Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah fitur dalam Microsoft Word yang sering digunakan dalam pembuatan
surat, sertifikat, amplop, undangan, serta dokumen tertentu. Para pengguna seakan
dimudahkan dengan adanya fitur tersebut sehingga kebutuhan membuat dokumen khusus bisa
segera diselesaikan secara praktis.
Asal mula istilah mail merge adalah surat massal, sehingga berfokus dalam menciptakan
surat yang memiliki banyak penerima sekaligus. Fiturnya selalu memiliki kaitan terhadap
proses pembuatan dokumen yang mirip dan memiliki perbedaan pada data kecil.
Mengenal pengertian mail merge tersebut semestinya mampu membuka ide baru bagi para
pekerja kantoran. Bagaimana tidak, fasilitas ini selalu bisa menjadi andalan apabila kamu
butuh tahap formatting suatu surat dan dokumen dalam waktu cepat.
Keunggulan utama mail merge adalah prosesnya cepat, mudah, praktis, dan sederhana sesuai
database milik pengguna.

Fungsi Mail Merge

Seperti telah dijelaskan sebelumnya bahwa fungsi mail merge adalah membuat jumlah surat
secara massal dalam sekali proses. Ketika digunakan pada sistem Microsoft Word, nantinya
bisa menggunakan banyak metode yang tersedia di dalamnya.
Tidak sedikit pula dari kalangan pengguna yang masih cukup awam terkait cara mail merge
karena jarang dipakai. Padahal, tugas utama mail merge adalah sebagai pembantu saat
membutuhkan fitur yang membuat format secara terstruktur.
Terutama dalam surat penting, biasanya sering diterapkan oleh pihak perusahaan berdasarkan
contoh mail merge sesuai template. Apabila sudah mempunyai satu template, nantinya hanya
perlu melakukan edit sesuai kebutuhan dari jenis surat dan dokumennya.
Bahkan, kamu mampu menentukan siapa saja yang akan menjadi penerima surat berdasarkan
undangan secara mudah. Tidak perlu lagi menulis satu per satu dalam dokumen Microsoft
Word yang berbeda asalkan formatnya masih sama.
Dari penjelasan di atas, bisa dikatakan bahwa mail merge adalah menu utama untuk membuat
format surat secara mudah.
Tentunya, pengertian mail merge tidak hanya sampai situ saja karena mempunyai berbagai
macam fitur penting. Melalui ilmu terkait cara menggunakan mail merge, harusnya bakal
terasa bahwa proses penyusunan dokumen semakin efektif dan efisien.
Namun, kamu juga perlu memahami tentang seluruh fiturnya agar bisa memanfaatkan menu
tersebut secara maksimal. Penggunaan fitur pada contoh mail merge dapat dilakukan dalam
proses pembuatan dokumen yang hanya ada sedikit perbedaan saja.
Misalnya terkait perbedaan nama, alamat, dan data khusus lainnya yang identik dengan
kebutuhan serta tujuan suratnya. Dengan kata lain, fitur ini terbilang sangat cocok apabila
dimanfaatkan dalam membantu pembuatan sertifikat, amplop, surat, dan dokumen serupa
lainnya.
Selain itu, fitur tambahan mail merge adalah bantuan terhadap segala pekerjaan yang
berkaitan dengan persiapan dokumen menjadi cepat.

Cara Menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Berikut beberapa langkah yang bisa dilakukan saat menggunakan mail merge.
1. Buka menu pada Ms. Word
Pertama, masuk ke Microsoft Word dan pilih “menu bar” di bagian atas. Klik pada
opsi Mailings, lalu Start Mail Merge untuk menemukan cara mail merge sesuai menu
yang tersedia.

2. Buat format dokumen

Setelah itu masuk ke dalam menu tersebut dan pilih contoh mail merge sesuai format
yang ada. Biasannya, opsi untuk pemilihan format dapat dilakukan seperti Letters,
Email Messages, Envelopes, Labels, dan List.
Kita juga bisa memilih format Normal Word Document apabila ingin melakukan
custom terhadap penggunaan fitur tersebut. Jadi, para pengguna dapat mengatur
sendiri kebutuhan membuat formatnya supaya terasa lebih fleksibel.

3. Tulis naskah pada worksheet

Selanjutnya, kita bisa mulai menggunakan mail merge sesuai tujuan kita dengan cara
mengisi naskah yang ingin ditulis pada Worksheet yang telah disediakan.
Di bagian ini, kita bisa menulis seperti nama penerima, alamat, telepon, tanggal,
keperluan, dan masih banyak lagi.

4. Pilih penerimaan dokumen

 Langkah berikutnya yaitu menentukan siapa saja penerima dari dokumen yang telah
dibuat. Disni, kita perlu menyesuaikan semua calon penerima sesuai rencana dan
tujuan pembuatan suratnya.
Ketika naskah sudah selesai diketik, klik pada menu Mailings, lalu pilih opsi Select
Recipients. Lalu kita bisa memilih penerima berdasarkan daftar data yang telah dibuat
sebelumnya melalui jenis file sesuai produk Microsoft lainnya.

5. Atur posisi naskah dan data

Langkah selanjutnya yaitu mengatur posisi naskah dan data yang telah dibuat tadi.
Caranya, melalui opsi Use an Existing List sesuai daftar file dalam drive.
Fungsi fitur mail merge adalah sebagai langkah praktis ketika penggabungan data
berdasarkan kolom dan baris tertentu. Setelah selesai melakukan pengaturan, format
perintah bakal diterapkan secara otomatis sesuai data di file tersebut.

6. Cek format dokumen dan pastikan sudah benar

Sebelum melakukan finishing, format dokumen yang sudah dibuat harus dicek
terlebih dahulu dengan cara klik pada opsi Priview Results untuk mengecek secara
keseluruhan.
Disitu akan ditunjukkan seperti apa hasil pengolahan data pada dokumen sesuai
pengaturan yang ditentukan. Melalui tampilan worksheet tersebut, kita juga masih
bisa melakukan penyesuaian agar terlihat rapi dan menghindari kesalahan data.

7. Simpan file mail merge

Langkah terakhir ialah tahap penyimpanan file setelah memastikan isi naskah dan
dokumennya benar. Terdapat tiga opsi berbeda yang muncul saat klik Finish & Merge
untuk menyelesaikan tahap pembuatan surat massal.
- Edit Individual Document dapat digunakan untuk menyimpan file baru.
- Print Documents biasa dipakai untuk mencetak dokumen tanpa perlu disimpan
dulu.
- Send E-mail Messages dapat dimanfaatkan untuk mengirim file tersebut ke
dalam format email.