Penggunaan E-Mail dengan Mozilla Thunderbird

and e-mail anda akan belajar terbang

Table of Contents (Daftar Isi)

Table of Contents (Daftar Isi)................................................................................2

Pengantar
Penggunaan e-mail telah mengubah dunia. Dalam hitungan detik setiap orang dapat saling berkomunikasi di seluruh dunia. Dulunya hal ini akan memakan waktu berhari-hari, bermingguminggu, bahkan berbulan-bulan hingga pesan dapat diterima. Meskipun sepertinya sederhana namun ada baiknya kita mengetahui sekelumit latar belakang pengiriman e-mail (surat elektronik).

Penyedia layanan e-mail (e-mail provider)

Di hampir semua negara, tiap rumah tangga memiliki kotak pos. Namun, bila seseorang memiliki sebuah komputer, belum tentu dia memiliki akun e-mail. Dibutuhkan sebuah penyedia layanan e-mail yang berfungsi menyediakan tempat pada server untuk menampung kumpulan e-mail yang kita miliki. Di antara sekian banyak penyedia e-mail yang terkenal adalah yahoo, gmz,gmailor dan Hotmail.

Alamat E-mail
Sebuah penyedia layanan e-mail berfungsi sebagai penyedia alamat e-mail. Biasanya alamat email yang bisa kita pilih adalah sebuah nama dengan akhiran @providername (misalnya penyedia email-nya yahoo maka ..@yahoo). Namun, hal ini bisa menimbulkan ketidaknyamanan karena alamat e-mail ini menunjukkan seolah-olah kita bekerja untuk penyedia e-mail tersebut. Dengan memiliki domain sendiri seperti bdksamarinda.org akan menyelesaikan masalah di atas. Membeli sebuah domain berarti kita membeli ruang pada server penyedia internet. Ruang jaringan (web space) ini dapat dimanfaatkan sebagai pusat informasi internet kepada publik maupun layanan pembuatan e-mail. Penyedia (provider) biasanya menyediakan dua layanan yaitu sebuah server POP (Post Office Protocol), yang memudahkan kita mengunduh e-mail pada e-mail client dan sebuah server SMTP (Simple Mail Tranfer Protocol), yang memudahkan kita mengirim e-mail.

E-mail Klien

Sangat penting untuk menggunakan aplikasi khusus untuk membuat dan mengirim e-mail. Aplikasi ini disebut e-mail klien (e-mail clients). Secara umum terdapat dua jenis e-mail klien. Mereka adalah:

E-Mail Web Client Local E-Mail Client

E-Mail Web Client merupakan layanan e-mail klien yang paling banyak ditawarkan penyedia (provider) e-mail saat ini. Penggunaan layanan ini dapat mendaftar pada provider dan mendapatkan kemudahan seperti kotak surat masuk (inbox), kotak surat terkirim (sent mails) dan juga sebuah kotak sampah (trash) untuk surat yang dihapus.

Gambar 1. Yahoo Web Client

. Beberapa penyedia yang sudah populer, misalnya yahoo, hotmail maupun gmx, telah memberikan layanan gratis kepada pelanggannya.

Klien E-Mail Lokal (Local E-Mail Client)

Tidak seperti Web Client, sebuah local e-mail client tidak terdapat pada laman (homepage) penyedia e-mail, namun terinstal pada komputer pribadi pengguna e-mail. Oleh karena itu, pengguna dapat memilih e-mail client mana yang ingin digunakan. Pengguna dapat memilih tampilan/desain lamannya sendiri. Terdapat banyak klien e-mail lokal yang tersedia di internet. Banyak juga yang gratis untuk diunduh serta tanpa biaya penggunaan. Ada juga bawaan paket Microsoft Office, misalnya Microsoft Outlook. Berikut merupakan daftar kecil Klien E-Mail Lokal paling populer yang gratis.

