Cara Membuat Mail Merge

Label dengan Excel dan Word

Tutorial: Word 2007, 2010, 2013, 2016.
Tutorial ini membahas cara membuat mail merge label di Word dengan sumber
data (data source) Excel.

Cara pembuatan label ini dapat digunakan untuk membuat label alamat, kartu
anggota, kartu ujian, dan sebagainya.
Tutorial lain tentang mail merge:
 Cara Membuat Mail Merge di Word
 Cara Menampilkan Format Angka Excel di Mail Merge Word
 Cara Membuat Mail Merge untuk Gelar di Depan dan Belakang Nama
 Cara Membuat Mail Merge Label Barcode yang Bisa Di-Scan dengan Word
dan Excel
Berikut langkah-langkah untuk membuat label dengan mail merge.

Tahap I: Membuat Sumber Data di MS Excel

Langkah-langkah:

1. Buat data di lembar kerja Excel seperti contoh berikut ini.

2. Simpan dengan nama Data Label dan tutup dokumen Excel.

Tahap II: Membuat Label di MS Word

Langkah-langkah:

1. Buat dokumen baru (CTRL + N) di Word.

2. Pada Mailings tab, klik Start Mail Merge (di Start Mail Merge grup), dan
pilih Labels.
3. Pilih Label vendors dan Product number sesuai dengan ukuran label atau
kertas yang digunakan. Pada tutorial ini menggunakan Label vendors: A-
ONE dengan Product number: A-ONE 28171 untuk ukuran kertas A4 dengan isi 12
label per halaman (6 baris 2 kolom). Klik OK bila sudah selesai.

4. Word akan menempatkan label dalam bentuk tabel.

Tip: Jika ingin memberi kotak pada label (misalnya untuk membuat kartu anggota),
klik tanda panah pada tabel. Kemudian pada Table Tools, Design tab, Table
Styles grup, klik Borders dan pilih All Borders.

5. Selanjutnya kita akan mengambil data Excel yang dibuat pada Tahap I di
atas. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Label) pada kotak
dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak
dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data
dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang.
 Kemudian klik OK.

8. Tampilan dokumen akan seperti gambar berikut ini. Semua label akan
memiliki tulisan Next Record (kecuali pada label yang pertama).

9. Selanjutnya kita akan menempatkan data pada label. Klik pada label
pertama.
10. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan
pilih Nama.
11. Lakukan hal yang sama untuk merge field No Anggota dan Alamat.
Sekarang tampilan label pertama akan seperti gambar berikut ini.

Tip:
1. Pada langkah ini kita bisa mengatur ukuran dan jenis font untuk label.
2. Bila hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
1. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit Recipient List.
2. Di kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar seperti
contoh di bawah ini.

2. Bila ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data
Source dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di daftar.
2. Setelah selesai pada label pertama, selanjutnya kita akan menyisipkan data
pada label yang lain. Pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update
Labels.
3. Word akan mengisi data semua label pada dokumen sesuai dengan format
dan layout yang kita buat pada label pertama.

4. Untuk melihat hasilnya, klik tombol Preview Results. Jika masih ada yang
ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan perubahan yang
diinginkan pada label pertama. Akhiri dengan meng-update seluruh label
 (Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Update Labels).

5. Langkah terakhir adalah mencetak atau menyimpan label. Klik tombol Finish
& Merge dan pilih:
1. Print Documents, untuk mencetak label.
Ada 3 pilihan:
1. All untuk mencetak semua label.
2. Current record untuk mencetak label pada halaman yang aktif.
3. Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak
label yang dipilih saja.
2. Edit Individual Documents, untuk menyimpan label pada dokumen
baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record, dan nomor urut tertentu). Jangan
lupa menyimpan dokumen baru tersebut.