A.

PETA KONSEP

Pengertian Integrasi Antar

Office

Menu Mailings Pada Microsoft

Word

Integrasi Antar Aplikasi Pengertian Mail Merge

Office

Langkah - Langkah Membuat

Mail Merge

Menambahkan Foto/ Gambar

Pada Mail Merge

B. PENDAHULUAN
1. Deskripsi Umum
Kebutuhan manusia dalam memudahkan pekerjaannya merupakan hal yang tidak
bisa ditawar lagi. Dalam dunia perkantoran seiring dengan kebutuhan terciptalah
berbagai macam aplikasi perkantoran atau aplikasi office. Aplikasi office yang paling
populer dan banyak penggunanya di dunia adalah produk karya dari Microsoft Corp.
Microsoft menciptakan aplikasi office yang di dalamnya terdapat berbagai macam
aplikasi seperti Microsoft Word untuk mengolah kata dan Microsoft Excel untuk
pengolah angka.
Meskipun aplikasi seperti Ms.Word atau Ms.Excel dapat menangani berbagai
kebutuhan pengguna, kita bisa mengintegrasikan antar aplikasi office tersebut.
Pengintegrasian ini didorong oleh berbagai macam alasan; kecepatan, hasil dan
kemudahan dalam pengerjaan. Salah satu integrasi yang bisa mempercepat dan
mempermudah pekerjaan adalah mailmerge yang mengkombinasikan antara
Microsoft Word dan Microsoft Excel.

2. Kompetensi Dasar
3.1 Mengenal lebih dalam integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka,
presentasi)
4.1.1 Membuat laporan yang membutuhkan integrasi objek berupa teks, data dalam
bentuk angka maupun visualisasi chart/grafik, gambar/foto.

1
3. Indikator Pencapaian Kompetensi
3.1.1 Mengidentifikasi integrasi antar aplikasi office
3.1.2 Mengenalkan kegunaan mail merge pada Microsoft office (Ms.Word dan Ms.
Excel)
3.1.3 Mengetahui cara membuat data source (sumber data) pada Ms. Excel dan
template di Ms. Word
3.1.4 Menjelaskan cara menggunakan fitur mail merge pada pada Microsoft office
(Ms.Word dan Ms. Excel)
4.1.1.1 Membuat datasource (sumber data) pada Ms. Excel dan tamplate (dokumen
master) pada Ms. Word
4.1.1.2 Mempraktekkan fitur mailings pada Ms. Word

4. Petunjuk Penggunaan Modul

Agar peserta didik dalam memiliki kemampuan sesuai kompetensi yang
disyaratkan, maka materi dalam modul ini akan mempelajari tentang integrasi antar
aplikasi office, yaitu integrasi Ms. Word dan Ms. Excel dengan mail merge
Peserta didik diwajibkan mempelajari keseluruhan modul ini dengan cara yang
berurutan. Peserta didik diharapkan tidak memaksakan diri untuk mempelajari
kegiatan belajar selanjutnya sebelum kegiatan belajar di atasnya telah benar-benar
dikuasa minimal 75%. Setiap kegiatan belajar dilengkapi dengan latihan, tugas dan
evaluasi. Apabila peserta didik masih mengalami kesulitan memahami materi yang
terdapat dalam modul ini, silahkan diskusikan dengan teman atau bertanya kepada
guru

5. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik dapat menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan dengan Mail Merge yang mengintegrasikan antara Microsoft
Word dan Microsoft Excel seperti pembuatan label surat, data kartu pelajar, piagam
dalam jumlah yang banyak

6. Tujuan Khusus
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta didik mampu :
a. Mengidentifikasi integrasi antar Miscrosof office
b. Mengenal kegunaan mail merge pada Microsof office (Ms.Word dan Ms. Excel)
c. Membuat data source (sumber data) pada Ms. Excel dan template (dokumen

2
 master) pada Ms. Word
d. Menjelaskan cara menggunakan fitur mailmerge pada pada Microsoft office
(Ms.Word dan Ms. Excel)

