Cara membuat Label Undangan otomatis pada

Word
Excel, Word 48 Komentar
Agar lebih praktis, untuk mencantumkan nama dan alamat pada kartu undangan
biasanya menggunakan kertas label. Yaitu kertas stiker polos yang dapat ditulis, baik
menggunakan tulisan tangan atau di-print. Penulisan label undangan saat ini lebih
populer menggunakan komputer dengan bantuan aplikasi pengolah kata seperti
Microsoft Word.

Umumnya label yang biasa digunakan untuk kartu undangan adalah nomor 103 atau
121, dalam 1 lembar kertas label biasanya terdiri dari 12 label stiker. Untuk
mempercepat pengerjaan, terdapat cara membuat label undangan otomatis pada Ms.
Word dan dengan bantuan Ms. Excel.

Persiapan membuat Label Undangan Otomatis

Untuk membuat label undangan dapat menggunakan Microsoft Office versi 2007, 2010,
2013 atau 2016. Pada tulisan ini saya menggunakan Microsoft Office 2016 yang
berjalan pada sistem operasi Windows 10. Sebelum memulai silakan siapkan kertas
label undangan (misal nomor 103) dan penggaris.

Dibutuhkan ketelitian saat membuat template label undangan karena apabila template
yang kita buat tidak sesuai dengan kertas label dapat menyebabkan text tidak pas saat
di cetak.
— ADVERTISEMENT —

Membuat template label pada Microsoft Word

Kita akan membuat template label nomor 103 yang sesuai dengan ukuran label aslinya.
Template ini nantinya akan digunakan sebagai tempat menyimpan text yang akan di
cetak. Sebelumnya, pastikan Anda telah siap dengan penggaris dan label undangan
yang hendak digunakan. Silakan buka aplikasi Ms. Word dan buat dokumen baru. Klik
pada Ribbon Mailings > Labels, pada jendela Envelopes and Labels klik Options…
Akan keluar jendela Label Options kemudian klik New Label…
Pada jendela Label Details, silakan isi setiap kolom sesuai ukuran label
sesungguhnya. Gambar dibawah merupakan contoh ukuran dari label nomor 103 yang
saya gunakan pada tulisan ini.
Adapun penjelasan dari setiap kolom tersebut adalah sebagai berikut:

1. Label name: silakan isi dengan nama label baru yang akan dibuat, misal “Label
103”;
2. Top margin: jarak margin atas, antara pinggir atas kertas hingga pinggir label ke
satu bagian atas;
3. Side margin: jarak margin samping, antara pinggir samping kertas hingga pinggir
label ke satu bagian samping;
4. Vertical pitch: tinggi label ditambah jarak vertikal dengan label ke tiga;
5. Horizontal pitch: lebar label ditambah jarak horizontal dengan label ke dua;
6. Label height: isi dengan tinggi label;
7. Label width: isi dengan lebar label;
8. Number across: jumlah kolom (pada label nomor 103 terdapat 3 kolom);
9. Number down: jumlah baris (pada label nomor 103 terdapat 4 baris);
10. Page size: silakan pilih Custom;
11. Page width: lebar kertas label secara keseluruhan;
12. Page height: tinggi kertas label secara keseluruhan.
Untuk lebih memperjelas, berikut ilustrasi gambar dari poin-poin di atas (poin 2 s.d 9).

(lihat gambar ukuran besar)

Setelah semua kolom diisi sesuai dengan ukuran label sesungguhnya silakan klik Ok.
Masih dalam jendela Envelopes and Labels, perhatikan label yang aktif adalah label
yang sebelumnya kita buat kemudian klik pada tombol New Document.
Secara otomatis akan terbuka dokumen baru dengan format sesuai dengan template
label yang telah dibuat. Pekerjaan kita untuk membuat template telah selesai, sekarang
saatnya kita memasukan data agar tercipta label undangan otomatis yang siap cetak.
— ADVERTISEMENT —

Membuat data Label pada Microsoft Excel

Baik itu undangan pernikahan, khitanan dan/atau acara syukuran lainnya, biasanya
format penulisan pada label undangan adalah nama penerima undangan dan
alamantnya. Silakan buat list nama penerima undangan pada aplikasi Microsoft Excel
dengan format sebagai berikut. Jangan lupa untuk di simpan.
Memasukan data Excel kedalam template Label
Tahap terakhir adalah, menggabungkan data pada Microsoft Excel dengan template
label pada Microsoft Word, caranya adalah sebagai berikut. Klik Ribbon Mailings >
Select Recipients > Use Existing List… silakan arahkan pada file Excel yang berisi
penerima undangan yang telah kita buat pada langkah sebelumnya.

Pada jendela Select Table silakan pilih sesuai sheet dimana Anda mengetikan data
nama dan alamat penerima undangan, misal sheet pertama maka
pilih Sheet1$ klik Ok untuk menyimpannya. Letakan kursor pada kolom pertama (sudut
kiri atas) lembar kerja Ms. Word. Klik pada Ribbon Mailings > Insert Merge Field >
Pilih drop down NAMA.
Pada lembar kerja akan muncul tulisan «NAMA» kemudian enter dan lanjut mengetik
kata “Di“, enter kembali dan ulangi klik pada Ribbon Mailings > Insert Merge Field >
Pilih drop down ALAMAT. Sehingga akan terlihat seperti gambar dibawah ini.

Untuk kolom selanjutnya, silakan isi dengan menyalin dari kolom pertama. Selanjutnya
letakan kursor pada kolom kedua sebelum kata «NAMA» seperti pada gambar
dibawah.
Klik pada Ribbon Mailings > Rules > Next Record. Ini berfungsi agar pada kolom
kedua dan seterusnya data yang ditampilkan adalah data selanjutnya secara berurutan.
Setelah menambahkan Next Record, pada kolom kedua, sebelum kata «NAMA» akan
terdapat kata «Next Record» seperti pada gambar dibawah ini.

Dan untuk kolom lainnya, silakan salin dari kolom kedua. Anda pun dapat mengatur
perataan text, jenis font dan ukuran font agar terlihat lebih rapi. Hasil akhirnya kurang
lebih akan terlihat seperti gambar dibawah ini.

Untuk merubahnya menjadi nama dan alamat sesuai data yang diketik pada lembar
kerja Excel, caranya sebagai berikut. Klik Ribbon Mailings > Edit Individual
Documents pilih All kemudian klik Ok. Apabila data pada lembar kerja Microsoft Excel
cukup banyak terkadang dapat menyebabkan aplikasi Microsoft Word menjadi “not
responding” untuk beberapa saat. Jangan khawatir, tunggu saja hingga kembali normal
dan akhirnya data yang telah ter-export sudah siap untuk dicetak.

Tip agar Label pas saat di Print

Untuk menghindari kesalahan saat mencetak, pastikan Anda mengatur ukuran kertas
cetak sesuai dengan ukuran kertas label yang digunakan. Untuk mengatur ukuran
kertas biasanya terletak pada menu Propertiespada pengaturan saat memilih printer
yang digunakan. Sebagai contoh, berikut saya lampirkan file hasil dari tutorial
diatas: download file.
Apabila terdapat poin yang kurang difahami pada tutorial membuat label undangan
otomatis ini silakan meninggalkan komentar pada kolom komentar dibawah.
Terimakasih…
Hai, jangan lupa bagikan tulisan
Cara membuat Label Undangan otomatis pada Word
di sosial media kesayangan Anda...