BAB I

PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu Mengoperasikan
Piranti Lunak Klien e-mail (e-mail client).
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Mengoperasikan
Piranti Lunak Klien e-mail (e-mail client) ini guna memfasilitasi peserta latih
sehingga pada akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Mempersiapkan piranti lunak Email Client yang meliputi kegiatan Mengidentifikasi
perangkat lunak email dapat berjalan dengan normal, menyalakan perangkat
komputer sesuai dengan petunjuk pengunaan, membuat akun email,
menjalankanpiranti lunak email client ;
2. Mengenali menu, format Alamat email dan konfigurasi sederhana yang meliputi
kegiatan mengunakan menu dan shortcut pada perangkat lunak email client
berdasarkan user manual, membuat alamat email, melakuka konfigurasi sederhana;
3. Mengambil, membaca, membuat dan mengirim email yang meliputi kegiatan
mengunakan menu/tomnboluntuk mengambil email baru dari server, mengenali
asal dan membaca email, mengekstrak berkas yang tersertakan dari email,
mengirim email (forward/reply) ke alamat tertentu, membuat dan mengirim email
baru dengan menggunakan fitur yang tersedia, Mengirim email disertai dengan file
attactment ke suatu alamat atau ke beberapa alamat;
4. Mencetak dan menyimpan email yang meliputi kegiatan mencetak email dengan
fitur dasar percetakan, Menyimpan email pada media yang tersedia;
5. Melakukan pengorganisasian email yang meliputi kegiatan Mengenali atribut email
berdasarkan parameternya, membuat dan menghapus folder.
 BAB II
MEMPERSIAPKAN PIRANTI LUNAK EMAIL CLIENT

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mempersiapkan Piranti Lunak Email Client

1. Fungsi email
a. Pengertian Email/ Surat Elektronik
E-mail (Electronic Mail ) adalah satu cara untuk mengirimkan pesan dalam
format data elektronik, dari satu komputer ke komputer lainnya. Pesan pada e-mail
dibuat dengan pengolah kata yang menghasilkan suatu dokumen yang segera
dikirimkan secara elektronik dengan menggunakan computer yang tersambung
jaringan internet.
Pada dasarnya email sama dengan surat biasa ( snail mail ) , begitu dikirimkan
oleh seseorang melalui komputer yang tersambung ke internet sebuah email masuk
ke beberapa komputer lain di sepanjang jaringan internet yang disebut dengan mail
server. Ketika email tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan, maka email
tersimpan pada sebuah emailbox. Pemilik alamat email baru bisa mendapatkan
email kalau yang bersangkutan mengecek email box-nya.
b. Pengertian Klien Email
Email client, email reader, atau lebih formal Mail User Agent (MUA), adalah
program komputer yang digunakan untuk mengelola email pengguna. Istilah ini
dapat mengacu pada sistem yang mampu mengakses kotak surat email pengguna,
terlepas dari itu menjadi mail user agent, server menyampaikan, sebuah aplikasi
web yang menyediakan manajemen pesan, komposisi, dan fungsi penerimaan ini
kadang-kadang juga dianggap sebagai email client, tetapi lebih sering disebut
sebagai webmail.
Email client adalah software yang digunakan untuk organisasi email, baik
untuk akun email berbayar maupun yang gratis. Syaratnya, harus ada akun POP3-
nya. Di modul ini software email klien yang digunakan adalah Microsoft Outlook
2007.
Ms Outlook adalah sebuah aplikasi pengelolaan klien email dan workgroup
yang dikeluarkan oleh Microsoft. Biasanya MS Outlook terdaat satu paket dalam
MS Office, sehingga untuk menginstallnya dapat dilakukan bersama-sama dengan
MS Office. Selain untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai beberapa
 fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas dan
sebagainya.
2. Penggunaan piranti lunak email client
Cara penggunaan email klien Sebelum Ms Outlook digunakan, perlu dilakukan
konfigurasi terlebih dahulu terhadap email server, dalam hal ini mengunakan fasilitas
Gmail yang dimiliki oleh Google yang merupakan media mesin pencari yang sangat
terkenal. Setelah Gmail kita konfigurasi, kita harus melakukan konfigurasi pada Ms
Outlook.
3. Cara menyalakan perangkat komputer sesuai dengan manual instalasi
Jika Anda sudah siap untuk menggunakan Ms Outlook, mulai dengan menyalakan
komputer Anda. Tunggu hingga komputer menyelesaikan proses booting dan masuk ke
layar utama desktop atau layar Microsoft Windows.
4. Cara membuat akun email
Untuk mendapatkan account gmail kita harus mendaftar terlebih dahulu di
https://accounts.google.com/SignUp. Isi dan ikuti langkah-langkah sampai account
gmail kita terbuat. Cara membuat account di gmail
a. Buka http://gmail.com sehingga tampil tampilan seperti di bawah ini
c. Setelah itu, isilah form tersebut secara lengkap sesuai dengan data yang di minta d.
Setelah selesai mengisinya maka klik I accept create my account
d. Setelah itu maka akan tampil tampilan seperti di bawah ini kemudian klik I’m ready –
show me my account.