C. MATERI
1. Pengertian Integrasi Antar Office
Integrasi adalah adanya saling keterkaitan antar sub sistem sehingga data dari satu
sistem secara rutin dapat melintas, menuju atau diambil oleh satu atau lebih sistem
yang lain.
sistem terintegrasi (integrated system) merupakan sebuah rangkaian proses untuk
menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik
secara fisik maupun secara fungsional. Sistem terintegrasi akan menggabungkan
komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub
sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.
Secara umum, ada empat cara untuk mengintegrasikan aplikasi satu dengan
lainnya:
a. Pemanggilan prosedur/function, aplikasi yang akan melayani, harus
menyediakan mekanisme agar bisa dipanggil aplikasi lain.
b. Messaging, aplikasi saling terhubung satu sama lain dengan bertukar pesan.
c. Sharing database, Pengirim dan penerima menggunakan database sebagai media
pertukaran data. Pengirim menaruh datanya ke suatu tabel didatabase untuk
kemudian dibaca oleh penerima.
d. File Transfer, File Transfer adalah mekanisme ini biasanya format file dan
struktur data di dalamnya sudah ditentukan. Demikian juga dengan lokasi
penyimpanan file dan aturan penamaannya. Dari keempat cara integrasi di atas,
Pemanggilan prosedur/function dan File Transfer merupakan cara yang sering
digunakan dalam mengintegrasi sesama aplikasi Microsoft office.

2. Menu Mailings Pada Microsoft Word

Banyak orang beranggapan bahwa tab Mailings ini tidak begitu penting dan pada
kenyataan memang jarang orang yang menggunakan tab ini berbeda dengan tab-tab
lainnya seperti Tab Home ataupun Tab Insert, hal demikian mungkin disebabkan
karena pembuatan surat pada Microsoft Word sendiri dapat dilakukan secara manual
tanpa memanfaatkan tab Mailings. Namun ketika kita mau mencoba memanfaatkan

3
dengan baik tab Mailing ini kemungkinan besar kita akan semakin sering mengakses
tab ini untuk menyelesaikan pekerjaan yang berkaitan dengan surat menyurat.
Berikut ini akan diuraikan Tab Mailings pada Microsoft Word lengkap dengan
ikon-ikon yang terdapat pada group-group Ribbonnya.
Tab Mailings pada Microsoft Word

Secara umum tab Mailings ini berfungsi untuk membuat surat secara massal dengan
format dan isi yang sama namun pada tujuan yang berbeda.
Beberapa Group yang terdapat pada Tab Mailings adalah Create, Start Mail Merge,
Write & Insert Fields, Preview Results, dan Finish.
a. Group Create

Group Create ini secara umum mempunyai fungsi untuk membuat tulisan
pada amplop surat ataupun label dengan ukuran dan bentuk sesuai dengan pilihan
atau keinginan kita.
Group ini hanya terdiri dari 2 (dua) ikon saja yaitu Envelopes dan Labels,
berikut selengkapnya.
1) Envelopes, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan tentang pengirim
dan penerima surat pada amplop yang akan digunakan untuk mengirim surat.
2) Labels, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan pada label sesuai
dengan bentuk dan ukuran label yang akan diberi tulisan.
b. Group Start Mail Merge

Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-kelengkapan lainnya

dapat kita lakukan secara baik dengan memanfaatkan Group Start Mail Merge.
Ikon-ikon yang terdapat dalam group ini adalah:

4
 1) Start Mail Merge, berfungsi untuk membuat surat yang dapat dikelola untuk
banyak orang sekaligus. Surat yang dibuat berupa surat biasa ataupun surat
elektronik (Email).
2) Select Recipients, berfungsi untuk membuat dan mengelola daftar penerima
surat.
3) Edit Recipient List, befungsi untuk mengadakan perubahan pada daftar
penerima surat.
c. Group Write & Insert Fields

