ketika menarik pegawai, baik dari luar maupun dari dalam dapat bertindak pasif dan aktif. Pasif berarti menunggu pelamar yang datang melamar ke kantor. Aktif berarti menggunakan berbagai saluran atau media komunikasi untuk memperoleh kenaga kerja. Banyak saluran yang dapat dipilih untuk menarik tenaga kerja. Ada sumber yang berasal dari kawan pegawai, kerabat pejabat atau pegawai, oraganisasi profesi, depnaker, lembaga pendidikan, dan open house. Informasi lowongan dapat diusahakan melalui media cetak, seperti surat selebaran, pengumuman, iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar dan majalah. Selain itu, lowongan pekerjaan juga dapat disiarkan lewat media elektronika, seperti radio, televisi dan bioskop. Membuat pengumuman penarikan pegawai, mengetik dan menggandakan pengumuman dengan seluas-luasnya melalui media massa atau lainnya yang tersedia dan mungkin digunakan oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk olehnya, dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran. Hal-hal yang harus tercantum dalam pengumuman lamaran itu meliputi : a. b. c. d. e. Jumlah dan jenis lowongan, Syarat yang harus dipenuhi, Alamat tempat lamaran diajukan, Batas waktu pengajuan lamaran, Lain-lain yang dianggap perlu.

Sebelum menetapkan pengumuman lowongan kerja, terlebih dahulu menetapkan blangko permintaan tenaga kerja yang berguna bagi unit kepegawaian untuk merencanakan penarikan pegawai. Atas dasar permintaan tenaga kerja dari unit kepegawaian dan dibuatkan rumusan job description dan job specification. Akhirnya, baru disusun iklan lowongan pekerjaan tersebut. Iklan lowongan pekerjaan bermaksud mengundang pelamar untuk melamar pekerjaan. Data pelamar dicatat secara tertib pada daftar pelamar. Daftar itu berguna sebagai bahan pertimbangan ketika diadakan penyaringan. Selain itu, setiap surat lamaran yang masuk harus dibalas baik bagi mereka yang diterima maupun yang ditolak. Adapun contoh dari blangko permintaan tenaga kerja adalah sebagai berikut : Unit Kerja Jabatan Jumlah L/P Syarat Lebih Disukai

(1) Tata Usaha Pemasaran

(2) (3) Juru Ketik 3 orang Sekretaris 1 orang Salesmen 4 orang

(4) L

(6) Sudah P b) program D3 berpengaman L/P c) Mengetik Aktif berbahasa a) Program D3 Inggris b) Komputer Memiliki c) Mengetik kendaraan sendiri a) SMTA b) Bahasa Inggris c) Bahasa Daerah

(5) a) SMTA

2.

Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan

Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut. Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga diperlukan. Mereka belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya. B. Disiplin Kerja Pegawai Untuk mencapai tingkat efisiensi kerja yang tinggi dibutuhkan tingkat kedisiplinan yang tinggi pula. Disiplin mempunyai arti yang dalam, karena ia muncul dari perasaan dan sikap seorang pegawai terhadap pekerjaan yang kemudian diwujudkan dalam bentuk perilaku atau tindakan. Disiplin mempunyai kualitas psikologis, oleh karena itu, selalu terlihat secara tidak langsung yaitu melalui perilaku atau tindakan yang mencerminlkan kualitas psikologis. Demikianlah maka wujud akhir dari suatu disiplin adalah perilaku atau tindakan yang memenuhi tuntutan suatu pekerjaan secara wajar. C. Daftar Urut Kepangkatan Pangkat adalah kedudukan yang menunjukkan tingkat seseorang pegawai atau karyawan dalam susunan kepegawaian yang digunakan sebagai dasar pengajuan jabatan. Jabatan adalah kedudukan seseorang pegawai atau karyawan sesuai dengan kerangka susunan organisasi. Daftar Urut Kepangkatan (DUK) adalah daftar urut pegawai yang disusun berdasarkan kriteria tertentu sebagai prioritas. Kriteria yang dijadikan dasar penyusunan urutan pegawai adalah sebagai berikut : 1. Pangkat/Golongan

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Masa Kerja Latihan Jabatan Pendidikan Umur Prestasi Kerja Loyalitas Dedikasi Kepemimpinan

10. Kemampuan Teknis 11. Kemampuan manajerial dan ketentuan lainnya. D. Mutasi, Promosi, dan Demosi Pegawai Mutasi adalah suatu proses pemindahan jabatan atau kedudukan yang dipegang oleh seorang pegawai ke suatu jabatan lain yang dikehendaki oleh suatu organisasi. Dalam proses mutasi terdapat dua kriteria : 1. Mutasi yang bersifat positif Mutasi yang bersifat positif merupakan suatu proses pemberian kepercayaan yang dilakukan organisasi kepada seorang pegawai untuk menduduki jabatan dengan tanggung jawab yang lebih besar dibandingkan dengan jabatan sebelumnya. Mutasi positif disebut dengan istilah promosi. 2. Mutasi yang bersifat negatif Mutasi yang bersifat negatif merupakan suatu proses pengurangan tanggung jawab dari jabatan sebelumnya karena melakukan tindakan pelanggaran disiplin. Mutasi negatif disebut dengan istilah demosi. E. Pemberhentian Pegawai Pemberhentian pegawai atau karyawan secara garis besar dapat dikelompokkan menjadi : 1. 2. a. b. c. Pemberhentian dengan hormat karena meninggal dunia Pemberhentian dengan hormat karena : Atas permintaan sendiri Mencapai batas usia pensiun Perampingan organisasi

d. Tidak cakap jasmani atau rohani sehingga tidak dapat menjalankan kewajiban sebagai pegawai atau karyawan 3. Pemberhentian dengan tidak hormat, bisaanya dilakukan karena pegawai atau karyawan melakukan pelanggaran disiplin yang sangat fatal dalam menjalankan tugasnya. Tugas Mandiri : 1. 2. 3. Amati kegiatan kepegawaian di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan Presentasikan di depan kelas