Name of E-Mail Client Name Klien E-Mail

Thunderbird Live Mail Opera Mail Pegasus Mail KMail

Creator Perusahaan Pembuat

Mozilla foundation Microsoft Opera Software David Harris The KMail Team

Platform

Last stable version Versi Terakhir yang stabil

3.1.10 2011 11.11 4.61 4.6.3

Cross-Platform Windows Cross-Platform Windows Cross-Platform

Pengunaan Kotak Surat dengan Thunderbird

Instalasi (Pemasangan) Thunderbird

Kita dapat selalu mengunduh Thunderbird versi terkini yang stabil pada alamat http://www.mozillamessaging.com/en-US/thunderbird/. Biasanya kita juga mengunduh

sebuah file setup yang dapat dijalankan pada komputer setelah mengunduh program tersebut.
Ketika sedang mengunduh, kita juga akan dihadapkan pada beberapa opsi. Bagi seorang pemula, disarankan untuk menggunakan opsi yang direkomendasikan dan telah terinstal.

Menghubungkan Thunderbird dengan Kotak Pos Penyedia Layanan EMail

Segera setelah proses instalasi, Thunderbird akan bertanya apakah kita mau menghubungkan kotak pos e-mail kita dengan klien Thunderbird.

Gambar 2. Pensettingan Akun Surat (Mail Account Setup)

Di sini (pada kotak pertama), ketikkan nama yang nantinya dapat dilihat oleh orang lain. Pada kotak yang kedua, ketikkan alamat e-mail sedangkan pada kotak ketiga, ketikkan kata sandi (password) akun e-mail yang kita miliki. Dengan mencontreng kotak contrengan (checkbox) Remember password (Ingatlah Kata Sandi Saya), Thunderbird tidak perlu lagi meminta kata sandi setiap kali kita membuka akun e-mail.

Gambar 3. Pengecekan Akun E-Mail

Setelah mengisi semua kotak tersebut, Thunderbird secara otomatis akan mencoba menemukan konfigurasi server yang tepat. Thunderbird juga juga akan mencoba untuk mengkoneksi akun e-mail dengan menggunakan sebuah koneksi IMAP. Namun, karena kotak suratnya kecil, lebih baik untuk menggunakan koneksi POP. Untuk mengubah koneksi IMAP ke koneksi POP, kita harus mengklik tombol edit. Setelah konfigurasi ini, akun e-mail akan tercipta. Pada sisi kiri jendela surat Thunderbird akan muncul dengan sebuah kotak surat masuk (inbox) dan sebuah kotak Trash. Kotak Surat Terkirim (Sent) dan Kotak Draft akan ditambahkan kemudian ketika fungsi ini digunakan untuk pertama kali.

Gambar 4. Beberapa folder (kotak/map) sebuah akun E-Mail baru pada Thunderbird

Beberapa Konfigurasi Penting Akun E-Mail oleh Pengguna

Thunderbird telah menginstal akun e-mail kita sekarang. Namun, dengan bawaan standar yang diinstal, belum tentu cukup atau bahkan tidak sesuai dengan kemauan kita. Bila kita mengklik tombol kanan mouse pada nama akun, sebuah menu konteks akan muncul. Di sini kita mengklik pada Point Setting.untuk mengakses jendela Account Setting. Pada setiap akun yang ditangani oleh Thunderbird, kita dapat menemukan pada sisi kiri sebuah bagian yang menunjukkan konfigurasi akun.

Gambar 5. Beberapa setelan yang tersedia untuk sebuah akun e-mail Mengubah Nama Akun
Pertama sekali kita harus mengubah nama akun e-mail karena nama yang terdeteksi otomatis adalah nama pada alamat e-mail. Tentulah ini kurang menyenangkan, lebih baik untuk memiliki sebuah nama seperti BDK Samarinda atau BDKS, sehingga kita dapat dengan mudah mengenali akun yang berasal dari Yahoo atau BDK bila kita sedang menggunakan kedua akun tersebut dengan Thunderbird. Untuk mengubah nama akun, kita dapat memilih nama akun pada sisi kiri jendela Account Setting. Pada sisi kanan, sebuah kotak untuk akun nama akan muncul.

Gambar 6. Nama Akun

Di kotak ini, ketikkanlah nama yang diinginkan agar dapat muncul kemudian pada jendela utama Thunderbird.

Mengubah Penyetelan Server

Pengunaan sebuah akun POP memungkinkan Thunderbird untuk tidak selamanya terkoneksi dengan akun e-mail pada server. Thunderbird dapat terkoneksi beberapa kali dengan akun e-mail dan mengunduh e-mail yang ada dari server. Untuk mengkonfigurasi seberapa sering Thunderbird harus terkoneksi ke internet, kita harus mengklik pada jendela Account Setting pada sisi kiri Server Setting.

