Mail merge

KELEBIHAN TUJUAN
Kelebihan pengguna mail merge
adalah memudahkan sipembuat Dari penggunaan mail merge ini adalah apabila anda
Pengertian surat/dokumen karena hanya
membuat 1 jenis surat/dokumen saja
seorang sekretaris sesuatu perusahaan, misalnya
ketika ingin membuat sertifikat atau surat undangan,
Mail merge adalah suatu fasilitas didalam apabila tamu yang di undang sedikit, tentunya kita
yang dapat dikirim ke beberapa
ms word yang digunakan untuk menangani dapat membuat undangan satu persatu, apabila tamu
penerima yang berbeda.
masalah surat menyurat seperti dalam undangan ingin di undang itu jumlahnya ribuan orang,
pembuatan surat undangan, surat tagihan, aplikasi yang cepat dan tepat dapat di menggunakan
surat promodi dagang dan berbagai jenis HAL PENTING YANG ADA mail merge. Kita hanya cukup membuat satu document
pembuatan dokumen lainnya, yang dapat DALAM SUATU MAIL MERGE utama yang berisi kalimat-kalimat pengantar dan
dikirim ke beberapa penerima/tujuan. sumber data yang berisi rumus-rumus perhitungan.
Inilan peran utama dari mail merge selain di gunakan
Hal Penting yang ada dalam
untuk membuat undangan atau sertifikat.
suatu mail merge yaitu :
1. Main Document /
Dokumen Utama
2. Data Source /
Sumber Data
Manfaat Langkah-langkah
1. Memberikan kemudahan pada saat berkirim
surat. Dengan adanya fitur mail merge, 1. Buka Program Microsoft Word.
pengguna tidak harus membuat surat sesuai 2. Klik menu Mailings dan pilih opsi menu Start mail merge.
dengan jumlah penerima. 3. Pilih format dokumen yang ingin dibuat, seperti letters atau
email. Kemudian ketik dokumen utama sesuai dengan format
dokumen yang dipilih sebelumnya (Surat Undangan Rapat).
2. Mempercepat pekerjaan 4. Klik menu Mailings dan klik opsi menu Select recipients untuk
Melalui fitur mail merge, pengguna bisa memilih penerima surat.
menyiapkan dokumen dan mengirimkannya ke 5. Klik opsi Use an existing list, jika sudah tersedia data source
banyak penerima sekaligus dengan lebih cepat, penerima surat.
lebih praktis, dan efisien. 6. Klik Open, muncul dialog box open workbook dan pilih file data
source yang digunakan.
7. Atur tata letak surat dan letakan kursor dibagian penerima surat
3. Membuat banyak jenis dokumen (alamat dalam).
Mail merge bisa digunakan untuk membuat 8. Pilih opsi yang sesuai di file data source yang dibutuhkan lalu
berbagai macam jenis dokumen, mulai dari klik opsi menu Insert merge field
amplop, sertifikat, label, stiker undangan, hingga 9. Periksa surat yang telah dibuat dengan cara mengklik pada opsi
surat. Preview results.
10. Simpan file dengan mengklik menu Mailings, lalu pilih opsi
Finish & Merge.
11. Muncul tiga opsi menu yang dapat dipilih sesuai dengan
kebutuhan, yaitu:
Cara membuat data source: - Edit individual document, untuk mengedit dan menyimpan file.
- Print documents, untuk mencetak dokumen langsung tanpa
1. Buka Program Microsoft Word. menyimpan dokumen terlebih dahulu.
2. Klik Tab Maillings - Send e-mail messages, untuk mengirimkan file dengan format
3. Klik tanda panah bawah pada Select recipients, kemudian pilih Type email.
New List untuk membuat data source baru.
4. Muncul Form isian default sistem, kemudian pilih Customize Columns
untuk kustomisasi list data.
5. Muncul daftar list data, Delete semua list data kemudian Add list
data yang dibutuhkan, kemudian klik Ok.
6. Klik New Entry untuk menambahkan data baru sesuai kebutuhan.
7. Masukan data source sesuai dengan list data yang sudah
ditambahakan. Kemudian klik Ok.
8. Simpan data source dan beri nama file sesuai kepentingan (data
undangan).

Kelompok 5
Cara Membuat Data Source
Dalam Format Excel:
1. Buka program Microsoft Excel. Nama anggota:
2. Ketik data dalam worksheet Gita Novia Rose Utami
sesuai dengan kebutuhan.
Dina Nuraliyah
3. Kemudian simpan dengan nama
data undangan. Rahma Azaria Putri
Firman Nurdiansyah Putra
M.Sahdam Darmawan
kelas 2A