MODUL IV

SURAT MASAL (MAIL MERGE)

A. MAKSUD DAN TUJUAN

1. MAKSUD
Menggunakan MS-Word untuk membuat surat berantai (masal) misalnya
surat undangan.
2. TUJUAN
Agar praktikan bisa membuat surat berantai untuk keperluan surat undangan,
surat panggilan, dan lain-lain.

B. TEORI SINGKAT
Failitas mail-merge untuk membuat surat berantai dalam MS-Word memerlukan
dua dokumen, yaitu dokumen utama (induk surat) dan file data (anak surat).
Dokumen utama berisi teks utama yang isinya tetap dan dilengkapi dengan
merge- field-name merupakan nama variabel yang nilainya akan berubah sesuai
data yang terdapat dalam dokumen data. Sedang file data berisi data record yang
akan digabungkan dengan dokumen utama.

Langkah-langkah:
Membuat file data
1. Pilih tool pada menu bar, klik Mail Merge. Akan terlihat kota dialog Mail Merge.

2. Pada kotak dialog pilih nomor 1 (main document), klik Create

3. Pilih form letters, maka akan muncul kotak dialog berikut:
4. Dari kotak dialog, pilih active window (maksudnya surat yang akan
dibuat). Sedangkan New Main Document untuk membuat induk surat pada
jendela yang baru.

Keluar lagi ke Mail Merge Helper

5. Pada nomor 2. Data Source, klik Get Data, maka akan muncul kotak dialog
berikut ini.

6. Klik Create Data Source

7. Keluar kotak dialog Create Data Source
8. Hapus semua field yang ada pada kotak field names in header now,
dengan mengklik remove field name berturut-turut hingga semua field
terhapus.
9. Ketiklah nama dokumen datanya (misalnya DtUnd01.doc).
10. Setelah semua field tersebut habis, masukkan file-file datanya pada kotak
field- name, misalnya ketik BAPAK, pada kotak field name, tekan enter,
kemudian ketik NAMA, tekan enter, dan seterusnya. Contoh tampilan setelah
field data source dimasukkan dalam Create Data Source.

11. Setelah selesai klik Ok, lalu keluar kotak dialog Save As.
12. Pada File Name, ketik nama file, missal DokDat, lalu klik Save.
13. Kemudian keluar jendela pertanyaan:

14. Klik Edit Data Source, maka keluar kotak dialog Data Form berikut ini.

15. Isikan file data yang akan dimasukkan, hingga seluruh data selesai,
setelah selesai klik Ok.

Membuat Induk Surat (Main Document)

Setelah pembuatan file data (anak surat selesai maka keluar toolbar dibawah
powerbar.

16. Pada toolbar Mail Merge, pilih Insert Merge Field.

17. Bawa kursor ke tempat dimana akan ditempatkan field pertama, pilih
insert merge dan klik nama field pertama.
18. Selanjutnya pilih dan tempatkan field lainnya sesuai dengan tempat yang
sudah ditentukan sebelumnya.
19. Setelah selesai simpan dengan klik ikon Save.

Menggabungkan File Data

Sebelum menggabungkan file data dengan dokumen induk, koreksi kembali data-data
untuk menghindari kesalahan.

20. Klik ikon View Merge Data (ikon yang bertuliskan ABC) pada toolbar
mail merge.
21. kemudian klik ikon next record (ikon anak panah kanan). Jika ternyata
ada kesalahan, klik ikon edit data source yang terletak pada ujung kanan toolbar
untuk memperbaiki data yang salah.
22. setelah semuanya selesai, klik Ok.
23. Untuk mematikan kembali view merge data, klik kembali ikon ABC
tersebut dan simpan kembali dengan klik ikon save.

Sekarang untuk menggabungkan file data dengan dokumen utama, maka:

24. Klik ikon merge to new document yang mempunyai fungsi

menggabungkan file data dengan dokumen utama kedalam naskah baru.
25. Dengan demikian kita akan mendapatkan naskah baru pada dokumen
yang baru sebanyak jumlah data yang ada pada file data.
C. PRAKTIK
 Buatlah surat berantai sebuat tagihan pembelian seperti petunjuk di bawah
 Buatlah tabel DATA.DOC

No Sebutan Nama Alamat Jumlah Terbilang

1/08/A Ibu Etik Jl. Melati 10 5.000.000 (Lima Juta Rupiah )
Yogyakarta
2/08/B Bapak Marwoto Jl. Mawar 14 1.500.000 (Satu Juta Rupiah)
Yogyakarta dst.*)

PT. BANGUN TIDUR

Penjualan Alat Tulis Kantor
Jl. Kartini 11a Yogyakarta Telp. 0274-883429

Nomor : <No>
Lamp : 1 helai
Hal :
Tagihan

Yth. «Sebutan» «Nama»

di «Alamat»

Dengan Hormat

Kami beritahukan bahwa <<Sebutan>> <Nama>> harus membayar tagihan

pembelian alat tulis kantor sebesar Rp <<Jumlah>> <<terbilang>>, yang akan
jatuh tempo pada tanggal 24 Agustus 2004.

Atas perhatian dan kerja samanya kami mengucapkan terima kasih.

Yogyakarta, 18 Agustus 2004

Pimpinan,

Bima Kencana, SE

*)
Buatlah minimal 4 buah data