Diktat

Microsoft Word 2007

Untuk siswa SMA N 2 Wonosari

Kelas X Semester 2 Tahun Pelajaran 2010/ 2011

I. Mengenal Microsoft Word

Microsoft Word merupakan program aplikasi pengolah kata (word processor) yang yang biasa digunakan untuk membuat laporan, dokumen berbentuk surat kabar, label surat, membuat tabel pada dokumen. Microsoft Word 2007 merupakan program pengolah kata terbaru dari Microsoft. Berikut ini adalah beberapa istilah yang akan dipakai dalam mengoperasikan Microsoft Word 2007: Hotkey / shortcut Berupa kombinasi beberapa tombol tertentu pada keyboard yang menyebabkan program aplikasi yang sedang berjalan untuk melakukan suatu proses tertentu Toolbar (pada Mic. Word 2007 disebut ribbon) Pada Mic. Word 2007, perintah-perintah sudah ditampulkan dalam grup-grup terpisah

Ruler margin (Indent) Digunakan untuk mengatur batas kiri dan kanan dari suatu halaman

First Line Indent Hanging Indent Left Indent First Line Indent

Right Indent

Digunakan untuk mengatur posisi huruf pertama pada setiap awal paragraf Hanging Indent Digunakan untuk mengatur posisi huruf setelah baris pertama pada suatu paragraf Left Indent Digunakan untuk mengatur batas kiri untuk semua teks Right Indent Digunakan untuk mengatur batas kanan untuk semua teks

II. Mengoperasikan Microsoft Word

A. Membuka Microsoft Word Untuk membuka Microsoft Word ada 2 cara, yaitu : 1. Double Click icon Microsoft Word pada Desktop

2. Click Start

Programs

Microsoft Office

Microsoft Word 2007

2

B. Membuat Dokumen Baru Jika kita baru memulai mengoperasikan Microsoft Word, biasanya akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk ditulisi. Namun, jika komputer tidak secara otomatis menyediakan dokumen kosong, ada 2 cara yang dapat menjadi alternatif dalam membuat dokumen baru.

1. Klik

, atau

2. Tekan Ctrl+N pada keyboard

C. Membuka File yang sudah Tersimpan Ada beberapa cara untuk membuka file yang telah tersimpan dalam folder komputer kalian, antara lain :

1. Klik

, atau

2. Tekan Ctrl+O pada keyboard Dari kedua cara di atas, akan menghasilkan tampilan kotak dialog Open File, pilih file yang ingin dibuka dengan menentukan letak foldernya terlebih dahulu. Click tombol Open, maka file yang dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.

D. Menyimpan Dokumen Segera setelah memulai penulisan sebuah dokumen sedapat mungkin dilakukan penyimpanan. Hal ini bertujuan untu menghindari dari hilangnya dokumen. Ada beberapa cara untuk menyimpan file dalam folder komputer kalian, antara lain:
3

1. Klik 2. Klik icon Save

, atau pada ribbon, atau

3. Tekan Ctrl+S pada keyboard Kemudian akan ditampilkan kotak Dialog Save As. Pilih drive tempat penyimpanan dokumen, pilih folder file nya atau jika diperlukan buat folder baru, ketikkan nama file sesuaikan dengan isi dokumen, dan klik tombo Save untuk proses penyimpanan.

E. Menutup File Dokumen 1. Klik 2. Tekan Alt+F 3. Klik icon , atau Close , atau pada ribbon

III.

Mengedit Teks
Jika anda membuat kesalahan selama penulisan teks, Anda dapat memperbaikinya dengan : 1. Tekan tombol BacksSpace pada keyboard untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip. 2. Tekan tombol Delete pada keyboard untuk menghapus karakter di kanan titik sisip. 3. Tekan Ctrl+Y pada keyboard, untuk melakukan pengualangan teks (repeat).

4. Tekan Ctrl+Z pada keyboard atau klik icon Undo menghapus teks

pada ribbon, untuk

5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.

IV.

