Menggunakan perangkat lunak

pengakses surat elektronik (e-mail

client)
J.63OPR00.008.2
Materi Pembelajaran
1. Mempersiapkan perangkat lunak pengakses surel
1.1 Ikon dan/atau shortcut link pengakses surel pada layar perangkat komputer dikenali
sesuai manual penggunaan (user manual).
1.2 Menu dan perintah shortcut pengakses surel dikenali sesuai petunjuk penggunaan
(user manual).
1.3 Akun surel dan password pada pengakses surel dikonfigurasi sesuai server surel dan
akun yang tersedia.

2. Membaca surel
2.1 Surel diambil dari server surel yang tersedia.
2.2 Surel dibaca berdasarkan nama pengirim dan subyek.
2.3 Berkas lampiran surel dibaca sesuai program/piranti lunak pembuka lampiran.
Materi Pembelajaran
3. Membuat surel
3.1 Surel dibuat sesuai dengan alamat tujuan dan subjek.
3.2 Surel baru diteruskan (forward) ke beberapa tujuan sesuai alamat tujuan surel yang
sesuai.
3.3 Surel baru dibalas (reply) ke beberapa tujuan sesuai alamat tujuan.

4. Melakukan pengorganisasian surel

4.1 Surel dikenali berdasarkan Atribut Surel.
4.2 Folder dibuat sesuai pengelompokan surel yang sesuai.
4.3 Surel dikelompokkan ke dalam folder-folder berdasarkan pengelompokan yang
sesuai.
Mempersiapkan perangkat lunak
pengakses surel
Mengenal Ikon dan/atau shortcut link pengakses surel
Beberapa contoh nama email client beserta logo masing-masing

Microsoft Windows Mozilla Mailbir

Outlook Mail Thunderbird d

eM Postbox The Front

Client Bat!
Mengenal Ikon dan/atau shortcut link pengakses surel

Dalam penjelasan materi ini kita akan

menggunakan Microsoft Outlook versi
2007

Sumber : https://ikakurniaa.files.wordpress.com/2015/04/menu.png
Mengenali menu dan perintah shortcut pengakses surel

Fungsi menu-menu beserta shortcut yang disediakan sesuai user manual :

a. Folder List
Menampilkan semua folder yang ada, seperti Inbox, Personal Folders, dan Public Folders. Toolbar
b. Toolbars
Berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New Mail Message", "Print",
dan"Print Preview".
c. Status Bar
Menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesan
yang belum dibaca jika ada.
d. Outlook Bar Sama seperti Folder List, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada
Microsoft Outlook, seperti Calendar, Contacts, and Tasks
Mengonfigurasi Akun surel dan password pada pengakses surel
sesuai server surel

