Mailings

Irsyandi Syam
Pengertian Mailings

Mailings adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh aplikasi

pengolah kata (Word prosessor) seperti Ms. Word untuk memudahkan
kita dalam membuat surat kepada beberapa orang sekaligus. Daftar
orang penerima dapat kita siapkan dalam sebuah database sederhana,
bisa dalam Ms.Access maupun dalam Ms Excel. Dengan fungsi ini kita
tidak perlu membuat surat satu persatu. Cukup kita siapkan satu file
surat kemudian kita ambil data penerima di Ms. Excel.
Fungsi Mailings

Fungsi dari tab Mailings adalah untuk membuat sebuah surat masal
dengan format tulisan yang sama, akan tetapi mempunyai data yang berbeda
dari setiap surat. Misalnya untuk pembuatan surat undangan dengan jumlah
100 undangan dengan format yang sama, akan tetapi harus memasukan nama
dari penerima surat yang berbeda-beda.
Tab Mailings

Secara umum Tab Mailings ini berfungsi untuk membuat surat

secara massal dengan format dan isi yang sama namun pada
tujuan yang berbeda.
a. create

Create ini secara umum mempunyai fungsi untuk membuat tulisan

pada amplop surat ataupun label dengan ukuran dan bentuk sesuai
dengan pilihan atau keinginan kita. ini hanya terdiri dari 2 (dua)
ikon saja yaitu Envelopes dan Labels, berikut selengkapnya. 
 Envelopes, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan
tentang pengirim dan penerima surat pada amplop yang akan
digunakan untuk mengirim surat. 
 Labels, berfungsi untuk membuat serta mencetak tulisan pada
label sesuai dengan bentuk dan ukuran label yang akan
diberi tulisan. 
b. Star Mail Marge

Membuat surat dari mulai sampul isi dan kelengkapan-

kelengkapan lainnya dapat kita lakukan secara baik dengan
memanfaatkan Group Start Mail Merge. Ikon-ikon yang terdapat
dalam group ini adalah: 
• Start Mail Merge, berfungsi untuk membuat surat yang dapat
dikelola untuk banyak orang sekaligus. Surat yang dibuat
berupa surat biasa ataupun surat elektronik (Email). 
• Select Recipients, berfungsi untuk membuat dan mengelola
daftar penerima surat.
• Edit Recipient List, befungsi untuk mengadakan perubahan pada
daftar penerima surat.
 c. Write & Insert Fields

Digunakan ketika kita mengelola data indentitas penerima surat yang sedang buat. Berikut beberapa ikon
yang terdapat pada Group Write & Insert Fields.
• Highlight Merge Fields, berfungsi untuk mengetahui dan mengubah adanya informasi yang salah terkait surat
yang sedang buat. 
• Address Block, berfungsi untuk memasukkan alamat tujuan pada surat yang dibuat.
• Greeting Line, berfungsi untuk menambah nama sapaan dari penerima surat. 
• Insert Merge Field, berfungsi untuk memasukkan informasi tambahan tentang penerima surat.
• Rules, berfungsi untuk menambah dan menggabungkan keputusan tindakan pada surat dengan memanfaatkan
penyimpanan awan/cloud yang tersedia.
• Match Fields, berfungsi untuk memeriksa dan mencocokkan identitas penerima agar tidak terdapat penerima
ganda. 
• Update Labels, befungsi Untuk memperbarui label surat sesuai dengan keadaan terkini. 
d. Preview Results

Preview Results berguna untuk melihat hasil surat yang dibuat

berserta keakuratan isi surat tersebut. Ikon-ikon dalam group ini
adalah sebagai berikut: 
• Preview Results, berfungsi untuk melihat surat beserta daftar
penerima yang telah dibuat.
• Find Recipient, berfungsi untuk mencari identitas penerima
surat sesuai dengan daftar penerima surat yang telah dibuat.
• Auto Check for Errors, berfungsi Untuk memeriksa secara
otomatis apakah ada kesalahan dalam surat yang telah dibuat. 
e. Finish

Finis Merge, berfungsi untuk melakukan tindakan lanjutan

setelah surat yang dibuat sudah lengkap dan selesai dikerjakan.
Terimah Kasih