BAB III ADMINISTRASI KEUANGAN Administrasi keuangan yang akan dibahas pada bab ini hanyalah terbatas pada pengadministrasian yang sangat sederhana yaitu administrasi keuangan untuk pengeluaranpengeluaran yang sifatnya relatif kecil yang sering terjadi di perusahaan yaitu administrasi petty cash. Petty cash yang dipersiapkan biasanya dicadangkan untuk : 1. Pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil, misalnya : keperluan pantry, ATK, Transportasi, konsumsi rapat, telepon,listrik, air dll. 2. Kegiatan-kegiatan yang temporer (tidak rutin), misalnya : acara pelantikan, peresmian gedung, perayaan keagamaan, dll. 3. Pengeluaran-pengeluaran pimpinan yang bersifat urgent (penting), misalnya : menjamu partner bisnis, perjalanan dinas pimpinan, dll. Ciri-ciri administrasi petty cash dibandingkan dengan administrasi keuangan lainnya yaitu : 1. Biasanya yang mengelola Petty Cash bukan bendahara perusahaan, tetapi ditunjuk pegawai atau karyawan lain untuk mengelolanya. 2. Besarnya Petty Cash tergantung kebijakan masing-masing perusahaan dengan menggunakan Metode Dana Tetap atau dapat juga menggunakan Metode Dana Tidak Tetap. 3. Sumber dana biasanya dianggarkan dari Kas Perusahaan atau dari Dana Taktis. 4. Pertanggungjawaban penggunaan keuangan dilaporkan kepada atasan atau kepada yang melimpahkan kewenangan pengurusannya. 5. Laporan penggunaan dana dibuat setiap akhir kegiatan atau setiap akhir periode, atau pada saat akan mengisi kembali dana petty cash. 6. Setiap penerimaan dan pengeluaran dana selalu dibuatkan bukti transaksi. 7. Bukti-bukti transaksi tersebut dikumpulkan sebagai dasar pengajuan pengisian kembali dana untuk periode berikutnya. Contoh pengisian Bukti Transaksi Petty Cash (Kas Kecil) BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Dibayarkan kepada: No.Voucher : 203 Tubagus Bahar Keterangan Kopi, Gula, Teh Total Disetujui oleh : Muhamad Baihaqi Manager Pemasaran BUKTI PENGAJUAN DANA KAS KECIL Dana untuk Bagian : Pemasaran Tanggal : 16 Agustus 2010 Jumlah Rp. 65.000,00 Rp. 65.000,00 Diterima oleh : Tubagus Bahar Bagian Pantry

Periode Kas Kecil Saldo

: 01 September 2010 s.d. 30 September 2010 : Rp. 2.000.000,00 Jumlah RP. 8.000.000,00 Rp. 8.000.000,00 Diterima oleh : Pemegang Kas Kecil : 1 September

Dana Awal Kas Kecil: Rp. 10.000.000,00 Keterangan Pengisian kembali dana kas kecil Total Disetujui oleh : Manager Pemasaran Tanggal : 1 September 2010

. Tanggal 2010 Nama jelas

Nama jelas

Pengadministrasian Petty Cash selengkapnya dapat dipelajari pada Modul Mengelola Dana Kas Kecil (Petty Cash) karangan Dra. Sri Sudaryanti. Tugas Mandiri : 1. 2. 3. Amati kegiatan Petty Cash di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan Presentasikan di depan kelas

BAB IV ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA Administrasi sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana organisasi secara efektif dan efisien. Sarana adalah semua perangkat yang secara langsung digunakan untuk menunjang kelancaran proses kerja organisasi dalam mencapai tujuan, misalnya : mesin-mesin kantor. Sedangkan prasarana adalah semua perangkat kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan proses kerja di suatu organisasi, misalnya : ruang kantor, gudang, jalan, toilet, mushola, dll. Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah untuk memberikan layanan secara professional di bidang sarana dan prasarana organisasi dalam rangka terselenggaranya proses kerja secara efektif dan efisien. Terdapat 3 (tiga) hal penting dalam proses administrasi sarana dan prasarana, yaitu : A. Pengadaan Sarana dan Prasarana Pengadaan sarana dan prasarana bisaanya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan sesuai dengan perkembangan organisasi, menggantikan barang-barang yang rusak, hilang, dihapuskan, atau sebab-sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan. Langkah-langkah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengadaan sarana dan prasarana adalah sebagai berikut : 1. Perencanaan Pengadaan Sarana dan Prasarana

Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana dapat didefinisikan sebagai suatu proses memikirkan dan menerapkan program pengadaan fasilitas organisasi, baik yang berbentuk sarana maupun prasarana di masa yang akan datang untuk mencapai tujuan tertentu. Langkah-langkah perencanaannya adalah : a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan yang diajukan oleh setiap unit kerja dan atau menginventarisasi kekurangan perlengkapan organisasi. b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan untuk periode tertentu, misalnya untuk satu triwulan. c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya. d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran yang tersedia. Jika anggaran yang tersedia tidak memadai, maka perlu dilakukan seleksi. e. Memadukan rencana (daftar) kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia. Apabila ternyata masih melebihi dari anggaran yang tersedia, maka perlu dilakukan seleksi lagi dengan cara membuat skala prioritas. f. 2. Penetapan rencana pengadaan akhir. Cara Pengadaan Sarana dan Prasarana

Pengadaan sarana dan prasarana pada hakikatnya merupakan upaya merealisasikan rencana pengadaan yang telah disusun sebelumnya. Langkah-langkah pengadaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : a. Pengadaan perlengkapan dengan cara membeli, baik secara langsung di Pabrik, di Toko, melalui pemesanan terlebih dahulu, maupun dengan cara lelang. b. Pengadaan perlengkapan dengan cara mendapatkan hadiah atau meminta sumbangan kepada pihak-pihak tertentu. c. Pengadaan perlengkapan dengan cara tukar menukar barang lebih yang dimiliki organisasi dengan barang lain yang dimiliki organisasi lain. d. 3. Pengadaan perlengkapan dengan cara meminjam atau menyewa. Administrasi Sarana dan Prasarana

Setiap sarana dan prasarana perlu diadministrasikan dengan sebaik-baiknya sejak pengadaannya atau istilahnya perlu dilakukan tindakan inventarisasi sarana dan prasarana. Inventarisasi sarana dan prasarana yaitu melakukan tindakan pencatatan dan penyusunan daftar inventaris secara sistematis, tertib dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Langkah-langkah kegiatan inventarisasi sarana dan prasarana adalah sebagai berikut : a. Pencatatan sarana dan prasarana pada buku inventaris b. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris. Caranya dengan membuat kode barang dan menempelkannya pada badan barang perlengkapan yang tergolong sebagai barang inventaris. Tujuan pembuatan dan penulisan kode tersebut adalah untuk memudahkan semua pihak dalam mengenal kembali semua perlengkapan, baik ditinjau dari kepemilikan, penanggungjawab, maupun jenis dan golongannya.