Gambar 7 Penyetelan Server

Bila kita hanya memiliki bandwidth (ukuran kecepatan internet) yang kecil, maka disarankan untuk mengunduh headers (judul) e-mailnya saja. Sehingga kita dapat memilih apakah sebagian e-mail yang masuk adalah spam (sampah) dan kita dapat segera menghapusnya atau bila kita mau mengunduh selebihnya. Bila kita meninggalkan e-mail pada server maka kita masih dapat membukanya dari berbagai lokasi seperti warung internet atau dari komputer lain.

Penyetelan Folder
Lokasi lain yang dapat diubah setelannya adalah poin Copies & Folders. Di sini kita dapat mengkonfigurasi di mana kita dapat menyimpan beberapa e-mail yang terkirim maupun draft e-mail.

Gambar 8 Penyetelan Copies & Folders

Pertanyaan utama di sini adalah apakah kita mau menyimpan e-mail kita di komputer sendiri atau di server.

Mengubah Setelan SMTP

Untuk mengirim e-mail, kita perlu menggunakan sebuah server SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Server ini akan membantu mengirimkan e-mail. Thunderbird biasanya secara otomatis akan mendeteksi server SMTP yang tepat untuk akun e-mail kita. Namun sering kali konfigurasi yang telah terpasang secara otomatis untuk server SMTP tidak tepat. Kita dapat mengubah konfigurasi server SMTP pada sisi kiri bagian terbawah Outgoing Server (SMTP). Dengan mengklik pada poin sisi kanan, SMTP yang tersedia akan muncul. Di sini kita dapat memilih konfigurasi untuk akun e-mail dan mengklik pada tombol Edit.

Gambar 9 Penyetelan Server SMTP

Untuk domain bdksamarinda, sangatlah penting untuk memiliki username yang sama dengan alamat e-mail. Dalam kondisi adanya masalah ketika mengirim e-mail, perlu dipastikan untuk mengetik nama yang tepat.

Pengiriman E-Mail dengan Thunderbird Menerima E-Mail

Bila seorang teman mengirimkan sebuah e-mail pada kita, e-mail itu tidak akan secara otomatis berada pada laptop kita, kecuali kita telah menyetel pada Server Setting bahwa semua e-mail baru akan diunduh secara otomatis. Bila terdapat e-mail baru, nama akun kita pada sisi kiri akan berubah warna menjadi biru

Gambar 10 Kotak surat dengan pesan yang baru diterima

Bila tidak berubah warna menjadi biru, kita hanya perlu memilih akun e-mail pada sisi kiri jendela utama Thunderbird dan mengklik tombol Get Mail pada toolbar. Sekarang Thunderbird akan terkoneksi dengan akun untuk mengunduh e-mail/pesan baru.

Membalas sebuah E-Mail

Bila kita perlu untuk membalas sebuah e-mail, tidak perlu memulai dengan sebuah e-mail baru yang kosong. Kita hanya perlu memilih e-mail yang akan kita balas dan mengklik tombol Reply pada sisi kanan.

Bila e-mail yang kita peroleh juga diterima oleh beberapa orang lain dan kita mau semua orang tersebut membaca balasan kita, kita tinggal mengklik tombol Reply All.

Menulis sebuah E-Mail

Selain hanya membalas e-mail yang masuk, tentu saja kita dapat menulis e-mail baru hanya dengan mengklik tombol Write pada toolbar jendela utama. Setelah mengklik tombol Write, sebuah jendela baru akan muncul.

Gambar 11. Jendela Write

Pada bagian teratas, kita dapat melihat server SMTP mana yang akan kita gunakan. Kemudian kita melihat beberapa baris di mana kita dapat mengetikkan alamat yang kita tuju. Tentu saja ada juga kotak Subject dan kotak besar untuk isi surat. Ketika mengetik surat, tersedia toolbar format, sehingga kita dapat menggunakan sytle dan warna yang berbeda untuk meningkatkan desain E-Mail. Bila kita ingin mencantengkan (attach) beberapa file pada e-mail yang mau dikirim, kita hanya perlu mengklik pada tombol Attach dan memilih file yang mau dicantengkan. Bila kita mau menyisipkan beberapa elemen HTML khusus, kita dapat melakukannya dengan menggunakan Insert Menu.

