Surat elektronik

Surat elektronik atau surat digital atau pos elektronik (disingkat pos-el)
atau nama umumnya dalam bahasa Inggris "e-mail atau email" adalah
sarana kirim mengirim surat melalui jalur jaringan komputer (misalnya
Internet).

Dengan surat biasa umumnya pengirim perlu membayar per pengiriman

(dengan membeli perangko), tetapi surat elektronik umumnya biaya yang
dikeluarkan adalah biaya untuk membayar sambungan Internet. Tapi ada
perkecualian misalnya surat elektronik ke telepon genggam, kadang
pembayarannya ditagih per pengiriman.

Sejarah

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu
Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan 'mainframe' yang
terbentuk sebagai jaringan. Mulai tahun 1980-an, surat elektronik sudah bisa
dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di
berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah
tidak memakai jasa pos lagi.

Anatomi Ratel, sebagai contoh:

emailsaya@surabaya.vibriel.net.id

Keterangan:

 emailsaya: nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna

(username) yang ingin dituju dalam mailserver
 surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver tempat pengguna
yang dituju, rinciannya:
o surabaya: subdomain (milik pemegang nama domain),
biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan
pemilik domain

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

 o vibriel: nama domain, biasanya menunjukkan nama
perusahaan/organisasi/perorangan (Vibriel)
o net: second level domain, menunjukkan bahwa domain ini
termasuk kategori networking (net)
o id: top level domain, menunjukkan bahwa domain ini
terdaftar di otoritas domain Indonesia (id)

Saat ini ada 3 jenis e-mail yang digunakan:

1. POP mail
2. E-mail berbasis web
3. E-mail forwarding

1. POP mail

POP mail adalah e-mail yang diterima melalui Internet Service Provider
yang menjadi langganan kita.

Kelebihan POP mail adalah dapat dibaca dalam kondisi offline. Mengecek
e-mail dapat dilakukan dengan cara menghubungkan computer ke internet,
kemudian mendownload e-mail dari server alamat e-mail dan memutuskan
hubungan dengan internet. Setelah itu, kita dapat membaca satu persatu e-
mail yang diterima.

Kekurangan POP mail adalah kita tidak dapat membuka e-mail dari
sembarang tempat. Jika ingin melakukannya di computer lain, maka terlebih
dahulu harus dilakukan pengaturan ulang.

2. E-mail berbasis web

E-mail berbasis web adalah layanan e-mail yang ditawarkan oleh website-
website penyedia jasa layanan e-mail, seperti Yahoo, Hotmail, BolehMail,
LoveMail dan lain-lain. Layanan e-mail jenis ini biasanya diberikan secara
gratis oleh website yang bersangkutan. Ini merupakan kelebihan dari e-mail
berbasis web. Dan juga, e-mail dapat dicek dari mana saja.

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

Kekurangan dari e-mail ini adalah e-mail hanya bisa dibaca dalam kondisi
online, sehingga membutuhkan biaya koneksi yang lebih besar.

3. E-mail forwarding

E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang

diterima ke alamat e-mail lain.

Kelebihan e-mail forwarding adalah kita bisa menyembunyikan alamat e-

mail yang sesungguhnya.

Kekurangan e-mail ini adalah karena hanya bersifat perantara, sehingga

membutuhkan waktu yang lebih lama untuk sampai ke alamat e-mail yang
sesungguhnya.

Membuat E-mail Account

Membuat e-mail account atau mendaftar di salah satu website penyedia

layanan e-mail merupakan langkah awal yang harus dilakukan agar dapat
menggunakan e-mail.

Karena website penyedia layanan e-mail umumnya berasal dari luar negeri,
maka bahasa yang digunakan adalah bahasa Inggris.

Tiap website penyedia jasa layanan e-mail menyediakan kapasitas

penyimpanan yang berbeda. Semakin besar kapasitas penyimpanan yang
disediakan, semakin banyak e-mail yang dapat disimpan di kotak surat
(Inbox) kita.

