Konsep Surat Elektronik (Email)

Email atau e-mail adalah singkatan untuk electronic mail, atau dalam bahasa
Indonesia berarti surat eletronik. Email (Electronic Mail) merupakan suatu proses
dan cara pengiriman pesan atau gambar melalui internet. Hal yang harus kita
lakukan ketika berkomunikasi menggunakan e-mail adalah mengetikkan pesan yang
akan dikirim pada program komputer yang dikhususkan untuk keperluan ini,
misalnya Outlook Express, Yahoo Mail, Gmail, atau perangkat lainnya.
Email dari mulai ditulis, dikirim, hingga diterima dan dibaca semuanya
ditangani secara elektronis. Umumnya, email dibuat (atau ditulis) menggunakan Mail
User Agent (MUA) lebih umum dikenal sebagai Email Client, kemudian proses
pengiriman ditangani oleh Mail Transfer Agent (MTA) yang sering juga disebut
sebagai mail server. MUA juga digunakan untuk membuka dan membaca email
kembali.
Alamat diperlukan dalam proses pengiriman email. Namun tidak seperti alamat
surat yang lazim kita gunakan, sistem pengalamatan pada email menggunakan
format identitas dan domain yang digabung menggunakan karakter @ (at, dibaca
et). Misalnya, email kami adalah servicedcc@yahoo.com. Artinya, email bernama
servicedcc provider yang digunakan adalah yahoo.com sehingga alamat lengkap
email adalah penggabungan nama dengan penyedia tersebut yang dibatasi oleh
char (@).
 Fungsi Surat Elektronik (Email)

Menurut Djoko Purwanto (2008: 177) e-mail memiliki beberapa fungsi dasar
dan beberapa fungsi tambahan bagi penggunanya, diantaranya:
a. Fungsi dasar e-mail, antara lain:
1) Menerima pesan e-mail;
2) Membaca pesan e-mail;
3) Mengirim pesan e-mail;
4) Menjawab pesan e-mail yang masuk;
5) Meneruskan pesan e-mail yang masuk ke pemakai lain.
b. Fungsi tambahan e-mail, antara lain:
1) Menyimpan pesan yang telah dikirim;
2) Menyimpan pesan yang telah diterima dan dibaca;
3) Mengelola daftar alamat e-mail;
4) Menambahkan file untuk pesan yang akan dikirim;
5) Memisahkan file dari pesan yang masuk.
 Macam-Macam Surat Elektronik (Email)

Dilihat dari layanan yang diberikan, ada tiga jenis e-mail yang digunakan saat
ini, antara lain:
a. POP MAIL.
Yang dimaksud POP Mail adalah e-mail yang di terima melalui Internet
Service Provider yang menjadi langganan kita.
b. E-mail berbasis web
Email berbasis web adalah layanan e-mail yang di tawrkan oleh website-
website penyedia jasa layanan e-mail seperti Yahoo, Gmail,
Hotmail,BolehMil,LoveMail,PlasaCom dan lain-lain.
c. E-mail forwarding
E-mail forwarding adalah layanan e-mail yang meneruskan e-mail yang
diterimanya ke alalmt e-mail yang lain.
 Langkah-Langkah Membuat Alamat Email

a. Cara Membuat E-Mail di Yahoo Indonesia

1) Pertama masuk ke halaman login email
yahoo, atau klik di sini daftar yahoo.
2) Selanjutnya kita akan menemui halaman
dengan tampilan seperti pada gambar
di samping.
3) Klik pada tombol “Daftar”. Maka kita akan
menemui halaman dengan tampilan
seperti pada gambar di bawah.

Gambar 1.1
Isilah form pendaftaran dengan data-data yang diminta. Dilanjutkan dengan
menekan tombol “Buat Account Saya”.

Gambar 1.2
Keterangan :

a) Nama Saya: isilah dengan nama depan dan nama belakang Anda (bisa pakai
nama samaran, terserah).
b) Jenis Kelamin: pilih salah satu laki-laki atau perempuan.
c) Tanggal Lahir: isilah dengan tanggal lahir seperti yang diminta.
d) Saya tinggal di: pilih salah satu negara di mana Anda tinggal.
e) ID Yahoo! Dan Email: isikan dengan nama email yang Anda inginkan.
Akhiranna bisa dipilih @yahoo.co.id, @yahoo.com, @ymail.com, atau
@rocketmail.com, terserah.
f) Kata Sandi: isikan dengan kata sandi (password) yang akan digunakan setiap
kali kali akan sign login ke akun yahoo nantinya. Penggunaan huruf besar
berpengaruh. Gunakan 6 hingga 32 karakter, dan jangan gunakan nama atau
ID Yahoo! Anda.
g) Ketik ulang Kata Sandi: ulangi lagi kata sandi di atas.
h) Pertanyaan Keamanan: ini nantinya akan digunakan jika Anda misalnya lupa
password emailnya. Bisa menggunakan pertanyaan keamanan ini untuk
merecovery/mengembalikan password email Anda. Pertanyaan bisa dipilih
atau bisa membuat sendiri.
i) Jawaban Anda: isi dengan jawaban dari pertanyaan keamanan di atas.
j) Ketik kode yang ditampilkan: ketikkan kode angka dalam gambar seperti
yang ditampilkan. Apabila Anda sulit membacanya, bisa minta kode yang lain
dengan menekan tombol “coba kode baru”.
k) Setelah menekan tombol “Buat Akun Saya” maka Anda akan menemui
halaman konfirmasi dengan tampilan seperti pada gambar berikut:
 Gambar 1.3
l) Tekan tombol “Mari kita mulai” maka Anda akan menemui halaman baru
dengan tampilan seperti pada gambar di bawah ini.

