MAKALAH

JENIS-JENIS SURAT
Untuk memenuhi tugas mata kuliah Korespodensi Bahasa Indonesia
Dosen Pengampu : Lia Yuliana, M.Pd

Disusun oleh :
1. Fitriana R. Habilla

(12101241014)

2. Imas Aulia Ruandini

(12101241017)

3. Arum Setyani

(12101241018)

4. Isna Muslikah

(12101241019)

5. Zaroh Lailatul Chanifah (12101241020)

6. Agung Budi Prasetya

(12101241021)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2014

KATA PENGANTAR
Puji syukur marilah kita haturkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, yang
telah melimpahkan rahmat, hidayah, serta inayah-Nya kepada kita semua.
Sehingga kita dapat menyusun Makalah Jenis-jenis Surat dalam Korespodensi
Bahasa Indonesia. Kami ucapkan terimakasih kepada pihak-pihak yang telah
membantu terselesaikannya penyusunan resume ini, diantaranya :
1. Ibu Lia Yuliana, M.Pd selaku dosen pengampu mata kuliah Korespodensi
Bahasa Indonesia
2. Rekan-rekan mahasiswa Manajemen Pendidikan Universitas Negeri
Yogyakarta.
3. Serta pihak-pihak terkait yang tidak dapat kita sebutkan satu persatu.
Dalam menyusun makalah ini kami menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, ibarat pepatah yang mengatakan Tak ada gading yang tak retak,
kritik dan saran yang membangun sangat kami harapkan. Semoga resume ini
bermanfaat bagi semua pihak.

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..............................................................................................ii
DAFTAR ISI...........................................................................................................iii
BAB I PENDAHULUAN........................................................................................1
A. Latar Belakang..............................................................................................1
B. Rumusan Masalah.........................................................................................2
C. Tujuan...........................................................................................................2
BAB II PEMBAHASAN.........................................................................................3
A. Berdasarkan Wujud Surat..............................................................................3
B. Berdasarkan Isi Surat....................................................................................7
C. Berdasarkan Kepentingan Surat....................................................................9
BAB III KESIMPULAN........................................................................................11
DAFTAR PUSTAKA.............................................................................................12
LAMPIRAN...........................................................................................................13

BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Kegiatan surat-menyurat tidak dapat dilepaskan dari kehidupan
sehari-hari terutama bagi kita sebagai seorang mahasiswa yang selalu
berhubungan dengan birokrasi. Dalam (Soedjito, 2014 : 1) surat ditinjau
dari fungsinya merupakan suatu alat atau sarana komunikasi tulis. Surat
dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efisien, efektif,
ekonomis dan praktis. Beberapa hal yang dapat disampaikan melalui surat
adalah pengumuman, pemberitahuan, keterangan, perjanjian dan lain
sebagainya.
Surat-surat yang telah diterbitkan atau diperoleh dari pihak lain
apabila telah digunakan tidak langsung dimusnahkan melainkan melalui
proses pengarsipan. Proses pengarsipan surat dapat digunakan sebagai
bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada
masa lalu.
Dalam (Soedjito, 2014 : 2 ) juga mengemukakan bahwa surat dapat
mencerminkan corak, keadaan mentalitas jiwa, dan nilai pejabat / jawatan /
kantor yang bersangkutan. Oleh sebab itu dalam penyusunan surat
lembaga harus cermat dan teliti sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kegiatan menulis surat dari pihak pertama kepada pihak kedua,
kemudian pihak kedua membalas kepada pihak pertama merupakan
kegiatan korespondensi. Dalam makalah ini, kami menyajikan materi
mengenai jenis-jenis surat dalam keperluan korespodensi. Hal ini
diperlukan

untuk

memudahkan

kita

dalam

melakukan

kegiatan

korespondensi, supaya maksud dan tujuan penulisan surat dapat sesuai

dengan keinginan dan pihak yang menerima surat dapat memahami
maksud dan tujuan penulisan surat.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan paparan Latar Belakang, Rumusan Masalah yang kami angkat

antara lain :
1. Apa sajakah jenis surat berdasarkan wujudnya?
2. Apa sajakah jenis surat berdasarkan isinya?
3. Apa sajakah jenis surat berdasarkan kepentingannya?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan wujudnya.
2. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan isinya.
3. Untuk mengetahui jenis surat berdasarkan kepentingannya.

