MAILMERGE

PENGGABUNGAN SURAT

Materi Kelas X
Pengajar: Suhartanto, S.Pd.

SMA Labschool Kebayoran

Mail Merge
• Adalah fitur pada aplikasi Microsoft Word yang digunakan untuk
menggabungkan antara dokumen surat dengan database
• Syarat untuk membuat Mailmerge (penggabungan surat) adalah:
1. Memiliki dokumen surat
2. Memiliki database

• Dokumen surat dibuat menggunakan aplikasi Microsoft Word

• Database dibuat dengan Microsoft Word, Microsoft Excel atau
Microsoft Access
 DOKUMEN / SURAT

DATABASE

WORD EXCEL ACCESS

Membuat Database dengan Microsoft Word
1. Klik menu Mailings
2. Klik Select Recipients
3. Klik Type a New List
4. Maka akan tampil jendela New Address List

New Entry
Find
Delete Entry
Customize Columns
5. Klik tombol Customize Columns
6. Maka akan tampil jendela Customize Columns List
7. Pada latihan kali ini, kita akan menghapus seluruh Field Names
8. Klik tombol Delete dan klik Yes berulang kali sampai seluruh Field
Names terhapus
9. Kemudian kita akan membuat Field Names baru yang sesuai dengan
keinginan kita
10. Klik tombol Add
11. Maka akan tampil jendela Add Field

12. Ketika Field Name nya, lalu klik OK

13. Buatlah semua Field Names yang dibutuhkan, hingga tampak
seperti gambar berikut ini

14. Klik Ok, maka akan tampil jendela berikut

15. Kemudian kita isi data pada Field Names yang ada
16. Untuk mengisi record data yang baru, Klik New Entry
17. Isi data hingga tampak seperti gambar berikut ini

18. Buatlah sebanyak 10 record data

19. Kemudian klik OK
20. Langkah selanjutnya adalah menyimpan Database, misalkan dengan
nama file Data Surat

KEMBALI KE SLIDE 3
Membuat Database dengan Microsoft Excel
1. Buka aplikasi Microsoft Excel
2. Ketikan data berikut pada lembar kerja Excel

3. Buatlah data sebanyak 10 record data

4. Lalu simpan database dengan nama file, misalkan Data Surat-1
KEMBALI KE SLIDE 3
Membuat Database dengan Microsoft Access
1. Buka aplikasi Microsoft Access
2. Ketikan Blank Desktop Database
3. Ketik nama file databasenya, misalkan Data surat-2
4. Atur lokasi penyimpan file

5. Kemudian klik Create

6. Akan tampil jendela pembuatan Database seperti gambar berikut
ini

7. Klik pada area pembuatan Database, lalu ketik Data pertamanya,

kemudian klik Click to Add
8. Maka akan tampak seperti gambar berikut ini
9. Kita dapat merubah nama Field Name (Field1, Field2 dan Field3)
dengan cara mengklik ganda pada Field Name nya, hingga tampak
terblok

10. Kemudian kita ketikan Field Name sesuai dengan keinginan kita,
misalkan untuk Field1 digantikan dengan Nama
11. Maka tampilannya akan seperti gambar berikut ini

12. Gantilah Field Name yang lain sesuai dengan keinginan kita
KEMBALI KE SLIDE 3
Membuat Dokumen / Surat
Yth

di

Dengan Hormat,
Bersama ini Kami bermaksud mengundang . . . . . . . . . . . . . . . .

(silahkan kalian lanjutkan surat undangannya)

Menggabungkan Surat dengan Database
1. Klik Menu Mailings
2. Klik Select Recipients
3. Klik Use an Existing List
4. Pilih nama file Database yang telah kalian simpan
5. Kemudian klik Open
6. Tempatkan pointer mouse pada area dimana Field name akan
diletakan
7. Klik menu Insert Merge Field
8. Klik Field Name nya
9. Ulangi langkah untuk menempatkan Field Name
10. Setelah seluruh Field Name ditempatkan, maka tampilan dokumen
akan seperti gambar berikut ini

11. Akan tampak Field Name dari database yang telah kita gabungkan
dengan dokumen
12. Untuk menampilkan datanya, maka kita dapat mengklik menu
Preview Results
Simpan
• Pastikan kalian sudah menyimpan seluruh file hasil Latihan Mail
Merge
• Buka link Google Drive berikut ini
https://bit.ly/infxmipa2_22
• Buka folder sesuai Tanggal Latihan
• Pastikan kalian sudah membuat folder sesuai Nama Lengkap Kalian
• Simpan file pada folder dengan nama kalian masing-masing tersebut
Kesimpulan
• Dari hasil latihan, bagaimana kesimpulan kalian mengenai materi Mail
Merge?