BAB III

MENGOPERASIKAN APLIKASI PENGOLAH KATA

Bagian keempat

D. Membuat Mail Merge

Mail Merge adalah suatu fasilitas didalam ms word yang digunakan untuk menangani
masalah surat menyurat seperti dalam pembuatan surat undangan, surat tagihan, surat
promosi penjualan dan berbagai jenis pembuatan dokumen lainnya, yang dapat dikirim ke
beberapa penerima / tujuan. Kelebihan pengguna mail merge adalah memudahkan si pembuat
surat/dokumen karena hanya membuat 1 jenis surat/dokumen saja yang dapat dikirim ke
beberapa penerima yang berbeda.

Jenis Mail Merge

1. Mail Merge Wizard
Langkah-langkah yang harus dikerjakan :
a. membuat file dokumen utama
b. membuat file dokumen data
c. menghubungkan kedua file tersebut
Dalam surat undangan tersebut, terdapat tiga kata yang diapit < >. Ketiga kata tersebut akan berganti-
ganti isinya, sedangkan bagian yang lain sama. Dalam sistem basis data, keketiga data merupakan field.
Misalkan surat undangan tersebut akan dikirim kepada tiga orang berikut ini :
Tabel 3.1 Penerima Surat Undangan
Nama Jabatan Alamat Kota
Bpk. Sumarno Kepala Sekolah Jl. Setia Budi No. 45 Makasar
Ibu Aminah Wakasek Kesiswaan Jl. Melati No. 14 Makasar
Bpk Arifin Wakasek Kurikulum Jl. Angrek No.10 Makasar
Bpk. Suryo Ketua Komite Sekolah Jl. Mawar No. 11 Makasar
Untuk memudakan membuat keempat undangan tersebut, gunakan mail merge wizard. Berikut ini cara
memulai Mail merge wizard :
a. klik mailing
b. klik start mail merge pada grup start mail merge
c. pilih step mail merge wizard

Seteleh memilih step by step mail merge wizard, akan muncul panel task seperti gambar :
Mengaktifkan mail merge wizard terdiri atas enam langkah. Namun kamu tidak selalu harus melaksakanan
hingga selesai. Kapan pun kamu merasa cukup, bantuan wizard dapat ditutup. Apabila membutuhkannnya
kembali, kamu hanya mengulang sperti proses di atas.
Berikut langkah-langkah membuat undangan dengan mail merge wizard
a. Pada task panel pilihlah letter, kemudian klik nex starting document
b. kamu akan menggunakan file yang sedang kemu kerjakan sebagai dokumen utama (starting
document). Pilih use the current document, klik next select ricipients
c. Membuat file sumber data penerima surat, caranya pilih type a new list, kemudian klik create
d. Muncullah kotak dialog new addrest list
e. Sesuaikan nama field dengan Tabel 3.1 Klik Costumize Coloumn, hingga muncul kotak dialog
costumize addrest list
f. Hapuslah satu per satu field dengan memilih field, kemudian menghapusnya dengan menekan
tombol delete
g. Akan muncul kotak dialog untuk mengonfrmasi penghapusan klik OK
h. Setelah semua field lama terhapus, buatlah field baru dengan membuat field pertama. Caranya klik
add, hingga muncul kotak dialog klik OK. Ulangi langkah tersebut hingga semua field masuk
i. setelah semua field masuk. klik OK pada kotak dialog Customize Address List
j. Perhatikan, apakah semua field sudah sesuai dengan Tabel 3.1 ? Jika sudah, masukan semua data
pada kolom yang sesuai dengan field nya, kemudian akhiri dengan menekan tombol enter. Untuk
berpindah dari satu field ke field yang lain, kamu dapat menggunakan anak panah ke kanan dan ke
kiri pada keyboard atau kursor. Untuk mebuat baris baru, klik new entry
k. Setelah semua data telah masuk atau terketik, klik OK. Simpan data tersebut, beri nama file untuk
data tersebut, misalnya daftar penerima, dan klik save untuk menyimpan
l. Muncul kotak dialog Mail Merge Recipients. Untuk sementara, kita biarkan apa adanya, kemudian
klik OK
m. Akan muncul Task Panel Write your Later, klik next: preview your latters
n. Pada tahap ini, kamu diminta membuat surat yang akan disisipi data. Namum karena surat tersebut
telah dibuat, kamu tinggal meletakan field data. Caranya dengan memblok <nama> pada surat,
kemudian klik insert mail merge field, pilih field nama. Lakukan hal yang sama pada <jabatan>,
<alamat>, dan <kota>
o. Pada task panel write your latters, klik next : privew your letter
p. Hasil penggabungan yang telah kamu buat dapat dilihat melalui grup preview result dalam tab
mailling. Pada grup ini, terdapat record navigator yang memiliki fungsi sebagai berikut :
Pindah ke record pertama

pindah satu record sebelum record yang aktif pada saat ini

Nomor record yang aktif pada saat ini.

Pindah satu record setelah yang aktif

Pindah ke record terakhir
 q. Setelah selesai, berarti kamu akan menuju ke tahap akhir mail merge wizard dengan mengklik next complete
the merge
r. Untuk mencetak undangan yang telah kamu buat, klik print
s. Pada kotak dialog merge to printer, pilihan record nama yang akan kamu cetak kemudian klik OK
t. Setelah mengklik OK akan muncul kotak dialog sperti print, persis sama seperti saat kamu akan mencetak
dokumen biasanya

2. Mail Merge Tanpa Wizard

a. Start Mail Merge
1) Klik mailing, kemudian klik start mail merge dan pilihlah letters
2) Setelah itu, klik select recipients untuk membuat sumber data baru dan memilih file yang akan
digunakan sebagai sumber data mail merge yang telah kamu buat. Untuk membuat baru, klik
Type new list atau klik use existing list apabalila menggunakan data yang telah kamu buat.
Cara membuat field sama seperti di mail merge wizard
b. Write and insert merge field
c. Preview result : digunakan untuk melihat hasil pekerjaanmu
d. Finish
Tahap akhir mail merge. Caranya dengan meng-klik finish & merge, terdapat 3 pilihan yaitu edit
individual document, print document, e-mail messages
1) Edit individual documents, berguna untuk menjadikan dokumen mail merge dalam dokumen
biasa, tetapi telah disisipi data seperti yang telah diberikan
2) Print document, berguna untuk mencetak dokumen seperti pada mail merge wizard
3) Send e-mail messages, berguna untuk mengirimkan dokumen langsung kepada penerima
melalui email. untuk itu, kamu membutuhkakn sofware pengirim e-mail yaitu Microsoft
Outlook