BAB II PEMBAHASAN
A. Berdasarkan Wujud Surat
Dalam (Soedjito, 2014 : 13) disebutkan bahwa jenis surat
berdasarkan wujudnya dibedakan menjadi 6 diantaranya :
1. Kartu Pos
Kartu pos merupakan wujud surat terbuka yang terbuat dari karton
ukuran 10 x 15 cm. Kartu pos dipergunakan untuk menyampaikan
berita pendek yang isinya dapat diketahui orang lain.
2. Warkat Pos
Warkat pos merupakan wujud surat tertutup yang terbuat dari sehelai
kertas yang sudah dicetak, dapat dilipat seperti amplop. Warkat pos
dipergunakan untuk menyampaikan berita agak panjang yang isinya
tak dapat diketahui orang lain.
3. Surat Bersampul
Surat bersampul merupakan wujud surat tertutup yang memakai
sampul. Surat bersampul dipergunakan untuk :
a. Menyampaikan berita yang isinya tidak dapat diketahui orang lain.
b. Mengirimkan berita yang lebih panjang daripada warkat pos.
c. Lebih menghormati pihak yang kita kirim surat.
4. Memo
Memo adalah satu bentuk komunikasi berbentuk tulisan singkat
dengan menggunakan bahasa yang lugas dan sopan. Pesan singkat
biasanya diletakkan di tempat yang akan dibaca oleh orang yang dituju
atau memberikannya secara langsung. Pesan singkat biasanya ditulis
dan dikirim oleh orang yang sedah saling mengenal dengan baik atau
orang yang sering berhubungan .
5. Nota
Nota adalah bukti transaksi penjualan atau pembelian barang secara
tunai. Nota juga memiliki arti : surat peringatan (penunjukkan,
catatan), surat keterangan resmi (contoh : dari duta kepada pemerintah
suatu negara atau sebaliknya), surat penjelasan resmi (contoh : dari
pemerintah pusat, pemerintah daerah, dsb).

6. Telegram
Berbeda dengan surat resmi, susunan telegram hanya terdiri atas empat
bagian yaitu :
a. Petunjuk Dinas Berbayar (ptb)
Petunjuk ini berisi tentang jenis atau sifat telegram dan ongkos
pengiriman yang harus dibayar oleh si pengirim dan ditulis di atas
alamat. Jenis-jenis ptb yang banyak digunakan dalam praktik
pengiriman telegram adalah :
1) PENTING, SEGERA, dan KILAT. Untuk telegram yang ingin
didahulukan pengirimannya dan penyerahannya kepada si
alamat, ongkosnya harus dibayar dua kali lipat dari ongkos
telegram biasa;
2) N menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat biasa;
3) NS menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat penting;
4) NK menunjukkan telegram pemerintah yang bersifat sangat
penting yang boleh dikirim jika keamanan negara sangat
terancam;
5) TM menunjukkan bahwa suatu telegram dapat dikirimkan
kepada beberapa alamat dalam suatu telegram pada satu kota
(telegram berganda);
6) RP menunjukkan bahwa pada telegram itu dikirimkan uang
sebesar ... untuk membalas telegram itu;
7) LT (telegram luar negeri) menunjukkan bahwa telegram ituu
minta dikirim secara terlambat dengan maksud menginginkan
ongkos yang lebih rendah dari ongkos telegram biasa (50%);
8) FS menunjukkan bahwa telegram itu dapat disusulkan ke
alamat yang baru; dan
9) MP (telegram ke luar negeri) menunjukkan bahwa telegram itu
harus diserahkan kepada si alamat sendiri.
b. Alamat
Alamat dalam telegram ada dua macam yaitu :

