LABORATORIUM ….

Course Code

Otomasi
Perkantoran

By:
Team Teaching

Course Version: 2023

Universitas Satya Terra Bhinneka, Copyright ©2023 1
COURSE OVERVIEW
Course Overview
Pada mata kuliah ini, mahasiswa mempelajari tentang pengetahuan dan keterampilan untuk
memanfaatkan aplikasi perkantoran berupa cloud-base apps dan servise dari Office 365:
Group, Sharepoint, Outlook, OneNote, Word: Basic, Word: Reference, Word: Mails, Excel:
Basic, Excel: Using Formula and Functions, Excel: Transform and Visualizing Data, Excel:
PivotTables and PivotCharts.

Course Goals
Mata kuliah ini akan mempersiapkan mahasiswa untuk:
 Office 365: Group, Sharepoint, Outlook, OneNote
b. OneDrive
c. Ms. Teams
d. Ms. Stream
e. Ms. Forms
 2. Word: Basic
a. Mengelola Dokumen
b. Format Dokumen
c. Bekerja dengan Objek
d. Mengelola Tabel
 3. Word: Reference
a. Membuat Keterangan Gambar dan Tabel
b. Membuat Daftar Gambar, Tabel, dan Isi
c. Membuat Sitasi dan Bibliography
d. Membuat Daftar Pustaka Otomatis
 4. Word: Mails
a. Membuat surat dengan Mail Merge
b. Mengatur format surat pada Mail Merge
c. Mengirimkan surat hasil proses Mail Merge
 5. Excel: Basic
a. Pengenalan Excel
b. Mengelola Worksheet
c. Melakukan Format Pada Sel
 6. Excel: Using Formula and Functions
a. Melakukan Perhitungan Dasar
b. Menggunakan Referensi dalam Rumus/ Formula
c. Pengenalan Fungsi pada Excel
d. Menggunakan Fungsi
 7. Excel: Transform and Visualizing Data
a. Transformasi Data
b. Visualisasi Data
 8. Excel: PivotTables and PivotCharts
a. Menggunakan PivotTable
b. Memodifikasi PivotTable
c. Membuat dan Menggunakan PivotChart

2
Course Objectives
Mahasiswa mampu memahami masalah dalam menggunakan dan mengaplikasikan Office
365: Group, Sharepoint, Outlook, OneNote, Word: Basic, Word: Reference, Word: Mails,
Excel: Basic, Excel: Using Formula and Functions, Excel: Transform and Visualizing Data,
Excel: PivotTables and PivotCharts.

3
 UNIT 4
WORD: MAILS
Unit Overview
Memperkenalkan Office 365: Group, Sharepoint, Outlook, OneNote, Word: Basic, Word:
Reference, Word: Mails, Excel: Basic, Excel: Using Formula and Functions, Excel: Transform
and Visualizing Data, dan Excel: PivotTables and PivotCharts.

Unit Objectives
Setelah menyelesaikan unit ini, mahasiswa diharapkan mampu:
 Word: Mails
a. Membuat surat dengan Mail Merge
b. Mengatur Format Surat pada Mail Merge
c. Mengirimkan surat hasil proses Mail Merge

Unit Contents
Course Overview ......................................................................................... 2
Course Goals .............................................................................................. 2
Course Objectives ....................................................................................... 3
Unit Overview ............................................................................................ 4
Unit Objectives ........................................................................................... 4
Unit Contents ............................................................................................. 4
Pre lab ..................................................................................................... 5
Question ................................................................................................... 5
Lesson 4 : Word: Mail.................................................................................... 6
Overview .................................................................................................. 6
Topic 1 : Membuat surat dengan Mail Merge ........................................................ 6
Topic 2 : Mengatur format surat pada Mail Merge .................................................. 7
Topic 3 : Mengirimkan surat hasil proses Mail Merge ............................................... 9

4
Pre lab
Question

1. Bagaimana cara Membuat surat dengan Mail Merge ?

2. Bagaimana cara Mengatur format surat pada Mail Merge ?
3. Bagaimana cara Mengirimkan surat hasil proses Mail Merge ?

5
Lesson 4 : Word: Mail
Overview
Mail merge adalah salah satu fasilitas yang digunakan untuk membuat
sertifikat/surat/undangan yang akan ditujukan ke berbagai orang/alamat yang berbeda.
Mail merge membutuhkan 2 file yang digabung, yaitu file yang berisi kerangka surat biasa
disebut Main Document, sedangkan file yang lain adalah file yang berisi data-data (alamat
yang dituju) biasa disebut Data Source (Sebok, 2016).
Topic 1 : Membuat surat dengan Mail Merge
Mail merge dapat menggunakan berbagai macam data, seperti data Microsoft Word,
Microsoft Access dan Microsoft Excel.
Langkah-langkahnya :
1. Klik Ribbon Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard...

