Mail Merge

A. Pengertian Mail Marge

Mail Merge adalah kemampuan komputer untuk mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus
dari satu sumber surat.Secara Teknis, dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang
pertama adalah isi surat sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut di kirimkan .

B. Fungsi Mail Marge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama
untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila
penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label,
dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

 Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
 Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya
nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada
Outlook dan sebagainyaC

C. Langkah-Langkah Membuat Mailing Marge Dengan Microsoft Word Dan Microsoft

Excel

Pada kesempatan kali ini, saya ingin memberikan sebuah tips cara membuat Mail Merge antara
Ms. Excel dan Ms. Word. Mail Merge berfungsi untuk menghubungkan data yang ada pada Ms.
Excel sehingga dapat di akses di Ms. Word. Biasanya Mail Merge ini digunakan untuk membuat
undangan atau daftar yang memiliki format yang sama dan data yag digunakan sangat besar,
sehingga dapat disimpulkan juga bahwa disini Ms. Excel berfungsi sebagai penyimpanan
data/database. Tidak usah panjang lebar lagi, bagaimana cara membuat Mail Merge tersebut ? Mari
kita ikuti sama-sama langkah dibawah ini :
 1. Pertama membuka Microsoft Excel

2. Kedua kita harus buat Databasenya terlebih dulu di Microsoft Excel, kemudian buat file Microsoft
Excel yang berisikan Nama, Stambuk, Alamat,No. hp dan Email atau seperti surat pernyataan
atau surat .

3. Rename nama sheet di bagian bawah

Mengapa di Rename ?? Karena, nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail
merge di ms.word. (Klik kanan pada Sheet1 → rename)
4. Kemudian klik Rename dengan mengganti Nama,kemudian tekan enter atau klik di area lain pada
ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan

5. Setelah semua diatas selesai sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau
lewat menu – save. Beri nama sesuai yang kita inginkan, seperti "Nama" dan tekan save dan buat
folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak
gak kecampur dengan file lainnya.

6. Simpan dengan nama terserah, misalnya DATABASE MAHASISWA

Sekarang kita sudah memiliki database Alamat di Ms Excel, selanjutnya kita tinggal membuat
Desain Surat Pernyataan yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1) Seperti biasa, buka Ms Word

2) Pertam kita membuat terlebih dahulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau
diisi dengan nama, alamat, hari dan tanggal kita kosongi dulu. Karena akan diisi secara otomatis.
Seperti contoh saya dibawah ini:

3) Selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Star Mail Marge - Step by
Step Mail Merge Wizar
 4) Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita. Seperti ini:

5) Pada langkah ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi

6) Setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita
rename tadi,, seperti di sini Nama, jangan lupa klik OK
 7) Letakkan kursor pada bagian nama lengkap , kemudian klik “ insert merge field “ lalu klik
opsi “F1 sampai dengan F5

8) klik lagi “ preview results” untuk menampilkan. Seperti gambar dibawah ini sampai namanya
muncul.

9) Langkah terakhir Setelah semua data terisi dan terhubung dengan mailings . maka terakhir adalah
menyimpan dan mencetak