MAIL MERGE

Apa itu Mail Merge?

Mail merge adalah fitur yang berfungsi untuk membuat surat atau dokumen lainnya dalam
jumlah banyak yang memiliki bentuk format sama. Fitur ini sangat berguna untuk mencetak atau
mengirimkan dokumen yang ditujukan ke banyak penerima seperti undangan, surat keterangan
karyawan, dan sebagainya.
Istilah “Mail Merge” bila diterjemahkan dalam Bahasa Indonesia menjadi “Surat Massal”,
sebab fitur ini awalnya digunakan untuk membuat surat dengan jumlah penerima yang banyak.
Namun sekarang, fitur surat massal ini tak hanya digunakan untuk membuat surat, namun juga
undangan, pemberitahuan, dan lain sebagainya.
Dalam membuat mail merge, ada dua komponen yang dibutuhkan yaitu:
 Main Document: template atau naskah dokumen utama dengan format yang tidak
berubah. Teks pada dokumen utama dijadikan sebagai format dasar surat yang akan dibuat.
Contohnya template surat berikut ini:

 File Data Source: sumber data yang akan digabungkan ke dalam main document. File data
source bisa dalam format Excel, Outlook Contact List, text files, dsb. Contohnya seperti
 berikut:

Sebelum membuat naskah dokumen, sebaiknya kamu sudah memiliki file data sumber
terlebih dahulu dalam format spreadsheet Excel.
Mail merge bekerja dengan mengimpor data dari sumber (spreadsheet), kemudian
menggunakannya untuk menggantikan placeholder pada seluruh dokumen dengan informasi yang
relevan sesuai dengan perintah.
Fungsi Mail Merge
Mail merge ternyata bisa dimanfaatkan untuk membuat berbagai jenis dokumen dalam
format elektronik ataupun cetak. Berikut ini beberapa contoh jenis dokumen yang bisa kamu buat:
 Surat
 Katalog
 Inventori
 Invoice
 Undangan
 E-mail campaign/penawaran
 Sertifikat, dan sebagainya
Selain menghemat waktu, kamu juga dapat meningkatkan efektivitas pembuatan dokumen
bila hendak membuat file dalam bentuk format yang sama.
Cara Membuat Mail Merge di Word
1. Siapkan data penerima di Microsoft Excel dan simpan dengan nama : Data Penerima.
2. Buat naskah surat di Microsoft Word.

3. Setelah data penerima dan surat sudah dibuat, pergi ke menu Mailings di Microsoft Word.
Di menu Mailings, klik Select Recipients, pilih Use an Existing List.. lalu pilih data
penerima yang sudah dibuat sebelumnya di Excel, klik OK.
4. Setelah itu, arahkan kursor/mouse di tempat yang sesuai untuk diisi data. Misalnya
dibawah kalimat “Kepada Yth.” pada word akan dihubungkan dengan data berisi “Nama,
Alamat, dan Kota” sesuai file Excel data penerima tadi.
 Pilih Insert Merge Field dan pilih Nama.

Tampilan akan terlihat seperti berikut, kemudian ulangi cara yang sama untuk mengisi
data-data yang diperlukan.

5. Jika sudah selesai, maka tampilan di file surat akan terlihat seperti ini:
6. Untuk mengecek hasil Mail Merge dengan memilih opsi Preview Results.

7. Hasilnya akan terlihat seperti di bawah ini. Kamu bisa melihat hasil data yang lainnya
dengan mengklik simbol next pada menu Preview Results. Tampilan akan menyesuaikan
dengan data yang ada.

8. Selesai dan simpan file.