Gambar 1. Langkah Membuat Mail Merge

2. Pada Select document type, pilih Letters, lalu klik Next: Starting document
3. Pada Select starting document, pilih Use the current document.
4. Pada Select recepients, pilih Type a new list, jika data belum pernah diketik, tetapi
jika sudah diketik klik Browse.
Anggap belum pernah diketik, klik Create, sehingga tampil kotak dialog berikut :

Gambar 2. Mengganti Nama Field

1. Mengganti nama field, klik Customize Columns.

2. Remove nama field lama dan ketik nama field baru.
3. Setelah data dientri, simpan data ke media penyimpan data.
4. Untuk mengisi nama field ke Main Document, klik Ribbon Maillings - Insert Merge
Field.
5. Mencetak hasil penggabungan klik Finish & Merge.

6
 Contoh: Membuat Surat Tembusan ke Banyak Orang

Gambar 3. Contoh Surat

Buatlah format untuk penyesuaian tanggal, no.surat, kepada penerima, tempat,
tanggal acara, alamat dan pimpinan seperti tabel di bawah dengan Data Source
sebagai berikut:

Gambar 4. Praktek Pembuatan Surat

Topic 2 : Mengatur format surat pada Mail Merge
Pada tabel form surat di atas terdapat tabel data draft penerima surat yang nantinya
akan dimasukan ke dalam Data Source latihan tersebut. Langkah kerjanya adalah sebagai
berikut :

1. Buatlah Main Document dengan membuat sebuah draft input di Microsoft Word.
2. Kemudian pilih menu Mailings dan klik pada menu Step by Step Mail Merge Wizard.
3. Pada kotak dialog yang muncul (kanan dokumen), pilih Letters pada bagian Select
document type dan kemudian klik Next: Starting document.

4. Kemudian pada langkah selanjutnya, pilih Use the current document, dan klik
Next: Select recipients.
5. Selanjutnya proses untuk pembuatan Data Source sesuai dengan data latihan
yaitu pilih Type a new list kemudian klik teks menu Create…
6. Pada kotak dialog New Address List, terlihat judul kolom tidak sesuai dengan Main
Document, untuk itu perlu dilakukan perubahan dengan cara: klik tombol
Customize Columns, kemudian pilih Field Names yang akan diganti dengan cara:
klik tombol Rename.

7
 Gambar 5. Menu Main Document
7. Ketikkan nama pada Change field name sesuai dengan nama field tabel pada Data
Source di atas. Setelah selesai klik tombol OK. Lakukan hal yang sama untuk nama
field lainnya.
8. Untuk menghapus field yang tidak digunakan, pilih field yang akan dihapus, klik
tombol Delete, kemudian klik Yes. Lakukan hal yang sama untuk menghapus field
lainnya.

Gambar 6. Menghapus Field

9. Jika nama field telah selesai maka berikutnya klik tombol OK, dan mulailah
mengisikan datanya. Untuk menambah data yang baru klik tombol New Entry.
10. Kemudian tentukan tempat penyimpanan untuk Data Source yang telah selesai,
dan ketikkan nama filenya misalkan “Data Mahasiswa”. Kemudian klik tombol
Save.

8
 Gambar 7. Menu Save
11. Klik tombol OK pada kotak dialog Mail Merge Recipients yang muncul.
12. Isikan keseluruhan nama field pada tabel draft input. Untuk mengisinya arahkan
kursor pada kolom data “NO” pada tabel draft dan kemudian klik teks menu Insert
Merge Field pada grup menu Write & Insert Fields. Berikutnya pilih nama field
sesuai data yang diisikan dalam tabel surat, untuk nama field yang pertama klik
pada NO_Surat. Lakukan hal yang sama pada baris data berikutnya.
13. Selanjutnya untuk melihat hasil data sementara, dapat mengklik tombol Preview
Results pada grup menu Preview Results. Dan Jika ingin melihat data berikutnya,

silakan klik tanda panah (Next Record). Sedangkan untuk melihat data
sebelumnya silakan klik tanda panah (Previous Record).
Topic 3 : Mengirimkan surat hasil proses Mail Merge
Untuk mengakhiri pembuatan surat, klik tombol Finish & Merge dan pilih Edit
Individual Documents… untuk menghasilkan surat dalam bentuk File dan jika ingin
dicetak menggunakan printer secara langsung dapat memilih Print Documents

Gambar 8. Finish & Merge

Kemudian Kemudian pilih Print Documents….. sehingga tampil gambar sebagai berikut:

9
 Gambar 9. Mencetak dengan Mail Merge

Pilihan All, mencetak semua data (record) yang dientri. Pilihan Current record,
mencetak data (record) yang sedang tampil pada dokumen. Pilihan From, mencetak record
tertentu misalnya: 1-10 Mencetak ke printer maksudnya adalah mencetak teks seperti yang
ada pada layar monitor ke kertas (Sutrisno, 2017).
Langkah-langkahnya :
1. Klik File – Print

Gambar 10. Mencetak Lembar Kerja

2. Tentukan nama printer yang digunakan.

3. Pada Page range, pilihan All (semua halaman dicetak), Current page (halaman
yang dicetak adalah letak kursor berada), dan Pages (mencetak halaman
tertentu, misalnya: 1-10).
4. Kemudian klik OK.

10
11