Email ( Electronic Mail )

Pengertian E-mail
Merupakan suatu proses dan cara
pengiriman pesan atau gambar melalui internet,

Anatomi Alamat Email

alamat email terdiri dari dua bagian yaitu dipisahkan
dengan tanda axon / @
Contoh :e‐rafi@vedcmalang.or.id
a. Di sebelah kiri @ disebut user name (e‐rafi ), yang
menunjuk pada identitas si pemilik alamat email
b. Di sebelah kanan @ (vedcmalang.or.id) disebut
domain name, yang menunjukkan identitas mail server
di mana seorang user memiliki emailbox.
Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email

1. Point to Point
mengirimkan email langsung ke sebuahalamat tertentu,cara
ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi
2. Carbon Copy / CC
sebuah email, selain ditujukan ke sebuah
alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain.
Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang
diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita
tuliskan pada bagian “CC”.
3. Blind Carbon Copy / BCC
Mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita
tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga
mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain.
Untuk itulah digunakan BCC.
4. Distribution List
Distribution list adalah sebuah cara komunikasi
dengan menggunakan email secara satu arah.
Biasanya ini dibuat oleh orang yang
berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi
tertentu (pengumuman, berita harian, update
mengenai perkembangan suatu proyek, buletin,
jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak
mengharapkan adanya respon dari para penerima
emailnya.
5. Discussion List
seringkali juga disebut mailing list atau lebih
populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama
dengan distribution list hanya memungkinkan
siapa saja yang tergabung menjadi subscriber
untuk mengirimkan respon terhadap sebuah
email.
Etika Penulisan E-mail
1. Jangan terlalu banyak mengutip.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e‐mail, usahaka
menghapus bagian‐bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab
bagian‐bagianyang relevan saja.
2. Perlakukan e‐mail secara pribadi.
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan tidak sepatutnya
mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailing‐list.
Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
3. Jangan gunakan huruf kapital.
Dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan huruf
besar biasanya dianggap berteriak
4. Jangan Membicarakan Orang Lain.
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, Berhati‐hatilah terhadap apa
yang tulis. E‐mail memiliki fasilitas “Forward”, yang mengizinkan si
penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
5. Jangan gunakan CC.
Jika ingin mengirim mail ke sejumlah orang,jangan cantumkan nama‐nama
pada kolom CC. jika melakukan hal itu,semua orang yang menerima
e‐mail , akan bisa melihat alamat‐alamat email orang lain. Umumnya orang
tidak suka bila alamat e‐mailnya dibeberkan di depan umum. Selalu
gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya
bisa melihat alamat e‐mailnya sendiri.
6. Jangan gunakan format HTML
Jika mengirim sebuah pesan penting , jangan gunakan format HTML
karena program tersebut belum tentu ada pada komputer sipenerima
pesan yang dikirim sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya,
gunakan plain text.
7. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e‐mail secara masuk akal. Jangan menjawab
dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan
e‐mail yang panjang.
langkah-langkah membuat email
1. Aktifkan web browser. Bisa menggunakan Internet Explorer (IE) maupun
Mozilla Firefox
2. Tulis di kotak alamat web : mail.google.com
3. Pilih hipertext : Signup for gmail
4. Isi formulir ”Get started with gmail”. Semua pertanyaan harus diisi. yan
harus diperhatikan adalah :
a. Isian pertanyaan “Design login name” akan menjadi alamat kita yaitu :
:<nama>@gmail.com
b. Isian password harus diingat, karena kode pada password yang kita isikan
menjadi kunci masuk ke e-mail kita
c. Isian “Security question” adalah pertanyaan yang harus kita pilih untuk
bantuan mengingat password pada saat kita lupa password
d. Isian “Word verification” adalah kita harus menuliskan ulang huruf-huruf
khusus yang tertampil di layar

5. Setelah mengisi semua isian, klik “Accept Create my account”

6. Setelah sukses membuat e-mail,lanjutkan dengan klik
“http://mail.google.com”
Bagian penting pada halaman e-mail adalah:

Inbox kotak surat-surat masuk

Tempat untuk menulis/membuat surat dan melampirkan

Compose mail
lampiran pada surat tersebut

Replay Membuat dan mengirimkan surat balasan kepada si pengirim

Forward Meneruskan surat yang sedang kita baca kepada alamat lain

Delete Untuk menghapus surat yang sudah tidak diperlukan

Tombol untuk attach file / file yang akan dilampirkan atau
dikirim dengan mengklik tombol tersebut