MAKALAH

MAILINGS
(APLIKASI PERKANTORAN)

DISUSUN OLEH :
AHMAD
RISALDI
(2020020038)

TEKNIK INFORMATIKA
STMIK HANDAYANI MAKASSAR
2020/2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, tuhan semesta alam. Atas rahmat dan
karunianya makalah ini dapat diselesaikan tepat waktu. Tidak lupa pula kita hanturkan
shalawat dan salam kepada junjungan Rasulullah Muhammad SAW. Semoga syafaatnya
mengalir kepada kita di hari akhir kelak.
Penyusunan makalah semaksimal mungkin diupayakan dan didukung berbagai pihak,
sehingga dapat memperlancar dalam penyusunannya. Oleh karena itu, penulis mengucapkan
terima kasih kepada semua pihak dan sumber yang telah mebantu dalam proses pembuatan
makalah. Namun tidak lepas dari semua itu, penulis menyadari bahwa masih terdapat
kekurangan baik dari segi penyusunan bahasa maupun aspek lainnya.
Akhirnya penulis sangat mengharapkan makalah sederhana ini dapat memberikan
manfaat dan dapat menginspirasi para pembaca untuk mengangkat permasalahan yang
relevan maupun untuk kepentingan lainnya.

Bone, 11 November 2020

Penulis

i
 DATAR ISI
SAMPUL
KATA PENGANTAR...............................................................................................................i
DAFTAR ISI............................................................................................................................ii

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang.................................................................................................. 1
B. Rumusan Masalah............................................................................................. 1
C. Tujuan ............................................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN
A. Pengertian Mailings.......................................................................................... 2
B. Fungsi Ikon-Ikon pada Mailings....................................................................... 2
C. Cara Membuat Mail Merge .............................................................................. 4
BAB III PENUTUP
A. Kesimpulan....................................................................................................... 8
B. Saran ................................................................................................................. 8
DAFTAR PUSATAKA ......................................................................................................... 9
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Teknologi informasi terus berkembang dan
mengalami kemajuan yang sangat pesat seiring
dengan perkembangan zaman dan cara berpikir
manusia untuk memudahkan pekerjaan. Umumnya
teknologi infomasi adalah sebuah teknologi yang
dipergunakan untuk mengolah data, termasuk di
dalamnya memeroses, mendapatkan, menyusun,
menyimpan, dan memanipulasi data dengan
berbagai macam cara guna menghasilkan informasi
yang berkualitas dan bernilai. Microsoft Office
Word merupakan salah satu perangkat lunak
(software) pengolah data yang sering digunakan
dalam kehidupan sehari- hari.
Setiap orang yang bekerja di bidang
komunikasi atau sejenisnya biasanya menggunakan
surat sebagai salah satu media untuk
menyampaikan informasi, baik itu berupa surat
yang dicetak maupun surat elektronik. Terkadang
surat yang dibuat harus dikirimkan ke banyak
tujuan dengan format penulisan yang sama namun
dengan penerima yang berbeda. Tab Mailings pada
Microsoft Office Word merupakan fitur yang dapat
digunakan untuk memudahkan pekerjaan surat
menyurat tersebut.
Pada makalah ini, akan diuraikan dengan jelas
mengenai Tab Mailings pada Microsoft Office
Word beserta dengan fungsinya.

B. Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dari makalah ini
adalah sebagai berikut :
1. Apa yang dimaksud dengan Mailings ?
2. Apa fungsi dari setiap sub menu pada Mailings ?
3. Bagaimana cara menggunakan Maillings untuk
membuat surat dalam jumlah banyak ?

C. Tujuan
Adapun tujuan dari pembuatan makalah ini
adalah sebagai berikut :
1. Mengetahui pengertian Mailings.
2. Mengetahui fungsi dari menu Mailings.
3. Mengetahui cara membuat surat massal
menggunakan fungsi Mailings.

