SURAT MASAL (MAIL MERGE)

Surat Masal (mail merge) merupakan suatu fasilitas pembuatan surat yang isi
suratnya telah berbentuk baku, sedangkan informasi data dapat berbeda-beda.
Dengan menggunakan fasilitas Mail Merge dapat membantu kita dalam pembuatan
undangan, slip gaji, surat keterangan. Dalam pembuatan surat masal kita harus
mempunyai 3 dokumen atau file sebagai berikut :

1. Dokumen Master (surat)

2. Dokumen Data
3. Dokumen Gabungan (surat dan data)

Langkah-langkah pembuatan surat masal (Windows XP) sebagai berikut :

1. Klik tab Mailings, group Start Mail Merge klik anak panah kebawah Start
Mail Merge lalu klik pilihan Letter.

2. Buka file latihan mail merge.

3. Kemudian ketik isi surat sesuai keinginan misalnya seperti berikut :

Lembaga Pendidikan Bisnis & Manajemen

TEKNOKRAT
Jl. Kartini 114 – 120 Tanjungkarang, Telp. (0721) 263038, 256922
Jl. H. Zainal Abidin Pagaralam 9 – 11 Kedaton, Telp. (0721) 702022, 774061 (hunting)
BANDAR LAMPUNG
Nomor : 078/G.9/II.d/XII/2014 2 Desember 2014
Lamp. : 1 (satu) berkas
Hal : Permohonan Tempat
Magang dan Penelitian
Kepada
Yth.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan telah ditunjuknya Lembaga Pendidikan Bisnis dan Manajemen Teknokrat
sebagai model percontohan Program Sistem Ganda (Link and Match) oleh Depdiknas R.I.
Jakarta, maka dengan ini kami mohon kiranya Bapak dapat menerima mahasiswa kami untuk
melaksanakan magang dan penelitian di perusahaan atau instansi yang Bapak pimpin.

Kegiatan magang tersebut bertujuan untuk menerapkan program aplikasi Microsoft Office dan
melakukan penelitian terhadap sistem komputerisasi pada suatu perusahaan/instansi.
Mahasiswa yang akan melakukan magang tersebut adalah mahasiswa yang telah
menyelesaikan mata kuliah pada Semester I program Pendidikan Satu Tahun Komputer Jurusan
Informatika & Programming yang bernama Nicky Okta Rahayu.

Lama magang berkisar 1-2 bulan dan dilanjutkan dengan penelitian untuk penyusunan tugas
akhir yang pelaksanaannya berkesinambungan dengan rentang waktu berkisar 3 - 4 bulan. Jika
diperkenankan pelaksanaan magang tersebut dapat dimulai pada tanggal 27 Maret s.d 6 Mei
2014.

Demikianlah permohonan kami, atas bantuan dan kerjasamanya kami ucapkan banyak
terimakasih.

Hormat kami,
a.n. Direktur

Hj. Hernaini, S.S.

Wakil Direktur
4. Klik tab Mailings, group Start Mail Merge, klik anak panah kebawah pada

Select Recepients lalu klik salah satu pilih berikut :

• klik pilihan ini untuk membuat sumber data baru

• klik pilihan ini untuk menggunakan sumber

data yang sudah dibuat sebelumnya.

• klik pilihan ini untuk menggunakan sumber data yang dibuat dengan

Microsoft Office Outlook.

 • Buat sumber data baru dengan cara klik pilihan

untuk membuka kotak dialog New Address List seperti berikut :

Gambar 4.1 Kotak Dialog New Address List

5. Klik tombol Customize Columns untuk membuka kotak dialog Customize

Address List seperti berikut :

Gambar 4.2 Kotak Dialog Customize Address List

6. Untuk merubah nama field sesuai dengan kebutuhan data, lakukan dengan
petunjuk berikut :
• Pilih nama field dibawah Field Names kemudian tekan tombol Delete
dilayar akan tampil kotak dialog seperti gambar, kemudian klik tombol yes.
 Gambar 4.3 Kotak Dialog konfirmasi pengapusan field

• Ulangi langkah diatas untuk menghapus seluruh nama field lain yang ada
dalam kotak dialog Customize Address List.

7. Setelah seluruh nama field terhapus klik tombol Add untuk menambah field
baru sesuai keinginan misalnya ketik nama field Nama Perusahaan lalu klik
tombol OK.

Gambar 4.4 Kotak Dialog Add Field

8. Ulangi langkah 6 diatas untuk menambah field-field lain seperti berikut Alamat,
Kota hingga kotak dialog Customize Address List tampak seperti berikut :

Gambar 4.5 Kotak Dialog Customize Address List

9. Klik tombol OK, dan isi data sesuai keinginan pada kotak dialog New Address
List seperti gambar berikut :
 Gambar 4.6 Kotak Dialog New Address List

Untuk pindah ke sel berikutnya pada baris yang sama tekan tombol Tab.
• New Entry, untuk mengisi data nama perusahaan, alamat dan kota yang
baru.
• Delete Entry, untuk menghapus data yang aktif dalam kotak dialog ini.
• Find, untuk mencari data tertentu dalam List Entry.
• Customize Columns, untuk merubah nama field sesuai dengan keinginan.

