MEMBUAT MAIL MERGE

Mail merge adalah fasilitas dari Microsoft Office Word untuk membuat surat masal.
Pertama-tama yang harus dilakukan adalah membuat dokumen utama yaitu data atau
pesan yang akan disampaikan. Kedua adalah membuat sumber data yaitu data sumber
seperti nama, alamat yang dituju dsb, Ketiga menyertakan sumber data pada dokumen
utama.

Langkah-Langkah Membuat Mail Merge

Adapun langkah-langkah membuat surat masal yaitu :

1. Buatlah dokumen sumber terlebih dahulu, sebagai contoh :

2. Pilihlah Menu Mailings dan kliklah Start Mail Merge pilih menu Select Recipiens:
3. Maka akan muncul daftar menu pada Select Recipiens kemudian pilihlah Type a New
List :

4. Maka tampil jendela untuk pengaturan data. Pada jendela tersebut, kita dapat
menentukan Field apa saja yang akan digunakan. Pilihlah Customize Columns untuk
membuka jendela pengaturan Field

5. Klik Step 1 of 6 Next : Starting document

6. Pilih tombol Add jika ingin menambahkan Field, atau tombol Delete untuk menghapus
Field, atau tombol Rename untuk merubah nama Field yang ada pada Fields Names.
Berdasarkan contoh dokumen, kita akan menghapus field yang tidak digunakan dan
merubah nama field sesuai kebutuhan dokumen :

7. Hasilnya seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, kemudian klik tombol OK
:
8. Kemudian isilah data-data sesuai dengan nama field nya, setelah selesai klik tombol
OK :

9. Kemudian berilah nama file dan simpan data tersebut

10.Langkah selanjutnya adalah memasukkan data ke dokumen. Klik kursor ke lokasi
tempat data dimasukkan. Kemudian pilih Menu Insert Merge Field yang ada di Tab
Mailings.

11. Pilih field Nama_Dituju. Maka area kosong yang kita klik pada dokumen akan
menampilkan tulisan «Nama_Dituju», lakukan untuk area kosong berikutnya sesuai dengan
field yang dibuat sebelumnya. Hasilnya akan seperti Gambar berikut :
12. Kemudian kita lakukan Preview untuk menampilkan isi dari masing-masing Field. Tekan
tombol Preview Results. Maka Hasilnya seperti berikut

13.