Gambar 12 Insert Menu

Pada Format Menu, kita dapat memilih beberapa efek untuk e-mail seperti di WORD atau aplikasi lain.

Dengan mengklik pada tombol Send, E-Mail akan dikirimkan pada semua penerima yang dituju.

Menyimpan sebuah E-Mail

Dapat terjadi ketika sedang menulis E-Mail bahwa E-Mail tersebut tidak dapat terkirim. Mungkin juga attachment nya hilang, koneksi internet putus atau karena kita masih butuh informasi lain sebelum mengirimkannya. Menghadapi situasi ini, kita dapat menyimpan E-Mail yang telah ditulis dengan mengklik tombol Save. E-Mail itu akan ditransferkan ke Folder Draft, di mana kita dapat membukanya kapan saja kita mau.

Beberapa Opsi E-Mail Lanjutan

Selain opsi-opsi yang telah dituliskan di atas, Thunderbird juga menyediakan beberapa opsi tambahan untuk mengirimkan e-mail. Mereka terdapat pada Option Menu pada jendela Write.

Gambar 13 Beberapa Opsi Lanjutan untuk Mengirimkan E-Mail

Opsi yang berguna antara lain: 1. Return Receipt: Bila memilih opsi ini kita akan diberitahu kapan penerima membuka pesan yang kita kirimkan. 2. Delivery status notification: Kita akan diberitahu kapan e-mail yang kita kirimkan sampai ke kotak pos penerima yang dituju.

3. Format: Di sini kita dapat mengubah format E-Mail. Ini sangat baik apabila kita mengirim
pesan teks kepada penerima yang memiliki inbox yang kecil karena E-Mail dengan format teks plain bobotnya kecil sekali. 4. Priority: Kita dapat menambahkan sebuah simbol pada e-mail yang kita kirimkan kepada penerima. Khususnya bila kita mau menginformasikan bahwa pesan yang mau kita sampaikan bersifat penting atau tidak. Mengunci dan membubuhkan tanda tangan pada sebuah E-Mail biasanya tidak terlalu perlu.

Manajemen E-Mails
Merupakan sebuah tantangan untuk dapat memanajemen semua E-Mail yang akan kita terima. Untuk dapat melakukan hal ini, Thunderbird menawarkan banyak pilihan.

Menghapus Sebuah E-Mail

Cara termudah untuk membersihkan Inbox adalah dengan menghaous semua E-Mail yang tidak lagi diperlukan. Oleh karena itu, kita hanya perlu untuk memilih E-Mail yang akan dihapus dan mengklik tombol Delete. E-Mail yang dihapus akan dipindahkan ke Folder Trash. Bila kita mau mengosongkan Folder Trash, kita hanya perlu mengklik tombol kanan mouse pada folder tersebut dan memilih poin Empty Trash.

Membuat Folder/Sub Folder Baru

Sangat disarankan untuk membuat beberapa folder baru selain folder bawaan Thunderbird. Kita dapat memilah-milah, misalkan pengelompokan E-Mail ke dalam folder berdasarkan topik, sehingga kita dapat menemukan E-Mail yang akan kita cari lebih cepat jika kita mengetahui topiknya. Untuk membuat sebuah folder baru, kita harus mengklik folder utama dengan tombol kanan mouse. Pada context menu yang muncul, pilihlah New Folder.

Gambar 14 Context Menu

Thunderbird akan membuat sebuah folder baru dan kita dapat menamai folder yang kita buat. Bila kita mau mentransfer E-Mail yang ada ke folder baru, kita perlu memilih beberapa E-Mail pada inbox di sisi kanan dan kita dapat menyeret beberapa E-Mail tersebut ke dalam folder baru pada sisi kiri.

Melabeli E-Mail (Tag E-Mails)

Untuk mendapatkan pemandangan yang lebih baik terhadap E-Mail yang kita miliki, kita juga dapat memberikan label. Untuk tujuan itu, kita hanya perlu memilih sebuah E-Mail dengan tombol kanan mouse dan memilih Tag (labeli).

Gambar 15 Beberapa Opsi Tag (Label)

Terdapat juga opsi untuk membuat tag sendiri yang mungkin lebih cocok dengan kebutuhan kita.