Fungsi Menu pada Ms. Word

A. Menu Home 1. Sub Menu Clipboard Bagian ini berisi icon untuk fungsi copy paste teks/ gambar pada dokumen
Memotong teks/ gambar Memenyalin teks/ gambar Menyalin/ menggunakan format tertentu yang sudah ada Menempelkan hasil copy/ cut

Selain cara copy-paste di atas, ada juga cara lain dengan menggunakan keyboard. Untuk mengcopy gunakan Ctrl+C sedangkan untuk paste gunakan Ctrl+V.

2. Sub Menu Font Bagian ini berisi icon perintah untuk melakukan format teks/ paragraf
Mengubah ukuran huruf

Mengubah jenis huruf

Mengubah warna teks

Membuat style teks garis bawah Membuat style teks miring Membuat style teks tebal

Memberikan warna dasar/ highlight pada teks Menambahkan efek pada font: strikethrough, subscript, superscript, lowercase, dll. Efek lain dapat diklik pada anak panah kecil arah bawah

Atau dapat juga diatur dengan menggunakan kotak dialog Font dengan hotkey Ctrl+D atau Ctrl+Shift+F

3. Sub Menu Paragraph Untuk mengatur paragraph anda dapat menggunakan grup Paragraph pada ribbon.
Mengatur Bullets dan Numbering

Mengatur indentasi paragraf

Mengatur Border teks/ tabel

Mengatur perataan teks: rata kiri, rata kanan, rata tengah, rata kanan-kiri

Mengatur jarak spasi baris

Mengatur Perataan Teks Paragraf Perataan teks dalam paragraf dapat dilakukan dengan posisi rata sisi kiri (leftalign), rata sisi kanan (right-align), ditengah (center) dan rata sisi kiri dan kanan (justify). Mengatur Indentasi Anda dapat mengatur indentasi paragraf terhadap margin kiri, margin kanan atau keduanya. Anda juga dapat membuat indentasi hanya pada baris pertama. Mengatur Jarak Spasi Baris Apabila diperlukan, Anda dapat mengatur jarak spasi dari baris agar masingmasing baris mempunyai jarak yang cukup dan sesuai dengan kebutuhan.
6

Latihan: Buatlah paragraf di bawah ini dengan spesifikasi: Spasi = 1.5 Tipe huruf = Times New Roman Size huruf = 12

Bullet & Numbering Sangat membantu dalam penulisan suatu karya ilmiah yang terstruktur. 4. Sub Menu Styles Word menyediakan fungsi style untuk mempermudah penulisan karya ilmiah dan laporan. Berikut ini adalah cara untuk membuat style baru:

Klik panah ke bawah pada ribbon styles Klik pada tombol new style ( )

Akan muncul kotak dialog sebagai berikut:

Atur style yang diinginkan Klik OK

7

Latihan: Buatlah style baru dengan nama MyStyle, tipe huruf Algerian, size 14, color green dengan tipe awal heading 1, jika dienter akan berpindah ke tipe normal. Buatlah style baru dengan nama FunStyle, tipe huruf Times New Roman , size 18, color blue dengan tipe awal heading 2, jika dienter akan berpindah ke tipe MyStyle.

B. Menu Insert Menu ini berisi kelompok perintah untuk memasukkan/ menyisipkan tambahan objek ke dalam dokumen. Berikut penjelasan ringkasnya: Nama Sub Menu Pages Gambar Fungsi Mengatur tampilan halaman dokumen. Menyisipkan tabel

Tables

Illustrations

Links

Menyisipkan Picture (gambar), Clip Art (kumpulan gambar yang disediakan Ms. Word), Shapes (kelompok objek seperti line, basic shapes, block arrows, flowchart, callouts, stars dan banners) Menyisipkan fungsi link

Header & Footer

Menyisipkan header footer atau nomor halaman dokumen Menyisipkan model teks bentuk lain seperti text box, Word Art atau drop cap Menyisipkan fungsi symbol dan rumus matematika

Text

Symbol

C. Menu Page Layout Menu ini berisi kelompok perintah yang secara umum digunakan untuk pengaturan layout halaman.
8

Nama Sub Menu Themes

Gambar

Fungsi Mengatur tema halaman Mengatur halaman dokumen seperti margin, orientasi, jenis kertas, kolom, dll. Mengatur background halaman Mengatur indentasi dan spasi teks