5. Cara menjalakan piranti lunak email client

Start -> All Programs -> Microsoft Office. pilih Microsoft Outlook sehingga akan
muncul tampilan seperti dibawah ini:

Buka aplikasi Ms Outlook kemudian Tools → Internet Account →Masukkan Nama

Anda → Next → Masukkan email (gmail account) → Masukkan POP3 dan SMTP
→ Masukkan User name dan Password →Finish
B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Mempersiapkan Piranti Lunak Email Client
1. Mengidentifikasi perangkat lunak email dapat berjalan dengan normal
2. Menyalakan perangkat komputer sesuai dengan petunjuk pengunaan
3. Membuat akun email
4. Menjalankan piranti lunak email client

C. Sikap kerja
Sikap kerja yang harus ditaati dalam Mempersiapkan Piranti Lunak Email Client adalah:
1. Cermat dan teliti dalam menyiapkan perangkat komputer beserta program aplikasinya.
2.Taat asas dalam mengaplikasikan cara, langkah-langkah, panduan, dan pedoman yang
dilakukan.
3.Harus hati-hati dalam mengoperasikan komputer dengan mentaati aturan-aturan
keselamatan dan kesehatan kerja dibidang teknologi informasi dan komunikasi.
 BAB III
MENGENALI MENU, FORMAT ALAMAT EMAIL
DAN KONFIGURASI SEDERHANA

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mengenali Menu, Format Alamat Email, dan
Konfigurasi Sederhana
1. Fungsi menu-menu beserta shortcut yang disediakan sesuai user manual
a. Folder List
Menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public
Folders.
b. Toolbar
Toolbar berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail
Message", "Print", dan"Print Preview".
c. Status Bar
menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa
banyak pesanyang belum dibaca jika ada.
e. Outlook Bar
Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada
Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and Tasks
2. Format alamat email
Alamat email terdiri dari tiga bagian yaitu :
❖ Identitas pengguna
❖Tanda@ (dibaca et) yang mempunyai arti lokasi
❖ nama domain tempat e-mail pengguna e-mail tersebut berada.

Misalnya: ahmad.pamuji@gmail.com yang dibaca ahmad pamuji yang lokasinya di

domain gmail.com. Identitas pengguna ( user name) adalah ahmad pamuji. User name
bisa merupakan nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau yang lainnya.
User name juga menjadi nama bagi email box yang dimiliki seseorang di sebuah mail
server. Sedangkan gmail.com disebut domain name, yang menunjukkan identitas mail
server di mana seorang user memiliki emailbox.
3. Cara melakukan konfigurasi sederhana Sebelum
Ms Outlook 2007 kita jalankan, kita harus melakukan aktivasi pada account gmail
dan Ms Outlook 2007 kita. Aktivasi ini berguna untuk menyambungkan account
gmail kita. Dalam melakukan aktivasi tersebut kita perlu melakukan konfigurasi
POP Server (Post Office Protocol) Server dan SMTP Server (Sumple Mail Transport
Protocol) Server dari email server account gmail.
Konfigurasi POP Server dan SMTP Server di Gmail
a. Login di gmail account

b. Setelah melakukan Login, maka akan dibawa ke area pengelolaan email secara
online, seperti gambar berikut
c. Dari tampilan diatas, pilih Setting dan kemudian pilih Fowarding and
POP/IMAP maka akan tampil seperti pada gambar berikut, pilih Enable
POP for all mail. Kemudian diakhiri dengan menekan tombol Save
Changes