Jika kotak surat kita penuh, beberapa e-mail didalamnya harus dihapus. Jika
tidak, maka e-mail lain yang dating tidak dapat masuk ke kotak surat
tersebut.

Layanan e-mail yang paling banyak digunakan adalah Yahoo, dan disebut
YahooMail.

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

Cara membuat e-mail account di YahooMail:

1. Jalankanlah browser. Di kotak address, ketiklah www.yahoo.com.

2. Kliklah link Mail
3. Lihat kotak user ID dan password di sisi kanan. Tekan tombol “Sign
Up”.
4. Isilah semua data yang diminta.
5. Untuk mengetahui apakah Yahoo ID yang kita masukkan dapat
digunakan, klik tombol “Check Availability of this ID”.
6. Jika ID yang dipilih tidak dapat digunakan lagi, gantilah ID yang lain.
7. Setelah semua data dilengkapi, klik tombol “I Agree”.
8. Klik tombol “Continue without installing Yahoo!Toolbar”. Maka akan
tampila halaman web untuk login.
9. Masukkan user ID dan password yang telah dibuat. Kemudian klik
tombol “Sign In”.
10. Klik tombol teks link Inbox.
11. Di halaman kotak surat akan terlihat surat-surat yang masuk ke kotak
surat kita. Di tabel daftar surat tersebut terdapat kolom:
- Sender: memuat keterangan tentang nama pengirim e-mail
- Subject: memuat judul atau subyek isi surat
- Date: memuat keterangan kapan e-mail tersebut diterima
- Size: memuat keterangan ukuran file surat tersebut

Login dan Logout

Untuk dapat bekerja dengan e-mail, kita harus masuk terlebih dahulu ke e-
mail account kita, dan ini disebut “login”. Caranya adalah dengan
memasukkan user ID dan password di kotak login di sisi kanan. Setelah itu,
klik “Sign In”.

Setelah selesai bekerja dengan e-mail, kita harus menutup e-mail account
kita, dan ini disebut sebagai “Logout”. Logout diperlukan agar orang lain
tidak dapat masuk ke e-mail account kita.

Cara untuk logout:

1. Carilah tombol “logout” di halaman web.

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

2. Klik tombol atau teks link tersebut.

Menulis dan Mengirimkan E-mail

Menulis e-mail sama dengan mengetik teks. Mengetik e-mail dilakukan di

kotak teks yang disediakan. Caranya adalah sebagai berikut:
1. Lakukan login
2. Klik tombol “Compose”
3. Masukkan alamat e-mail penerima dan subyek dari e-mail yang akan
kita kirim
4. Ketiklah isi e-mail
5. Setelah selesai menulis isi e-mail, klik tombol “Send”.
6. Bila pengiriman e-mail sukses, akan tampil halaman web yang
menyampaikan pesan bahwa e-mail kita sudah terkirim.

Jika ingin kembali ke daftar e-mail, klik lah teks link “Back to Inbox”.

Membuka E-mail

Setiap e-mail yang masuk akan disimpan di kotak surat. Tiap e-mail tersebut
akan diberi tanda apakah sudah dibaca atau belum, ada attachment atau
tidak, sudah di reply atau di forward, dan sebagainya.

Bila ingin membaca sebuah e-mail, terlebih dahulu kita harus masuk ke
kotak surat, kemudian membuka e-mail yang ingin dibaca dengan cara
sebagai berikut:

1. Tampilkan halaman login

2. Masukkan user ID dan password, lalu klik “Sign In”
3. Klik “Inbox”
4. Untuk membaca e-mail, klik dua kali di subyek e-mail yang ingin
dibaca.
5. Setelah membaca e-mail yang kita pilih, kita dapat membaca e-mail
selanjutnya dengan cara mengklik tombol “Next”. Atau kembali ke

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

 daftar e-mail dengan mengklik tombol “Back” di toolbar, atau klik teks
link “Inbox”.

Menjawab E-mail (Reply)

Jika ingin menjawab suatu e-mail, lakukan sebagai berikut:

1. Setelah membaca e-mail, klik tombol “Reply”

2. Pada kotak teks “To”, nama dan alamat e-mail tujuan akan langsung
terisi. Ketiklah isi e-mail jawaban kita
3. Klik tombol “Send”.

