BAB 6

PEMBAHASAN :
PERTEMUAN

6
Cara Membuat Mail Merge

MAIL MERGE

6.1. Cara Membuat Mail Merge

Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang
isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu
terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

 Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
 Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima,
misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.
Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain
itu:
- Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
- Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita
ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
- Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang
lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka
akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke
dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut :

 Tahap I Membuat Data Source

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data
Surat.

1
 Tahap II Membuat Dokumen Master
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan
nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut :
menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

 Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

4. Selanjutnya kita akan memilih data source.

5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog
Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select
Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan
kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup
Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan
seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tips :
 Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan
sebagainya.
 Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.

2
 2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti
contoh di bawah ini.
 Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source dan
klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.

11. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.

Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika
masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan
yang diinginkan.

 Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge.

12. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih :

3
  Print Documents, untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua surat.
2. Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih
saja.

 Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.

6.2. Materi Praktikum, Latihan Dan Tugas

Materi Praktium

1. Bukalah Program Microsoft Word 2007

2. Ketiklah contoh data seperti di bawah ini. Untuk teks yang saya beri tanda kurung
seperti <nama>, <alamat>, dan <kota>
3. Buatlah folder baru dengan nama Pertemuan 6, dan simpan latihan dibawah ini dalam
folder tersebut.

4
4. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.

5
5. Setelah data di atas selesai diketik, sekarang saatnya membuat data mail Merge. Klik
pada Menu Mailings, Kemudian klik pada Toolbar Start maili Merge, lalu klik pada
Step by step Mail Merge Wizard…

6
6. Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007, akan muncul
jendela Mail Merge. Pada Select document type pilih letters, kemudian klik pada
Next: Starting document…

7. Tahap selanjutnya pada Select starting document pilih Use the current document,
kemudian pilih Next : select recipients.

8. Tahap selanjutnya pada Select recipents pilih pada Type a New list, lalu klik pada
Create …

7
9. setelah kamu klik tombol create, Jendela New Address list akan terbuka seperi gambar
di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu
<nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara
manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns.

10. Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela Customize addres list
seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara
Klik pada tombol Delete.

8
11. Jika nanti muncul pertanyaan seperti gambar di bawah ini, klik saja Yes.

12. Setelah kamu menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan
Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK. (nama field pada
latihan ini “nama”, “alamat”, dan “kota” )

13. Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini. kemudian klik tombol OK.

9
14. Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini, dan Klik pada
tombol OK

15. Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama
file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik
tombol Save.

10
16. Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol OK.

11
17. sekarang saatnya meletakkan kode mail merge pada ruang kosong yang telah kita
sediakan tadi, yaitu untuk ruang <nama>, <alamat>, dan <kota>. kita mulai dari
<alamat> dulu. Letakkan kursor pada ruangan kosong untuk alamat yaitu di bawah
tulisan Yth. Bp/Ibu/Sdr.

18. Setelah kamu letakkan kursor di situ, klik pada menu Insert Merge Field, sehingga
akan muncul daftar Fieldnya, pilih klik pada field nama. lakukan langkah yang sama
untuk menampilkan alamat, dan Kota.

12
19. Sehingga hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

20. Untuk merubah kode <nama>, <alamat>, dan <kota> menjadi data yang sebenarnya
klik pada Icon Preview Result.

21. Dan hasilnya akan tampak seperti gambar di bawah ini.

13
 22. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada
tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

Tugas :

1. Kerjakan soal dibawah ini.

14
 Ikatan Alumni Mahasiswa AMIK Tunas Bangsa
Pematangsiantar

Kepada Yth.
Bapak / Ibu
Peserta <<peserta>>
<<kota>>

Mengharap kehadiran bapak dan ibu, pada

Hari / tanggal : Minggu, 22 Desember 2013
Waktu : 09.00 WIB sampai dengan selesai
Tempat : Auditorium AMIK Tunas Bangsa
Jl. Jend. Sudirman Blok A No. 1, 2 & 3
Acara : - Keakraban
- Seminar Sosialisasi dan Kemasyarakatan

Atas perhatian yang diberikan, kami ucapkan banyak terima kasih.

Ketua Sekretaris

Prof. Dr. Baeng H. Prof. Ir. Wicaksono

NIP. 301 847 834 NIP 985 894 345

NB.
Dana yang harus dikeluarkan.
Dana sumbangan : Rp. <<sumbang>>
DanaPendaftaran Rp. <<daftar>>
Dana Kesejahteraan : Rp. <<sejahtera>>

Dengan Ketentuan :

Nama Peserta Kota Sumbang Daftar Kesejahteraan

Paijono Malang 250.000,- 10000 50.000
Sungkowo Jakarta 150.000,- 10000 100.000
Taniawati Pati 100.000,- 10000 75.000
Papananda Bogor 200.000,- 10000 100.000
Astrabarata Semarang 200.000,- 10000 150.000

2. Buatlah contoh surat undangan bebas (pernikahan, ulang tahun, rapat dll) Masukan 10
data bebas.

Catatan :
- Simpan tugas diatas dalam 2 (dua) folder. Tugas 1 disimpan dalam folder dengan nama
Tugas 1. Dan Tugas 2 disimpan dalam folder dengan nama Tugas 2.
- Tugas dikerjakan per Mahasiswa, bukan per Kelompok.

15
- Untuk Tugas Nomor 2, tiap Mahasiswa tidak boleh ada yang sama.
- Tugas di Burning ke dalam CD atau disimpan kedalam Flashdisk.
- Tugas dikumpul pada pertemuan ke 2 (dua).

16