Group ini dapat digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima
surat yang sedang buat. Berikut beberapa ikon yang terdapat pada Group Write &
Insert Fields.
1) Highlight Merge Fields, berfungsi untuk mengetahui dan mengubah adanya
informasi yang salah terkait surat yang sedang buat.
2) Address Block, berfungsi untuk memasukkan alamat tujuan pada surat yang
dibuat.
3) Greeting Line, berfungsi untuk menambah nama sapaan dari penerima surat.
4) Insert Merge Field, berfungsi untuk memasukkan informasi tambahan
tentang penerima surat.
5) Rules, berfungsi untuk menambah dan menggabungkan keputusan tindakan
pada surat dengan memanfaatkan penyimpanan awan/cloud yang tersedia.
6) Match Fields, berfungsi untuk memeriksa dan mencocokkan identitas
penerima agar tidak terdapat penerima ganda.
7) Update Labels, befungsi Untuk memperbarui label surat sesuai dengan
keadaan terkini.
d. Group Preview Results

Group Preview Results berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat berserta
keakuratan isi surat tersebut. Ikon-ikon dalam group ini adalah sebagai berikut:

5
 1) Preview Results, berfungsi untuk melihat surat beserta daftar penerima yang
telah dibuat.
2) Find Recipient, berfungsi untuk mencari identitas penerima surat sesuai
dengan daftar penerima surat yang telah dibuat.
3) Auto Check for Errors, berfungsi Untuk memeriksa secara otomatis apakah
ada kesalahan dalam surat yang telah dibuat.
e. Group Finish

Group ini hanya terdiri dari satu ikon saja yaitu Finis Merge, berfungsi untuk
melakukan tindakan lanjutan setelah surat yang dibuat sudah lengkap dan selesai
dikerjakan.

3. Pengertian Mail Merge

Pengertian mail merge adalah sebuah aplikasi surat menyurat yang disediakan
oleh aplikasi untuk menulis di dalam komputer seperti Microsoft Word, yang
memungkinkan penggunanya untuk membuat banyak surat dengan format dan isi yang
sama dengan cepat.
Dalam bahasa Indonesia, mail merge bisa juga disebut dengan surat massal. Disini
pengertian mail merge adalah sebuah cara atau metode untuk membuat banyak tulisan
atau terutama surat dengan format yang sama dengan mudah dan sangat cepat, hanya
dengan mengubah sedikit pada bagian nama atau alamat si penerima surat.
Fungsi mail merge dalam pengertian mail merge secara umum adalah untuk
membantu mempermudah dalam pembuatan surat atau tulisan lain dalam jumlah yang
banyak dengan format yang sama. Fungsi mail merge ini sangat membantu, karena
dalam cara kerjanya kita hanya perlu membuat dua file. File pertama berupa
spreadsheet atau database yang berisi data seperti nama, alamat, atau data lainnya
yang akan diolah. Sedangkan file kedua adalah berupa isi dari surat yang akan
mengolah data yang telah ada dari file yang satunya.

4. Langkah- Langkah Membuat Mail Merge

a. Tahap pertama membuat dokumen utama pada Ms. Word, merupakan satu file
yang isinya merupakan dokumen master.

6
b. Tahap Kedua membuat sumber data pada Ms. Excel, merupakan file yang
digunakan untuk menyimpan data yang nantikan akan dimasukan ke dokumen
master. Bisa menggunakan excel, access, dll.
c. Tahap ketiga menghubungkan dokumen master (Ms. Word) dan sumber data (Ms.
Excel)
1) Buka menu Maillings, kemudian pada grup Start Mail Merge klik Select
Recipients, lalu pilih Use Existing List…

2) Pilih dokumen Ms. Excel yang berisi sumber data

3) Jika muncul kotak dialog Select Table, pilihlah lembar kerja yang berisi data
untuk mail merge. Biasanya berada pada sheet1. Namun jika kamu
mengerjakannya di sheet2, maka pilih yang sheet2$. Jangan lupa untuk
memberi tanda centang pada First row of data contains column headers.
Setelah itu klik OK.