Menjawab e-mail juga memudahkan kita mengecek jikalau ada informasi

yang ditanyakan oleh pengirim yang belum kita jawab.

Meneruskan E-mail (Forward)

Terkadang setelah menerima e-mail, kita perlu atau ingin meneruskan isi e-
mail ke orang lain. Caranya adalah sebagai berikut:

1. Buka dan bacalah e-mail. Klik teks link “Forward”

2. Masukkan alamat tujuan
3. Ketiklah isi e-mail jika ingin menambahkan sesuatu
4. Klik tombok “Send”.

Menggunakan E-mail untuk Mengirimkan File

Mengirimkan lampiran di dalam e-mail Yahoo dibatasi sampai 5 buah file,

dan tidak lebih dari 10 MB. Jika kita ingin mengirimkan lebih dari 5
lampiran atau lebih besar dari 10 MB, maka harus dilakukan beberapa kali.

Cara mengirimkan e-mail dengan lampiran:

1. Klik teks link “Compose”
2. Isikan alamat e-mail penerima dan subyek e-mail

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

3. Ketiklah isi e-mail
4. Klik tombol “Attach Files”
5. Klik tombol “Browse”. Kotak dialog Choose File akan ditampilkan.
6. Cari dan pilihlan file yang ingin dilampirkan. Klik tombol “Open”
7. Klik tombol “Attach Files”. File-file yang telah dipilih akan di scan
terlebih dahulu sebelum disertakan bersama e-mail.
8. Klik tombol “Continue to Message”.
9. Jika masij ada isi surat yang ingin ditambahkan, ketiklah di bagian isi
surat. Lalu klik “Send”

6Menyimpan File Attachment

Untuk mendownload dan membuka file lampiran, dapat dilakukan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Bukalah e-mail yang mempunyai file attachment.

2. Di bawah teks isi e-mail, kita dapat melihat nama file yang disertakan.
3. Klik file yang ingin disimpan.
4. Klik tombol “Download Attachment”
5. Klik tombol “Save” untuk menyimpan file attachment.
6. Pilihlah folder tempat file akan disimpan. Lalu klik “Save”
7. Jika sudah selesai, kotak dialog Download complete akan muncul
8. Klik tombol “Open” untuk membuka file tersebut. Klik tombol
“Open Folder” untuk membuka folder tempat file tersebut disimpan.
Klik “Close” untuk menutup kotak dialog Download complete dan
kembali ke halaman web.
9. Di halaman web, kliklah tombol “Back to Message”

Menghapus E-mail

Agar kotak surat tidak penuh, hapuslah e-mail yang sudah tidak dibutuhkan
lagi. Caranya, berilah tanda cek () di kotak di sebelah kiri e-mail yang akan
dihapus, lalu tekan tombol “Delete”. Jika ingin menghapus lebih dari satu e-
mail, berilah tanda cek pada semua e-mail yang ingin dihapus, lalu klik
tombol “Delete”.

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

Etika Mengirimkan E-mail

Sebagai alat komunikasi, penggunaan e-mail harus mematuhi etika-etika

sebagai berikut:

1. Salam pembuka
Ada baiknya e-mail yang akan dikirim disertai dengan salam pembuka.

2. Perkenalkan diri
Jika orang yang kita kirimi e-mail tidak kenal dengan kita, sebaiknya
kita memperkenalkan diri terlebih dahulu.

3. Langsung ke pokok permasalahan

E-mail yang terlalu panjang dapat membosankan, karena itu usahakan
agar e-mail bersifat padat dan ringkas.

4. Jawablah semua pertanyaan

Jika kita membalas e-mail, usahakan agar semua pertanyaan kita jawab.

5. Lakukan pengeditan
Sebelum e-mail dikirimkan, sebaiknya diedit kembali. Kata-kata yang
tidak pas atau kesalahan penulisan dapat diperbaiki.