Konfigurasi pada Ms Outlook

a. Jalankan program Ms Outlook sehingga muncul tampilan seperti berikut:
b. Dari Outlook Express tersebut pilih menu Tools Æ Accounts, sehingga
tampil seperti gambar beriku

c. Dari gambar 10, pilih Add Æ Mail, maka akan tampil kotak dialog yang
digunakan untuk memasukkan nama identitas misal : Supportindo
d. Setelah memasukkan nama identitas, klik Next , Kemudian masukkan email
Anda seperti pada gambar berikut :

e. Setelah dipilih Next, maka akan muncul tampilan sebagai berikut,

Masukkan : pop.gmail.com dan smtp.gmail.com
f. Kemudian masukkan Account name Password. Untuk username ditulis
alamat email misal : supportindo@gmail.com hal ini belaku untuk Gmail
saja.

g. Seperti pada gambar di bawah, pilih account yang telah dibuat,

kemudian pilih tombol Properties,
 Setelah tombol Properties diklik, akan muncul :

h. Dari Kotak dialog Properties, pilih Tab: Advanced dan isikan seperti gambar di
bawah ini :
 i. Kemudian Pilih Tab : Server, Check My server requires authentication
dan diakhiri dengan click OK.

B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Mengenali Menu, Format Alamat Email,

dan Konfigurasi Sederhana
1. Mengunakan menu dan shortcut pada perangkat lunak email client berdasarkan user
manual
2. Membuat alamat email
3. Melakukan konfigurasi sederhana

C. Sikap kerja yang Diperlukan dalam Mengenali Menu, Format Alamat Email, dan
Konfigurasi Sederhana
Sikap kerja yang harus ditaati dalam Mengenali Menu, Format Alamat Email, dan
Konfigurasi Sederhana adalah:
1. Cermat dan teliti dalam Mengenali menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen.
2.Taat asas dalam mengaplikasikan cara, langkah-langkah, panduan, dan pedoman yang
dilakukan.
3. Harus hati-hati dalam Mengenali menu, membuat, membuka, menyimpan dokumen
dengan mentaati aturan-aturan keselamatan dan kesehatan kerja dibidang teknologi
informasi dan komunikasi
 BAB IV
MENGAMBIL, MEMBACA, MEMBUAT, DAN MENGIRIM EMAIL

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan Mengirim

Email
1. Cara mengambil email baru dari server mengunakan menu/tombol yang tesedia Untuk
mulai men-download isi email ke harddisk klik tombol Send/Receive di bagian atas
Outlook.

Perintah download email yang lebih lengkap bisa Anda temukan di bawah menu
Tools|Send/Receive.
 Anda bisa melihat perkembangan proses download email dari kotak dialog yang
muncul.
2. Cara mengenali asal dan membaca email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”, cukup klik dua
kali pada pesan yang ingin dibaca, maka pesan akan terbuka pada jendela baru. Untuk
mengetahui asal pesan dapat dilihat pada bagian "From:" pada folder inbox dan pesan
yang terbuka. Sementara itu bagian "Subject" menunjukkan judul pesan. Untuk
mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar (sudut kiri monitor) akan diberi
tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai bunyi default untuk email yang
tiba pada Outlook
3. Cara mengekstrak berkas yang tersertakan dari email
Jika pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan
diberi tanda paperclip disebelahnya. Dan untuk menyimpan file lampiran ini sorot file
lampiran tersebut, klik menu File, dan Save Attachment.
4. Cara menerusakan dan membalas email ke alamat tertentu.
a. Meneruskan/ forward email:
Ketika kita sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikan/meneruskan
pesan tersebut ke orang lain langkahnya adalah membuka pesan yang akan
diteruskan, pilih forward, masukkan alamat email penerima, dan klik Send.
b. Membalas/ reply email:
Ada dua jenis reply yaitu Standart Reply dan Reply to All. Perbedaan dari kedua
jenis reply ini adalah jika standart replay, balasan email hanya akan dikirim ke
alamat pengirim dan jika kita memilih reply to all maka balasan email akan terkirim
ke semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim email pertama.
5. cara membuat dan mengirim email baru dengan menggunakan fitur yang tersedia
Untuk membuat pesan (message) baru pada Outlook ikuti langkah berikut:
a. Pada folder Inbox, klik menu File
b. Sorot New
c. Klik menu Mail Message

Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu : To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:
a.To: tujuan standar pengalamatan pesan.
b.Cc:singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada
seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain,
cantumkan alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
 c.Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2
orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email
tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa
email juga dikirim ke pihak ke 2(Bcc).
Setelah menentukan bagaimana dan kemana pesan akan dikirim, ikuti langkah
berikut :
a. Klik tombol alamat (addressing) (To, Cc, or Bcc).
b. Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah
dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.

c. Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda
dapat memilih lebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.
d.Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message
dengan alamat email yang telah dipilih tadi.
e. Masukkan text pada halaman isian pesan
f. Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera
dikirim

6. Cara mengirim email disertai dengan file attactment ke suatu alamat atau ke
beberapa alamat
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada pesan Anda, seperti
dokumen atau spreadsheet, lakukan langkah berikut:
a. Seperti biasa, buat pesan baru beserta elamat emailnya.
b. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
 c.Klik File. d.Cari file yang ingin anda sertakan.
e.Dobel klik pada file yang akan disertakan

Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat
lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body
pesan.

