KOMPUTER

EKONOMI & BISNIS /

Aplikasi Komputer

MATERI 7
Menghubungkan Data
Antara MS - Word dan MS -
Excel
MENGHUBUNGKAN DATA ANTARA MS-WORD DAN MS-EXCEL

MS
MS-Excel
-Word

Menyalin (Copy) atau

Memindah (Cut)

Data Sumber LINK Data Hasil

Contohnya : membuat surat massal atau

Mailmerge yang sumber data surat diabil
dari data MS-Excel
 Menghubungkan Data dari MS-Word ke
MS-Excel
 Untuk dapat menghubungkan data dari MS-Word
ke MS-Excel adalah dengan melakukan transfer
data dengan dua cara yaitu :
 Menyalin data dari MS-Word ke MS-Excel Kita
dapat menyalin data dari MS-Word ke MS-
Excel, baik berupa data tabel maupun naskah
biasa dengan perintah Copy dan Paste tanpa
harus menghilangkan data sumbernya.
 Memindahkan data dari MS-Word ke MS-Excel
Kita dapat memindahkan data dari MS-Word ke
MS-Excel, baik berupa data tabel maupun
naskah biasa dengan perintah Cut dan Paste.
Namun perintah ini akan menghilangkan data
sumbernya
 Dalam transfer data dari MS-Word ke MS-Excel
paste yang digunakan adalah Paste Special yang
memuat beberapa pilihan perintah yang dapat
digunakan yaitu:
 Soure menunjukkan tipe data sumber serta
alamat penyimpanan dari data sumber tersebut.
 Paste digunakan untuk menempelkan hasil
salinan data secara umum, dimana data hasil
sudah tidak ada hubungannya lagi dengan data
sumber.
 Paste Link digunakan untuk menempelkan
hasil salinan data dengan membuat hubungan
antar data.
 As digunakan untuk memilih beberapa jenis /
bentuk hasil dari prose penyalinan data.
 Display As Icon digunakan saat jenis hasil
salinan yang dipilih Microsoft Word Document
Object.
 Berikut ini adalah jenis - jenis hasil salinan data serta
layout dari MS-Word ke MS - Excel :
 Microsoft Office Word Docment Object
 Picture (Enhanced Metafile)
 HTML
 Unicode Text
 Text
 Hyperlink
 Menghubungkan Data dari MS-Word ke MS

Excel

Untuk dapat menghubungkan data dari MS-Excel ke MS-

Word adalah dengan melakukan transfer data juga dengan
dua cara yaitu:
o Menyalin data dari MS-Excel ke MS-Word dengan

perintah Copy dan Paste

o Memindahkan data dari MS-Word ke MS-Excel

Kita data dari MS-Excel ke MS-Word dengan perintah

Cut dan Paste.
 Dalam transfer data dari MS-Excel ke MS-Word
paste yang digunakan juga adalah Paste Special
yang memuat beberapa pilihan perintah yang dapat
digunakan. Berikut ini adalah jenis - jenis hasil
salinan data serta layout dari MS-Word ke MS-
Excel
 Microsoft Excel Worksheet Object hasil salinan

data akan ditempelkan sebagai objekMS - Excel dan

dapat diedit dengan cara double klik.
 Formatted Text (RTF) data hasil salinan berupa tabel

MS-Word dimana kita dapat mengubah formatnya

serta isinya seperti bekerja pada jendela MS-Word.
 Unformatted TextAs.

 Picture (Windows Metafile)

 Bitmap

 HTML Format

 Picture (Enhanced Metafile)

 Unformatted Unicode Text

 Menggunakan Sumber Data MS-Excel
untuk Membuat Surat Massal (Mailmerge)