6. Gunakan subyek yang sesuai

Gunakan subyek atau judul yang sesuai. Subyek yang sesuai akan
memudahkan penerima e-mail menangkap informasi yang ingin kita
sampaikan.

7. Mengatur prioritas
Kadang-kadang pengirim e-mail senang menambahkan kata penting
atau urgent di subyek e-mail. Bila kita melakukan hal ini, sebaiknya
dipastikan bahwa e-mail kita memang betul-betul penting atau urgent.

8. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

 Mereply e-mail tanpa menghapus isi e-mail terdahulu kadang-kadang
membantu penerima e-mail untuk mengingat apa yang sudah dia
kirimkan kepada kita. Namun, seringkali setelah membalas e-mal
beberapa kali, topic sudah berubah dan tidak berhubungan lagi dengan
e-mail sebelumnya. Maka sebaiknya pesan-pesan yang tidak
berhubungan ini dihapuskan.

9. Jangan meneruskan e-mail berantai

Kadang ada e-mail yang meminta kita untuk meneruskan e-mail
tersebut ke sejumlah orang. Sebaiknya kita tidak usah mengirimkan e-
mail semacam ini ke orang lain.

10. Hormati privasi orang lain

Untuk menghormati privasi orang lain, gunakan “bcc” atau “blind
carbon copy” agar alamat e-mail tujuan lain tidak saling diketahui.

11. Jangan melakukan spam

Menggunakan alamat e-mail dari “forwarded e-mail” tanpa permisi
adalah termasuk bentuk spam.

12. Gunakan huruf besar seperlunya

Menulis dengan huruf besar dapat diartikan sebagai pertanda
kemarahan atau berteriak-teriak. Karena itu, gunakan huruf besar
seperlunya.

13. Hati-hati bila menggunakan singkatan dan ikon emosi

Kita perlu berhati-hati menggunakan singkatan-singkatan dan ikon
emosi (emoticon), karena belum tentu penerima e-mail mengerti apa
yang kita maksudkan.

14. Jangan terbawa emosi

Jika kita menerima e-mail yang kurang menyenangkan, jangan
membalas saat itu juga. Tunggulah beberapa waktu hingga emosi kita
mereda, sehingga dapat berpikir dan bertindak dengan kepala dingin.

15. Bersabarlah menunggu balasan e-mail

Kita harus bersabar bila e-mail yang kita kirimkan belum dibalas.

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

16. Ketertarikan yang berbeda
Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak
pernah membalasnya, sebab berarti mereka memiliki ketertarikan yang
berbeda.

17. Jangan lampirkan file yang tidak perlu

Jangan lampirkan gile yang tidak perlu. Hal ini sering terjadi secara
tidak sengaja, misalnya kita lupa menghapus file attachment pada saat
memforward atau mereply e-mail.

18. Buatlah layout yang baik

Membaca e-mail kadang tidak nyaman karena kita harus membacanya
di layar komputer. Karena itu, sebaiknya kita buat layout yang baik,
sehingga penerima e-mail dapat membacanya dengan lebih mudah.

Usahakan jangan menggunakan kalimat-kalimat yang panjang. Untuk

memudahkan pembacaan, dapat ditambahkan baris kosong di setiap
paragraf.

Mailing List

Mailing List atau disebut milis, adalah kumpulan dari e-mail yang
membentuk sebuah kelompok. Milis mempunyai alamat sendiri, yang
disebut dengan alamat milis. Setiap e-mail yang dikirimkan ke sebuah alamat
milis akan dikirimkan ke alamat-alamat e-mail yang terdaftar sebagai anggota
milis tersebut.

Milis banyak dimanfaatkan sebagai sarana komunikasi antara anggota suatu

kelompok. Milis bisa menjadi tempat untuk berdiskusi, berbagi cerita dan
sebagainya bagi orang-orang yang tergabung dalam kelompok tersebut.