Page Setup

Page Background Paragraph

Arrange

Mengatur susunan objek gambar

Keterangan tambahan: Pengaturan Halaman/ Page Setup Klik panah kecil pada bagian pojok kanan bawah sub menu Page Setup

selanjutnya muncul kotak dialog Page Setup berikut:

Mengatur margin/ batas tepi dokumen

Mengatur orientasi kertas portrait/ tegak, landscape/ datar Mengatur format halaman dokumen

Menampilkan preview pengaturan margins

Memilih jenis kertas/ ukuran halaman

Menampilkan preview pengaturan margins

V. Membuat Kolom Berita

Langkah Langkah untuk membuat kolom berita : 1. Click menu tab Page Layout pada ribbon 2. Pilih Columns yang terletak pada ribbon Page Setup 3. Pilih banyak pembagian kolom yang anda inginkan

Latihan : Buatlah kolom artikel seperti gambar di bawah ini!

VI. Membuat Table

Dalam pembuatan dokumen, fasilitas tabel termasuk fasilitas yang sangat dibutuhkan untuk melengkapi dokumen yang akan dibuat.
10

Berikut langkah-langkah pembuatan tabel : 1. Klik menu Insert

2. Pilih icon table

, selanjutnya muncul pilihan:

Membuat tabel cara cepat dengan langsung menentukan jumlah kolom dan baris yang diperlukan

Menggambar tabel manual

Memilih format tabel sesuai dengan pilihan yang disediakan Ms. Word Membuat tabel dengan cara menentukan ukurannya secara manual

Tentukan jumlah kolom Tentukan jumlah baris

Dalam pengolahan sebuah tabel disediakan beberapa menu tambahan seperti:

11

Untuk memunculkan jendela di atas, klik kanan pada cell tabel 1. Insert Fasilitas ini berfungsi untuk menambahkan kolom (sebelah kanan/ kiri kursor), baris (sebelah atas/ bawah kursor), dan cell pada saat pembuatan table. Langkah-Langkah : Klik kanan pada table inginkan) 2. Merge Fasilitas ini berfungsi untuk menggabungkan beberapa kolom/ baris menjadi satu. Langkah-Langkah : - Blok baris atau kolom yg anda inginkan terlebih dahulu - Klik kanan 3. Split Cells Fasilitas ini digunakan untuk membagi sel menjadi beberapa baris atau kolom sesuai jumlah yang diinginkan
Tentukan jumlah split kolom Tentukan jumlah split baris

Insert

Insert (sesuai yg anda

Merge Cells

4. Border Shading Fasilitas ini digunakan untuk melakukan format border pada tabel. Langkah-langkah: - Blok cell/ tabel - Klik kanan Border Shading

- Pilih style border, warna border, ketebalan garis border, seting border tabel pada tab border; pilih style border, warna border, ketebalan garis border, seting border halaman dokumen pada tab Page Border; pilih warna background cell/ shading pada tab Shading.
12

5. Text Direction Fasilitas ini digunakan untuk mengatur orientasi/ posisi teks. - Seleksi/ blok teks pada tabel - Klik kanan Text Direction

- Pilih model orientasi teks yang hasilnya dapat dilihat pada panel Preview. Selanjutnya klik OK untuk menerapkan pilihan. 6. Cell Alignment Fasilitas ini digunakan untuk mengatur penempatan text pada cell tabel. Terdapat 9

pilihan penempatan

. Klik salah satu pilihan penempatan untuk menempatkan

text di dalam cell sesuai dengan keinginan.

7. AutoFit Fasilitas ini digunakan untuk mengatur lebar kolom/ baris/ tabel secara otomatis.

Terdapat 3 pilihan AutoFit yaitu

AutoFit to Contents (lebar

kolom/ baris otomatis disesuaikan dengan panjang karakter setiap kolomnya), AutoFit to Windows (lebar kolom/ baris otomatis disesuaikan dengan lebar jendela dokumen), dan Fixed Coloumn Width. 8. Table properties Fasilitas yang digunakan untuk mengatur properti tabel, baris, kolom, atau cell. Langkah-langkah : - Seleksi/ blok tabel terlebih dahulu - Klik kanan Table Properties

Untuk latihan, buatlah table seperti gambar dibawah ini!