1) Alamat Biasa
Alamat biasa adalah alamat yang lengkap dengan menyebutkan
nama orang / kantor, nama jalan, nomor rumah / kantor, dan
nama kota. Penulisan alamat pada telegram tidak perlu
didahului kata kepada dan sebutan Bapak / Sdr tetapi cukup
dituliskan, misalnya : zarohlailatulchanifah warungboto.
2) Alamat kawat
Alamat kawat adalah alamat berupa nama tertentu, biasanya
suatu singkatan nama

kantor / perusahaan yang telah

didaftarkan di PN Postel. Alamat kawat digunakan untuk

mengirimkan telegram, misalnya : juanda surabaya.
c. Isi Telegram
Isi telegram hendaklah disusun secara ringkas dan jelas dengan
bahasa yang biasa. Dalam menyusun telegram perlu diperhatikan
penjelasan-penjelasan sebagai berikut :
1) Jika ditulis dengan huruf kecil, harus ditulis dengan huruf kecil
semua sebab pada huruf-huruf Morse tidak dikenal huruf besar.
Jika ditulis dengan huruf cetak haruslah ditulis dengan huruf
besar semua. Huruf pada pesawat telex dan teleprinter hanya
terdiri atas huruf besar semua.
2) Tanda baca ditulis dengan huruf
.

= titik

= titikdua

= koma

= titikkoma

? = tandatanya
!

= tandaseru

(?) = kurung
+ = tambah
3) Setiap kata yang terdiri atas maksimal 15 huruf dihitung satu
kata, misalnya :

diberitahukan (13 huruf)

= 1 kata

diberitahukannya (16 huruf)

= 2 kata

4) Kumpulan angka, huruf, tanda, yang terdiri atas maksimal 5

angka/ huruf/ tanda dihitung satu kata, misalnya :
4066

= 1 kata

1234567 = 2 kata
5) Singkatan yang terdiri atas huruf-huruf awal kata atau suku
kata yang terdiri atas maksimal 5 huruf dihitung satu kata,
misalnya :
ABRI

= 1 kata

KAPOLRI

= 2 kata

KASKOPKAMTIB

= 3 kata

6) Jumlah uang yang harus ditulis dengan huruf, misalnya :

Rp 1.000,00

= seriburupiah

7) Angka-angka sebaiknya ditulis dengan huruf, misalnya :

93 = sembilantiga (12 huruf) 1 kata
8) Kata ulang harus ditulis lengkap, tidak boleh ditulis dengan
angka dua, misalnya :
tiap2 hari = tiap-tiap hari
d. Pengirim
Tidak jauh berbeda dengan sebelumnya dalam (Astini, 20 : 2004)
disebutkan bahwa surat berdasar wujudnya dibedakan menjadi :
1. Surat biasa atau bersampul adalah surat yang ditulis di atas kertas
yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul kemudian dikirimkan.
2. Memo dan nota adalah surat yang dipakai secara intern dalam suatu
organisasi. Memo dan nota dipergunakan untuk meminta atau
memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
3. Kartu pos adalah benda pos berbentuk kartu berukuran 10 x 15 cm
atau 15 x 20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak
rahasia.

4. Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan
kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari
kartu pos. Isisnya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu
yangtercantum pada alamat surat.
5. Telegram adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi
pokok-pokok singkat permasalahan.
6. Surat tanda bukti adalah surat berbentuk formulir yang dipakai
sebagai tanda bukti keabsahan aktivitas antar dua pihak, misalnya
kuitansi, faktur, tanda terima, kartu-kartu identitas, dan sebagainya.
B. Berdasarkan Isi Surat
Secara garis besar berdasarkan isinya surat dalam (Soedjito, 2014 :
14 ) dibedakan menjadi 3 yaitu :
1. Surat Pribadi
Surat pribadi merupakan surat yang berisi masalah pribadi yang
ditujukan kepada keluarga, teman atau kenalan. Karena sifatnya akrab
dan santai dalam penulisan surat pribadi biasanya menggunakan
ragam bahasa yang tidak baku. Perlu diketahui bahwa surat lamaran,
surat permohonan ijin, dan sejenisnya dibuat atas nama sendiri. Oleh
karena itu surat-surat tersebut termasuk surat pribadi meskipun
ditujukan kepada instansi pemerintah.
2. Surat Dinas / Resmi
Surat Dinas / Resmi merupakan surat yang berisi masalah kedinasan
atau administrasi pemerintah. Surat Dinas / Resmi hanya dibuat oleh
instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang
memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Karena sifatnya resmi,
surat resmi harus ditulis dengan menggunakan ragam bahasa yang
sesuai dengan Ejaan Yang Disesuaikan (EYD). Contoh surat dinas /
resmi diantaranya adalah surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat
edaran, surat panggilan, nota dinas, pengumuman, dan surat undangan
rapat dinas.
3. Surat Dagang / Niaga