c. Semua perlengkapan yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan. Laporan tersebut seringkali disebut dengan istilah laporan mutasi barang. Pelaporan dilakukan dalam periode tertentu, misalnya seringkali dalam satu triwulan. B. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Ditinjau dari sifat maupun waktunya, terdapat beberapa macam pemeliharaan sarana dan prasarana : 1. a. b. c. d. 2. a. b. C. Ditinjau dari sifatnya ada empat macam pemeliharaan : Pemeliharaan perlengkapan yang bersifat pengecekan Pemeliharaan yang bersifat pencegahan Pemeliharaan yang bersifat perbaikan ringan Perbaikan berat Ditinjau dari waktu pemeliharaannya ada dua macam pemeliharaan : Pemeliharaan sehari-hari, misalnya : menyapu, mengepel lantai, membersihkan pintu. Pemeliharaan berkala, misalnya : pengontrolan genting, pengapuran tembok. Penghapusan Sarana dan Prasarana

Pemeliharaan tersebut cocok untuk perawatan mesin.

Penghapusan sarana dan prasarana adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga dari daftar inventaris berdasarkan pedoman yang berlaku. Tujuan penghapusan adalah : 1. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan perlengkapan yang tidak berguna lagi. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengawasan. Meringankan beban inventaris. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan. Barang-barang kuno yang penggunaannya sdudah tidak efisien lagi. Barang-barang yang terkena larangan untuk dipergunakan lagi. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang. Barang-barang yang berlebihan dan tidak dipergunakan lagi. Barang-barang yang dicuri. Barang-barang yang diselewengkan. Barang-barang yang terbakar atau musnah akibat adanya bencana.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapuskan adalah :

Tugas Mandiri : 1. Amati kegiatan Administrasi Sarana dan Prasarana di tempat Anda melaksanakan Praktek Kerja Lapangan 2. Hasil pengamatan tuangkan dalam bentuk laporan

3.

Presentasikan di depan kelas

STANDAR KOMPETENSI MENGAPLIKASIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN DI TEMPAT KERJA KOMPETENSI DASAR : 1. TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN 2. ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN 3. ADMINISTRASI KEUANGAN 4. ADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA Penyusun : Dra. Sri Sudaryanti SMK PGRI 2 CIMAHI 2010 Tujuan Pembelajaran : Setelah mengikuti proses pembelajaran Mengaplikasikan Administrasi Perkantoran di sekolah dan di tempat kerja (dunia usaha/dunia industri/instansi), peserta didik diharapkan dapat memiliki pengetahuan dan keterampilan dalam mengaplikasikan : 1. 2. 3. 4. Tata Persuratan dan Kearsipan Administrasi Kepegawaian Administrasi Keuangan Administrasi Sarana dan Prasarana

PENANGANAN SURAT
Posted on 14:24 No Comments PENANGANAN SURAT Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatuorganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas denganmerangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapatdikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsuratyang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluaradalah dianggap lebih baik.Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :1. Penyortiran surata. Meneliti asal (sumber) surat itu.b. Meneliti cara pengiriman surat2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantorb. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folderfolder ataualat lain sejenisnya.3. Pembukaan sampul (amplop).4. Pengeluaran surat

dari dalam sampul5. Penelitian surat6. Pembacaan surat7. Penyampaian surat (intern)8. Pencatatan Surata. Kartu kendalib. Buku Agendac. Buku Pembantu Agendad. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda9. Langkah akhir penanganan suratTata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkasdisesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)A. PENGERTIAN FILINGFiling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,sehingga bahan bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiapkali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahanbahanyang aman, maka filing dapat dianggap sebagai ingatan dari sesuatu organisasi. Filingmerupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengansempurna dalam suatu organisasi.B. SISTEM FILINGAda 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :1. Sistem Abjad2. Sistem Subyek3. Sitem Geografis4. Sistem Nomor5. Sistem KronologisC. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagaialat ingatan, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang pentingdengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.D. PROSEDUR MENGARSIPProsedur mengarsip sebagai berikut:1. Pembuatan tanda pelepas2. Pembinaan kode3. Pembuatan kartu petunjuk silang4. Menggolong-golongkan5. PenyimpananE. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dansystem kronologis.

PENANGANAN SURAT 1. Pendahuluan Apakah yang dapat Anda bayangkan bila kita berbicara mengenai surat ?Mungkin yang terlintas di pikiran kita adalah secarik kertas, sederet tulisan, bentukhuruf, nama penulisnya, tukang pos yang menyampaikan atau lainnya. SelanjutnyaAnda tentu ingin tahu apa isi modul ini ?Secara ringkas modul 2 yang berjudul Penanganan Surat ini akan membahastentang tata cara penanganan surat dalam suatu organisasi atau instansi. Penanganansurat dapat dikatakan merupakan awal dari proses penanganan informasi, yaitukegiatan mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar sampai padapenyimpanan warkat-warkat. Sepintas orang dapat menganggap bahwa surat adalahsesuatu yang sederhana dan tidak perlu perhatian khusus untuk menanganinya. Akantetapi didalam kantor, surat adalah suatu komponen yang keberadaannya tidakdiabaikan begitu saja, dan sebuah surat, apapun jenisnya perlu dikelola dengan benar.Apabila dikaji lebih jauh tentang fungsi dan segala aspek yang berkaitan dengansurat, dapatlah dipahami bahwa penanganan surat dalam suatu organisasi merupakansuatu hal yang penting di laksanakan dengan baik, tertib dan benar. Dan tidak dapat dipungkiri bahwa penanganan surat mempengaruhi citra organisasi, oleh karena itu diperlukan tenaga yang terampil, metode yang sesuai dan fasilitas yang memadai agarsurat-surat yang di hasilkan mempunyai citra yang baik di tangan pembacanya. A. Tujuan Pembelajaran Umum

Setelah mempelajari modul 2 ini, peserta diharapkan dapat memahamipenanganan surat, baik polanya, masuk dan keluarnya serta pengolahan arsipnyadi unit kerjanya. B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari modul ini, anda diharapkan mampu:1. menjelaskan pengertian, fungsi, jenis dan bentuk surat2. menguraikan tata cara pengolahan surat masuk.3. menguraikan tata cara pengolahan surat keluar.4. memahami pembuatan surat berdasarkan jenisnya.5. menguraikan langkah-langkah penyusunan surat.6. menjelaskan pengelolaan arsip. 3