10. Jika sudah selesai klik tombol OK untuk menutup kotak dialog New Address
List dan membuka kotak dialog Save Address List, Ketik nama file dalam kotak
File name misalnya Data Surat lalu klik tombol Save seperti gambar berikut :

Gambar 4.7 Kotak Dialog Save Address List

11. Selanjutnya tempatkan kursor dibawah Kepada Yth. seperti berikut :

12. Klik tab Mailings, group Write & Insert Filed klik anak panah kebawah pada
Insert Merger Filed lalu klik Nama Perusahaan lalu tekan spasi untuk memberi
jarak dengan filed yang lain seperti berikut :

13. Ulangi langkah 12 diatas untuk memasukkan filed-filed yang lain hingga
tampak seperti berikut :

14. Klik ikon Preview Results untuk melihat hasil penggabungan antara surat

dengan sumber data hingga tampak seperti berikut :

15. Untuk melihat hasil penggabungan record-record yang lain gunakan tombol-
tombol berikut :

Klik salah satu tombol navigasi ini

Perhatikan perubahan field

pada bagian ini

• First Record, untuk menampilkan record/data pertama.

• Previous Record, untuk menampilkan record/data sebelumnya.

• Go to Record, ketik nomor record/data disini untuk menampilkannya.

• Next Record, untuk menampilkan record/data berikutnya.

• Last Record, untuk menampilkan record/data terakhir.

16. Anda dapat memeriksa hasil penggabungan field dengan cara seperti cara 14
diatas, jika ada kesalahan maka lakukan cara berikut untuk memperbaikiknya :
• Klik tab Mailings, group Start Mail Merge klik Edit Recipients seperti
berikut:
 Gambar 4.8 Kotak Dialog Mail Merge Recipients

• Klik nama database dibawah Data Source misalnya klik Data Surat.mdb
lalu klik tombol Edit maka kotak dialog Edit Data Source akan terbuka
seperti berikut :

Gambar 4.9 Kotak Dialog Edit Data Source

• Ganti data yang salah dalam kotak dialog tersebut diatas kemudian klik
tombol OK selanjutnya dilayar akan tampil kotak dialog berikut :

• Selanjutnya klik tombol Yes pada kotak dialog diatas maka anda akan
kembali pada kotak dialog Mail Merge Recipient List klik tombol OK.
17. Anda dapat mengecek kesalahan dengan cara melakukan klik
ikon cara ini proses editing dilakukan pada masing-
masing lembar surat hasil penggabungan, karena dengan melakukan klik ikon
ini akan menghasilkan dokumen baru yang diberi nama Gabung 1 seperti
tampilan berikut :

18. Berikutnya klik anak panah pada ikon Finish & Merge kemudian pilih
salah satu pilihan berikut
• , klik pilihan ini untuk mengedit hasil penggabungan
surat dengan sumber data, dengnan pilihan ini akan menampilkan kotak
dialog berikut :

Gambar 4.10 Kotak Dialog Merge to New Document

 a. All, digunakan untuk menggabungkan seluruh data kedalam dokumen
baru
b. Current Record, digunakan untuk menggabungkan surat denga record
yang aktif saat ini.
c. From.... to...., digunakan untuk menggabungkan surat dengan nomor
rercord tertentu hingga nomor record tertentu misalnya From 2 to 6
artinya menggabungkan surat dengan record 2 hingga record ke 6.

• , nyalakan printer dan pasang kertas hingga printer

siap untuk mencetak, dengan pilihan ini akan menampilkan kotak dialog
seperti berikut :

Gambar 4.11 Kotak Dialog Merge to Print

a. All, untuk mencetak seluruh hasil penggabungan main dokumen dengan
sumber data pada kertas.
b. Current Record, untuk mencetak hasil surat dengan record yang aktif
saat ini pada kertas.
c. From.... to...., untuk mencetak surat dengan sumber data nomor record
tertentu hingga nomor record tertentu misalnya From 2 to 6 artinya
mencetak hasil penggabungan surat dengan record 2 hingga record ke 6
pada kertas

• , digunakan untuk mengirimkan mail merge lewat

E-mail (Jaringan Internet).
Latihan 10

1. Ketiklah naskah dibawah ini :

Lembaga Pendidikan Bisnis & Manajemen

TEKNOKRAT
Jl. Kartini 114 – 120 Tanjungkarang, Telp. (0721) 263038, 256922
Jl. H. Z. Abidin Pagaralam 9 – 11 Kedaton, Telp. (0721) 702022, 774061
(hunting)
BANDAR LAMPUNG