 Selain proses menyalin dan memindah data kita

dapat menghubungkan data antara MS-Word dan
MS-Excel melalui pembuatan surat massal.
Mailmerge (surat massal) merupakan fasilitas
dalam MS-Word untuk pembuatan surat yang
dapat ditujukan kepada beberapa orang sekaligus
dengan isi naskah yang sama.
 Dalam membuat surat massal dibutuhkan dua
file yaitu naskah surat (Mail Document) dan
sumber data (Data Source). Jika sumber data
yang digunakan dalam mailmerge cukup besar
maka untuk memudahkannya kita dapat
menggunakan program MS-Excel sebagai
sumber datanya.
 Beberapa fungsi tombol pada tab
Mailings
 Envelopes untuk membuat Mailmerge dengan tipe amplop
 Labels untuk membuat Mailmerge dengan tipe label
 Star Mail Merge untuk membuat Mailmerge dengan
beberapa pilihan tipe:Letters,E-mail Message, Envelopes,
Labels, Directory, Normal Word Document,Step by Step
Mail Merge Wizard.
 Select Recipients untuk menentukan sumber data yaitu:
Type New List, Use Exiting List, Select from Outlook
Contacts
 Open Data Source untuk memilih sumber data. Hal ini
dilakukan jika ingin mengganti sumber data surat yang
telah dipilih sebelumnya.
 Edit Recepients List untuk memilih atau menyaring
record yang akan digunakan dalam surat.
 Address Block untuk menyisipkan nama/data lain dari
daftar yang pernah dibuat dalam Address Block sebelunya
 Gretting Line untuk menyisipkan kata pembuka
surat dalam bahasa inggris
 Insert Merge Field untuk menyisipkan nama- nama
field dalam naskah surat
 Preview Result untuk menampilkan hasil surat
sementara
 Finish & Merge untuk menggabung surat.
 Edit Individual Documents menggabung surat ke
dalam dokumen baru, dimana setiap record dicetak
dalam halaman terpisah.
 Print Document untuk mencetak surat.
 Send E-mail Message untuk mengirim surat via E-
mail.
 Navigation Record untuk berpindah antar record.
 First Record ke record pertama.
 Prev Record ke record sebelumnya.
 Next Record ke record selanjutnya.
 Last Record ke record terakhir
Menyisipkan Data MS-Word dan MS-
Excel Sebagai Objek
 Kita dapat menyisipkan MS-Word atau MS
Excel sebagai objek dalam program yang
berbeda. Hal ini dilakukan agar ketika kita
bekerja secara bersama-sama antara program
MS-Word dan MS Excel tanpa harus
menjalankan kedua program tersebut tetapi
cukup menjalankan salah satu program saja
contohnya:
 Menyisipkan Objek MS-Excel ke MS-Word
mengerjakan Excel dan Word di dalam
jendela Word.
 Menyisipkan Objek MS-Word ke MS-Excel
Mengerjakan Word dan Excel di dalam
jendela Excel.
 Menggunakan Sumber Data MS-Excel
Untuk Membuat Label dan Amplop

 Fasilitas Mailmerge yang dimiliki oleh

MS-Word selain dapat digunakan untuk
membuat surat massal juga dapat
digunakan untuk membuat Label dan
Amplop.
 Label digunakan untuk menulis nama dan
alamat serta yang lain dalam bentuk stiker
yang diletakkan pada tempat tertentu
misalnya undangan.
 Amplop digunakan untuk menuliskan
nama dan alamat secara langsukng pada
amplop tersebut
 Dalam menggunakan sumber data MS-
Excel untuk membuat Label data yang telah
diketik harus terlebih dahulu diberi nama
range.
 Dalam menulis nama range ada beberapa
syarat yang harus dipenuhi.
 Nama range tidak boleh mengandung
spasi
 Nama range tidak boleh diawali dengan
angka dan tidak boleh menggunakan
karakter khusus seperti:#,*,$ dll
 Judul kolom tabel MS-Excel yang akan
dijadikan sumber data harus terdiri dari
satu baris
 Dalam membuat Label,ada beberapa tipe
label yang dapat digunakan sebagai
tampilan label yaitu :
 Printer Information untuk memilih jenis
printer yang akan digunakan dalam mencetak
 Labels Vendors untuk memilih kategori label
 Product Number berisi jenis - jenis Label
 Details untuk menampilkan ilstrasi ukuran dari
label.
 New Label untuk menampilkan ketentuan
untuk membuat jenis label yang baru.
 Beberapa bentuk Label dengan ukuran
yang berbeda sesuai dengan yang kita
inginkan yaitu :
 Label Name untuk mengisikan nama label.
 Top Margin, jarak label dengan tepi kertas
 Side Margin, jarak label dengan tepi kiri dan
kanan kertas.
 Vertical Pitch, tinggi masing-masing label
ditambah dengan jarak vertikal antar label
 Horizontal Pitch, lebar masing- masing label
ditambah dengan jarak horizontal antar label
 Label Height adalah tinggi 1 (satu) label
 Label Width adalah lebar 1 (satu) label
 Number Across, jumlah label secara mendatar
 Number Down, Jumlah label secara vertikal
dalam satu halaman
 Page Size untuk mengatur ukuran halaman
 Page Width untuk menentukan lebar halaman,
jika pada Paper Size terpilih Custom
 Paper Height untuk menentukan tinggi
halaman, jika pada Paper Size terpilih Custom
 Dalam membuat Amplop langkah- langkahnya seperti

membuat label hanya ada beberapa option amplop

yang perlu diketahui:

 Envelope Size untuk memilih ukuran amplop yang

kita gunakan.
 Delivery Address untuk menuliskan teks pada

alamat yang akan dikirim

 Return Address untuk menuliskan pada alamat

pengirim
 From Left untuk mengatur jarak alamat pengirim

maupun yang dikirimi dari sebelah kiri kertas

 From Top untuk mengatur jarak alamat pengirim

maupun yang dikirimi dari sebelah atas kertas

 Feed Method bagian ini terdapat tabulasi Printing

Options dan digunakan untuk mengatur arah dan

penempatan amplop pada saat dicetak.