13

VII. Membuat Mail Merge

A. Pendahuluan Mail Merge memberikan keuntungan yang sangat banyak terhadapt pengguna office pengolah kata karena fasilitas ini memudahkan seorang sekretaris, bagian administrasi, dan lain-lain dalam proses pembuatan surat masal. Namun demikian, bukan hanya surat masal saja yang bisa dibuat dengan Mail Merge, tetapi bentuk sertifikat, amplop, label, kartu ujian, kartu anggota dan lain sebagainya bisa mengggunakan fasilitas ini untuk membuatnya dalam bentuk masal/ banyak penerima. Fasilitas Mail Merge pada Microsoft Office sering digunakan untuk membuat suratsurat seperti: Surat undangan, Surat keputusan, Pemberitahuan, Label undangan Surat peringatan, Sertifikat, Kartu nama, dll

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan Mail Merge di antaranya: Pembuatannya lebih cepat jika dibandingkan dengan pembuatan surat satu persatu. Halaman dokumen lebih sedikit.

B. Persiapan Dalam pembuatan Mail Merge, ada 2 dokumen penting yang harus dipersiapkan, yaitu: Dokumen Master Merupakan dokumen utama yang digunakan sebagai master. Data Source Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam dokumen master yang dapat dibuat dengan menggunakan Excel, Access, Tabel di Ms. Word dan program pengolah data yang lain. Langkah-langkah singkat pembuatan Mail Merge: 1. Membuat dokumen master (di Ms. Word)
14

2. Membuat data source (dengan Excel, Access, atau program pengolah data lain) 3. Menggabungkan isi dari data source ke dalam dokumen master

C. Latihan Membuat Mail Merge 1. Membuat dokumen master - Sebagai latihan, buatlah dokumen master sertifikat berikut:

- Simpan dengan file name: sertifikat-master 2. Membuat file data source - Buka program Ms. Excel - Selanjutnya buat data seperti di bawah ini:

- Simpan dengan file name: sertifikat-data 3. Menghubungkan antara sertifikat-master dengan sertifikat-data

- Buka dokumen master-sertifikat - Pilih menu Mailings

Start Mail Merge Pilih Letters

15

- Selanjutnya tentukan penerima/ recipients dengan klik Select Recipients

Existing List . Cari file sertifikat-data yang sudah dibuat tadi

Use

- Buka file sertifikat-data dengan klik filenya, kemudian klik Open

- Pilih Sheet dimana dibuat data sertifikat

OK

- Proses selanjutnya adalah memasukkan field data sertifikat ke master sertifikat - Pilih Insert Merge Field Arahkan kursor ke dalam tabel penerima

kemudian isikan sesuai dengan field masing-masing

16

- Setelah semua selesai diinputkan, maka tampilan master-sertifikat seperti terlihat pada gambar di bawah ini:

- Sebelum finish, preview terlebih dahulu hasil insert field dengan cara pilih sub menu Preview Result

- Klik Auto Check for Errors

OK

dokumen Letters (Sertifikat) sejumlah 10

data (sesuai dengan jumlah data yang ada di Excel) selesai dibuat. Simpan kembali jika diperlukan.
17

Catatan:
Dokumen master dan dokumen Letter hasil Mail Merge adalah berbeda dimana masing-masing merupakan file terpisah/ sendiri-sendiri. Oleh karenya, jika Anda melakukan EDIT dokumen, harus pada dokumen masternya, bukan pada dokumen Letter

4. Latihan - Buatlah master dokumen seperti berikut:

- Buatlah file data source seperti berikut:

- Hubungkan kedua dokumen tersebut dengan fungsi Mail Merge

Daftar Pustaka
miftah.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/12105/mail+merge.ppt http://www.scribd.com/doc/14133634/Modul-Microsoft-Word-2007 lecturer.ukdw.ac.id/yuan/wp.../modul-microsoft-word-2007-i1.doc

18