Surat Dagang / Niaga merupakan surat yang berisi masalah

perdagangan / perniagaan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan
yang ditujukan kepada semua pihak. Contoh surat dagang / niaga
diantaranya adalah surat permintaan penawaran, surat penawaran jasa,
surat pemesanan, surat tagihan, surat permohonan lelang dan
periklanan.
Sedangkan dalam (Astini, 20 : 2004) surat berdasarkan isi dibedakan
menjadi :
1. Surat pribadi adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi. Surat pribadi dapat digolongkan
menjadi dua macam, yaitu :
a. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan misalnya surat untuk
orangtua, keluarga, sahabat, dan sebagainya.
b. Surat pribadi yang bersifat setengah resmi yaitu surat yang dikirim
oleh seseorang kepada pejabat suatu organisasi misalnya surat
lamaran pekerjaan, surat pernyataan, dan surat izin tidak masuk
sekolah atau bekerja.
2. Surat Dinas adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu
lembaga baik pemerintah maupun swasta dan ditandatangani oleh
pejabat atau yang mewakilinya. Surat dinas berisi msalah yang
menyangkut kedinasan. Surat dinas digolongkan menjadi dua macam,
yaitu sebagai berikut :
a. Surat dinas pemerintah yaitu surat dinas yang digunakan oleh
instanasi

pemerintah

untuk

kepentingan

administrasi

yang

berhubungan dengan masalah pemerintahan. Contoh : memo dan

nota dinas, surat pengantar, surat intruksi, surat kuasa, surat edaran,
surat perjalanan dinas, dan sebagainya.
b. Surat dinas swasta yaitu surat dinas yang digunakan oleh instansi
swasta yang berhubungan dengan masalah perusahaan. Biasnaya
disebut juga sebagai surat niaga. Contoh : surat permintaan
penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman

barang, surat pembayaran, surat penagihan, surat penundaan

pembayaran, surat keberatan.
Berdasarkan pemapaaran ketiga buku diatas kita ketahui bahwa
diantara ketiganya tidak ada perbedaan yang terlalu signifikan. Surat
berdasarkan isinya dibedakan menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat dinas dan
surat niaga.
C. Berdasarkan Kepentingan Surat
Menurut (Soedjito, 2014 : 15 ) menyebutkan ada 4 jenis yaitu :
1. Surat Sangat Rahasia
Surat sangat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen / naskah
yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia keamanan
negara. Surat sangat rahasia itu tidak boleh diterima oleh orang yang
tidak berhak menerimanya sebab hal itu dapat membahayakan
keamanan negara. Surat tersebut ditandai dengan kode SR atau SRHS
(sangat rahasia). Contonya antara lain : dokumen dari departemen
penerangan, dokumen dari negara tetangga dan dokumen dalam
lingkungan militer. Perlu diketahui bahwa surat sangat rahasia itu
dikirim dengan sampul rangkap tiga. Sampul pertama dan kedua
dialamati secara lengkap dengan kode SR atau SRHS, sampul ketiga
(luar) dialamati seperti surat biasa.
2. Surat Rahasia
Surat rahasia merupakan surat yang berisi dokumen penting yang
hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Isinya
tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu dapat merugikan
instansi, organisasi atau pejabat yang bersangkutan. Surat rahasia
dikirim dengan menggunakan sampul rangkap dua. Sampul pertama
(dalam) dilengkapi kode R atau RHS, sedangkan sampul kedua (luar)
dialamati seperti surat biasa (tanpa kode R atau RHS). Contohnya
antara lain surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang
pejabat.
3. Surat Terbatas

Surat terbatas merupakan surat yang isinya hanya boleh diketahui

oleh

para

pejabat

tertentu.

Surat

tersebut

harus

dibahas,

dipertimbangkan sebelum diinfokan kepada pihak-pihak yang

bersangkutan. Contohnya antara lain : hasil rapat pimpinan terbatas,
usul pengangkatan pegawai baru dan laporan perjalanan.
4. Surat Biasa
Surat biasa merupakan surat yang berisi masalah biasa, bukan
rahasia. Apabila diketahui orang lain tidak akan merugikan lembaga/
pejabat yang bersangkutan. Contoh surat biasa antara lain : surat
edaran, surat undangan, surat ucapan terimakasih, pengumuman dan
pemberitahuan.

