Cara menulis email formal yang baik dan

benar (untuk pemula)

Menulis email dengan baik dan benar merupakan hal yang penting, hal tersebut
dikarenakan email merupakan salah satu fasilitas untuk berkomunikasi formal
yang banyak digunakan saat ini.

Kelebihan dari email adalah kita tidak harus ada pada waktu yang sama dengan
lawan bicara kita ketika berkomunikasi. Masalahnya saat mengirim email
terkadang orang salah paham dengan maksud sebenarnya dari email tersebut
karena pengguna yang masih awam dalam berkomunikasi dengan email.

Sangat  penting untuk menulis email dengan baik dan benar.  Menulis email yang
baik dan benar akan mengurangi waktu kamu dalam membaca email dan
merespons email tersebut.

Selain itu, menulis email yang benar, akan membuat kamu terlihat lebih
profesional. Untuk calon pekerja, minimal harus tau mengenai hal ini, misalnya
untuk mengirimkan surat lamaran kerja atau untuk pekerja mungkin untuk
mengirim laporan kinerja ataupun hasil kerja ke atasan.

Tips dalam menulis email formal yang baik dan benar

Sebelum masuk ke pembahasan mengenai hal ini, pastikan terlebih dahulu
bahwa kamu sudah memiliki email gmail, karena tutorial kali ini menggunakan
interface email gmail, jadi untuk pengguna email lain seperti email
yahoo ataupun outlook, tampilannya sedikit berbeda.

Jangan khawatir, esensi penulisan email tetap sama, terlepas dari layanan email
yang kamu gunakan.

Penulisan email formal bisa dibilang mirip dengan surat formal atau di adaptasi
dari penulisan surat formal. Jadi kalau kamu sudah terbiasa menulis surat formal,
kamu bisa terapkan pengetahuan tersebut di email.

Penting untuk diketahui, tidak semua komunikasi lewat email harus formal, hanya
saja, jika terkait pekerjaan dan menyangkut hal penting lainnya, aku sarankan
untuk meluangkan waktu dan membuat pesan email yang baik dan jelas. Agar
tidak terjadi salah paham, dan masalah lainnya.

1. Ketahui Kepada Siapa kamu Akan Mengirim Email

Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah email, hal pertama yang harus kamu
ketahui adalah alamat email penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima
maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah email kepada orang tersebut.
Pada baris To diisi dengan alamat email penerima utama. Selanjutnya pada baris
CC diisi dengan alamat email penerima tembusan/copy email (bagian ini boleh
tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang lain untuk menerima email
tersebut) dan pada baris BCC sama seperti baris CC, kamu tidak diwajibkan untuk
mengisi baris ini.

2. Tulis Subject Email

Setelah kamu menuliskan alamat email penerima, langkah selanjutnya adalah
menuliskan Subject/Judul pada email yang akan kamu kirim. Tulislah
Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman email.

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada
sebuah acara seminar. Pada gambar pertama judul email terlihat tidak jelas (tidak
tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan pada gambar kedua, judul
terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).

3. Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan email, ada baiknya email yang kamu
akan kirimkan diawali dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus
formal, hal tersebut tergantung dengan penerima email.

Contoh salam pembuka formal

Kepada Yth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima email maka kamu dapat
menuliskan salam pembuka yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau
“Selamat Pagi/Siang/Sore”.

4. Menuliskan Tujuan
Email yang baik selalu memiliki tujuan yang jelas. Ketika kamu  ingin menulis
email, pikirkan sejenak dan  tanyakan  pada diri kamu, “ Untuk apa saya mengirim
email ini?”. Jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan ini, kamu tidak seharusnya
mengirimkan email.

Lalu tanyakan pada diri kamu ; “Apakah email ini penting?”. Kirimlah email
mengenai sesuatu hal yang penting untuk menunjukan sikap sopan kepada
penerima email. Jika sudah menentukan tujuan kamu, tulislah hal tersebut pada
body email secara singkat, padat dan jelas.

Berikut adalah contoh pengiriman email yang bertujuan untuk kerjasama

perusahaan:

5. Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir kamu dapat menuliskan salam penutup seperti,  “Hormat
Saya”, “Regards”, tergantung situasinya. Berikut contoh salah satu salam
penutup yang formal:

Best Regards,

ArzLock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. xxxx No. xxx
Tlp. 021- xxxxx Ext. xxx
Hp. +62 xxxxx -xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com

Yudha note: Ini adalah signature/tanda tangan elektronik di pesan email. Kamu
bisa set agar signature email terisi otomatis tiap kamu akan mengirimkan pesan
email baru.

6. Lampirkan dokumen jika perlu

Tidak semua pesan email perlu lampiran, tapi jika dirasa perlu, kamu
bisa melampirkan dokumen atau photo sebagai pelengkap.

Misalnya saat kamu akan mengirimkan surat lamaran kerja. Akan lebih baik jika
selain dari email tersebut, kamu juga melampirkan CV (curriculum vitae) kamu.

