Modul Belajar Ms Access

3
BAB 2
TABEL
Seperti telah kita ketahui bahwa table merupakan tempat untuk menyimpan data yang teridi
atas field dan record dan Table merupakan objek pertama yang kita buat dalam pengolahan
database. Sebelum membuat table kita harus mengetahui type data pada Access, sehingga tidak
terjadi kesalahan dalam pemasukan data.
2.1.

Type Data Access

Berikut ini adalah type data Access: Table 2.1. Type Data Access No Type Data Keterangan 1 Text
Data ini berupa huruf (A-Z), angka (0-9), atau tanda baca dan dapat menampung maksimal 255
karakter. 2 Number Data yang berupa angka numeris untuk perhitungan matematik. Data ini
terdiri atas Byte, Integer, Long Integer, Single, Doubel, Decimal. 3 Memo Data ini merupakan
teks catatan atau keterangan dengan panjang maksimal 65.535 karakter. 4 Date/Time
Menampung data tanggal dan waktu (hari, bulan, tahun, jam dsb) 5 Currency Menampung data
mata uang dengan ketelitian mencapai 15 digit. 6 Auto Number Data angka yang berurutan dan
unik (tidak ada yang sama) yang secara otomatis diberi oleh Access dan tak dapat diubah. 7
Yes/No Data yang memiliki 2 Nilai, yaitu True(1) dan False (0). 8 Objek OLE Data berupa objek
yang dapat tersambung (linked) atau disisipkan (embedded) ke dalam table, seperti gambar dan
suara. 9 Hyperlink Data yang berisi sambungan (link) ke objek lain pada jaringan internet. 10
Lookup Wizard Data ini berguna untuk mmepermudah memasukkan data ke dalam table. Kita
hanya memilih data dari table lain atau daftar yang telah didefinisikan.
2.2.

Membuat Tabel
Membuat Tabel Pegawai dengan tampilan desain 1.

Pilih Objek table pada Database Windows 2.

Terdapat 3 pilihan table, yaitu :

Create table in Design View

(membuat table secara tampilan desain / manual)

Create table by using Wizard

(membuat table dengan wizard)

Create table by Entering Data

(membuat table dengan memasukkan data)

Modul Belajar Ms Access

4
3.

Pilih Create table in Design View, sehingga muncul tampilan seperti gambar 2.1 berikut: Gambar
2.1
Membuat tabel dengan Design View
4.
Tentukan Nama Field beserta type dan ukurannya, seperti table 2.1 di bawah ini : Tabel 2.1
Struktur Tabel Pegawai
Field Type Ukuran/Format NIK Text 4 Nama Text 15 Gol Text 1 Tp_lahir Text 15 Tgl_Lahir
Date/Time Medium Date Status Yes/No Yes/No Jml_Anak Number Integer 5.

Klik filed NIK > Edit >

Primary key
atau klik icon (Field NIK sebagai kunci Index). 6.

Klik File > Save > Ketikkan nama tablenya (

Pegawai
) > OK 7.

Klik View pada menu bar > Datasheet view atau icon untuk memasukkan datanya. 8.

Masukkan data Pegawai, seperti gambar berikut ini: Gambar 2.2

Input data Pegawai lewat Datasheet View
9.

Klik View > Design atau icon jika ingin memodifikasi table.

Modul Belajar Ms Access
5
Membuat Tabel Barang dengan Wizard 1.

Pada database windows pilih Tabel >

Create Tabel by Using Wizard
, muncul kotak dialog wizard pertama seperti gambar 2.3 berikut ini: Gambar 2.3
Kotak dialog Tabel Wizard
2.

Pada kotak dialog tersebut terdapat beberapa

Template
lengkap dengan Field-fieldnya, namun secara garis besar template tersebut terbagi atas 2,
yaitu
Bussines
dan
Personal
. Pilih templatenya (misal
Product
pada gropu Bussiness). Pilih field yang sesuai (Product ID, ProductName, UnitPrice dsb),
sehingga muncul tampilan seperti gambar 2.4 berikut ini: Gambar 2.4
Kotak dialog Pilihan Template
3.

