Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -1-

1 PENGANTAR ACCESS UNTUK WINDOWS

1.1 Pengenalan MS Access
MS. Access adalah sebuah Aplikasi untuk pengolahan data. Aplikasi ini merupakan aplikasi
database yang memungkan pengguna untuk melakukan manipulasi data mengunakan fasilitas yang
diberikan oleh Microsoft Access. Database adalah sumber – sumber informasi yang dikemas
sedemikian rupa sehingga dari beberapa sumber informasi dapat saling berhubungan. Database
sering digunakan sebagai sumber informasi tertentu atau yang lebih kompleks sekalipun misalnya
Sistem Akuntansi, Data Penjualan, Penggajian Karyawan, Order, Layanan, dan lain-lain.

Sebuah database dalam program Microsoft Access akan terdiri atas sekumpulan data atau informasi
yang akan disimpan dalam tabel. Tabel-tabel ini akan terdiri atas baris yang disebut dengan record
dan kolom (field). Sebuah field dapat berisi informasi tertang nama, alamat, profesi, harga dan jenis
informasi lainnya. Selain tabel database dalam Microsoft Access juga terdiri atas objek yang
meliputi query, form, report, pages, macros, dan module.

Untuk memulai database ikutilah langkah-langkah di bawah ini

• Untuk memanggil dari menu Start | programs | Microsoft Access maka tampilan awalnya seperti
gambar di bawah ini :
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -2-

• Untuk membuat database baru, pada kotak Task pane pilih Blank Database, maka akan tampil
kotak dialog tempat untuk menyimpan basisdatanya seperti gambar di bawah ini:

• Setelah nama filenya diisi kemudian tekan tombol Create maka tampilan Ms. Access seperti
gambar di bawah ini :

Dari gambar di atas terlihat ada menu bar, menu tolbar dan kotak inteface Databasenya yang terdiri
dari objek-objek yaitu :
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -3-

1. Tables
Merupakan objek yang mendefinisikan struktur data yang digunakan dan juga berisi data yang
tersimpan. Selain berisi tabel yang kita definisikan sendiri, Access dapat mendefinisikan
hubungan antar tabel antara satu tabel dengan tabel lain dapat saling dihubungkan menggunakan
Entity Relationship (E-R) dengan jenis hubungan : One-to-many, One-to-One dan Many-to-
many.
2. Query
Berisi semua definisi pertanyaan yang dapat kita buat untuk mengambil data dari tabel dengan
kondisi tertentu sehingga menjadi informasi yang kita inginkan. Query dibuat dengan
menggunakan bahasa SQL(Structured Query Language) yang dibantu dengan adanya QBE
(Query By Example)
3. Form
Berisi kumpulan format tampilan yang lebih memudahkan pemakai berinteraksi dengan data
yang tersimpan. Dengan form sangat memungkinkan kita menampilkan semua data dalam
bentuk suatu lembaran isian yang dapat mengontrol perilaku pemakai yang menggunakan
database Access Anda.
4. Report
Merupakan sebuah objek yang menyimpan ”tampilan” informasi yang siap untuk dicetak,
biasanya merupakan tampilan yang mempresentasikan objek Query.
5. Pages
Merupakan objek baru yang mulai ada pada Microsoft Access 2000, yang berisi halaman-
halaman HTML yang siap digunakan di internet, baik yang bersifat statis maupun dinamis
berupa form atau report.
6. Macro
Berisi objek-objek yang mendefinisikan kode program kecil untuk membantu otomatisasi pada
form atau report. Biasanya objek ini jarang digunakan, karena programmer lebih serig
menggunakan VBA (Visual Basic for Application)
7. Modules
Berisi kumpulan fungsi dan prosedure yang ditulis dengan bahasa VBA. Biasanya digunakan
untuk menyimpan pustaka sub program yang digunakan baik pada query, form atau report.
Dari semua objek database tersebut, dapat dibuat suatu skema yang menunjukkan hubungan atau
keterkaitan antara satu objek dengan objek yang lainnya. Berikut skema relasinya :
Table
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -4-

Query

Form

Report

Pages

Macro Module

Dari semua objek yang tersedia, proses pembuatannya harus dimulai dengan sebuah definisi tabel-
tabel yang akan digunakan dan juga relasinya. Setelah tabel-tabel dibuat, kemudian biasanya akan
dibuat rancangan objek Query-query. Kemudian sebuah form dapat dibuat untuk berinteraksi
secara langsung dengan satu tabel. Jika sebuah form ingin dibuat agar dapat berinteraksi pada dua
atu lebih tabel, biasanya menggunakan objek query yang sudah ada yang menghubungkan tampilan
dua tabel atau lebih. Untuk report sama dengan form dapat menampilkan dari sebuah tabel secara
langsung atan hasil dari sebuah query.