7. Bersikap Sopan
Banyak Orang sering berpikir bahwa email terlihat kurang formal dibandingkan
surat tradisional. Tapi pesan yang kamu kirim merupakan cerminan diri kamu
sendiri, jadi diperlukan tingkat formalitas tertentu tergantung penerima email.

Jika kamu berhubungan baik dengan penerima email, kamu dapat menggunakan
Bahasa tidak formal dan singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin
mengirim email kepada seseorang yang belum ada kenal baik gunakan Bahasa
formal.

Penerima dapat memutuskan untuk mencetak email dan membaginya dengan

orang lain, jadi bersikap sopan dalam mengirim email sangatlah penting.

8. Periksa Gaya Bicara kamu

Ketika kamu bertemu orang secara langsung, kamu menggunakan bahasa tubuh,
nada suara, dan ekspresi wajah untuk mengungkapkan maksud kamu. Dalam
berkomunikasi melalui email hal tersebut tidak dapat dilakukan, dan ini berarti
bahwa kamu tidak dapat mengetahui penerima email telah salah paham dengan
pesan kamu.
Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti
tanpa isyarat visual dan pendengaran. kamu dapat melihat pada contoh di bawah
ini,

Skenario 1

Dear Revi,

Segera kirimkan laporan yang diminta oleh Kepala Divisi atau saya tidak akan ada
materi untuk rapat besok.

Regards,

Hari

Skenario 2

Dear Revi,

Sehubungan dengan meeting yang dilakukan bersama Kepala Divisi kemarin,

apakah bisa laporan saya terima hari ini?

Karena laporan tersebut akan saya gunakan sebagai materi rapat besok.

Regards,

Hari
Pada contoh diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah email kepada Revi.
Di Skenario pertama kamu mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau
marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya ketika gaya penulisan diubah,
Hari tidak menunjukan rasa marah.

9. Koreksi Tulisan
Sebelum kamu menekan tombol “kirim,” luangkan waktu sejenak untuk meninjau
kembali email kamu karena kesalahan ejaan, tata bahasa, dan tanda baca bisa
saja terjadi saat penulisan. Cek juga apakah kamu perlu memformat tulisan kamu,
misalnya apakah ada yang perlu di bold atau garis miring mungkin.

Pesan email Kamu mencerminkan citra kamu, jadi kamu bisa saja terlihat buruk
jika mengirimkan pesan yang mengandung kesalahan ketik.

Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang email Kamu. Orang lebih
cenderung membaca email singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi
pastikan tulis email kamu sesingkat mungkin, tanpa mengurangi informasi
penting yang ingin disampaikan.
Ingat bahwa email yang kamu kirim adalah cerminan diri kamu. Jadi tulislah email
secara singkat, padat dan jelas, lalu bayangkan bagaimana orang lain bisa
menafsirkan nada pesan Kamu. Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa
yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.

Perbedaan CC dan BCC di email

Provider email seperti gmail, yahoo maupun outlook selalu menghadirkan fitur
yang terus berkembang. Namun sayangnya, fitur fitur menarik ini terkadang tidak
dimanfaatkan dengan baik oleh penggunanya.

Ada beberapa penyebab kenapa kurang dimanfaatkan.

Pertama karena ada banyak istilah yang tidak mudah dipahami. Kedua karena
para pengguna terkadang hanya memanfaatkan fitur fitur basic secara default
saja, tanpa mempelajari lebih lanjut. Misalnya yang  mungkin belum kamu tahu
adalah fitur email aliases yang sebenarnya memiliki banyak manfaat.

Salah satu fitur lain yang juga tidak banyak dipahami oleh pengguna email
adalah cc dan bcc pada halaman penulisan email. Selama ini mungkin
penggunaan cc sudah lebih banyak diketahui. Namun apa perbedaannya dengan
bcc?

Pengertian dan perbedaan fungsi CC dan

BCC

dokumentasi pribadi admin (screenshot laman kirim email outlook)

Jika dilihat diatas ada 3 kolom yang bisa di isi, yaitu

 To (tujuan)
 CC (Carbon copy)
 BCC (Blind carbon copy)
Seperti yang kita tau, kolom “To” merupakan alamat tujuan dari pesan email tsbt.
Jadi jika kalian ingin mengirimkan email ke seseorang, yang di isi adalah bagian
“To” tsbt.

Nah untuk CC dan BCC itu tujuannya adalah mengirimkan salinan email tsbt ke
pengguna lain.

Seperti yang kita tau, CC adalah singkatan dari carbon copy, sedangkan BCC
adalah blind carbon copy.

Sebelum membahas fungsi keduanya, kita perlu pahami dulu istilah carbon copy
terlebih dahulu. Carbon yang dimaksud disini lebih merujuk kepada kertas
karbon.