1
 B maupun dari Microsoft Office Excel.
A. P Fungsi dari Mailings biasanya digunakan untuk
e A
membuat surat dalam jumlah yang banyak dengan
n B format penulisan yang sama, namun mempunyai
g data yang berbeda pada setiap surat. Misalnya kita
e akan membuat surat dengan jumlah puluhan atau
r I ratusan dengan format surat yang sama, akan tetapi
t
I kita harus memasukkan nama dan alamat yang
i
a berbeda-beda di setiap surat. Dengan fungsi
n Mailings ini kita bisa langsung membuat surat
P secara otomatis yang terhubung dengan database
M E yang sudah dibuat atau disiapkan. Selain itu, kita
a juga bisa mencetak surat yang dibuat sesuai dengan
M
i urutan dan nama-nama pada database.
l B
i A B. Fungsi Ikon-ikon pada Menu Mailings
n Sama seperi ribbon menu yang lainnya pada
g H Microsoft Office Word, Mailings juga memiliki
s A sejumlah ikon yang memiliki fungsinya masing-
masing. Ikon-ikon tersebut dikelompokkan menjadi
S
beberapa grup, diantaranya Create, Start Mail
A Merge, Write & Insert Fields , Preview Results, dan
N Finish. Berikut ini akan diuraikan secara rinci

Mailings fungsi dari setiap ikon-ikon yang dimaksud.

adalah salah
satu ribbon 1. Create
menu yang a. Envelops
terdapat pada Envelops berfungsi sebagai alat untuk
Micrososft membuat atau mencetak bentuk amplop. Pada
Office Word bagian ini kita dapat memilih ukuran, format,
yang dan menambahkan perangko elektronik.
memungkinkan b. Labels
untuk membuat Labels berfungsi sebagai alat untuk membuat
link yang akan atau mencetak label. Pada bagian ini kita
terhubung dapat memilih dari ukuran label yang
dengan populer/umum maupun label khusus seperti
database CD atau DVD.
tertentu. 2. Start Mail Merge
Database yang a. Start Mail Merge
digunakan bisa Start Mail Merge berfungsi untuk membuat
dari Microsoft satu dokumen yang akan dikirim/diberikan ke
Office Acces beberapa orang yang berbeda. Microsoft
2
 Office
Word
akan
membuat
salinan
untuk
setiap
penerima
dan
menggant
i bagian
tersebut
sesuai
dengan
data pada
list
penerima.
b. Select
Recipients
Select
Recipient
s
berfungsi
untuk
memilih
atau
membuat
daftar
kontak
yang
akan
dijadikan
penerima.
Daftar
penerima
yang
dipilih
bisa
menggun
akan
dokumen
dari

3
 Microsoft Officce Excel ataupun Microsoft Office Acces dan juga bisa
menggunakan daftar yang dibuat sendiri pada Microsoft Office Word.
c. Edit Recipient List
Edit Recipient List berfungsi untuk mengedit daftar penerima yang telah
dimasukkan atau ditambahkan.