1.2 Membuat Tabel dan Struktur Data

Microsoft Access menyediakan tiga cara untuk membuat sebuah tabel baru yaitu :
• Create table in Design View
• Create table by using wizard
• Create table by entering data
1. Membuat tabel dengan Design View
• Pada bagian Objek, pilih Tables kemudian klik tombol New Table untuk membuat tabel baru
sehinggan akan tampil sebuah kotak dialog New Table seperti gambar di bawah ini:
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -5-

• Pada kotak dialog New table, pilih Design View dan tekan tombol Ok. Selain cara di atas
dapat juga klik ganda pada pilihan Create table in Design View sehingga akan tampil jendela
design view dari suatu tabel seperti gambar di bawah ini :

• Pada tampilan Design View, kita dapat mengatur dan mendesain tabel yang ingin kita buat
dan sekaligus menentukan properti tambahan apabila diperlukan.
Pada bagian yang dapat kita isi adalah :
- Pada kolom Field Name, ketik nama sebuah field yang akan dibuat
- Pada kolom Data Type, secara default akan ditampilkan tipe data text. Kita dapat memilih
tipe data yang lain sesuai dengan Kita inginkan dengan menekan tombol drop down Data
Type atau dengan menekan huruf awal dari tipe data yang ada.
- Pada kolom Desription, ketik sebuah keterangan dari nama field yang kita masukkan.
Kolom Description bersifat Optional dapat diisi ataupun tidak.
- Setelah mengisi semua ketentuan yang ada pada jendela design view, lakukan proses
penyimpanan desain tabel dengan menggunakan salah satu perintah Save dari menu file atau
dapat di close kotak dialognya, maka Access akan meminta apakah tabel akan disimpan atau
tidak. Sehingga akan tampil kotak dialog Save As seperti gambar di bawah ini, kemudian
tekan tombol Ok.
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -6-

- Ketik nama tabel pada kotak Table Name dan tekan tombol OK untuk melanjutkan proses
pembuatan tabel sehingga akan tampil kotak konfirmasi yang memberitahukan bahwa pada
tabel yang dibuat belum memiliki field Primary Key.

Klik tombol Yes apabila kita ingin tabel tersebut diisi dengan sebuah field Primary Key,
maka secara otomatis field ID akan ditambahkan pada tabel, atau klik tombol No apabila
kita ingin pada tabel yang dibuat tidak ada field Primary Key dan klik Cancel untuk
membatalkan proses penyimpanan objek tabel.
2. Membuat tabel dengan Entering data (Datasheet View)
Langkah yang dapat dilakukan untuk membuat semuah tabel melalui Datasheet View adalah
sebagai berikut :
• Dari tampilan database aktif, klik tombol New dan pilih DataSheet View kemudian klik Ok
atau klik dua kali pada ikon Create table by entering data

• Selanjutnya akan tampil jendela Datasheet View seperti gambar di bawah ini :
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -7-

Secara default tampilan dari jendela datasheet terdiri dari 10 kolom yang masing-masing
kolom akan diberi nama field1, field2, field3 dan seterusnya, serta terdiri dari 21 baris yang
asih kosong.
• Pada jendela datasheet view tersebut kita dapat mengganti masing-masing nama field yang
sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan dengan klik ganda judul kolom yang ingin kita
ganti namanya. Secara default, setiap nama field yang kita buat bertipe teks.
• Setelah mengganti semua nama field pada jendela datasheet, lakukan proses penyimpanan
dengan menggunakan perintah Save.
3. Membuat tabel dengan Wizard
Dalam membuat tabel dengan menggunakan wizard dapat dilakukan langkah berikut ini:
• Dari tampilan database aktif, klik tombol New dan pilih Tabel Wizard kemudian klik Ok,
seperti gambar di bawah ini :

atau klik dua kali pada ikon Create table by using wizard, maka akan ditampilkan jendela
berikut ini :
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -8-

• Masukkan jenis field pada Sample Fields : pada Fields in my new table kemudian field yang
telah dimasukkan dapat diubah namanya dengan menekan tombol Rename Field..

