PANDUAN MUDAH MENGGUNAKAN

SELECT RECIPIENTS VS MAIL MERGE

PADA MENU MAILINGS

Pernah gak si ketika akan membuat surat pemberitahuan orang tua, undangan, hajatan dan
sejenisnya merasa kewalahan karena saking banyaknya penerima yang harus ditulis dalam
jumlah banyak dengan nama yang berbeda-beda. Bisa dibayangkan yah jika jumlahnya ada
ratusan pasti akan membutuhkan waktu yang cukup lama dan rawan banget terjadi kesalahan
penulisan nama.

Hemb, terus gimana yah?? Sebenarnya ada cara untuk mempercepat waktu dan pekerjaan dalam
pembuatan berbagai surat seperti yang disebutkan diatas loh yaitu dengan memanfaatkan fitur
mail merge yang terdapat pada Microsoft Word. Tetapi apakah kalian sudah tahu bagaimana cara
menggunakan fitur mail merge pada Microsoft Word? Jika belum yuk simak penjelasan berikut
tutorialnya.

Apa Si Itu Mail Merge??

Perlu kita ketahui, mail merge merupakan fitur yang ada pada Microsoft Word yang berguna
untuk pembuatan surat dan dokumen lain yang isinya sama, namun identitas penerimanya saja
yang berbeda.

Jadi kita bisa mengganti nama, alamat, no handphone, alamat email dll dengan otomatis, tidak
perlu menuliskannya satu persatu, ribet amat ya kalo harus nulis satu persatu, hehehe, ada yang
mudah kenapa harus mempersulit diri. kita cukup menyambungkan file yang ada di Ms. Word
dengan file Microsoft Excel, Microsoft Acces atau Outlook. Nah penasaran kan gimana sih
caranya, berikut panduan mudah menggunakan mail merge dengan mudah dan pastinya cepat.

Cara Menggunakan Select Recipients

Sebelum memulai, disini saya akan mencontohkan membuat select recipients menggunakan
Microsoft Word dengan Excel. Keduanya dipilih karena lebih mudah dipraktekkan dan familiar
untuk berbagai pengguna komputer. Silahkan ikuti panduannya berikut ini:

1
1. Membuat File Kartu SPP di Ms. Word

Master File
Langkah pertama sebelum menggunakan select recipients, pastikan kita sudah menyiapkan file
master kartu spp yang akan kita berikan nama, kelas, dan wali kelas yang sama ataupun berbeda.
Pastikan semua ukuran margins, size sesuai sudah benar yah. Contoh nama, kelas dan wali kelas
diatas sudah saya isi menggunakan mail merge pada saat eskul TI. Nah jadi kalian bisa
mengosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan select recipients
pada menu mailings.

Nah berikut contoh kartu spp yang saya buat. Pada artikel kali ini saya akan membuat kartu spp
dengan memberikan nama, kelas, dan wali kelas yang sama hanya nama peserta saja yang
berbeda. kalian bebas memodifikasi bagian ini sesuai dengan kebutuhan dan keperluan ya.

2
2. Membuat Database Penerima di Excel

Daftar Peserta
Setelah file master kartu spp sudah jadi, langkah selanjutnya kalian bisa memulai dengan
membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel 18 atau sesuaikan dengan kebutuhan
mulai dari nama, kelas, wali kelas. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis
dengan benar ya.

3. Mengkoneksikan Mail Merge Dengan Excel

Untuk memulai menyambungkan surat dengan database, caranya berikut ini.

 Membuka menu ‘Mailings’

3
Membuka menu mailings

Langkah pertama silahkan kalian pilih menu Mailings, lokasinya berada pada bagian menu atas
Microsoft Word.

 Memilih menu ‘Select Recepients’

Setelah menu select recepients terpilih, silahkan buka dan pilih menu use an existing list,
kemudian pilih file excel nama peserta lalu pilih open.

 Memilih menu ‘Insert Merge Field’

Setelah menu insert merge field terpilih, silahkan letakan kursor pada bagian nama,
kelas , dan wali kelas yang kosong sesuai dengan contoh. Langkah selanjutnya

 Memilih menu ‘ABC Preview Results’

Setelah memilih menu abc preview results kalian bisa mengecek atau menggeser daftar
nama-nama sesuai yang telah dibuat berdasarkan urutan menggunakan tanda panah
dideket abc preview results.