Sebelum Ms Outlook 2007 kita jalankan, kita harus melakukan aktivasi pada
account gmail dan Ms Outlook 2007 kita. Aktivasi ini berguna untuk
menyambungkan account gmail kita. Dalam melakukan aktivasi tersebut kita perlu
melakukan konfigurasi POP Server (Post Office Protocol) Server dan SMTP Server
(Sumple Mail Transport Protocol) Server dari email server account gmail.
Konfigurasi POP Server dan SMTP Server di Gmail
a. Login di gmail account
b. Setelah melakukan Login, maka akan dibawa ke area pengelolaan email secara
online, seperti gambar berikut
c. Kemudian pilih Setting dan kemudian
pilih Fowarding and POP/IMAP maka akan tampil seperti pada gambar berikut,
pilih Enable POP for all mail.
Kemudian diakhiri dengan menekan tombol Save Changes
Konfigurasi pada Ms Outlook
• Jalankan program Ms Outlook
• Dari Outlook Express pilih menu Tools > Accounts, sehingga tampil seperti
gambar berikut:
 Pilih Add e-Mail, maka akan tampil kotak dialog yang digunakan untuk
memasukkan nama identitas misal : Supportindo
d. Setelah memasukkan nama identitas, klik Next , Kemudian masukkan email
Anda
e. Setelah dipilih Next, maka akan muncul tampilan sebagai berikut, Masukkan :
pop.gmail.com dan smtp.gmail.com
f. Kemudian masukkan Account name Password. Untuk username ditulis alamat
email misal :
supportindo@gmail.com hal ini berlaku untuk Gmail saja.
g. Seperti pada gambar di bawah, pilih account yang telah dibuat, kemudian pilih
tombol Properties. Setelah tombol Properties diklik, akan muncul sebagai
berikut:
h. Dari Kotak dialog Properties, pilih Tab: Advanced dan isikan seperti gambar di bawah ini :
i. Kemudian Pilih Tab : Server, Check My server requires authentication dan diakhiri dengan
click
OK.
Membaca surel
Mengambil surel dari server surel yang tersedia
• Cara mengambil email baru dari server mengunakan menu/tombol yang tesedia
Untuk mulai men-download isi email ke harddisk klik tombol Send/Receive di
bagian atas Outlook.
• Perintah download email yang lebih lengkap bisa Anda temukan di bawah menu
Tools|Send/Receive.
• Anda bisa melihat perkembangan proses download email dari kotak dialog yang
muncul.
• Cara mengambil email baru dari server mengunakan menu/tombol yang tesedia
• Untuk mulai men-download isi email ke harddisk klik tombol Send/Receive di
bagian atas Outlook.
• Perintah download email yang lebih lengkap bisa Anda temukan di bawah menu
Tools|Send/Receive. Anda bisa melihat perkembangan proses download email
dari kotak dialog yang muncul.
Membaca surel berdasarkan nama pengirim dan subyek
a. Pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”
b. Klik dua kali pada pesan yang ingin dibaca, maka pesan akan terbuka pada
jendela baru.
c. Untuk mengetahui asal pesan dapat dilihat pada bagian "From:" pada folder
inbox dan pesan yang terbuka.
d. Bagian "Subject" menunjukkan judul pesan.
e. Untuk mengetahui adanya pesan baru, pada windows toolbar (sudut kiri
monitor) akan diberi tanda amplop yang diiringi dengan suara “ding” sebagai
bunyi default untuk email yang tiba pada Outlook.
Mengunduh berkas lampiran surel sesuai program/piranti lunak
pembuka lampiran
• Jika pesan berisi file lampiran (attachment), di folder Inbox pada Outlook akan
diberi tanda paperclip disebelahnya. Dan untuk menyimpan file lampiran ini sorot
file lampiran tersebut, klik menu File, dan Save Attachment.
Membuat surel
Membuat surel sesuai dengan alamat tujuan dan subjek
• Pada folder Inbox, klik menu File
• Sorot New
• Klik menu Mail Message
Meneruskan surel ke beberapa tujuan sesuai alamat tujuan surel
yang sesuai.
Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu :
• To: tujuan standar pengalamatan pesan.
• Cc: singkatan dari Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan kepada
seseorang, tetapi ingin juga memberikan copy pesan pada orang lain, cantumkan
alamat emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
• Bcc: singkatan dari Blind Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2
orang, pada koIom To dan pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email
tetapi penerima yang ada dikolom To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email
juga dikirim ke pihak ke 2(Bcc).
Meneruskan surel (forward) ke beberapa tujuan sesuai alamat
tujuan surel yang sesuai
• Klik tombol alamat (addressing) (To, Cc, or Bcc).
• Pada kolom "Show Names From The :" , pastikan address list yg benar telah
dipilih, klik tanda panah down untuk memilih.
• Dobel klik ( tekan To->, Cc->, Bcc-> ) nama orang yang ingin dikirim. Anda
dapat memilih lebih dari satu nama dengan dobel klik pada nama tsb.
• Klik tombol OK . Anda akan kembali ke menu pesan/New Mail Message dengan
alamat email yang telah dipilih tadi.
• Masukkan text pada halaman isian pesan
• Setelah selesai mengetik pesan klik tombol Send, dan pesan akan segera dikirim
Cara mengirim email disertai dengan file attactment ke suatu
alamat atau ke beberapa alamat
• Buat pesan baru beserta elamat emailnya.
• Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada toolbar.
• Klik File.
• Cari file yang ingin anda sertakan.
• Dobel klik pada file yang akan disertakan

• Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat
lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke
body pesan.
Melakukan pengorganisasian surel
Surel dikenali berdasarkan Atribut Surel
Menggunakan “message rule”
Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai dengan aturan
yang diinginkan dan mengelompokkan email pada folder tertentu maupun untuk memblok
email yang tidak kita inginkan.
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut :
a. Pada folder Inbox klik menu Tools
b. Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
c. Klik tombol New
d. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan
memeriksaemail begitu tiba.
e. Klik Next
f. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with specific word in the
sender’s address” ), akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.
g. Klik kalimat “specific word” yang digaris bawah.
h. Isi sesuai dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Didin)
i. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified folder” (akan memindahkan
email ke folder tertentu)
j. Klik specified, akan muncul window folder daripada Outlook
k. Pilih folder yang anda inginkan pada “Inbox” ( sub folder).
l. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi
m. Klik Finish
Untuk memblokir suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornographi, dsb ) lakukan
langkah berikut :
• Pada folder Inbox klik Tools
• Klik “Rules Wizard” ( Akan muncul menu untuk “rules wizard”)
• Klik tombol New
• Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message when they arrive” ), akan memeriksa email
begitu tiba.
• Klik Next
• Pilih with “specific word in the body” ( akan mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
• Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin Anda sensor/blok.
• Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it” ( akan langsung menghapus pesan bila tiba )
• Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message rule tadi, Finish
Membuat Folder dan mengelompokkan surel ke dalam folder
yang sesuai
• Membuat folder baru pada inbox dengan cara klik kanan new folder
• Beri nama folder tersebut, misalnya saja ada email dari eko, maka beri nama folder tersebut
dengan nama eko :

• Untuk menghapus folder dapat dengan cara klik kanan folder yang ingin dihapus, kemudian
klik Delete "Nama Folder"
Referensi
• Buku Informasi Mengoperasikan Piranti Lunak Klien Email (Email Client)
TIK.OP02.007.01, Kementerian Ketenagakerjaan R.I.
• https://ikakurniaa.wordpress.com/2015/04/30/microsoft-outlook/
• https://client.rumahhosting.com/index.php?rp=%2Fknowledgebase%2F89%2F-
Cara-Konfigurasi-Email-Pada-Microsoft-Office-Outlook-
2007.html&language=hungarian