BAB III KESIMPULAN

Berdasarkan pemaran dalam makalah ini yang merujuk pada beberapa
buku terkait dapat ditarik kesimpulan, berdasarkan wujudnya dibagi menjadi 7

10

yaitu kartu pos, warkat pos, surat bersampul, nota, memo dan telegram.
Berdasarkan kepentingannya dibagi menjadi 3 yaitu surat pribadi, surat dinas dan
surat dagang. Sedangkan berdasarkan isinya dibagi menjadi 4 yaitu surat sangat
rahasia, surat rahasia, surat terbatas dan surat biasa.
Masing-masing jenis surat memiliki karakteristik, fungsi dan tujuan yang
berbeda. Namun hal ini tidak mengurangi esensi utama surat yaitu untuk
menyampaikan informasi kepada pihak lain dengan tujuan agar penerima surat
dapat memahami isi surat. Melalui kegiatan korespondensi inilah fungsi-fungsi
utama surat dapat telaksanakan dengan efektif dan efisien.

DAFTAR PUSTAKA
Tintin Astini. (2004). Melakukan Prosedur Administrasi SMK . Bandung: Armico.

11

Soedjito dan Solichin TW. (2014). Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia.
Bandung: Rosda.

LAMPIRAN
Contoh Kartu Pos

12

(m.kaskus.co.id/thread/51f48ad34f6ea1c95a000003/jual-kartu-pos-tahun-1994)
Senin, 29 Sept 2014 pukul 09.00 WIB
Contoh Warkat Pos

(dc380.4shared.com/doc/6SiyUqgg/preview.html)
Senin, 29 Sept 2014 pukul 09.00 WIB
Contoh Memo

13

Contoh Nota

Contoh Telegram

14

SEGERA
HARTONO JL COKROAMINOTO DUABELAS JEMBER
SEGERA PULANG NENEK SAKIT
HARJOSUDARMO

(Soedjito, 2014, hal. 100)

Contoh Surat Pribadi

Contoh Surat Dinas/ Resmi

15

Perihal

: Lamaran Pekerjaan

Yogyakarta, 28

September 2014
Lampiran

: 5 lembar

Kepada Yth.
Kepala SMP Negeri 9 Yogyakarta
Di Jalan Ngeksigondo No. 30 Yogyakarta
Dengan Hormat,
Berdasarkan informasi yang saya baca di Harian Seputar Indonesia edisi XXI Sabtu, 27
September 2014 bahwa SMP Negeri 9 Yogyakarta membuka lowongan pekerjaan pada
bagian Staff Perencanaan. Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama

: Zaroh Lailatul Chanifah

Tempat, tanggal dan lahir

: Boyolali, 9 Desember 1993

Pendidikan terakhir

: S-1 MANAJEMEN PENDIDIKAN

Agama

: islam

Alamat

: Warungboto Uh : Iv/1027 Rt : 38/09 Yogyakarta

55164
Sehubungan dengan hal tersebut saya lampirkan :
1.
2.
3.
4.
5.

FC Ijazah
Daftar Riwayat Hidup
SKCK
FC KTP
Foto terbaru (3x4)

Demikian permohonan saya untuk bergabung menjadi bagian Staff Perencanaan di SMP
Negeri 9 Yogyakarta.
Hormat saya,

Zaroh L. Chanifah

Contoh Surat Niaga/ Dagang

16

BANK BUMI DAYA INDONESIA

MALANG
SURAT REFERENSI
NO. ................
Direktur Bank Bumi Daya Indonesia dengan ini menerangkan bahwa perusahaan
SUMBER REJEKI adalah nasabah kami yang baik, termasuk perusahaan yang benefit
dan selalu dapat meyelesaikan pembayaran dengan lancar.
Demikianlah surat referensi ini kami berikan tanpa ada suatu ikatan pada kami.
Malang, 29 September 2014
Bank Bumi Daya
Indonesia
Zaroh Lailatul
Chanifah
Direktur Utama

(Soedjito, 2014, hal. 69)

17