MAIL MERGE

Mail merge bisa diartikan sebagai penggabungan dua dokumen menjadi satu dokumen atau dalam
pengertian yang lebih luas mail merge merupakan salah satu aplikasi dari Microsoft Word untuk
membuat surat dalam jumlah besar.
Mail merge fasilitas untuk membuat suatu dokumen yang dibuat dan dicetak dalam jumlah banyak
dengan format yang sama namun ada beberapa bagian dari dokumen yang berbeda. Disebut juga
dengan surat massal.
Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat surat-surat seperti:
 Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan
 Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll
Kelebihan Mail Merge diantaranya :
- Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan mengetik surat satu persatu.
- Dapat menggunakan dokumen yang telah ada, tinggal menggubah data bila diperlukan.
- Data dapat diupdate bila terjadi perubahan data.

Dua bagian penting yang harus diketahui yaitu :

a. Main Document (Dokumen Utama)
Merupakan dokumen inti/dokumen utama surat mail merge yang berisi surat/format naskah yang
sama. Dokumen inti/dokumen utama tersebut dijadikan sebagai format dasar dari surat yang
akan dikirimkan.
b. Data Source (Sumber Data)
Sebuah data source adalah sebuah database yang berisi nama dan record alamat (dapat juga
berupa informasi lainnya) yang dapat menjadi sumber sebuah daftar alamat surat (mailing list).
Merupakan sumber data yang akan digabungkan ke main document yang berisi data yang
berbeda. Dimana terdapat field yang berisi data-data penerima surat meliputi nama penerima,
alamat, dan komponen lain pada surat. Surat dapat berupa sebuah data tabel yang memiliki field
(kolom) dan record (baris). Dapat dibuat menggunakan tabel pada Ms Word, atau Excel atau
penyimpanan data lainnya.

Tahapan awal proses pembuatan surat dengan Mail Merge :

1) Membuka atau membuat dokumen utama, yang berisi informasi atau data umum yang sama
pada setiap surat.
2) Membuka atau membuat sumber data, yang berisi data yang berbeda-beda pada setiap surat.
3) Mengisikan field-field sumber data pada dokumen utama pada tempat dimana mail merge akan
disisipkan.
4) Melakukan penggabungan dari sumber data ke dalam dokumen utama. Setiap baris atau record
pada sumber data menghasilkan satu lembar surat individual, label maupun amplop.
Rangkuman Langkah-Langkah Membuat Mail Merge
1. Pilih jenis dokumen (Select Document Type). Apakah surat, amplop atau label.
2. Pilih dokumen yang akan mulai dibuat (Select Starting Document)
3. Pilih penerima (Select Recipient)
4. Buat surat (Write Your Letter)
5. Lihat surat yang telah jadi (Preview Your Letter)
6. Proses penggabungan (Complete The Merge)

Langkah – Langkah Membuat Mail Merge

1. Buka dokumen utama atau bila belum ada buatlah surat (dokumen) baru.
2. Pilih menu Tools > Letters & Mailings > Mail Merge pada Word 2003.
Pilih Ribon Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard pada Word 2007.
Akan muncul jendela task pane untuk tiap step 1 sampai 6.

3. Masuk ke jendela task step 1 yaitu Select Document Type, memilih jenis dari Mail Merge.
Apakah akan membuat letters (surat), e-mail messages, envelopes (amplop), label, atau yang
lainnya. Pilih Letters > Next.
4. Akan muncul step 2 yaitu Select Starting Document, dimana akan muncul tiga pilihan sumber
data induk, yaitu :
o Use current document, yaitu untuk menggunakan dokumen aktif sebagai dokumen induk
atau surat utama.
o Start from a template, yaitu jika ingin memilih salah satu desain dokumen induk pada dile
template yang sudah disediakan.
 o Start from existing documents, yaitu jika ingin memulai menggunakan mail merge dari
dokumen yang telah dibuat atau digunakan sebelumnya.
Pilih Use current document > Next.

5. Masuk ke step 3 yaitu Select Recipient yaitu untuk menentukan sumber data (data source).
Akan muncul tiga pilihan yaitu :
o Use an existing list, yaitu untuk membuka file sumber data yang sudah pernah dibuat.
o Select from outlook contacts, untuk membuka file sumber data dari program outlook jika
sudah ada.
o Type a new list, yaitu untuk membuat sumber data baru.
Karna belum membuat sumber data maka dipilih Type a new list.
Akan tampil kotak dialog New Address List. Disini kita dapat menggunakan beberapa tombol
pilihan, yaitu :

- Customize, jika ingin menggunakan nama field default/yang dipilih dan membuang
beberapa field yang tidak digunakan, terdapat pilihan :
- Delete, jika ingin menghapus nama field.
- Add, jika ingin menambah field baru.
- Rename, jika ingin mengganti nama field.
Jika sudah menentukan nama field klik OK untuk kembali ke kotak dialog New Address List,
lalu isi data record. Disini terdapat beberapa tombol juga, yaitu :
- New Entry, untuk menambah data baru.
- Delete Entry, untuk menghapus data record.
Setelah semua data disi, pilih OK atau Close lalu akan tampil kotak dialog Save Data Source.

Setelah disimpan akan tampil kotak dialog Mail Merge Recipient (sumber data tabel yang telah
dibuat) dengan menentukan sumber data yang akan dipakai, jika sudah klik OK > Next.
6. Masuk ke step 4 yaitu Write Your Letter.
Pada dokumen surat yang telah dibuat letakkan kursor dimana akan disisipkan komponen
merge. Lakukan cek pada data-data penerima surat yang diinginkan dengan mengklik Insert
Merge Field pada Ribon.
Untuk mengubah data penerima yang telah disimpan klik nama file pada kotak Data Source lalu
klik Edit Recipient List, pilih nama file data source yang akan di edit lalu klik Edit.
7. Masuk ke step 5 yaitu Preview Your Letter. Disini akan melihat hasil penggunaan mail merge
pada dokumen surat. Klik Next.

8. Masuk ke step 6 yaitu Complete The Merge. Disini terdapat beberapa pilihan, yaitu :
o Edit Individual Letters, untuk mengubah surat satu per satu.
o Print, untuk mencetak.
Untuk mencetak bisa langsung pilih Ribon Finish&Merge > Print Documents.