LAPORAN

PRAKTIKUM PAKET PROGRAM TERAPAN

MAIL MERGE

Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas

Mata Kuliah Praktikum Paket Program Terapan
Dosen Pengampu: NENY FIRDYANTI, ST., MT

Disusun Oleh:
Nama : Tommy Ryan Dwiputra
Kelas : TI 1A
NIM : 3201916005

PROGRAM STUDI D3 TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN TEKNIK ELEKTRO
POLITEKNIK NEGERI PONTIANAK
2019
A. Tutorial Menggunakan Fitur “Mail Merge”
Mail Merge adalah suatu tools yang terdapat pada menu bar “Mailings”
pada Microsoft Word. Dimana dapat kita manfaatkan untuk membuat database
dokumen. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat mail merge :
1. Pertama-tama siapkan dokumen yang akan diedit terlebih dahulu.

Dokumen yang Akan diedit

2. Klik pada menu bar “Mailings”. Lalu pilih “Start Mail Merge”.

Toolbar Start Mail Merge

1
3. Selanjutnya pilih “Letter”.

Pilihan Mail Merge

4. Kemudian pada menu disebelahnya, klik “Select Receipents” lalu pilih

“Type a New List”.

Toolbar Select Recipients

2
5. Setelah itu, akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Kotak Dialog New Address List

6. Pada kotak dialog “New Address List” kita klik tombol “Customize
Columns”. Karena kita membutuhkan 6 field, yaitu (nama, kota,
nama_barang, harga_satuan, jumlah_barang dan total_pembayaran).

Tombol Customize Columns

3
7. Kemudian akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini :

Customize Address List

8. Kali ini kita akan menghapus semua field yang ada, dengan cara klik
tombol “Delete”, dan akan muncul dialog pertanyaan seperti berikut :

Dialog Pertanyaan
Klik tombol “yes” untuk melanjutkan “Delete”.

9. Setelah semua field dihapus, maka “Field Names” akan kosong.

Field Names Kosong

4
10. Klik tombol “Add” untuk menambahkan field baru. Sesuaikan dengan
dokumen yang akan diedit. Kali ini saya menggunakan nama field (nama,
kota, nama_barang, harga_satuan, jumlah_barang dan total_pembayaran).

Add Field

11. Kemudian tambahkan semua “Field Names” baru satu persatu.

Add Field

5
 Lakukan seterusnya hingga field “total_pembayaran” lalu klik OK.

New Field Names

12. Maka semua “Field Names” baru akan muncul pada kotak dialog “New
Address List”.

New Address List

6
13. Pada kotak dialog ini, kita akan mengisikan semua data yang diinginkan.
Sebagai contoh, kali ini kita hanya akan mangisi 3 baris data.

Data Field

14. Tentukan nama file kemudian simpan atau “save” data yang telah
diinputkan di direktori.

7
15. Setelah selesai membuat data, selanjutnya kita harus menjalankan “Mail
Merge” nya. Dengan cara memposisikan kursor pada setiap isian di
dokumen. Lalu pada menu “Mailings”, klik “Insert Merge Field”. Pilih
field yang akan kita masukkan sesuai dengan kursor pada dokumen.

Mengaktifkan Mail Merge

16. Lakukan pada semua isian dokumen dengan “Mail Merge” seperti berikut
:

Input Mail Merge

8
17. Setelah itu, untuk menampilkan isi data field, pilih menu “Mailings” lalu
klik tombol “Preview Results”. Seperti gambar berikut :

Tampilan Data Field

18. Print dokumen dengan memilih menu “Mailings → Finish & Merge →
Print Documents”.

Langkah-Langkah Print Documents

19. Lalu akan muncul kotak dialog seperti berikut :

Kotak Dialog Print

9
  All
Berfungsi untuk mencetak seluruh isi field.
 Current Record
Berfungsi untuk mencetak halaman yang aktif.
 From to
Berfungsi untuk mencetak dokumen sesuai yang diinputkan user.
Misalkan field 1 dan 2 saja.
Kali ini kita akan menggunakan “Print Records” all. Yang akan mencetak
seluruh isi field.

20. Kemudian akan mucul kotak dialog print. Pilih jenis printer lalu klik OK.

Kotak Dialog Print

21. Langkah-langkah menggunakan fitur “Mail Merge” telah selesai.

10