www.my.opera.

com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007

J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

MEMBUAT KARTU PESERTA UJIAN KENAIKAN KELAS MENGGUNAKAN
FASILITAS MAIL MERGE OFFICE 2007

Berikut ini akan kami uraikan tips untuk membuat mail merge dengan cara yang lebih mudah.
Mail merge adalah fasilitas Office Word yang biasanya digunakan untuk membuat surat dengan satu
dokumen induk dan digabungkan dengan file database. Hal ini untuk memudahkan pengguna ketika
menulis surat yang ditujukan ke banyak pihak penerima surat, karena dengan menggabungkan satu
dokumen induk yang sama kita dapat mencetak surat dengan tujuan penerima yang berbeda sesuai
dengan isi databasenya. Database surat pada umumnya berisi nama, alamat, kota dan kode pos. Namun
dalam penggunaan praktisnya, fasilitas mail merge pada Microsoft Word 2007 juga dapat digunakan
untuk penggunaan lainnya, seperti pembuatan kartu peserta ujian, sertifikat penghargaan, penulisan
laporan hasil belajar dan lain-lain dokumen sejenisnya. Berikut ini langkah-langkah mudah yang penulis
praktekkan ketika membuat kartu peserta ujian kenaikan kelas.
Langkah-langkah pembuatan Kartu Peserta UKK:
1. Buat dokumen induk dengan menggunakan Microsoft Word 2007. Kemudian simpanlah
menggunakan nama yang mudah dikenali pada folder yang biasa kita gunakan seperti pada contoh
berikut.


2. Membuat file database yang berisi field sesuai dengan data-data yang harus terisi pada dokumen
induk. File database ini dapat dibuat menggunakan Microsoft Acces atau bagi pemula kami sarankan
www.my.opera.com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007
J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

menggunakan Microsoft Excel karena lebih mudah pengoperasiannya. Pertama-tama bukalah
program Excel sehingga muncul lembar kerja seperti pada gambar.

















Kemudian ketiklah nama field-field pada tiap kolom worksheet Excel sesuai dengan keperluan,
misalnya pada contoh meliputi Nama, Kelas, Ruang dan Nomor seperti berikut ini.



















www.my.opera.com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007
J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

Isikan pada masing-masing baris data-data yang diperlukan secara benar dan kemudian simpan
menggunakan nama yang jelas, misalnya: Database peserta UKK.



















3. Aktifkan kembali dokumen induk pada Microsoft Word yang sudah dibuat dan pilih menu
Mailings > Select Recipients > Use Existing List



















www.my.opera.com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007
J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

4. Pilih file database yang sudah dibuat pada folder yang ditentukan dan klik menu open pada
kotak dialog Select Data source sehingga muncul kotak dialog Select Table > Sheet 1 $ > pilih Ok.



















5. Letakkan kursor pada baris yang diinginkan pada dokumen induk dan pilih menu Mailings >
Insert Merge field > Nama >Insert, untuk mengisi data Nama dan dengan langkah yang sama
untuk mengisi Kelas, Ruang dan Nomor pada dokumen induk.














www.my.opera.com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007
J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

6. Dokumen induk yang sudah dimerger dengan database akan berisi keterangan seperti pada
gambar. Demikian juga kita dapat mengisi baris atau kolom pada dokumen induk lainnya
menggunakan file database yang sama.











7. Kita dapat melihat hasil merger sebelum dicetak menggunakan menu Mailings > Preview Result
dan mencetak hasilnya dengan menu Mailings > Finish & Merge > Print Documets.











www.my.opera.com/wikanpurnama - Fasilitas Mail Merge pada Office 2007
J
u
l
y

2
0
,

2
0
0
9

8. Untuk membuat kartu lebih dari satu dalam satu lembar kertas, langkah yang dilakukan adalah
sama. Hanya dengan menggandakan kolom pada database excel dan dokumen induk sesuai
dengan kreasi masing-masing.
Demikianlah uraian singkat tentang langkah-langkah pembuatan mail merge pada Office 2007
beserta dengan penerapan praktisnya. Semoga uraian ini bermanfaat untuk membantu tugas dan
pekerjaan kita demi kebaikan bersama. Saran dan kritik yang bersifat membangun dapat
dikirimkan ke alamat e-mail berikut ini: wikanpurnama@gmail.com .