4) Kedua file sudah terhubung, sekarang kita letakan data pada masing-masing
tempatnya.
5) Letakan kursor di bagian Nama, kemudian pada Insert Merge Field klik
opsi Nama.
6) Lakukan hal serpeti itu untuk posisi data lainnya.

7
7) Nanti akan tampil field seperti gambar di bawah ini.

8) Untuk melihat hasilnya, klik preview result. Gunakan index number untuk
melihat hasil pada data yang lain.

9) Menyimpan dan Mencetak

Jika kamu ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk
dokumen baru, kamu bisa menggunakan Finish & Merge. Akan ada beberapa
opsi.
a) Edit Individual Documents, jika ingin menyimpannya dalam bentuk file
baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah data yang
ada pada file Ms. excel).
b) Print Documents, jika ingin mencetak langsung dokumen.

8
5. Menambahkan Foto/ Gambar Pada Mail Merge
a. Untuk menampilkan foto letakkan kursor dibingkai foto;
b. Pilih Insert – Pictures – cari lokasi file foto – pilih foto – click segitiga kecil
disebelah insert – link to file

c. Click foto tekan alt+F9 akan muncul script {INCLUDEPICTURE

“Foto/1.jpg” \* MERGEFOTMAT\d }
d. Hapus angka 1 pada script {INCLUDEPICTURE “Foto/.jpg” \*
MERGEFORMAT\d } yang berwarna merah
e. Pilih Mailings – Insert Merge Field – foto, akan muncul script
{INCLUDEPICTURE “Foto/{ MERGEFIELD FOTO.jpg” \*
MERGEFORMAT\d }

f. Blok mulai yang berwarna merah script {INCLUDEPICTURE “Foto/{

MERGEFIELD FOTO.jpg” \* MERGEFORMAT\d } tekan tombol ctrl+F9
akan muncul {INCLUDEPICTURE { “Foto/{ MERGEFIELD FOTO.jpg” \*
MERGEFORMAT\d }

9
 g. Ketikkan “ if true” di depan “Foto, seperti contoh {INCLUDEPICTURE {If
True “Foto/{ MERGEFIELD FOTO.jpg” \* MERGEFORMAT\d }

h. Tekan alt+F9 kembali, maka akan muncul seperti dibawah ini

D. LATIHAN
1. Buatlah Mail Merge untuk dokumen surat di bawah ini:
PT. MEGEH SAKTI ELEKTRONIKA
JL. Raya Kenanga V No. 11 Cirebon Tlp. 0231-246886, Fax. 0231-246879
Nomor : 901/MSE-MARKET/IV/2008
12 Maret 2008
Kepada Yth:
………………………….
………………………….
………………………….
Hal : Perkenalan barang elektronika
Dengan hormat,
Bersama ini kamu perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak/Ibu tentang
perusahaan kami yang bernama PT MEGAH SAKTI ELEKTRONIKA Jl. Raya
kenanga V No. 11 Cirebon. Perusahaan kami mendistribusikan berbagai alat

10
 elektronika untuk kebutuhan kantor seperti mesin fotokopy, scener, ac, kipas angin,
pembersih debu, mesin cuci, televisi, mesin ketik, komputer dan lain-lain. Barang-
barang yang kami produksi tersebut memiliki merk-merk terkenal.
Perkenankanlah kami memperkenalkan dan memasarkan barang-barang tersebut.
Untuk lebih jelasnya, bersama ini kami lampirkan brosur barang yang didistribusikan
dari kami beserta syarat-syarat pembayaran dan protongan istimewa.
Demikian surat perkenalan ini kami sampaikan kepada anda. Semoga berkenan di
hati dan atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Kunto Wibowo, SE
Direktur utama
2. Ketikan alamat berikut pada mail merge nya
no Perusahaan Alamat Kota Kd Pos
1 PT Rony Jl. Merpati No 214 Semarang 554124
2 PT Tirta Jl. Surapati No. 45 Semarang 564512
3 PT. Rohim Jl. Solo No. 66 Semarang 654213
4 PT Intreindo Jl. Aceh No. 115 Semarang 542132
5 PT. Pratindo jaya Jl. Tubagus rangin No. 110 Semarang 542124