4
Cara Menggunakan Mail Merge
Langkah pertama sama dengan langkah menggunakan select recipients. Silahkan ikuti panduan
mail merge berikut ini:

1. Membuat File Kartu SPP di Ms. Word

Master File
Langkah pertama sebelum menggunakan mail merge, pastikan kita sudah menyiapkan file master
kartu spp yang akan kita berikan nama, kelas, dan wali kelas yang sama ataupun berbeda.
Pastikan semua ukuran margins, size sesuai sudah benar yah. Contoh nama, kelas dan wali kelas
diatas sudah saya isi menggunakan mail merge pada saat eskul TI. Nah jadi kalian bisa
mengosongkan pada bagian yang akan diisikan database dengan menggunakan mail
merge/mailings.

Nah berikut contoh kartu spp yang saya buat. Pada artikel kali ini saya akan membuat kartu spp
dengan memberikan nama, kelas, dan wali kelas yang sama hanya nama peserta saja yang
berbeda. kalian bebas memodifikasi bagian ini sesuai dengan keperluan ya.

5
2. Membuat Database Penerima di Excel

Daftar Peserta
Setelah file master kartu spp sudah jadi, langkah selanjutnya kalian bisa memulai dengan
membuat file baru di Microsoft Excel. Silahkan buat tabel 18 atau sesuaikan dengan kebutuhan
mulai dari nama, kelas, wali kelas. Isikan semua datanya dan pastikan semua sudah tertulis
dengan benar ya.

3. Mengkoneksikan Mail Merge Dengan Excel

Untuk memulai menyambungkan surat dengan database mail marge, caranya berikut ini.

 Membuka menu ‘Mailings’

6
Membuka menu mailings

Langkah pertama silahkan pilih menu Mailings, lokasinya berada pada bagian menu atas
Microsoft Word.

 Memilih menu ‘Start Mail Merge’

Setelah menu Mailings terpilih, silahkan buka dan pilih menu Start Mail Merge, lokasinya
berada pada pojok kiri atas dekat dengan menu Save.

 Memilih menu ‘Step-by-Step Mail Merge Wizard’

Kemudian scroll ke bawah pada Start Mail Merge dan pilih menu Step-by-Step Mail Merge
Wizard yang lokasinya paling bawah sendiri.

 Pilih “Document type“

Pada menu document type, ada beberapa pilihan seperti Letters, Email messages, Envelopes,
Labels dan Directory. Karena disini kita akan membuat kartu spp maka silahkan memilih
‘Letters’.

7
8
  Pilih “Next: Starting document“

Pada select starting document, Anda 3 pilihan berbeda. Silahkan kalian memilih paling atas
sendiri ‘Use the current document’, menu ini berarti kalian menggunakan dokumen sendiri yang
sudah dibuat sebelumnya.

 Pilih “Next: Select recipients“

Silahkan pilih starting document untuk melanjutkan ke select recipients.

 Pilih menu “Use an existing list“

Use existing list

Pada menu select recipients, silahkan kalian memilih Use an existing list kemudian pilih menu
‘Browse’, silahkan pilih lokasi database nama yang sudah kalian buat sebelumnya. Jika sudah
benar silahkan klik ‘Ok’ dan akan muncul tabel excel seperti yang kalian buat sebelumnya,
silahkan klik ‘Ok’ untuk melanjutkan.

 Selanjutnya pilih menu “Next: Write your letter“

4. Inset Mail Merge Pada Kartu SPP

 Terakhir, kalian tinggal memasukan mail merge pada kartu spp. Caranya mudah sekali
silahkan lihat gambarnya dibawah ini.

9
Mail Merge
Pilih menu Insert Merge Field, lokasinya masih satu menu dengan Mailings. Kemudian masukan
Field sesuai dengan bagian nama, kelas dan wali kelas. Pastikan Field sesuai dengan lokasinya
ya.

5. Preview Hasil Mail Merge

Preview Mail Merge

Terakhir, kalian bisa melihat setting mail merge yang sudah kalian buat apakah berhasil atau
tidak. kalian bisa mengeceknya pada menu ‘Preview Results’, untuk mengecek daftar namanya
bisa menggeser tanda panah di samping preview results.

Nah gimana nih mudah bukan, menurut kalian mudah cara mana nih?? Menggunakan select
recipients atau mail merge pada Microsoft Word? Selamat mencoba dan terus belajar ya, salam
sukses

10