B. Keterampilan yang diperlukan dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan

Mengirim Email
1. Mengunakan menu/tombol untuk mengambil email baru dari server
2. Mengenali asal dan membaca email
3. Mengekstrak berkas yang tersertakan dari email
4. Mengirim email (forward/reply) ke alamat tertentu
5. Membuat dan mengirim email baru dengan menggunakan fitur yang tersedia
6. Mengirim email disertai dengan file attactment ke suatu alamat atau ke beberapa
alamat

D. Sikap kerja yang diperlukan dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan

Mengirim Email
Sikap kerja yang diperlukan dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan
Mengirim Email:
1. Cermat dan teliti dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan Mengirim Email.
2. Taat asas dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan Mengirim Email.
3. Harus hati-hati dalam Mengambil, Membaca, Membuat, dan Mengirim Email
dengan mentaati aturan-aturan keselamatan dan kesehatan kerja dibidang teknologi
informasi dan komunikasi
 BAB V
MENCETAK DAN MENYIMPAN EMAIL

A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mencetak dan menyimpan email

1. Cara mencetak email dengan fitur dasar percetakan
Kita dapat melakukan pencetakan e-mail yang kita terima, dengan
langkahlangkah sebagai berikut:
a. pada kondisi Ms. Outlook aktif, klik dua kali pesan yang akan kita cetak.

b. Kemudian pilih menu File

c. Pilih dan klik Print

2. Cara menyimpan email pada media yang tersedia

Berikut ini cara untuk menyimpan email untuk keperluan backup:
a. Buka Microsoft Outlook.
b. Klik menu "File", lalu klik "Import and Export...".
c Pada kotak dialog Import and Export Wizard pilih "Export to a file" lalu klik
"Next".

d. Pilih "Personal Folder File (.pst)", lalu klik "Next".

 e. Pilih folder yang ingin Anda back-up. Jika Anda ingin mem-back-up semua
folder, pilih "Personal Folder" dan tandai checkbox Include Subfolders, lalu klik
"Next".
f. Tentukan nama file dan folder tempat hasil back-up akan disimpan, lalu klik
"Finish".
g. Jika Anda ingin agar file hasil back-up Anda aman atau e-mail yang akan Anda
back-up merupakan e-mail penting, berikanlah password pada file tersebut.
Jangan lupa untuk memilih opsi "Compressibe Encryption", lalu klik "OK".

Kalau sudah mengikuti langkah2 di atas, tunggu untuk proses backup. Bila
prosesnya sudah selesai, pindahkan file pst ke CD, DVD, atau USB flash disk, atau
drive lain. Untuk membuka email yang sudah disimpan dalam file pst tersebut
lakukan proses Import data email yang anda backup sebelumnya.
a. Klik menu "File", lalu klik "Import and Export...".
b. Pada kotak dialog Import and Export Wizard pilih "Import from another program
or file" lalu klik "Next".
c. Pilih "Personal Folder File (.pst)", lalu klik "Next".
d. Tentukan nama file dan folder tempat file back-up Anda disimpan, lalu klik
"Next".
e. Tentukan di folder mana Anda akan meletakkan file hasil impor tersebut, lalu klik
"Finish".

B. Keterampilan yang Diperlukan dalam Mencetak dan menyimpan email

1. Mencetak email dengan fitur dasar percetakan
2. Menyimpan email pada media yang tersedia

C. Sikap kerja Sikap kerja

yang harus ditaati Diperlukan dalam Mencetak dan menyimpan email adalah:
1. Cermat dan teliti dalam Mencetak dan menyimpan email.
2. Taat asas dalam mengaplikasikan cara, langkah-langkah, panduan, dan pedoman
yang dilakukan
3. Harus hati-hati dalam Mencetak dan menyimpan email dengan mentaati aturan-
aturan keselamatan dan kesehatan kerja dibidang teknologi informasi dan
komunikasi.