Memilah E-Mails (Sort E-Mails)

E-Mail baru akan dipilah secara otomatis pada inbox berdasarkan tanggal. Bila kita mau memilah EMail dengan cara lain kita juga dapat melakukannya. Pada bagian atas daftar adalah sebuah bar dengan beberapa kotak (fields)

Gambar 16. Sort Bar

Bila kita mengklik pada salah satu kotak, daftar E-Mail akan terpilah berdasarkan kategori pada kotak itu. Kita dapat mengenali kategori pemilahan yang sedang berlaku dengan adanya sebuah segitiga kecil pada sisi kanan kotak kategori tersebut. Bila kita mau menambahkan lebih banyak kotak kategori, kita dapat memilih beberapa dengan cara mengklik simbol column pada sisi kanan bar paling atas.

Gambar 17 Kotak Kategori yang dapat dipilih untuk E-Mail

Bagaimana memfilter E-Mail

Selain kemampuan memilah E-Mail, kita juga dapat menggunakan sebuah filter yang dapat menampilkan E-Mail yang terpenting untuk dibaca. Thunderbird menawarkan sebuah pelayanan filter cepat (Quick Filter). Layanan ini terletak pada bagian teratas kotak kategori pemilahan.

Gambar 18. Quick Filter Bar

Di sini kita dapat memilih bila kita hanya mau melihat E-Mail dengan attachment atau E-Mail berlabel. Bila kita mau membuat sebuah filter yang mumpuni, kita dapat menemukan opsi ini di Tool Menu. Di sini terlihat poin Message FiltersBila kita mengklik di sini, sebuah jendela baru akan terbuka di mana kita dapat membuat sebuah filter baru atau dengan mengedit fiter yang telah ada. Filter Rules berikut mudah digunakan. Kita hanya perlu memberikan defenisi filter kita dan tindakan apa yang harus dilakukan Thunderbird bila filter menemukan E-Mail masuk yang tersaring.

Gambar 19 Filter Rules

Kita juga dapat menentukan pilihan apakah filter harus beroperasi ketika Thunderbird mencek akun kita atau harus beroperasi secara manual. Bila kita ingin agar filter beroperasi secara manual, kita dapat memulai proses ini juga pada Tools Menu.

Gambar 20. Beberapa Opsi Filter pada Tools Menu Mencari E-Mail
Sangatlah mudah untuk mencari E-Mail pada inbox atau pada folder yang lain. Kita hanya perlu mengklik kanan tombol mouse pada folder yang dipilih di sisi kiri. Pada context menu yang muncul, pilihlah poin Search Sebuah jendela akan muncul. Terlihat sangat mirip dengan jendela filter.

Gambar 21 Jendela Search

Di sini kita dapat memberikan deskripsi beberapa kriteria untuk menemukan E-Mail yang sedang kita cari. Dengan mengklik pada tombol Search, Thunderbird akan mencari pesan/E-Mail yang dimaksud dan akan menampilkan beberapa E-Mail yang cocok dengan deskripsi yang telah dibuat pada sebuah jendela di bawah.

Buku Alamat (Address Book)

Buku alamat pada Thunderbird dirancang untuk menyimpan alamat-alamat e-mail yang sering dipakai pengguna. Terdapat dua cara untuk membuat sebuah entri buku alamat, baik dengan membuat

sebuah alamat kontak maupun menggunakan alamat kontak yang dikumpulkan secara otomatis oleh Thunderbird.

Membuat sebuah alamat kontak

Membuat sebuah alamat kontak sangatlah mudah. Pada Mail Toolbar Thunderbar terdapat tombol buku alamat (Address Book). Dengan mengklik tombol ini, jendela buku alamat akan muncul.

Gambar 22 Jendela Address Book

Pada toolbar address book terdapat tombol New Contact. Ketika mengklik tombol ini, sebuah jendela akan muncul di mana pengguna dapat mengisi semua informasi tentang sebuah alamat kontak baru yang dia ketahui.

