SURAT RESMI

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi,
maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan.
A. Ciri-ciri surat resmi:
1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

B. Bagian-bagian surat resmi:

Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
Hal, berupa garis besar isi surat
Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf
kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah
menyesuaikan.
Penutup surat
Penutup surat, berisi
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu
kegiatan

C. Langkah Pengetikan Surat Resmi dengan Microsoft Word

1. Aturlah halaman surat dengan ukuran kertas A4, caranya:
Buka lembar kerja baru, selanjutnya pilih Tab Page Layout, klik anak panah pojok grup
page setup.

Pada jendela page setup klik tab margin, isilah margin (batas pengetikan) Top, Left,
bottom dan Right.
Selanjutnya pilih orientasinya portrait

Hal. 1
 Buka tab Paper , isilah Paper Size dengan ukuran A4
Klik OK
Tips.
1. Cara membuat garis pada kop: ketik tanda --- kemudian enter.
2. Cara membuat simbol telepon: klik Insert>pilih symbol>cari simbol telepon , bila tidak ada
temukan di more symbol > pada font gantilah dengan wingding.
3. Cara mengedit gambar agar proporsional, gunakan node bagian pojok.
4. Cara memindahkan gambar dengan mudah, klik gambar agar aktif > pilih tab format >pilih
text wrapping>pilih in front of text.
5. Cara menambah kolom pada tabel, blok salah satu tabel dari atas ke bawah > pilih
layout>insert right/left.
6. Cara menengahkan teks dalam tabel: blok teks beberapa cell>pilih layout>pilih aliggment
cell>pilih align center.
7. Cara mengisi data cell bila ada angka rupiah:
Ketik Rp > buat right tab> letakkan di sebelah kanan> CTRL + tab> ketiklah angka
rupiahnya.

Rp 1.000.000,00

8. Cara membuat kolom tanda tangan

Buat tabel 2X1>tengahkan pakai align center> isi data nama> hilangkan garis tabel
dengan cara
blok seluruh tabel dengan pilih tanda plus di pojok kiri atas tabel
klik tab home, pilih grup paragrah> pilih border> pilih no border

MAIL MERGER
A. CARA MEMBUAT SURAT ( MAIL MERGE) DI MICROSOFT WORD
Mail merge adalah fasilitas yang ada di Microsoft Word yang digunakan untuk menulis surat
yang ditujukan ke beberapa (alamat) orang tanpa mengubah isi surat.
Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, piagam, label, amplop, karcis dan
banyak lagi.
Ada 2 dokumen yang digunakan dalam membuat mail merge, yaitu:
1. Dokumen Master, dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima.
2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya
nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Tabel Word, Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:
Tahap I Membuat Dokumen Master

Hal. 2
 Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan
nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena akan kita lanjutkan ke langkah
berikut:menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap II Membuat Data Source

Buat data source Nama dan Alamat di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan
dengan nama Data Surat.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

a. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.

Selanjutnya kita akan memilih data source.

b. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
c. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak
dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak
dialog Select Table.
d. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan
pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian
klik OK.
Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
e. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab,
grupWrite & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan
seperti contoh di bawah ini.

Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.

Tip:
Di sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama dan
sebagainya.
f. Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol Preview Results.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol Preview Results dan lakukan
perubahan yang diinginkan.

Hal. 3
 Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

a. Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:
b. Print Documents, untuk mencetak surat.
c. Ada 3 pilihan:
All untuk mencetak semua surat.
Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih
saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen

baru.

Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu).

Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.

B. CARA MENGETIK AMPLOP SURAT (MAIL MERGER)

Pada prinsipnya pembuatan amplop sama dengan pembuatan surat yang menggunakan
fasilitas mail merger, yakni membutuhkan Dokumen Master dan Data Source.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka lembar kerja baru di MS. Word atau buka surat yang pernah dibuat.

2. Pada Mailings tab, grup Create, pilih atau klik Envelope

Hal. 4
 3. Pada kolom Delivery address silakan dikosongi saja.

4. Selanjutnya klik tombol Add to Document

5. Bila sudah muncul halaman amplop silakan masukkan alamat tujuan seperti membuat
surat mal merger.

Tips :
Cara melakukan print:

1. CTRL+P

2. Pada pilihan Page Range, klik pada Pages isilah angka 0 (nol) untuk amplop dan
isi angka 1 (satu) untuk print suratnya.

C. CARA MEMBUAT LABEL MAIL MERGER

Hal. 5
Pada prinsipnya pembuatan LABEL sama dengan pembuatan surat yang menggunakan
fasilitas mail merger, yakni membutuhkan Dokumen Master dan Data Source.
Label yang standart dipakai untuk undangan adalah jenis label 103.
Langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Buka lembar kerja baru di MS. Word

2. Pada Mailings tab, grup Create, pilih atau klik Labels

3. Pada kolom Address silakan dikosongi saja

4. Klik Options ... untuk mengatur label yang akan kita print.

5. Klik New Label...

Hal. 6
6. Isilah dengan Label Name dengan tulisan LABEL 103 (sesuai standart)
7. Isilah kolom-kolom yang lain sesuai petunjuk yang ada pada preview di atasnya.
Top margin adalah batas atas.
Side margin adalah batas tepi kiri.
Vertical pitch adalah jarak atas, diukur mulai label pertama ditambah jarak
antara label pertama dengan label kedua sebelah bawah.
Horisontal pitch adalah jarak tepi kiri diukur mulai label pertama ditambah jarak
antara label pertama dengan label kedua sebelah kanan.
Label height adalah tinggi label
Label Width adalah lebar label
Number cross adalah jumlah label tiap lembar dihitung pada deret label paling
atas.
Number down adalah jumlah label tiap lembar dihitung pada deret label paling
kiri.
Pages Size silakan diisi dengan ukuran kertas A4
8. Bila sudah terisi benar silakan klik OK, bila isian salah maka akan ada pesan dari
komputer, bila sudah benar akan kembali ke jendela sebelumnya, Silakan klik OK

9. Selanjunya silakan klik New Document

10. Ratakan tulisan dengan blok seluruh kotak label, pilih lay out pilih align center

11. Isilah data source seperti membuat mail merger

Hal. 7
12. Tambahkan next record dengan cara klik Rules dan pilih next record

13. Copy data yang sudah ada mail mergernya dan paste ke seluruh kotak yang ada.

14. Untuk melihat hasilnya silakan klik preview result

15. Klik next record untuk melihat alamat-alamat yang telah di-mailmerger-kan.

Hal. 8