Gambar 1.4

Itu artinya email telah selesai dibuat.

 Etika Penggunaan Surat Elektronik

Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui e-mail.

Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi
dengan e-mail butuh tatacara sendiri. Dapat dibayangkan, hampir setiap hari ada
jutaan e-mail dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Adapun beberapa
etika dalam menulis E-Mail adalah sebagai berikut:
a. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas “Reply” dari sebagian
besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima
secara otomatis ke dalam isi surat Anda.
Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan
menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagian-
bagian yang relevan saja.
b. Perlakukan E-Mail Secara Pribadi
Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara
pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok
grup, atau mailing-list. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.
c. Jangan Gunakan Huruf Kapital
Seperti halnya membaca surat kabar, atau surat, membaca pesan e-mail
yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat.
Selain itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat,
penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja
maksudnya hanya untuk memberi tekanan pad maksud anda.
d. Jangan Membicarakan Orang Lain
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekan-
kejelekannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang Anda tulis. E-mail memiliki
fasilitas bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan
meneruskannya (forward) ke orang lain.
e. Jangan Gunakan CC
Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailinglist),
jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu,
semua orang yang menerima e-mail Anda, akan bisa melihat alamat-alamat e-
mail orang lain. Umumnya orang tidak suka jika alamat e-mailnya dibeberkan
di depan umum. Selalu gunakan BCC ( blind carbon copy). Dengan cara ini,
setiap orang hanya bisa melihat alamat e-mailnya sendiri.
f. Jangan Gunakan Format HTML
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan
gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program e-mail rekan Anda
bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca
atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.
g. Jawablah Secara Masuk Akal
Jawablah setiap pesan e-mail secara masuk akal. Jangan menjawab dua
tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan e-mail yang
panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: “Good.” Wah, ini sangat
menyebalkan.
 Kelebihan dan Kekurangan Email

a. Kelebihan E-Mail
Berikut merupakan beberapa kelebihan dari e-mail.
1) Cepat (sangat cepat) karena hanya perlu beberapa menit (ketik dan
Send).
2) Mudah (karena kita cukup mengetik di komputer).
3) Multiple send (dapat mengirim ke beberapa orang sekaligus).
4) Dapat mengirim file (attactment seperti file doc, excel, mp3, gambar, video
dan lain-lain).
5) Kapan dan di mana saja (tidak ada perbedaan lokasi dan waktu).
6) Panjang surat, dapat tak terbatas karena tidak ada pembatasan seperti
pada surat konvensional.
7) Penyampaian tidak perlu melalui adress administratif yang diantar oleh
kurir, sehingga kekeliruan akibat adress dapat dihindari karena
penyampaian email hanya melalui kabel komputer.
8) Secara ekonomis biaya pengiriman sangat murah.

b. Kekurangan E-Mail
Berikut beberapa kelemahan dari email.
1) Biaya investasi (biaya pengadaan sarana) komputer dan perangkatnya
lumayan tinggi.
2) Jika terjadi gangguan pada komputer maka pelayanan e-mail akan
terganggu.
3) Jika tidak mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer, pengirim
e-mail juga tidak mungkin bisa dilaksanakan.
 Cara Penanganan Email

Ada dua cara untuk penanganan surat elektronik:

a. Dengan cara menggunakan peramban web, seperti Mozilla Firefox.
Metode ini disebut sebagai web-based, artinya menggunakan media web
sebagai perantara ke kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo Mail dan
Gmail. Layanan surat elektronik berbasis web biasanya disediakan oleh
penyelenggara layanan gratis.
b. Menggunakan program pengakses surat elektronik (e-mail client), seperti:
Windows Mail. Dengan menggunakan program seperti ini, seseorang
harus mengetahui konfigurasi yang bisa didapat dari ISP (Internet Service
Protocol). Keuntungannya adalah dapat membaca surat elektronik tanpa
perlu terhubung secara terus-menerus dengan internet dan puluhan surat
elektronik dapat diterima dan dikirimkan secara bersama-sama sekaligus.
Dengan demikian biaya koneksi ke internet dapat dihemat.
 Cara Mencetak Email

Ada dua cara dalam mencetak e-mail dengan cara mencetak surat beserta
semua yang ada dilayar dan mencetak suratnya saja.
a. Cara ini akan mencetak surat beserta semua yang ada di layar yaitu:
1) Buka e-mail yang akan di cetak
2) Setelah isi e-mail terbuka, simpan ke disk dengan mengklik menu file
yang terdapat pada toolbar internet explorer, kemudian klik save as.
3) Setelah disimpan, tutup internet dan internet explorer tetap terbuka
4) Hidupkan printer dan masukkan kertas.
5) Klik menu file, lalu pilih print.
6) Maka surat beserta seluruh yang ada di layar akan di cetak ke printer.
b. Cara ini hanya mencetak surat saja (caranya adalah meng-copy surat ke
dalam ms.word):
1) Buka e-mail yang akan di cetak.
2) Setelah isi e-mail terbuka, simpan ke disk dengan meng-klik menu
file yang terdapat pada toolbar Internet Explorer, kemudian save as.
3) Tutup internet (sedangkan Internet Explorer tetap terbuka).
4) Blok semua surat (teks) dengan mouse.
5) Setelah di blok, klik kanan mouse di atas blok tersebut,kemudian klik
copy.
6) Buka Microsoft Word.
7) Klik menu edit kemudian paste.
8) Maka teks atau surat yang sudah di copy tadi akan dimasukan ke
dalam Microsoft Word.
9) Hidupkan printer dan masukkan kertas.
10) klik menu file kemudian print.
11) Maka surat akan di cetak ke printer.