Nomor : <<nomor>>/B.9/II/6/2021 10 Juni 2021

Perihal : Permohonan Menjadi Pembicara

Kepada
Yth. Pimpinan
<<nama>>
<<alamat>>
di
<<kota>>

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya Orientasi bagi mahasiswa Program Pendidikan Satu

Tahun Lembaga Pendidikan Bisnis & Manajemen STMIK - AMIK - STBA
Teknokrat angkatan I T.A. 2006/2007 yang akan dilaksanakan pada tanggal 7 s.d.
9 Juli 2008, dengan ini kami mohon kesediaan Bapak untuk memberikan materi
pada:

Hari/tanggal : <<hari>>, <<kota>>

Pukul : 08.00 s.d. 10.00 WIB
Tempat : Ruang Auditorium Perguruan Tinggi Teknokrat (Lantai IV)
Jl. Z.A. Pagar Alam No. 9-11 Kedaton
Bandar Lampung
Topik : Strategi Menghadapi Persaingan Kerja
Peserta :  200 orang

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak

dan atas kesediaannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
a.n. Direktur

Rohimah, S.Kom.
Kepala Tata Usaha
2. Simpan naskah diatas dengan Nama File : Master
3. Buatlah File Data sebagai berikut dan simpan dengan Nama File : Data

Nom Nama Alamat Kota Hari Tanggal

or
001 CV Suzuki Center Jl. Kartini No. Bandar Kamis 7-09-
17 A-E Tanjung Lampung 2006
Karang
002 PT ASDP (Persero) Jl. Pelabuhan Lampung Jum’at 8-09-
Cabang Bakauheni Bakauheni Selatan 2006
003 PT Astra Jl. R. Intan No. Bandar Kamis 7-09-
International Auto 61 Tanjung Lampung 2006
2000 Karang
004 PT Coca Cola Jl. Raya Panjang Lampung Jum’at 8-09-
Bottling Indonesia Sribawono KM. Selatan 2006
13.5 Tanjung
Bintang

1. Lakukan penggabungan surat dan simpan dengan Nama File : Gabungan

Latihan 11

1. Ketiklah naskah dibawah ini :

PT. MAJU-JAYA
Jl. Kartini No. 114-120 Telp. (0721) 271445, 272048
Tanjungkarang
Bandar Lampung

Nomor : 10/SP/IV/21 11 April 2021

Lamp. :-
Hal : Pemberitahuan tagihan

Kepada
<<nama>>
<<alamat>>
di
<<kota>>

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami beritahukan bahwa barang-barang pesanan Saudara telah
kami kirim ke alamat pada tanggal <<tanggal>> dengan menggunakan jasa
angkutan Darat Laut Jaya. Adapun barang-barang tersebut adalah:

No Nama Barang Harga / Unit Unit Total

1 Memori DDR 128 Mb 210.000 17 ?
2 Memori SDRAM 265 Mb 390.000 7 ?
3 Disk Drive 1,44 MB 65.000 21 ?
4 Proc. P4 2,4 GHz 1.250.500 3 ?

Total Seluruh ? ?

Mengenai cara pembayaran mohon ditransfer ke rekening kami di Bank Mandiri

dengan nomor rekening 03-2004-20013456.

Demikian surat pemberitahuan ini, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan
terima kasih.

Hormat kami,

Darmini, S.Kom.
Kabag. Marketing
Latihan 12

No : 001/OJN/V/21 10 Mei 2021

Hal : Undangan Kerja Sama

Kepada Yth,
<<Nama>>
<<Alamat>>
di
<<Kota>>

Dengan hormat,

Sehubungan dengan ditambahnya perlengkapan teknologi informasi yang ada pada

perusahaan kami, dengan ini kami mengundang perusahaan saudara untuk
mengajukan tender kerjasama dalam pengadaan barang-barang tersebut, adapun
perlengkapan yang akan ditambah adalah :

No Nama Barang Harga Barang Jumlah Harga

1 Kamera CCTV 2500000 50 ……………
2 LAN Wireless 1500000 100 …………….
3 Router Cisco 2 Chanel 25000000 5 …………….
4 Server IBM Series 27500000 3 …………….
5 Modem US Robotic 7500000 8 …………….
6 Kat LAN Wireless 300000 100 …………….

Total Tertinggi …………….

Total Terendah …………….
Total Jumlah …………….

Kami mengharapkan kehadiran Saudara untuk mengajukan proposal tender

terhadap perlengkapan TI yang kami ajukan dalam tender tersebut.
Atas perhatiannya, kami pihak manajemen PT OJ NUSANTARA mengucapkan
terima kasih.
Hormat kami,

Yenni Fransiska, S.Kom.