Ganti nama Fieldnya dengan Klik tombol

Rename Field
(Kode_brg, Nama_Brg, Harga, Satuan) 4.

Klik Tombol
Next
untuk memberi nama table, ketikkan nama tabelnya (
Barang
) seperti tampilan gambar 2.5 berikut ini: Gambar 2.5
Gambar Penamaan Tabel Wizard
Modul Belajar Ms Access
6
5.

Klik pilihan
No, Ill set the Primary Key
, untuk membuat kunci indexnya > Klik
Next
. Muncul tampilan gambar penentuan primary key, pilih Kode_brg sebagai Primary Key-nya
untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 2.6 di bawah ini : Gambar 2.6
Menentukan Primary Key
6.

Klik tombol
Next
untuk menampilkan relasi antara table Barang dengan table lain (kalau ada), klik lagi tombol
Next
, sehingga tampil kotak dialog terakhir seperti gambar 2.7 di bawah ini : Gambar 2.7
Tampilan akhir pembuatan tabel dengan Wizard
7.

Klik pilihan
Enter data directly into the table
untuk langsung memasukkan data barang, kemudian klik
Finish
.
2.3.

Export dan Import Tabel

Export tabel adalah proses penyimpanan database format Access ke format lain. Mengexport
table Pegawai ke file HTML Documents (*.htm, *.html) agar bisa ditampilkan di Internet.
Langkahnya adalah sbb: 1.

Dari windows database > pilih tabel Pegawai > Klik File >
Export
, sehingga tampil kotak dialog penyimpanan data. 2.

Tentukan Lokasi dan Nama filenya, kemudian pada isian

Files of Type
pilih
HTML Documents
> Klik tombol
Save.
3.

Untuk melihat hasilnya, buka program

Internet Explorer.
4.

Pilih File > Open > Pilih file Pegawai > Open, sehingga muncul tampilan gambar 2.8 di bawah ini:
Modul Belajar Ms Access
7
Gambar 2.8
Tampilan tabel Pegawai pada Internet Explorer
Import tabel adalah kebalikan dari Export, yaitu kita menyimpan tabel dari format lain (misalkan
Excel) ke dalam format Access. Sebelumnya buatlah lembar kerja di Excel seperti tabel 2.1
berikut ini : Tabel 2.2
Tabel siswa pada Excel
NIM NAMA TP_LAHIR TGL_LAHIR JURUSAN 05001 Ryan Santoso Solo 2-Nov-1986 Informasi
05002 Baretta Putri Klaten 23-Sep-1985 Akuntansi 05003 Sahilly Yogya 5-Jul-1986 Tehnik 05004
Yusuf bin Sanusi Bandung 16-Mar-1987 Tehnik 05005 Yanto Suwito Wonogiri 3-Oct-1985
Akuntansi 05006 Nurmala Solo 29-Dec-1985 Informasi 05007 Once bin Etty Yogya 23-Aug-1986
Informasi 05008 Maesyaroh Solo 2-Feb-1986 Akuntansi
Langkah importnya adalah sbb : 1.

Dari database windows pilih menu File >

Get External Data
>
Import
,

sehingga tampil kotak dialog Import data. 2.

Ubah isian
Files of Type
menjadi
Microsoft Excel
, pilih nama file
Siswa
, kemudian klik
Import
. Kemudian akan tampil kotak dialog
Import Spreadsheet Wizard
. 3.

Pilih
Sheet1
(tabel Siswa pada Excel berada di Sheet1) > Next 4.

Beri tanda cek (

) pada
First Row Contains Column Heading
, berarti baris pertama (NIM, Nama dsb) sebagai Nama filed. 5.

Klik Next > Next untuk menentukan kunci indexnya (filed NIM). 6.

Klik Next untuk menentukan Primary Key-nya. 7.

Klik pilihan
Choose my own Primary key
, pilih field NIM. 8.

Klik Next lagi untuk menamai tabelnya (misal Siswa), kemudian klik Finish. 9.

Setelah itu pada database windows akan ada tabel baru bernama Siswa yang datanya sesuai
dengan data yang ada pada file Excel.