A.

CAPAIAN PEMBELAJARAN

Pada akhir fase E, peserta didik mampu memanfaatkan berbagai aplikasi secara
bersamaan dan optimal untuk berkomunikasi, mencari informasi di internet, serta
mahir menggunakan fitur lanjut aplikasi perkantoran (pengolah kata, angka, dan
presentasi) beserta otomasinya untuk mengintegrasikan dan menyajikan konten
aplikasi dalam berbagai representasi yang memudahkan analisis dan interpretasi
konten tersebut.

B. TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan pembelajaran pada elemen Teknologi Informasi dan Komunikasi kali ini
adalah :
1. Dengan berdiskusi (C), peserta didik (A) mampu menggunakan fitur lanjut
aplikasi perkantoran mail merge (B) dengan benar (D).

C. INDIKATOR PENCAPAIAN TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Peserta didik dapat membuat data base mail merge pada Ms. Office Excel
2. Peserta didik dapat menautkan mail merge dalam pembuatan sertifikat di Ms.
Word

D. PERTANYAAN PEMANTIK

1. Peserta didik dapat menganalisis pengguaan fitur lanjut aplikasi perkantoran

mail merge
2. Peserta didik dapat menautkan mail merge dalam surat masal di Ms. Word?
E. MATERI
1. Mail Merge
Mail merge adalah sebuah aplikasi surat menyurat yang disediakan oleh
aplikasi pengolah kata di dalam komputer seperti Microsoft Word, yang
memungkinkan penggunanya untuk membuat banyak surat dengan format dan
isi yang sama dengan cepat.
Dalam bahasa Indonesia, mail merge bisa juga disebut dengan surat massal.
Disini pengertian mail merge adalah sebuah cara atau metode untuk membuat
banyak tulisan atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan
sangat cepat, hanya dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si
penerima surat.
Fungsi mail merge dalam pengertian mail merge secara umum adalah untuk
membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah
yang banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat
membantu, karena dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File
pertama berupa spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama,
alamat, atau data lainnya yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa
isi dari surat yang akan mengolah data yang telah ada dari file yang satunya.

2. Hal Penting yang ada dalam suatu mail merge yaitu

a. Main Document / Dokumen Utama
Dokumen inti atau dokumen utama yang tidak berubah atau tetap dari surat
yang dibuat. Apabila diketikkan teks atau informasi lain pada dokumen
utama, maka akan dijadikan format dasar dari surat yang akan dikirimkan.
b. Data Source / Sumber Data
Sumber data sebagai data tujuan yang akan di merge kan di dokumen utama.
Data Source berasal dari :
1) Microsoft Office Outlook Contact List
2) Microsoft Office Excel Worksheets
3) Microsoft Office Word Tables
4) Microsoft Office Access Database tables

1
c. Menu Mailings Pada Microsoft Word
Berikut ini akan diuraikan Tab Mailings pada Microsoft Word lengkap dengan
ikon-ikon yang terdapat pada group-group Ribbonnya.

a. Group Create

Group Create ini secara umum mempunyai fungsi untuk membuat

tulisan pada amplop surat ataupun label dengan ukuran dan bentuk sesuai
dengan pilihan atau keinginan kita.
Group ini hanya terdiri dari 2 (dua) ikon saja yaitu Envelopes dan
Labels, berikut selengkapnya.
1) Envelopes, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan tentang
pengirim dan penerima surat pada amplop yang akan digunakan untuk
mengirim surat.
2) Labels, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan pada label
sesuai dengan bentuk dan ukuran label yang akan diberi tulisan.

b. Group Start Mail Merge

Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya

dapat kita lakukan secara baik dengan memanfaatkan Group Start Mail Merge.
Ikon-ikon yang terdapat dalam group ini adalah:
1) Start Mail Merge, berfungsi untuk membuat surat yang dapat dikelola
untuk banyak orang sekaligus. Surat yang dibuat berupa surat biasa
ataupun surat elektronik (Email).

2
 2) Select Recipients, berfungsi untuk membuat dan mengelola daftar
penerima surat.
3) Edit Recipient List, befungsi untuk mengadakan perubahan pada daftar
penerima surat.

c. Group Write & Insert Fields

Group ini dapat digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima
surat yang sedang buat. Berikut beberapa ikon yang terdapat pada Group
Write & Insert Fields.
1) Highlight Merge Fields, berfungsi untuk mengetahui dan mengubah
adanya informasi yang salah terkait surat yang sedang buat.
2) Address Block, berfungsi untuk memasukkan alamat tujuan pada surat
yang dibuat.
3) Greeting Line, berfungsi untuk menambah nama sapaan dari penerima
surat.
4) Insert Merge Field, berfungsi untuk memasukkan informasi tambahan
tentang penerima surat.
5) Rules, berfungsi untuk menambah dan menggabungkan keputusan
Tindakan pada surat dengan memanfaatkan penyimpanan awan/cloud
yang tersedia.
6) Match Fields, berfungsi untuk memeriksa dan mencocokkan identitas
penerima agar tidak terdapat penerima ganda.
7) Update Labels, befungsi Untuk memperbarui label surat sesuai dengan
keadaan terkini.

