Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

A. Pengelolaan Surat Elektronik (E-mail)

Pengelolaan surat elektronik menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik
Indonesia Nomor 15 Tahun 2012 antara lain surat elektronik itu perlu diklarifikasikan
sesuai dengan klarifikasi surat yang digunakan pada organisasi atau instansi yang
bersangkutan agar surat dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Ada dua cara untuk mengelola surat elektronik (E-mail) yaitu pertama dengan cara
menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox Metode ini disebut sebagai web-
based, artinya menggunakan media web sebagai perantara ke kotak surat elektronik.
Contoh: Yahoo Mail dan Gmail. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya
disediakan oleh penyelenggara layanan gratis. Kedua menggunakan program pengakses
surat elektronik (e-mail chent), seperti: Windows Mail.

B. Tata Cara Menerima Surat Elektronik (E-mail)

Dalam menerima surat elektronik seorang petugas penerima surat harus memahami
dengan benar bagaimana langkah-langkah atau tata cara menerima surat
elektronik meliputi :
a. Buka internet
B. Kotak address ketik : http://www.yahoo.com atau http://www.google.com
c. Kemudian tekan enter
d. Isikan Yahoo ID dan password atau Gmail ID dan password
e. Klik Sign In dan klik Inbox
f. Maka akan muncul surat-surat yang masuk

C. Kelebihan dan Kelemahan E-mail

a. Kelebihan E-mail
1) Cepat karena hanya perlu beberapa menit
2) Mudah
3) Multiple send
4) Dapat mengirim file
5) Kapan dan dimana saja
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti pada surat
konvensional
7) Penyampaian tidak perlu melalui address administratif yang diantar oleh kurir
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah
b. Kelemahan E-mail
1) Biaya investasi komputer dan perangkatnya lumayan tinggi
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan terganggu
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengiriman e-mail juga
tidak mungkin bisa dilaksanakan.

MENGELOLA DAN MEMPROSES E-MAIL

A. Pengelolaan dan Pengiriman Surat Melalui E-Mail

1. Membuat Email
 Langkah-Langkah dalam membuat email dari yahoo, yaitu :

– Buka situs ww.yahoo.com kemudian klik “buat account” untuk mendaftar.

– Setelah terbuka, isikan formulir dibawah ini. Ingat dalam mengisi formulir tidak boleh
terjadi kesalahan. Ulangi lagi apabila terjadi kesalahan.

– Setelah itu akan muncul ucapan selamat dari yahoo. Klik continue untuk melanjutkan
proses.

– Kemudian klik inbox untuk mengecek email yang masuk. Biasanya untuk pertama kalinya,
kita akan mendapat kiriman email dari yahoo sebagai ucapan selamat.

2. Login Email

Langkah-langkah :

 Masuk ke situs www.yahoo.com

 Klik sign in. Kemudian akan masuk ke sign in to Yahoo. Isilah user id dan
paswordnya. Kalau sudah klik sign in.
o Setelah memasukan user name dan pasword akan kembali ke jendela awal
ketika pertama kali membuka yahoo. Kemudian klik “MAIL”
o Untuk melakukan cek email klik email masuk.

3. Kirim Email

Langkah-langkah kirim email :

1. Klik “tulis pesan”seperti yang tertera pada gambar di bawah ini

2. Isilah kolom di bawah ini

– Kepadaà isi dengan alamat email dituju

– Cc à merupakan tembusan. Kolom ini diisi hanya jika diperlukan

– Judulàuntuk judul pesan yang akan dikirim

– Jika memerlukan lampiran dalam bentuk file. Klik “lampirkan file”. Kemudian cari
lokasi penyimpanan file pada hardisk komputer anda.

1. Jika pengisian formulir sudah selesai. Kemudian klik “Kirim” seperti yang tertera
pada gambar di atas
 B. Etika Mengirim Email

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail. Seperti halnya
berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan e-mail butuh tatacara
sendiri. Bisa dibayangkan, hampir setiap hari ada jutaan e-mail dikirimkan dan diterima
begitu banyak orang.

Maka salah-salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita
menerima pesan e-mail yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali
seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan
ucapan, “saya kira begitu”, atau “betul.” Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya
kita mengetahui beberapa di antaranya:

1. Jangan Terlalu Banyak Mengutip

Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas ‘Reply’ dari sebagian besar program
mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi
surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan
saja.

2. Perlakukan E-Mail secara Pribadi

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan secarapribadi, Anda tidak sepatutnya
mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing-list: E-mail pada
dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3. Jangan Gunakan Huruf Kapital

Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan e-mail yang menggunakan
huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Selain itu, terutama dalam tata krama
berkomunikasi dengan e-mail/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak.
Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

4. Jangan Membicarakan Orang Lain

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelakannya. Berhati-hatilah

terhadap apa yang anda tulis. E-mail memiliki fasilitas bernama “Forward”, yang
mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5. Jangan Gunakan CC

JikaAnda ingin mengirim e-mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), jangan

cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang
menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-mail orang lain. Umumnya, orang
tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind
carbon copy). Dengan cara ini, setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.

6. Jangan Gunakan Format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML
tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika
tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya gunakan plain text.

7. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam
satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang panjang lebar, dan Anda menjawab
dalam satu kata: “Good”. Wah, ini sangat menyebalkan.

Sumber :

http://yomielow.files.wordpress.com/2012/10/modul-menangani-surat-
dokumen1.docx