E. TUGAS
1. Buatlah kartu ujian menggunakan aplikasi Ms. Word seperti gambar di bawah ini!
KARTU UJIAN
Nama :
Nomor Peserta :
Tempat, Tanggal Lahir :
Alamat :
2. Buatlah sebuah data siswa sesuai anggota kelompok kalian menggunakan aplikasi
Ms. Excel seperti gambar di bawah ini!
Nomor Tanggal
Nama L/P Tempat Alamat
Peserta Lahir
Mochammad Qofar Dusun Bobosan Desa Kemiri
190210 L Kediri 31 Mei 2004
Angga Maulana Kec.Kandangan Kab. Kediri
Dusun Bobosan Desa Kemiri
190220 Mohammad Afriadi L Sei Kuning 23 April 2004
Kec.Kandangan Kab. Kediri
Dusun Sukowangi Desa
190075 Cholifah Ayu Suwiknyo P Kediri 14 Juli 2004 Karangtengah Kec.Kandangan
Kab. Kediri
11 November Dusun Pengkol Desa Kasreman
190403 Ulil Af'idah P Kediri
2003 Kec.Kandangan Kab. Kediri
Dusun Bulurejo Desa
Muhammad Shamsul 09 Maret
190260 L Kediri Damarwulan Kec.Kepung Kab.
Hidayat 2001
Kediri

11
 3. Kemudian integrasikan kartu ujian pada ms. word dengan data siswa pada Ms. Excel
menggunakan fitur Mail Merge pada Ms. Word!
KARTU UJIAN
Nama : Mochammad Qofar Angga Maulana
Nomor Peserta : 131135060001190210
Tempat, Tanggal Lahir : Kediri, 31 Mei 2004
Alamat : Dusun Bobosan Desa Kemiri
Kec.Kandangan Kab. Kediri

F. RANGKUMAN
Pada Ms. Word terdapat fasilitas mailmerge yang dapat kita gunakan untuk membuat
surat massal, seperti surat undangan, sertifikat, kartu ucapan dll. Langkah awal yang
harus dipersiapkan untuk dokumen mailmerge adalah adalah membuat master dokumen
atau sering disebut dengan surat utama (dokumen master). Langkah kedua adalah dengan
membuat dokumen sumber data atau table database. Selanjutnya kita bisa
menggabungkan field-field dalam table database dengan dokumen master. Dokumen
sumber data dapat berupa data dengan berbagai format, salah satunya adalah dokumen
spreadsheet. Setelah dokumen master dan sumber data digabungkan, kita dapat mencetak
dengan perintah Print Form Letter yang terdapat dua buah pilihan pencetakan, yaitu
mencetak langsung ke printer atau mencetak ke dokumen yang baru

G. EVALUASI
1. Jelaskan pengertian dan fungsi mail merge!
2. Jelaskan menu mailings pada Ms. Word!
3. Jelaskan ikon-ikon pada menu mailings!
4. Jelaskan langkah-langkah membuat mail merge (ada 6 tahap) berdasarkan dokumen
surat !

H. SENARAI/ GLOSARI
1. Microsoft Word : Pengolah data
2. Microsoft Excel : Pengolah angka
3. Datasource : Sumber data
4. Dokumen master : Master dokumen
5. Mail Merge : surat masal
6. Mailings : Menu ribbon pada Microsoft Word

12
I. DAFTAR PUSTAKA
1. Tim Dukom, 2013, Mahir Microsoft Office 2010 untuk pemula, Jakarta: Dunia
Komputer
2. Andi Preantoko, 2010, Panduan Pintar Microsoft Office, Jakarta: Kawah Media
3. Tim EMS, 2014, Analisis Data dengan Excel, Jakarta: Elek Media Komputindo
4. Kuswari Hermawati, 2010, Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office 2007,
Yogyakarta: FMIPA UNY
5. Peby Pebriadi. dkk. 2019. Buku Ajar Informatika. Jogjakarta: Andi Offset

13