Membuat Mailing List

Cara membuat milis di YahooGroups:

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

1. Tampilkan YahooGroups di browser Internet Explorer
2. Klik teks link “Sign In”
3. Masukkan user ID dan password, kemudian klik tombol “Sign In”
4. Untuk membuat sebuah milis baru, kliklah link “create a group”
5. Pilihlah kategori group untuk milis.6. Pilih lagi kategori group yang
lebih kecil.
7. Klik tombol Place my group here untuk menempatkan milis yang
sedang dibuat di kategori grup yang sudah dipilih.
8. Masukkan deskripsi milis. Kemudian klik “Continue” di bagian bawah
halaman web.
9. Masukkan Word Verification sesuai gambar yang ditampilkan. Klik
tombol “Continue”.
10. Selanjutnya, kita dapat mengundang orang lain untuk bergabung
dengan milis kita. Caranya adalah dengan mengklik link “Invite People
to Join”.
11. Masukkan alamat-alamat e-mail yang ingin diundang bergabung.
12. Klik tombol “Invite People”
13. Klik tombol “Go to Group” untuk melihat halaman web dari milis
yang baru saja dibuat.

Di halaman web, kita dapat melihat alamat milis yang kita buat, alamat milis
untuk mendaftar (subscribe) dan alamat milis untuk keluar (unsubscribe).

Pertimbangan Menjadi Anggota Milis Tertentu

Bergabung dengan suatu milis dalam membantu kita memperoleh informasi

dari orang lain, melakukan diskusi, menjaga hubungan dengan teman, dan
lain lain. Namun, milis juga dapat menyusahkan, yaitu karena banyaknya
email yang masuk.

Karena itu, sebelum memutuskan untuk bergabung dengan sebuah milis,

lakukan pertimbangan berikut:

1. Tujuan milis
2. Seberapa banyak e-mail yang masuk

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

3. Waktu yang kita miliki untuk membuka e-mail

Mendaftar Menjadi Anggota Milis

Cara mendaftar menjadi anggota sebuah milis:

1. Masuklah ke e-mail account kita
2. Klik tombol “Compose”
3. Masukkan alamat e-mail untuk mendaftar ke milis tersebut.
4. Klik tombol “Send”. Setelah pesan terkirim, kita akan menerima
sebuah e-mail untuk konfirmasi pendaftaran milis yang sudah
dilakukan
5. Bukalah e-mail tersebut
6. Kita akan diminta untuk membuka link untuk konfirmasi, atau
mereply e-mail tersebut. Klik tombol “Reply”
7. Klik tombol “Send”. Selanjutnya kita akan menerima e-mail yang
menyatakan kita telah diterima dalam milis yang kita daftarkan.

Beberapa milis diatur agar tidak secara otomatis menerima anggota yang
mendaftar, tetapi harus dengan persetujuan moderator.

Setelah diterima sebagai anggota milis, kita akan menerima e-mail dari milis
tersebut, dan kitapun bisa mengirimkan e-mail ke semua anggota milis
tersebut.

Mengirimkan E-mail ke Milis

Mengirimkan e-mail ke milis sama dengan mengirimkan e-mail ke sebuah

alamat e-mail. Hanya saja, di kotak alamat e-mail tujuan, isikan alamat milis.

Berhenti Menjadi Anggota Milis

Cara berhenti menjadi anggota milis:

1. Masuklah ke kotak surat e-mail kita
2. Klik tombol “Compose”

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul

3. Di kotak “To”, isikan alamat e-mail untuk berhenti
4. Kosongkan subyek dan isi surat
5. Klik tombol “Send”
6. Tunggu hingga datang e-mail konfirmasi. Bukalah e-mail konfirmasi
tersebut.
7. Klik tombol “Reply”
8. Klik tombol “Send”

Etika dalam Milis

Etika berkirim e-mail di atas juga berlaku untuk mengirim e-mail dalam
milis. Berikut ini beberapa pelanggaran etika milis yang sering terjadi:

1. Tidak mengganti subyek saat diskusi sudah berganti topik

Hal ini sering terjadi karena pengirim lupa mengganti subyek atau
menganggap hal tersebut masalah sepele. Hal ini bisa membuat anggota
milis lain menjadi kesal.

2. Mengirim file besar kepada teman/rekan kerja

Nur Hasanah (16) / 8H / SMPN 1 Bantul