Nah fungsi dari kertas karbon ini pada jaman dulu adalah untuk membuat salinan
dari tulisan. Jika sedang menulis pada selembar kertas, kemudian dibawahnya
diletakkan kertas karbon dan di bawah kertas karbon diletakkan kertas sekali lagi,
maka tulisan yang kita tulis akan tercetak di kertas yang kedua. Sehingga tanpa
perlu menulis ulang, kita akan memiliki dua lembar kertas dengan tulisan yang
sama.

Lalu apa hubungannya kertas karbon ini dengan fitur CC dan BCC pada email?

Hubungannya adalah ketika kita memasukkan alamat email di bagian CC dan

BCC maka orang tersebut akan mendapatkan email sama persis (salinan atau
carbon copy) dengan yang dikirimkan kepada orang yang ada di bagian “To”
tadi.

Jadi baik CC ataupun BCC tujuannya adalah mengirimkan salinan persis sama ke
alamat email lainnya.

Lalu apa bedanya? kalau fungsinya sama, tidak mungkin diberikan nama yang
berbeda dan kolom pengisian yang terpisah. Iyakan?

Berikut penjelasan singkatnya.

Fungsi dari CC adalah mengirimkan pesan terusan atau salinan kepada

orang lain selain yang ada pada bagian To. Email utamanya akan dikirimkan
kepada orang pada bagian To, sedangkan yang ada pada bagian CC ini hanya
sebagai orang yang mengetahui saja. Ini biasanya difungsikan sebagai
pemberitahuan kepada orang yang di CC bahwa email tersebut sudah dikirimkan
kepada orang yang di To. Oleh karena itu, yang di CC ini biasanya adalah orang
yang memiliki kepentingan sama.

Sedangkan fungsi BCC adalah mengirimkan email kepada banyak orang

tanpa diketahui satu sama lain. Sehingga ketika kamu ingin mengirimkan
email yang sama kepada banyak orang, orang tersebut tidak akan
mengetahui penerima yang lain. BCC ini digunakan apabila orang yang dikirimi
ini tidak mengenal satu sama lain. Sehingga bisa memberikan privasi dan
perlindungan alamat email yang dikirimi.
Contoh penggunaan CC dan BCC
Dengan fitur CC, setiap orang bisa melihat siapa saja yang dikirimi pesan
email tsbt.

Misalnya yang kamu kirimkan adalah undangan, maka kelebihannya adalah

setiap orang akan tahu siapa saja yang mendapat undangan.

Ini tentu bisa memberikan gambaran kepada penerima email apakah ada orang-
orang yang menyebabkan dia harus datang dalam acara tersebut.

Selain itu, CC bisa digunakan sebagai pemberitahuan, hal ini akan memudahkan
penerima saling mengetahui siapa saja yang mendapat tembusan surat. Sehingga
informasi tersebut sudah sama-sama diketahui oleh penerima.

Kekurangan CC tentu saja adalah karena alamat emailnya tahu sama tahu
maka bisa saja alamat email ini dimanfaatkan orang yang tidak
bertanggung jawab.

Selain itu, dengan dikirimkannya email ke banyak orang, menjadikan email

tersebut tidak lagi istimewa. Secara psikis penerima juga akan menganggap
bahwa pengirim email tidak serius karena dikirim langsung ke banyak orang.

Kelebihan BCC adalah setiap orang penerima tidak akan mengetahui siapa
orang lain yang menerima. Sehingga ini penting untuk menjaga alamat email
agar tidak disalah gunakan oleh orang lain. Kelebihan lainnya, dengan BCC,
daftar penerima email tidak menjadi banyak. Karena yang diketahui
penerima hanya email yang ada dalam To dan dirinya.

Kekurangan BCC adalah penerima tetap akan tahu bahwa dirinya menjadi
bagian dari BCC, bukan penerima utama. Sehingga tetap saja penerima akan
berpikir bahwa sebenarnya ada banyak orang yang dikirimi tetapi dia tidak
tahu siapa saja.

Nah setelah tahu apa itu CC dan BCC maka kamu perlu mempertimbangkan
kapan menggunakannya agar tidak salah. Berdasarkan fungsi dan kelebihan
kekurangan masing masing, maka kamu bisa memilih kapan CC dan BCC
dipergunakan.

Kalau rekomendasi dari aku, kamu bisa menggunakan CC ketika kamu mengirim
email sebagai tembusan pemberitahuan kepada pimpinan atau rekan kerja.
Sehingga fungsi kamu menggunakan CC adalah untuk mengirim pesan salinan
kepada orang yang memiliki kepentingan yang sama.

Sedangkan BCC bisa kamu pergunakan untuk mengirim pesan broadcast kepada
banyak orang yang tidak saling mengenal. Pesan broadcast bisa kamu kirim
kepada puluhan orang, tetapi penerima tidak akan tahu siapa saja yang
menerima email, sehingga privasi penerima pun dapat dilindungi. Dengan
demikian kamu akan dianggap lebih profesional.