• Ketiklah nama fieldnya sesuai dengan rancangan kita kemudian klik tombol Ok.
• Setelah selesai kemudian klik tombol Next maka akan ditampilkan jendela berikut :

• Isilah Nama tabelnya pada What do you want to name your table? Kemudian pilihlah set
primary key-nya kemudian klik Next makan akan ditampilkan jendela berikut :

• Pilihlah Enter data directly into the table jika ingin mengisi datanya.
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry -9-

1.2.1 Memasang Primary Key

Kita dapat menambahkan Primary key pada slah satu field dari tabel. Maksud dari field Primary
Key yaitu field tersebut digunakan sebagai field index utama atau field kunci pengurutan data dari
sebuah tabel.
Untuk menambahkan primary key pada field dapat disorot field yang akan ditentukan primary key-
nya kemudian pada menu Edit pilihlah Primary key atau dapat dilakukan dengan menekan tombol

primary key pada tollbar, maka hasilnya akan seperti gambar di bawah ini :

Tanda
Primary Key

Untuk menghapus primary key dapat dilakukan dengan memilih pada menu Edit kemudian klik

kembali Primary key atau klik tombol primary key pada tollbar .

1.2.2 Data Type

Tipe data pada Ms. Access adalah sebagai berikut :
Text Teks atau angka atau kombinasi Batas sampai dengan 255 karakter
keduanya
Memo Sama seperti text tetapi kapasitas Kapasitas sampai dengan 65,535
yang jauh lebih besar. (Berguna karakter
misalnya untuk data alamat atau
deskripsi singkat dll)
Number Data angka (untuk penghitungan atau 1, 2, 4, or 8 bytes (16 bytes jika field
lainnya) size di set sebagai Replication ID)
Date/Time Penanggalan dan waktu 8 bytes.
Currency Nilai mata uang yang bisa 8 bytes.
dilakuaknnya proses perhitungan.
Akurasi 15 digits dari samping kiri
tanda decimal (bisa koma atau titik
tergantung regional setting di set ke
indonesia atau luar) dan 4 digits ke
kanan tanda decimal
AutoNumber Nomor yang diset oleh MS. Access 4 bytes (16 bytes jika field size di set ke
secara otomatis Replication ID).
Yes/No Nilai benar atau salah Yes and No 1 bit.
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry - 10 -

(Yes/No, True/False, atau On/Off).

OLE Object Sebuah objek (image, sound, dll) Tergantung besarnya kapasitas hard disk
yang dibuat link (merefer ke file asli)
atau embed (dikelola access)
Hyperlink Teks atau URL atau alamat tertentu Sampai dengan 2048 karakter
yang dikelola oleh hyperlink protocol
Lookup Wizard Untuk membuat sebuah field yang Sama sizenya dengan primary key
mengarah kepada tabel atau query
tertentu dengan cara wizard

1.2.3 Format Type Data – Date Time

: (colon) Tanda pemisah waktu bergantung pada regional setting

/ Pemisah tanggal dengan bulan dan tahun (perlu diingat hal ini tergantung
dari regional setting seperti tanggal 04/05/1976 dalam regional setting US
berarti tanggal 5 bulan 4 sedang bila regional setting indonesia berarti
tanggal 4 bulan 5
c Sama dengan type general date
d Penanggalan hari dengan satu atau dua angka (1 - 31).
dd Penanggalan hari dengan dua angka (01 - 31).
ddd Nama Hari dalam tiga huruf seperti Sun, Tue
dddd Nama full dari hari seperti Saturday
ddddd Sama dengan short date dalam format date
dddddd Sama dengan Long date dalam format date
w Hari dalam seminggu (1 – 7)
ww Jumlah minggu dalam setahun (1 - 53).
m Bulan dalam satu atau dua angka (1 - 12).
mm Bulan dalam dua angka (01 - 12).
mmm Nama bulan dalam 3 huruf Jan, Feb
mmmm Nama lengkap bulan seperti January
q Penanggalan dalam perempatan tahun (1 to 4).
y Nomor hari dalam setahun(1 to 366).
yy 2 digit terakhir tahun (01 to 99).
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry - 11 -

yyyy Tahun penuh (0100 - 9999).