Gambar 23 Jendela Kontak Baru (New Contact)

Informasi di sini bisa saja sangat berbeda, Tentu saja penting untuk mengisikan nama dan alamat EMail. Selain itu, informasi umum lainnya juga dapat ditambahkan, misalnya nomor telpon atau pager. Lebih lagi, informasi pribadi juga bisa ditambahkan seperti sebuah gambar atau hari ulang tahun. Penambahan informasi hari ulang tahun bisa jadi menarik karena dengan menambahkan informasi ini, pengguna akan secara otomatis diingatkan bila seseorang berulang tahun.

Mengedit/Mengumpulkan Alamat
Setiap alamat baru yang digunakan akan disimpan. Alamat baru biasanya disimpan secara terpisah pada sebuah Buku Alamat yang berisikan alamat-alamat yang dikumpulkan.

Gambar 24. Beberapa alamat yang dikumpulkan

Biasanya hanya nama dan alamat E-Mail saja yang akan disimpan. Namun, sangat mungkin untuk mengubah dan menambahkan informasi. Untuk melakukan ini, pengguna hanya perlu mengklik dua

kali pada kontak yang mau diedit. Jendela kontak akan muncul dan pengguna dapat menambahkan atau mengubah informasu tentang kontak. Tentu saja, alamat-alamat yang terdapat pada buku alamat dapat diubah dengan cara yang sama.

Membuat sebuah buku alamat baru

Selain buku alamat yang telah terinstal secara otomatis, terdapat kemungkinan untuk membuat buku alamat lain. Dengan adanya kemudahan ini kita dapat memilah daftar kontak.

Gambar 25 File/Menu Baru (File/New Menu)

Untuk membuat sebuah buku alamat baru, pengguna hanya perlu memilih poin New/Address Book dari File Menu, Pada kotak input yang muncul, pengguna memilih sebuah nama buku alamat yang baru. Buku alamat baru akan muncul pada kolom kiri buku alamat. Sekarang pengguna dapat dengan mudah memindahkan semua alamat kontak yang ada dari buku alamat sebelumnya ke beberapa buku alamat baru dengan menggunakan metode Drag & Drop.

Gambar 26 Memindahkan alamat kontak Membuat sebuah daftar kontak baru

Cara lain untuk memilah kontak adalah dengan menggunakan daftar kontak. Keuntungan dari menggunakan cara ini adalah kemudahan untuk mengirim E-Mail. Daripada mengunakan 20 kontak individu, lebih mudah dengan mengetik nama buku alamat yang dituju pada daftar kontak, dan E-Mail akan terkirim kepada semua anggota pada buku alamat tersebut. Membuat sebuah dafta kontak sangatlah sederhana. Pada Toolbar Address Book terdapat tombol New List. Dengan mengklik pada tombol ini, jendela Mailing List akan muncul.

Gambar 27 Jendela Mailing List

Di sini kita dapat menuliskan nama daftar yang dibuat dan memutuskan ke buku alamat mana daftar ini akan ditambahkan. Sebuah nama panggilan (nickname) dan sebuah deskripsi juga bisa ditambahkan. Tentu saja di sini juga terdapat tempat untuk menambahkan alamat E-Mail yang menjadi bagian daftar. Bila alamat EMail sudah merupakan bagian sebuah buku alamat, Thunderbird membantu mencarikannya bahkan ketika kita hanya mengetikkan tiga huruf pertama. Ketika pengguna mengkonfirmasi dengan OK, kemudian sebuah Daftar E-Mail (Mailing List) baru akan terbentuk dan siap digunakan.

Mencari sebuah kontak

Akan ada waktunya kita perlu mencari sebuah alamat E-Mail. Terutama ketika kita sudah menyimpan informasi yang berharga tentang seseorang misalnya informasi nomot telpon, hari ulang tahun, alamat-alamat). Sangat mudah untuk menemukan kontak pada buku alamat Thunderbird, Kita hanya perlu membuka Edit Menu dan di sini kita akan menemukan poin Search AdressesDengan mengklik pada poin ini, jendela pencari Advanced Address Book akan muncul.

Gambar 28 Jendela pencari Advanced Address Book

Di sini kita dapat mengkonfigurasikan beberapa kriteria untuk pencarian. Misalnya, kita dapat mencari berdasarkan nama atau hanya berdasarkan marga/nama keluarga atau hanya berdasarkan beberapa huruf yang akan terdapat pada nama-nama yang ditampilkan. Dengan tombol PLUS dan MINUS, kita dapat menambahkan dan menghapus satu kriteria.