Menggunakan

Aplikasi Email

A. GOOGLE MAIL
Penggunaan surat elektronik sudah menjadi hal yang sangat umum dalam dunia kerja,
sehingga menggunakan email menjadi kemampuan yang bisa dibilang wajib dimiliki
oleh pekerja kantoran mana pun. Salah satu aplikasi email yang paling umum
digunakan adalah Google Mail atau dikenal dengan Gmail. Berikut ini adalah hal-hal
sederhana yang perlu diperhatikan dalam mengirim dan menerima email
menggunakan Google Mail. Dalam menjelaskan materi ini, telah diasumsikan bahwa
kamu sudah memiliki akun Gmail. Jika kamu belum memiliki akun Gmail, sebagian dari
materi ini masih relevan untuk diterapkan di aplikasi surat elektronik lainnya.

1. Tampilan Gmail

Ketika sudah memasuki akunmu, tampilan yang muncul pertama kali biasanya
adalah Pesan Masuk atau Inbox. Inbox berisi email yang telah masuk dan
diterima akunmu. Dalam tampilan Inbox, kamu dapat mengetahui siapa
pengirim email yang kamu terima dan apa subjek atau judul emailnya. Kamu
bisa membuka dan membaca isi pesan dengan klik subjek atau nama
pengirimnya.

Jika kembali ke halaman awal, kamu akan menemukan bahwa email yang
telah kamu baca tidak akan ter-highlight sebagaimana email yang belum
dibuka. Hal ini dapat memudahkanmu untuk mengetahui, email mana yang
belum dibaca dan mana yang sudah.

Selain Inbox, di panel sebelah kiri juga ada menu-menu lainnya. Ada
Favorites/Starred, untuk email yang kamu tandai bintang. Ada pula Sent atau
pesan yang telah terkirim Kemudian Draft yakni tempat email yang belum

01
 sempat kamu kirim dan ingin disimpan. Ada pula Spam, yakni tempat email
yang ditujukan untukmu, namun terdeteksi oleh Google Mail sebagai email
yang “tidak diinginkan”, misalnya karena berpotensi menyebarkan virus jika
dibuka.

2. Mengirim Email

Langkah pertama yang dilakukan untuk membuat email baru adalah menulis
email dengan klik buat email baru atau Compose an Email. Setelah diklik, akan
muncul box seperti berikut ini:

Alamat email penerima

Subjek/judul email

Isi email

Format teks

Tombol kirim

Di paling atas, kamu akan menemukan kolom untuk mengisi alamat email
penerima. Kamu bisa mengisi kolom ini terakhir kali untuk menghindari
terkirimnya email dengan tidak sengaja, sedangkan isi emailmu belum
lengkap.

Selanjutnya, kamu bisa mengisi subjek atau judul dari email di bagian Subject.
Judul bisa kamu isi dengan singkat dan jelas.

Barulah di bawah subject adalah tempat kamu menulis isi email mu, dengan
cara dan etika yang telah dibahas dalam video kelas.

02
Kemudian di bagian bawah, kamu akan menemukan tools untuk memformat
teks. Tentu pilihannya tidak sekompleks yang ada dalam perangkat lunak
pengolah kata, namun cukup membantu untuk menulis email. Kamu bisa
tebalkan pesan yang penting, ubah kata-kata dengan bahasa asing dengan
huruf miring, dan hal-hal sederhana lainnya yang menunjukkan kerapihan dan
ketelitian.

Baru di paling bawah kamu bisa menemukan tombol untuk mengirim email,
yakni tombol Send. Jika kamu klik tanda panah ke bawah di tombol tersebut,
kamu juga dapat mengatur waktu pengiriman email, sehingga emailmu dapat
terkirim secara otomatis di waktu yang kamu tentukan. Adanya opsi ini sangat
membantu jika kamu sudah selesai menulis email, namun saat itu bukanlah
waktu yang tepat untuk mengirim email (misal sudah terlalu larut di malam
hari). Kamu bisa mengatur agar emailmu terkirim di waktu yang diinginkan,
dan kamu pun tidak perlu repot-repot mengingat untuk mengirimnya di lain
waktu karena email akan otomatis terkirim.

Untuk alamat email penerima, mungkin kamu bisa perhatikan ada keterangan
“Cc” dan “Bcc” di sampingnya. “Cc” adalah singkatan dari Carbon Copy,
sedangkan “Bcc” adalah singkatan dari Blind Carbon Copy. Ketika kamu klik
“Cc”, kamu akan mendapatkan kolom baru untuk menginput alamat email
penerima. Begitu juga ketika kamu klik “Bcc”. Lalu apa bedanya penerima
email di kolom To, kolom Cc, dan kolom Bcc? Kolom To dapat kamu isi dengan
alamat email penerima utama, yakni mereka yang kamu harapkan merespon
emailmu. Sedangkan penerima Cc hanya akan akan menerima salinan dari isi
emailmu, serta mengetahui sleuruh penerima email di kolom To dan kolom
Cc. Jadi misal kamu ingin mengirim surat permohonan maaf ke perusahaan A,
kamu bisa masukkan alamat email pimpinanmu di kolom Cc. Dengan begitu,
alat email perusahaan A akan menerima emailmu, dapat meresponnya, dan
tahu bahwa email tersebut hanya dikirim pada perusahaan A. Sedangkan

03
 pimpinanmu akan mendapatkan salinan dari isi email, sehingga Ia bisa melihat
isinya, dan melihat penerima email di kolom To dan kolom Cc.

Begitu pula dengan Bcc. Penerima email di kolom Bcc akan mendapatkan
salinan isi email dan dapat mengetahui penerima email di kolom To, kolom Cc,
dan kolom Bcc. Namun penerima email di kolom To dan kolom Cc, tidak akan
mengetahui bahwa email juga dikirim ke penerima di kolom Bcc.

3. Merespon Email

Cara merespon email sejatinya lebih sederhana dari membuat email, karena
kita tidak perlu memasukkan nama penerima email. Dimulai dari membuka
email yang akan kita balas, kemudian klik tombol “Reply” atau balas bawah isi
email.

Sama dengan ketika menulis isi email ketika membuat email, kamu tinggal
mengetik balasanmu, menformatnya dengan format teks yang tersedia, dan
menambahkan gambar, link, file, atau lampiran lainnya. Jika sudah selesai,
kamu bisa klik “Send”.

04