Learn More x Learn More Scribd Upload a Document

Top of Form

Search Documents

Bottom of Form

Explore

Documents Featured Recent Books - Fiction Books - Non-fiction Health & Medicine Brochures/Catalogs Government Docs How-To Guides/Manuals Magazines/Newspapers Recipes/Menus School Work + all categories

People 1
First Page Previous Page

Authors Students Researchers Publishers Government & Nonprofits Businesses Musicians Artists & Designers Teachers + all categories Most Followed Popular Sign Up | Log In

Next Page

/ 68
Sections

SectionsSection 1 of 22 1. Pendahuluanp. 3 2.1. Uraian dan Contohp. 4 2.2. Rangkumanp. 10 2.3. Latihan 1p. 10 2.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjutp. 12 3.1. Uraian dan Contohp. 12 3.2. Rangkumanp. 24 3.3. Latihan 2p. 25 3.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjutp. 27 4.1. Uraian dan Contohp. 27 4.2. Rangkumanp. 41 4.3. Latihan 3p. 41 4.4. Umpan balik dan tidak lanjutp. 43 5.1. Uraian dan contohp. 43 5.2. Rangkumanp. 52 5.3. Latihanp. 52 5.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjutp. 53 6.1. Uraian dan Contohp. 53 6.2 Rangkumanp. 64 6.3 Latihan 5p. 64 6.4 Umpan Balik dan Tindak Lanjutp. 66

Zoom Out Zoom In Fullscreen Exit Fullscreen Select View Mode

View Mode SlideshowScroll

Top of Form

Bottom of Form

Readcast Add a Comment Embed & Share

Reading should be social! Post a message on your social networks to let others know what you're reading. Select the sites below and start sharing.

Readcast this Document

Top of Form

e64df45c7c9b34

Login to Add a Comment

4gen

Bottom of Form

Share & Embed

Add to Collections

Download this Document for Free

Auto-hide: on

BAHAN DIKLAT

UJIAN DINAS TK. I

( REVISI )

MODUL 2

PENANGA NAN SURAT

DISUSUN OLEH

ILHAN LASAHIDO, SE.MM.

DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK

INDONESIABA DAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGANPU SAT

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGANJA KARTA2006

1

KATA PENGANTARK EPALA PUSAT PENDIDIKAN DAN

PELATIHAN PEGAWAI Berdasarkan Keputusan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan

Pegawai, BadanPendidi kan dan Pelatihan Keuangan, Departemen Keuangan

Nomor KEP12A/PP.2/200 4tanggal 10 September 2004 tentang Pembentukan Tim

Penyusunan/P enyempurnaa nModul Ujian Penyesuaian Kenaikan Pangkat (UPKP) II,

UPKP IV, UPKP V,d an Ujian Dinas(UD) Tingkat I. Untuk itu Sdr. Ilhan

Lasahido, SE,MM. Ditunjuk untuk merevisi modul MataPelajara

n Pengetahuan Perkantoran, khususnya pada modul 2 dengan judul Penanganan

Surat pada Ujian Dinas Tingkat I.Pada awalnya modul ini disusun oleh

Sdr. HasanuddinT atang, SE. Revisi ini diperlukandal am rangka memperbaha

rui materi modul ini sehubungan dengan telah ditetapkanny aPeraturan Menteri

Keuangan Nomor: 80/PMK.01/20 05 tentang Pedoman Tata NaskahDinas

Departemen Keuangan.Ka mi menyetujui modul ini digunakan sebagai

bahan ajar peserta Ujian Dinas Tk. I, namunmengi ngat bahan studi ini senantiasa

berkembang, maka penyempurna an modul ini perluselalu diupayakan agar tetap

memenuhi kriteria kemuktahiran dan kualitas.Jakar ta, Mei 2006Kepala

PusatTony Rooswiyanto NIP 060064640

2

PENANGAN AN SURAT
1. Pendahuluan Apakah yang dapat Anda

bayangkan bila kita berbicara mengenai surat ? Mungkin yang terlintas di

pikiran kita adalah secarik kertas, sederet tulisan, bentukhuruf,

nama penulisnya, tukang pos yang menyampaik an atau lainnya.

SelanjutnyaA nda tentu ingin tahu apa isi modul ini ?Secara ringkas modul 2 yang

berjudul Penanganan Surat ini akan membahaste ntang tata cara

penanganan surat dalam suatu organisasi atau instansi. Penanganans urat dapat

dikatakan merupakan awal dari proses penanganan informasi, yaitukegiatan

mulai dari penerimaan surat masuk, pengolahan surat keluar sampai padapenyimp

anan warkatwarkat. Sepintas orang dapat menganggap bahwa surat adalahsesuat

u yang sederhana dan tidak perlu perhatian khusus untuk menanganiny

a. Akantetapi didalam kantor, surat adalah suatu komponen yang keberadaann

ya tidakdiabaika n begitu saja, dan sebuah surat, apapun jenisnya perlu dikelola

dengan benar.Apabila dikaji lebih jauh tentang fungsi dan segala aspek yang

berkaitan dengansurat, dapatlah dipahami bahwa penanganan surat dalam

suatu organisasi merupakansu atu hal yang penting di laksanakan dengan baik,

tertib dan benar. Dan tidak dapat dipungkiri bahwa penanganan surat

mempengaru hi citra organisasi, oleh karena itu diperlukan tenaga yang terampil,

metode yang sesuai dan fasilitas yang memadai agarsuratsurat yang di hasilkan

mempunyai citra yang baik di tangan pembacanya.

A. Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mempelajari modul 2 ini, peserta

diharapkan dapat memahamipe nanganan surat, baik polanya, masuk dan

keluarnya serta pengolahan arsipnyadi unit kerjanya.

B. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari modul ini, anda

diharapkan mampu:1. menjelaskan pengertian, fungsi, jenis dan bentuk surat2.

menguraikan tata cara pengolahan surat masuk.3. menguraikan tata cara

pengolahan surat keluar.4. memahami pembuatan surat berdasarkan

jenisnya.5. menguraikan langkahlangkah penyusunan surat.6. menjelaskan

pengelolaan arsip.
3

2. Kegiatan Belajar 1

PENGERTIA N, FUNGSI, JENIS DAN BENTUK SURAT

2.1. Uraian dan Contoh Tentu Anda pernah menulis surat, tetapi pernahkah

Anda bertanya mengapaharu s menulis surat ? bukankah Anda dapat

datang sendiri untuk menyampaik anberita atau menjelaskan sesuatu hal, atau dengan

menggunaka n telepon Andadapat berkomunikas i dengan baik ? Pertanyaan selanjutnya

yang mungkin munculadalah apakah surat ini dapat di terima oleh si alamat tepat

pada waktunya? Apakah kita masih ingat kata demi kata dalam surat yang

sudah kita kirim? Danlain sebagainya. Uraian berikut ini akan

menjawab pertanyaanpertanyaante rsebut. A. Pengertian surat

Banyak pengertian surat telah dikemukakan oleh para ahli, akan tetapiuntuk

sekedar pegangan dapat diambil salah satu batasan (definisi) pengertianda

ri pada surat, yaitu: yang dimaksud dengan surat adalah setiap tulisan yang

berisi pernyataan d ari penulisnya dan dibuat dengan tujuan penyampaian

informasi kepada pihak lain. Dari pengertian surat tersebut,

dapat pula dikatakan bahwa surat termasukseb agai alat komunikasi tertulis.

Begitu juga dalam organisasi, suratmerupak an salah satu alat komunikasi

administrasi antara sesamapega wai/pejabat baik secara interim maupun

dengan pihak luar secara timbalbalik. Lalu lintas persuratan kemudian menimbulkan

kebiasaankebiasaan, tatacara, bentuk dan ukuran tertentu, warna kertas,

gaya bahasa, tata kesopanan,eti ka dan koda etik tertentu yang dalam bahasa

administrasi di sebut tatapersatuan . B. Fungsi Surat.

Mengingat bahwa surat merupakan alat komunikasi tertulis, maka bila

ditelitilebih mendalam, bahwa bagi suatu instansi surat mempunyai fungsi :1.

sebagai wakil dan pengirim surat ( wakil instansi )

4

2. sebagai bahan

pembukti;3. sebagai pedoman untuk mengambil tindakan lebih lanjut

dari suatu masalah4. sebagai alat pengukur kegiatan instansi;5. sebagai

sarana untuk memperpend ek jarak. C. Jenis-Jenis Surat Jenis-jenis surat yang

bisa ditemukan dalam praktek dapat dibedakan:1. Menurut jangkauannya

.Menurut jangkuannya surat dapat di bedakan :a. Surat intern

, yaitu surat yang di kirim oleh pimpinan kepada unitunit dilingkungan

instansi, atau surat dikirim oleh unit / pejabat lainnya dalaminstansi yang sama.b.

Surat ekstern , yaitu surat yang di kirim oleh suatu instansi kepadainstan

si lain ( baik surat dari pimpinan instansi, maupun surat daripejabat lainnya ).2.

Menurut prosedur pengurusann ya.a. Surat masuk , yaitu surat yang di

terima dari instansi lain.b. Surat keluar , yaitu surat yang dikirim kepada

instansi lain.3. Menurut urgensi pengirimanny a.a.

Surat sangat segera/kilat , yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikan

pada hari yang sama dengan batas waktu 24 jam;b. Surat segera

, yaitu surat yang harus dikirim/ diselesaikan/ disampaikanp aling lambat

dalam waktu 2 x 24 jam;c. Surat biasa , yaitu surat yang pengirimanya menurut asas

FIFO yaitupengirim annya menurut urutan-urutan yang diterima oleh

bagianpengiri man, sesuai dengan jadwal perjalanan caraka/kurir. Denganbatas

waktu 5 hari.4. Menurut keamanan isinya.a. Surat sangat rahasia

( biasa diberi kode SR ), yaitu surat yang tingkatkeama nannya tertinggi

sangat erat hubungan keselamatan negara.Jika disiarkan secara tidak sah atau

jatuh ke tangan yang tidak berhakakan membahayak an keamanan dan

keselamatan negara.b. Surat rahasia ( biasa diberi kode R ), yang isinya harus

dirahasiakano leh pihakpihak yang bersangkutan . Apabila surat ini di bocorkan

secara tidak sah, maka akan dapat menurunkan martabat dankewibawa

an Negara, dapat mengakibatk an kerugian besar bagiNegara, atau

menimbulkan kegoncangan didalam masarakat.c. Surat terbatas/konfi densial

( biasa diberi kode K ), yang isinya hanyadapat diketahui oleh beberapa

pejabat tertentu sesuai dengan sifatkedinasa nnya. Bilamana

disiarkan tidak sah, dapat merugikanma rtabat dan kewibawaan pemerintah

atau dapat menimbulkan hal-halyang tidak diinginkan.d. Surat biasa

disingkat (B), tingkat keamanan isi suatu surat ini tidaktermasu k dalam butir

a sampai dengan c, namun tidak berarti isisurat tersebut dapat

disampaikan kepada yang tidak berhakmenge tahuinya.Dilin gkungan departemen

keuangan, suratsurat/dokume n berdasarkanK eputusan Menteri

Keuangan Nomor: 80/PMK.01/20 05 tanggal 6September 2005 dibedakan

menjadi tingkat kualifikasi, yaitu:a). Sangat Rahasia (SR);b).

Rahasia (R);c). Konfidensial atau terbatas (K);d). Biasa (B).5. Menurut

jumlah penerimaann ya.a. Surat Biasa , yaitu bila yang menerimanya

hanya satu (seorang pejabatatau organisasi);b. Surat Edaran , yaitu surat yang

ditunjukan kepada beberapaoran g/pejabat/inst ansi;c. Surat Pengumuman

, yaitu surat yang ditunjukan kepada sekelompokm asyarakat.6.

Menurut tujuannya.a. Surat Pemberitahua n , yaitu surat yang berisi

sesuatu informasi yangperlu diketahui oleh orang banyak.b.

Surat Perintah , yaitu surat yang berisi pernyataan kehendak seseorang(mi

salnya dari seorang atasan ) kepada pihak lain ( misalnya kepadaseora

ng bawahannya ) untuk melaksanaka n sesuatu tugas tertentu.c.

