CARA MEMBUAT MAIL MERGE DI WORD MENGGUNAKAN SUMBER DATA DARI EXCEL, LEBIH

PRAKTIS!!

Mail merge merupakan fitur yang membantu kita untuk pembuatan surat yang ditujukan
untuk orang banyak. Masih memiliki hubungan dengan tutorial sebelumnya, yaitu tentang
Mail Merge juga (bisa kamu lihat di link berikut):

Kali ini saya masih akan memberikan tutorial tentang mail merge, tetapi dengan teknik yang
berbeda dan menurut saya cara yang satu ini lebih praktis. Seperti biasa, untuk membuat
mail merge, kita membutuhkan dua file yaitu dokumen utama dan sumber data.

• Dokumen utama, merupakan satu file yang isinya merupakan naskah utama.

• Sumber Data, merupakan file yang digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan
dimasukan ke naskah utama tadi. Bisa menggunakan excel, access, dll.

Pada tutorial ini saya membuat file menggunakan Microsoft

Office Excel. Saya merasa dengan menggunakan Excel sebagai sumber datanya pekerjaan
menjadi lebih cepat, praktis, dan mudah (mungkin karena sudah familiar dengan excel
ketimbang aplikasi lain seperti Ms. Access). Karena familiar, saya bisa:

• Lebih mudah mengontrol data dan menambah data baru

• Lebih mudah membaca data pada lembar kerja Excel, dengan begitu saya lebih mudah

memperbaiki jika terdapat kekeliruan.

• Dan masih banyak lagi kemudahan lainnya.

Biasanya saya menggunakan mail merge ini untuk membuat surat masal. Namun pada
tutorial ini, saya memanfaatkan mail merge untuk pembuatan biodata.

Buatlah data yang kamu ingin masukkan nanti pada naskah utama. Kemudian simpan file
tersebut dengan nama atau sesuai keinginan kamu.

Buatlah dokumen master pada Ms. Word dan jangan lupa beri jarak untuk tempat menaruh
data yang diinput pada excel sebelumnya.
 1. Buka menu , kemudian pada grup klik , lalu
pilih

2. Pilih dokumen excel yang berisi sumber data tadi.

3. Jika muncul kotak dialog , pilihlah lembar kerja yang berisi data untuk mail
merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu mengerjakannya di sheet2, maka
pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk memberi tanda centang pada First row of data
contains column headers. Setelah itu klik OK.
4. Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing tempatnya.

5. Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada klik opsi .

6. Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7. Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8. Untuk melihat hasilnya, klik . Gunakan untuk melihat hasil
pada data yang lain.
Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru,
kamu bisa menggunakan . Akan ada beberapa opsi.

• Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi
beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang ada pada file excel).

• Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

Jika terdapat tambahan data baru pada dokumen excel, kamu bisa meng-update data pada
word dengan cara:

Klik

Klik file -nya, lalu refresh. Setelah ter-update klik OK.