h Jam dalam satu atau dua digit (0 - 23).
hh Jam dalam dua digit (00 - 23).
n Menit dalam satu atau dua digit (0 - 59).
nn Menit dalam dua digits (00 - 59).
s detik dalam satu atau dua digit (0 - 59).
ss detik dalam dua digit (00 - 59).
ttttt Sama dengan format long time

1.2.4 Format Type Data – Number

General Number 3456.789 3456.789

–3456.789 –3456.789
$213.21 $213.21
Currency 3456.789 $3,456.79
–3456.789 ($3,456.79)
Fixed 3456.789 3456.79
–3456.789 –3456.79
3.56645 3.57
Standard 3456.789 3,456.79
Percent 3 300%
0.45 45%
Scientific 3456.789 3.46E+03
–3456.789 –3.46E+03
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry - 12 -

Latihan 1
Tabel Mahasiswa
No Field Name Data Type Field Size
1 NPM Text 9
2 Nama Text 30
3 Tempat_lhr Text 15
4 Tgl_Lahir Date
5 Jenis_Kelamin Text 15
6 Agama Text 15
7 Alamat Text 50
8 Telepon Text 15

Tabel MataKuliah
No Field Name Data Type Field Size
1 Kode Text 4
2 Nama_Kuliah Text 30
3 Sks Number Integer
4 Smt Number Integer

Tabel Dosen
No Field Name Data Type Field Size
1 Kode_Dosen Text 4
2 Nama Text 30
3 Jurusan Text 15
4 Telepon Text 15

Tabel Jadwal
No Field Name Data Type Field Size
1 Tanggal Date
2 Sesi Text 10
3 Kode_Dosen Text 4
4 Kode_Kul Text 4
5 Tempat Text 15

Latihan 2
Buatlah tabel di bawah ini dengan ketentuan dan tipe data sebagai berikut :
Tentukanlah Primary key-nya : field NoJurnal pada tabel Jurnal Umum, NoRek pada tabel
Rekening, ID pada tabelBuku Besar. (Untuk tabel Rekening Jurnal Umum tidak perlu diset).
Tabel Jurnal Umum
No Field Name Data Type
1 NoJurnal AutoNumber
2 TglJurnal Date/Time
3 Posting Yes/No
4 TglPosting Date/Time
Mic ro so ft Ac c e ss – Re la tio nship d a n Que ry - 13 -

Tabel Rekening
No Field Name Data Type Field Size
1 NoRek Text 3
2 Keterangan Text 50
3 D/K Text 2
4 SaldoAwal Number Long Integer
5 Saldo Number Long Integer
6 TanggalSaldo Date/Time

Tabel Rekening Jurnal Umum

No Field Name Data Type Field Size Format
1 NoJurnal Number
2 NoRek Text 3
3 Keterangan Text 50
4 Debet Number General Number
5 Kredit Number General Number

Tabel Buku Besar

No Field Name Data Type Field Size Format
1 ID AutoNumber
2 NoRek Text 3
3 Tanggal Date/Time
4 Debet Number LongInteger General Number
5 Kredit Number LongInteger General Number
6 SaldoAwal Yes/No
Isilah Data di baha ini pada masing-masing tabel yang telah dibuat di atas :
Tabel Rekening
NoRek Keterangan D/K SaldoAwal Saldo Tanggal Saldo
11 Kas D 21300 21300 01/01/2003
12 Piutang Usaha D 5000 5000 01/01/2003
13 Gedung D 2000 2000 01/01/2003
21 Utang Usaha K 5000 5000 01/01/2003
31 Modal Budi K 10000 10000 01/01/2003
32 Prive Budi D 1000 1000 01/01/2003
41 Pendapatan Jasa K 0 0 01/01/2003
51 Beban Gaji D 0 0 01/01/2003
52 Beban Iklan D 0 0 01/01/2003
Tabel Buku Besar
ID NoRek Tanggal Debet Kredit SaldoAwal
1 11 01/01/2003 21300 0
2 12 01/01/2003 5000 0
3 13 01/01/2003 2000 0
4 21 01/01/2003 0 5000
5 31 01/01/2003 0 10000
6 32 01/01/2003 1000 0
7 41 01/01/2003 0 0
8 51 01/01/2003 0 0
9 52 01/01/2003 0 0