Surat Peringatan , yaitu surat yang berisi teguran dari seseorang (misalnya

dari seorang atasan , kepada orang lain ( misalnya kepada

6

bawahan ), karena yang bersangkutan melakukan sesuatu yangseharusn ya tidak

boleh dilakukan.d. Surat Permintaan , yaitu surat yang isinya menghendaki

orang lain untukmelaku kan sesuatu langkah atau perbuatan untuk keperluan

sipembuatsur ate. Surat Panggilan , yaitu surat dari seseorang (

misalnya seseorang atasan) kepada orang lain (misalnya seorang bawahan),

agar yangbersang kutan segera menghadap atau menemui

sipengirim surat.f. Surat Susulan , yaitu surat yang merujuk kepada surat yang

dikirimterlebi h dahulu ( sebelumnya ).g. Surat Keputusan

, yaitu surat yang membuat sesuatu kebijaksanaa n.Surat semacam ini

biasanya dikeluarkan oleh pimpinan.h. Surat Perjanjian

, yaitu surat yang berisi kesepakatan antara pihak yangsatu dengan pihak lainnya untuk

melaksanaka n sesuatu.i. Surat Izin , yaitu surat keterngan yang diberikan

kepada seseorang untukmeperol eh suatu hak atau fasilitas atau dispensasi

yang bukan menjadimilik atau kewenangann ya, untuk suatu periode tertentu. j.

Surat Laporan , yaitu surat yang berisi informasi yang disampaikan olehbawahan

kepada atasan.7. Menurut wujudnya.Me nurut wujudnya, surat antara

lain yaitu :a. Kartu posb. Warkat posc. Surat bersampuld. Notae. Memorandum

f. Telegramg.Te lexh. Surat pengantar8. Menurut sifat/isinyaa. surat yang

bersifat penyampaian berita dan yang sebangsanya :1) Surat kode S2)

Nota kode N (jika dianggap perlu).3) Nota dinas kode ND

7

4) Memorandum (memo) kode MO5) Surat edaran kode SE6) Pengumuman

kode PENG7) Pemberitahua n kode PEM8) Surat undangan kode UND9) Surat

pengantar kode SP10)Surat peringatan kode PERb. surat yang bersifat

memberikan keterangan, tugas/perinta h atau hak dansebagainy a1). Surat keterangan

kode KET2). Surat keterangan perjalanan kode SKP3). Surat izin kode SI4).

Surat kuasa kode SKU5). Instruksi kode INS6). Surat perintah kode PRIN7).

Surat tugas kode ST8). Surat perintah perjalanan dinas kode SPPD9).

Keputusan kode KEPc. surat yang isinya harus segera di sampaikan : 1). Telegram

kode TLG2). Surat kawat kode KWT3). Radiogram kode RDG4). Telex kode TLXd. surat

yang berupa catatan/nask ah yang bersifat dokumen/alat pembuktian : 1). Lembaran

disposisi kode LD2). Verbal kode PRB3). Catatan kode CAT4). Laporan

kode LAP5). Risalah kode RIS6). Berita acara kode BA7). Naskah raskah terima kode NST8).

Perjanjian kode PRJ

8

e. surat yang berupa peraturan pelaksanaan

dari peraturan perundangundangan:1). Peraturan Menteri Keuangan

kode PMK2). Keputusan Menteri Keuangan kode KMK3) Instruksi Menteri

Keuangan kode IMK4) Keputusan kode KEP5) Instruksi kode INSTujuan

dari pemberian kode (kodering) terhadap suratsuratdilingku

ngan Departemen Keuangan adalah:1. Agar mudah diingat, baik oleh para

pegawai/peja bat maupun bagi pihakluar dan dapat diketahui secara

visual.2. Kode disusun sedemikian rupa agar memudahkan penggolonga ndengan

komputer untuk memonitor surat-surat.3. Menyederhan akan dan memudahkan

artinya, agar mudah di ingat dandapat dengan cepat ditemukan dalam

mencari kembali.Untu k lengkapnya dapat dilihat beberapa contoh dibawah ini

:a. Nomor dan kode Peraturan Menteri Keuangan yang ditandatanga

nioleh Menteri Keuangan dari konseptor unit I sebagai berikut

:Contoh :NOMOR .../PMK.01/.... b. Nomor dan kode Keputusan Menteri

Keuangan yang ditandatanga nioleh Menteri Keuangan dari

konseptor unit I atas nama MenteriKeuan gan sebagai berikut

:NOMOR .../KMK.01/....
9

c. Nomor dan kode Instruksi Menteri Keuangan yang ditandatanga ni

olehMenteri Keuangan dari konseptor unit I sebagai berikut :Contoh

:NOMOR .../IMK.01/.... Nomor Urut Aenda 2.2. Rangkuman

Surat adalah alat komunikasi administrasi yang berisi pernyataanpe nulisnya dan

dibuat dengan tujuan penyampaian informasi kepada pihaklain.

Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu1. sebagai wakil pengirim

surat ( wakil instansi );2. sebagai bahan pembukti;3. sebagai pedoman dan

mengambil tindakan lebih lanjut dari satu masalah;4. sebagai alat pengukur

kegiatan instansi, dan5. sebagai sarana memperpend ek jarak.Surat-

surat / dokumen dapat dibedakan menurut jangka waktu, prosedurpeng

urusan, urgensi pengirim atau klasifikasi, keamanan isi ( tingkatkualif ikasi), jumlah

penerima, tujuan dan wujud surat serta pembedaanm enurut isinya.Di

lingkungan departemen keuangan setiap jenis surat di beri kode agarsurat

tersebut mudah dikenal, mudah diolah dengan komputer dan mudahdiingat

serta dapat cepat menemukan kembali. 2.3. Latihan 1a. Jawablah

pertanyaan di bawah ini 1). Jelaskan mengapa surat merupakan alat

komunikasi yang penting !2). Jelaskan perbedaan surat menurut

kualifikasinya !3).Sebutkan tujuan pemberian kode pada surat-surat di lingkunganDe

partemen Keuangan.
10

. Pilihan B apabila pernyataan di bawah ini Benar

dan S apabila Salah 1. ( B S ) Salah satu fungsi surat

adalah sebagai alat pengukurkegi atan instansi.2. ( B - S ) Surat tidak

termasuk alat komunikasi internal.3. ( B S ) Surat yang harus dikirim secepatnya

pada hari itu juga diberiklasifika si segera.4. ( B - S ) Nota Dinas dengan derajat

kualifikasi rahasia diberi nomordengan kode ND.5. ( B - S ) Surat yang berisi informasi

yang perlu diketahui oleh orangbanyak disebut dengan surat edaran6. ( B -

S ) Asas FIFO diperlukan terhadap pengirim surat biasa. c. Pilihlah salah satu

jawaban yang Anda anggap benar 1. Di bawah ini yang merupakan

pengertian dari surat adalah a. sebagai alat komunikasi tertulisb. berisi

pernyataan penulisc. mempunyai tujuand. a,b dan c benar2. Berdasarkan jangkauannya

, surat yang dikirim oleh pimpinan kepadaunitunit dilingkungan instansi yang

sama disebut a. surat segerab. surat masukc. surat rahasiad. surat intern3.