3. Write & Insert Fields

a. Highlight Merge Fields
Highlight Merge Fields berfungsi untuk memberikan warna atau tanda pada bagian
yang akan diganti berdasarkan daftar pada database.
b. Adress Block
Adress Block berfungsi untuk menambahkan alamat yang akan dikirimkan surat
ataupun e-mail.
c. Greeting Line
Greeting Line berfungsi untuk menambahkan teks pada bagian pembuka surat,
misalnya yang terhormat, kepada yang terhormat, dan lain-lain.
d. Insert Merge Field
Insert Merge Field berfungsi untuk menambahkan kolom dari sumber data atau
database yang sudah dimasukkan sebelumnya.
e. Rules
Rules berfungsi untuk menentukan aturan dalam menambah atau menggabungkan
surat yang telah dibuat.
f. Match Fields
Match Fields berfungsi untuk memberi tahu arti kata dari berbagai bidang pada
daftar penerima.
g. Update Labels
Update Labels berfungsi untuk memperbaharui semua label di dokumen untuk
menggunakan informasi dari daftar penerima.
4. Preview Results
a. Preview Results
Preview Results berfungsi untuk menampilkan hasil dari mail merge atau surat
massal yang telah dibuat.
b. First Record
First Record berfungsi untuk menampilkan format halaman pertama dari dokumen
yang telah dibuat.
c. Previous Record
Previous Record berfungsi untuk menampilkan format halaman yang sebelumnya.
d. Go to Record
Go to Record berfungsi untuk menampilkan format halaman sesuai dengan nomor
halaman/dokumen yang dimasukkan.
e. Next Record
Next Record berfungsi untuk menampilkan format halaman berikutnya.
f. Last Record
Last Record berfungsi untuk menampilkan format halaman terakhir dari dokumen
yang telah dibuat.
g. Find Recipient
 Find Recipient berfungsi untuk menampilkan format halaman berdasarkan
pencarian nama atau data penerima.
h. Check for Errors
Check for Errors berfungsi untuk mengecek kesalahan setelah selesai
menggabungkan surat
5. Finish
Grup Finish dapat digunakan untuk mengedit individual dokumen, mencetak
dokumen, dan juga mengrimkan pesan email kepada penerima (recipient).

C. Langkah Kerja Membuat Mail Merge (Surat Gabungan)

Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk membuat Mail Merge pada
Microsoft Office Word, salah satunya adalah dengan mengkombinasikannya dengan
Microsoft Office Excel sebagai sumber database dari List Recipient. Beerikut ini adalah
langka-langkahnya.
1. Buka aplikasi Microsoft Office Word, pilih blank dokumen.
2. Ketik isi surat dan informasi lainnya, misalnya seperti gambar berikut ini.

3. Langkah selanjutnya adalah membuat tabel pada Microsoft Office Excel sesuai
dengan data yang dibutuhkan pada bagian surat. Contohnya seperti pada gambar
berikut.
4. Kembali ke Microsoft Office Word, lalu pilih tab Mailings. Pada bagian
Select Recipients, pilih Use an Exciting List.

5. Pilih sumber data yang akan digunakan. Sumber data yang dimaksud adalah
tabel yang sebelumnya telah dibuat pada MS. Ecxel.

6. Selanjutnya akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Kemudian klik Ok.
7. Arahkan pointer pada bagian kosong yang akan dimasukkan data/informasi.
Selanjutnya pada bagian Insert Merge Field, pilih/klik data yang akan

dimasukkan.

8. Setelah selesai dimasukkan tampilannya akan seperti gambar di bawah ini. Kemudian
klik Preview Results untuk melihat hasilnya.
 9. Hasilnya akan seperti gambar di bawah ini.

10. Klik Next Record atau Previus Record untuk melihat isi surat yang lainnya.

BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
1. Mailings merupakan salah satu ribbon menu yang terdapat pada Micrososft Office
Word yang memungkinkan untuk membuat link yang akan terhubung dengan
database tertentu, sehingga dapat memudahkan dalam pembuatan pesan elektronik
ataupun surat massal. Database yang digunakan bisa dari Microsoft Office Acces
maupun dari Microsoft Office Excel.
2. Secara umum fungsi setiap ikon pada ribbon menu Mailing adalah untuk
memudahkan dalam membuat format email atau surat massal. Mulai dari proses
pembuatan, preview, hingga pengiriman dan pencetakan.
 3. Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam menggunakan Mailings untuk
membuat surat massal. Salah satunya adalah dengan menggunakan database dari
Microsoft Office Excel.

B. Saran
Penulis menyadari bahwa dalam proses pembuatan makalah masih terdapat banyak
kesalahan dan masih jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan
saran dan kritik dari pembaca sebagai bahan perbaikan untuk makalah ini.
 DAFTAR PUSTAKA
https://metodeku.com/fungsi-mailing-pada-microsoft-word/
https://www.teorikomputer.com/2014/05/fungsi-mailings-pada-microsoft-office.html?m=1