d. Group Preview Results

3
 Group Preview Results berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat berserta
keakuratan isi surat tersebut. Ikon-ikon dalam group ini adalah sebagai
berikut:
1) Preview Results, berfungsi untuk melihat surat beserta daftar penerima
yang telah dibuat.
2) Find Recipient, berfungsi untuk mencari identitas penerima surat sesuai
dengan daftar penerima surat yang telah dibuat.
3) Auto Check for Errors, berfungsi Untuk memeriksa secara otomatis
apakah ada kesalahan dalam surat yang telah dibuat.
e. Group Finish

Group ini hanya terdiri dari satu ikon saja yaitu Finis Merge, berfungsi untuk
melakukan tindakan lanjutan setelah surat yang dibuat sudah lengkap dan
selesai
3. Langkah langkah membuat sertifikat di Ms. Word
Membuat sertifikat menggunakan Microsoft Office Word relatif mudah karena
pihak Microsoft telah menyediakan template otomatis dengan desain menarik,
gratis dan bisa didownload atau mendesain ulang sesuai keinginan.
Pada kesempatan ini tutorial membuat sertifikat, menggunakan Microsoft
Office Word 2013. Meskipun demikian, pada umumnya tutorial ini juga bisa
dipraktekkan pada jenis Microsoft Office Word 2007, 2010, atau 2016. Hanya saja
syarat dalam membuatnya yaitu komputer/laptop harus terhubung dengan
jaringan internet. Berikut langkah-langkah membuat sertifikat :
a. Bukalah Microsoft Office Word 2013. Pastikan bahwa komputer/laptop Anda
telah terhubung dengan jaringan internet.
b. Kemudian pilih menu File lalu New, kemudian ketiklah Certificates lalu klik
tombol search.

4
c. Hasil search akan ditampilkan dengan berbagai pilihan template sertifikat.
Kategori template sertifikat bisa dilihat di sebelah kanan halaman. Silahkan
pilih salah satu template sesuai keinginan.

d. Setelah diklik akan muncul jendela baru yang menampilkan sebuah perintah
yaitu Create. Setelah memilih template silahkan klik Create.

5
e. Selanjutnya template yang Anda pilih akan didownload dan ditampilkan
dihalaman kerja. Setelah itu, lakukan pengeditan sesuai yang keiinginkan.

f. Salah satu hasil contoh yang sudah di edit yaitu sebagai berikut :

6
 g. Setelah itu silahkan di simpan dengan cara klik File, lalu Save As, kemudian
pilih lokasi penyimpanan dan ketiklah nama file sesuai keinginan, terakhir
klik OK.

4. Langkah Langkah Membuat Mail Merge

a. Buka Excel
b. Buatlah tabel yang berisi data nama penerima sertifikat dan no peserta.
Kurang lebih seperti contoh di bawah ini.

7
c. Simpanlah file Excel tersebut.
d. Buka dokumen sertifikat yang sebelumnya sudah dibuat Microsoft Word.
Contoh :

e. Klik Mailings Select recipients Use an existing list.

f. Carilah file excel yang telah dibuat sebelumnya pada langkah a-c.
g. Klik Open pilih sheet yang sesuai klik OK.

8
h. Letakan terlebih Letakkan kursor pada sebelah kanan “Zaskia Mecca"
Klik Insert Merge Field pilih Nama

i. Setelah “Nama” sudah muncul, silahkan hapus nama Zaskia Mecca agar tidak
ada penumpukan nama

j. Ulangi langkah 8 dan 10 untuk no. peserta di sertifikat.

k. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result
l. Gerakkan panah ke kiri dan ke kanan untuk melihat tampilan data lainnya.
Data pada setiap baris akan ditampilkan satu per satu.

9
F. DAFTAR PUSTAKA

Azizah, Leli. Apa itu Database? Jenis, Fungsi dan Manfaatnya.

https://www.gramedia.com/best-seller/apa-itu-database/. Diakses pada 26
september 2022 pukul 13:38
Hernawati, Kuswari. Membuat Mail merge Menggunakan Microsoft Office.
http://staffnew.uny.ac.id/upload/132309677/pengabdian/membuat-mail-
merge.pdf. Diakses pada 26 September 2022 pukul 10:34
Musthofa dkk.2021.Informatika. Jakarta : Pusat Kurikulum dan Perbukuan Badan
Penelitian dan Pengembangan dan Perbukuan Kementrian Pendidikan,
Kebudayaan, Riset dan Teknologi
Nasol, Rahma Rizania. Integrasi Antar Aplikasi Office
https://issuu.com/rahmappg2021/docs/2._modul_kd_3.1_rahma_rizania_nasol.
Diakses pada 26 September 2022 pukul 10:59
Novianto, Andi. 2018.Simulasi dan Komunikasi Digital. Jakarta : Erlangga
Saputra dkk. 2019. Pembuatan Surat-Menyurat Dengan Mail Merge Menggunakan
Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel Versi 2019. Jurnal Abdimas
Budi Darma. Vol. 2 No. 2 Februari 2022 Hal. 93-97. https://www.ejurnal.stmik-
budidarma.ac.id/index.php/abdimas/article/view/3711. Diakses pada 24
September 2022 pukul 19.44

10