Menurut jumlah penerimaann ya, surat yang ditunjukkan kepada

beberapaoran g/pejabat/inst ansi disebut a. surat biasab. surat edaranc. surat

pengumuman d. surat pemberitahua n4. Surat yang berisi informasi yang

disampaikan oleh bawahan kepadaatasan disebut a. surat biasab. surat

pemberitahua n
11

c. surat laporand. surat undangan5.

Di bawah ini yang bukan merupakan tujuan dari kodering pada surat-

surat dilingkungan Departemen Keuangan adalah a. mudah diingatb.

mudah digolongkanc. mudah diartikand . mudah dirahasiakan

2.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjut Cocokanlah jawaban saudara dengan kunci

jawaban yang tersedia dibagianbelak ang modul ini.Apabila jawaban saudara

benar 80% ke atas, maka sudara dapatmelanju tkan ke giatan belajar berikutnya,

apabila kurang dari 80% berartisaudar a harus mengulangi

membaca modul ini. 3. kegiatan belajar 2

PENGELOLA AN SURAT

MASUK DAN KELUAR

3.1. Uraian dan Contoh

Dalam hal penanganan surat, sering timbul pertanyaan yang sangatmenda

sar, mengapa penanganan surat perlu mendapat perhatian dalam articara-cara

penanganan surat harus dipelajari, padahal pekerjaan itu hanyamerupa kan

pekerjaan mudah, yaitu menerima surat, membuka sampul suratdan

mengeluarka n surat dari sampulnya. Pertanyaan demikian biasanya timbulkarena

yang bersangkutan belum mengalami, dan menghayati pekerjaankan

tor dari suatu instansi misalnya instansi pemerintah. Sepintas lalu memangpeke

rjaan itu sepertinya mudah dan sederhana. padahal jika direnungkan lebihmendala

m, persoalannya tidak semudah itu, karena yang perlu di perhatikanbu

kan saja pengurusan surat dalam arti fisik yang wujudnya hanya berupalembar

an-lembaran kertas saja, tapi yang perlu diperhatikan juga adalahmasala

h-masalah yang terkandung didalam surat. Suatu surat yang ditunjukanke

pada suatu instansi pemerintah misalnya, tentu berupa masalahmasalahyang

bertalian dengan tugas instansi tersebut. Tugas instansi yang

12

bersangkutan tidak lain merupakan sebagian dari tugas-tugas pemerintah. Olehkarena

itu untuk mengurus sepucuk surat yang di tujukan kepada instansibukan

hanya berarti mengurus secarik kertas, tetapi sebenarnya juga berartimengu

rus sebagian tugas-tugas pemerintah. Dalam kaitan ini pengurusan suratyang

baik, selain akan membawai nama baik instansi dimaksud, tetapi

jugaakan menyangkut nama baik pemerintah, sebaiknya bila pengurusan

surat itutidak baik, bukan saja mengakibatk an penilaian tidak baik terhadap

instansi itu,tapi lebih jauh dapat mengakibatk an penilaian tidak baik terhadap

pemerintah.P enilaian tidak baik terhadap suatu instansi akan mengakibatk an pihak

lainmenjadi enggan berurusan dengan instansi itu. Oleh karenanya

tidakberlebih an bila ada yang mengatakan, penanganan surat-surat yang tidak

baikakan menghambat tercapainya tugas-tugas instansi.Deng an penjelasan singkat ini,

maka pertanyaan yang lugu tetapisangat mendasar seperti tersebut di

atas, telah terjawab. Dalam kaitan ini pulamaka penanganan surat perlu mendapat

perhatian yang sewajarnya, baik darisemua pimpinan maupun dari

semua pegawai dalam suatu instansi.Sepe rti telah disebutkan di atas yang

termasuk kegiatan penanganans urat adalah serangkaian kegiatan atau usaha

pengamanan surat/dokume nbedasarkan tata cara tertentu. kegiatan di maksud

dimulai dari pencatatan suratmasuk, kegiatan surat menyurat, pencatatan

surat keluar, pengirim suratsampai kepada penyimpanan surat. Dalam suatu instansi

yang kecilpenanga nan surat dapat dilakukan dengan proses yang

lebih sederhana, dandapat dilakukan dengan jumlah tenaga

pelaksana yang lebih sedikit. Akantetapi bagi suatu instansi yang lebih besar,

seperti instansiinstansi pemerintah,c ara demikian tidak dapat di lakukan

karena akan mengakibatk an telantarnyape kerjaan yang ada, dan akibat lebih

jauh akan mengakibatk an terhambatny apelaksanaan tugas instansi.

karena itu pada instansi yang besar penanganans urat-surat masuk ditanganai

oleh unit tersendiri yang dipimpin seorang kepalayang didukung

oleh sejumlah tenaga yang ditugaskan untuk itu dan dilengkapiden gan sarana yang

memadai.Na ma unit yang bertugas menangani surat di masingmasing

instansitidak sama, ada yang menamakany a bagian ekspedisi, ada pula

yangmenama kanya bagian arsip, bagian tata usaha, bagian penerimaan surat

ataunama lainnya. Demikian pula penanganan surat-surat

keluar, di instansi13

instansi besar di tangani oleh unit tersendiri

yang dipimpin oleh seorang kepala,di dukung oleh sejumlah tenaga dan

dilengkapi oleh sarana yang diperlukan.Se perti halnya dalam proses penerimaan

surat, nama unit yang menanganisu rat pun berbeda di suatu instansi di instansi

yang lainnya, ada yangmenama kanya Bagian Ekspedisi, Bagian Pengiriman

dan sebagainya. Untukmempe rmudah pemahaman atas penanganan

surat, akan dijelaskan tentangpenan ganan surat dalam suatu instansi, mulai surat

itu di terima oleh penerimasura t (dalam hal ini kita sebut bagian penerima

surat), sampai surat itu dijawaboleh suatu instansi yang bersangkutan

.Arus lalu lintas surat pada dasarnya ada dua macam yaitu surat masukadalah

surat ( termasuk dokumendokumen lainnya )yang dikirim oleh instansilain

kepada suatu instansi, dan surat keluar yaitu surat yang di kirim olehsuatu instansi

kepada instansi lain. A. Pengolahan Surat Masuk Surat yang masuk pada

prinsipnya diterima melalui loket penerimaans urat yang telah disiapkan

untuk itu ( biasa disebut loket surat ), atau langsungdikiri m kepada sekretariat

pimpinan atau di ambil sendiri dari kotak pos.Setelah surat itu di terima oleh

bagian penerima surat, selanjutnyasu rat itu diadakan pengolahan

sebagai berikut : 1. Penyortiran Surat Langkah yang pertamatama oleh

bagian penerima surat dalammelaku kan penyortiran adalah

memilih surat menurut :a. Unit organisasiYait u surat di kelompokan menurut

tujuan surat, yaitu kepada pimpinan,ata u kepada unit-unit dalam organisasi

itu.b. Macamnya.Ya itu surat dikelompokan menurut kelompok surat dinas,

wesel, giro,surat pribadi, surat dinas, surat tercatat dan sebagainya.c. Klasifikasinya

.Yaitu surat dinas di kelompokan menurut surat sangat segera/kilat,s egera dan

biasa.d. Kualifikasinya
14

Selanjutnya surat di kelompokan menurut

surat biasa, surat rahasia dansurat sangat rahasia.e. Urgensinya.Y aitu surat

dikelompokan , berdasarkan jenis pengirimanny a seperti :telex, faksimile,

telegram, radiogram dan surat kawat. Pengiriman suratdengan cara ini

biasanya untuk surat dengan klasifikasi segera atausangat segera atau

surat kilat.Penyortir an semacam ini maksudnya membantu memudahkan

dalampenang anan selanjutnya, yaitu selain dapat diketahui kemana surat

ituharus di sampaikan, tapi juga dapat di ketahui surat mana yangpenyam

paiannya harus didahulukan. 2. Pembukaan Sampul.

Setelah suratsurat itu dipilihpilihkan seperti diatas, selanjutnyadil

akukan pembukuan sampul. Semua surat yang bersampul dibuka

denganteliti kecuali surat rahasia dan surat pribadi. Langkah pembukuan surat

yangpaling baik hendaknya dilakukan seperti berikut :a. surat yang

bersampul tertutup memanjang sebaiknya dibuka denganmeng gunakan

pisau. Caranya yaitu letakkan surat itu di atas meja,bagian penutup

amplop ada di sebelah atas. Tindih surat dengan tangankiri dan pisau kedalam

penutup sampul, kemudian dorong pisau sampaimemo tong tutup sampul surat,

yakinkan agar surat di dalam jangansampai kepotong. Untuk lebih lanjutnya

lihat gambar dibawah ini.Suratsurat yang sampulnya terpotong, kemudian

ditempatkan dibak suratsecara teratur.b. sampul yang tertutup melebar,

sebaiknya dibuka dengan menggunaka ngunting. Geserkan surat yang

ada dalam sampul kearah bagian yangtidak akan digunting.

Caranya yaitu dirikanlah amplop surat kemudiandih entak hentakkan perlahan-

lahan ke meja, penggalah surat dengan

15

Modul Penanganan Surat

Download this Document for FreePrintMobileCollectionsReport Document

Report this document?

Please tell us reason(s) for reporting this document

Top of Form

e64df45c7c9b34

doc

Spam or junk Porn adult content Hateful or offensive If you are the copyright owner of this document and want to report it, please follow these directions to submit a copyright infringement notice. Report Cancel
Bottom of Form

This is a private document. Info and Rating Reads: 783 Uploaded: 04/20/2011 Category: Uncategorized. Rated:
0 5 false false 0

Copyright: Attribution Non-commercial

Follow

Anto Bandi Sections show allcollapse prev | next 1. Pendahuluan 2.1. Uraian dan Contoh 2.2. Rangkuman 2.3. Latihan 1 2.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjut 3.1. Uraian dan Contoh 3.2. Rangkuman 3.3. Latihan 2 3.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjut 4.1. Uraian dan Contoh 4.2. Rangkuman 4.3. Latihan 3 4.4. Umpan balik dan tidak lanjut 5.1. Uraian dan contoh 5.2. Rangkuman 5.3. Latihan 5.4. Umpan Balik dan Tindak Lanjut 6.1. Uraian dan Contoh 6.2 Rangkuman 6.3 Latihan 5 6.4 Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Share & Embed Related Documents PreviousNext 1.

p.

p.

p. 2.

p.

p.

p. 3.

p.

p.

p. 4.

p.

p.

p. 5.

p.

p.

p. 6.

p.

p.

p. 7.

p.

More from this user PreviousNext 1.

68 p.

11 p.

6 p. 2.

4 p.

Recent Readcasters Add a Comment

Top of Form

e64df45c7c9b34

Submit Characters: 400

document_comme

4gen

Bottom of Form

Print this document High Quality

Open the downloaded document, and select print from the file menu (PDF reader required).
Download and Print Sign up

Use your Facebook login and see what your friends are reading and sharing.
Other login options Login with Facebook
Top of Form

http://w w w .scrib

http://w w w .scrib

Bottom of Form

Signup

I don't have a Facebook account

Top of Form

e64df45c7c9b34

default

email address (required)

create username (required)

password (required) Send me the Scribd Newsletter, and occasional account related communications. Sign Up Privacy policy You will receive email notifications regarding your account activity. You can manage these notifications in your account settings. We promise to respect your privacy.
Bottom of Form

Why Sign up? Discover and connect with people of similar interests.

Publish your documents quickly and easily.

Share your reading interests on Scribd and social sites.

Already have a Scribd account?

Top of Form

e64df45c7c9b34

email address or username

password Log In Trouble logging in?

Bottom of Form

Login Successful

Now bringing you back...

Back to Login
Reset your password

Please enter your email address below to reset your password. We will send you an email with instructions on how to continue.
Top of Form

e64df45c7c9b34

Email address: You need to provide a login for this account as well. Login:
Submit
Bottom of Form

Upload a Document
Top of Form

Search Documents
Bottom of Form

Follow Us! scribd.com/scribd twitter.com/scribd facebook.com/scribd About Press Blog Partners Scribd 101 Web Stuff Scribd Store Support FAQ Developers / API Jobs Terms Copyright Privacy

Copyright 2011 Scribd Inc. Language: English Choose the language in which you want to experience Scribd: English Espaol Portugus (Brasil)

scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd. scribd.