Bab

4 Microsoft Access

BAB IV
MICROSOFT ACCESS

FASILITAS BARU DALAM MICROSOFT ACCESS 2 010

Penambahan fasilitas Microsoft Access 2010 yang baru ini tentunya diharapkan,
dapat memaksimalkan penggunaan Microsoft Access sebagai salah satu aplikasi
pengolah databese. Berikut beberapa fasilitas baru yang terdapat pada aplikasi
Microsoft Access 2010:

Template Database
Microsoft Access 2010 menambah template database yang semakin lengkap untuk
berbagai keperluan. Setiap template telah dilengkapi dengan tabel, form, query, report
serta relationship sehingga pengguna tinggal menggunakan dengan lebih efektif dan
efisien.

Conditional Formatting
Pada Microsoft Access 2010, Conditional Formatting dapat diterapkan pada Form dan
Report untuk menandai data-datasesuai dengan kondisi yang diinginkan.

Calculated Field
Microsoft Access 2010 juga mengijinkan sebuah field berisi formula atau perhitungan
tertentu. Anda dapat memilih tipe data seperti ini dengan pilihan Calculated dan
merancang formula perhitungan pada kotak dialog Expression Builder.

Macro Designer
Access 2010 memiliki Macro Designer yang memudahkan Anda membuat, mengedit,
dan mengotomatisasikan logika database Macro Designer membantu Anda untuk lebih
produktif dengan mengurangi kesalahan coding dan mudah menggabungkan logika yang
lebih kompleks untuk menciptakan aplikasi yang kompleks. Menggabungkan Data
Access dengan konten web secara langsung pada Acccess 2010, Anda dapat secara
langsung terhubung ke sumber data melalui protokol layanan Web. Pengaturan Web
Browser baru memungkinkan Anda menggunakan konten Web 2.0 dalam Form Access.

79 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MENGENAL DATABASE ACCESS 2010

Microsoft Access 2010 adalah aplikasi yang digunakan untuk membuat dan
mengelola database. Secara singkat, pengertian database adalah basis data berapa
kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer, di mana data ini saling
berhubungan satu sama lain secara sistematik sehingga dapat dikelola dan digunakan
sesuai keperluan. Dapat pula melakukan pengolahan pada data-data yang terdapat pada
database seperti menambah, menghapus, mengurutkan, mengedit sesuai kebutuhan.

MEMBUAT DATABASE
Berikut langkah - langkah pembuatan database baru menggunakan Microsoft
Access 2010:
1. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Access 2010 sehingga
muncul tampilan awal aplikasi seperti berikut.

Gambar Tampilan awal

2. Buatlah sebuah database baru dengan klik File > New > Blank Database, klik
ikon dan cari direktori file sebagai lokasi database disimpan, ganti nama database,
kemudian klik OK >Create.
3. Berikut ini adalah tampilan jendela aplikasi sebuah database pada Microsoft
Access 2010.

80 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Tampilan aplikasi Access 2010 pada sebuah database baru.

81 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MENGENAL TABEL, QUERY, FORM DAN REPORT

Table, Query, Form dan Report adalah komponen-komponen dasar yang terdapat
dalam database, di mana setiap komponen saling berhubungan.
™ Table, merupakan komponen utama yang terdapat pada database. Pada tabel
terdapat kumpulan data dengan kondisi tertentu. Tabel nantinya akan diisi
dengan data yang berhubungan dengan kondisi yang telah ditentukan, sehingga
dapat melakukan pengeditan data pada tabel, seperti menambah, mengurangi
dan mengubah data. Pada tabel terdapat 2 komponen utama yaitu Record dan
Field.
™ Record, adalah komponen baris dalam tabel. Pada Record nantinya akan diisi
data-data tabel.
™ Field, adalah komponen kolom dalam tabel. Pada Field inilah akan diisi sebuah
data dengan kondisi tertentu sesuai dengan jenis field-nya. .

Dapat disederhanakan bahwa Tabel adalah tempat data yang terdiri dari Record dan
Field, di mana Field merupakan bagian dari Record sejenis, dan satu Record terdiri dari
beragam Field.
™ Query: komponen database yang digunakan untuk menampilkan data dengan
kondisi atau kriteria tertentu dari sebuah tabel.
™ Form, komponen database yang digunakan untuk menambah data, mengisi atau
mengubah data dalam sebuah database.
™ Report, fasilitas cetak data pada database dalam bentuk berkas. Report tampil
seperti sebuah laporan yang berisi data-data.

82 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MERANCANG DAN MEMBUAT TABEL

Sebelum membuat tabel, perlu dipahami kembali bahwa tabel memiliki Field dan
Record. Field merupakan kolom tabel dengan criteria tertentu, sedangkan record adalah
baris tabel yang akan berisi data sesuai dengan kriteria yang ditentukan.
Berikut ini tipe data pada Microsoft Access 2010 :
™ Text, tipe data ini merupakan text atau gabungan teks dan angka yang dapat
menyimpan sampai 255 karakter.
™ Memo, tipe data ini berupa tekst/angka atau kombinasi teks dan angka yang dapat
menyimpan hingga 65.000 lebih karakter.
™ Number, tipe data ini merupakan angka, bisa juga dilakukan untuk melakukan
perhitungan.
™ Date/Time, tipe data ini merupakan format tanggal dan waktu.
™ Currency, tipe data ini berupa format nilai mata uang.
™ Auto Number, tipe data ini berupa nomor urut secara otomatis bila mengisi
record baru.
™ Yes/No, tipe data ini berupa data dengan 2 pilihan. Misalnya tinggi/rendah,
panjang/pendek, dan sebagainya.
™ OLE Object, tipe data ini berisi objek atau data eksternal seperti gambar atau
dokumen.
™ Hyperlink, tipe data ini adalah jenis data yang menyimpan semua bentuk
hyperlink
™ Attachment, tipe data ini berupa data yang menyimpan data dalam bentuk objek
attachment

83 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MEMBUAT TABEL DENGAN MODE DATA SHEET VIEW

Membuat dan memberi nama field

Untuk membuat dan member nama field dengan mode datasheet view, ikuti langkah
berikut:
1. Pada saat anda membuka database baru, tabel baru pun terbentuk. Simpan table
ini dengan mengklik tombol Save sehingga muncul kotak Save as, beri nama tabel
dan klik OK

Memberi nama pada tabel

2. Langkah selanjutnya pastikan tampilan tabel dalam datasheet view dengan cara
mengklik Fields > View > Datasheet View.
3. Buatlah sebuah field, namun sebelumnya tentukan dulu tipe data untuk field
tersebut dengan mengklik dropdown yang tedapat pada Click to Add sehingga
muncul beberapa option tipe data, misalnya Text.

Memilih tipe data pada Field

84 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

4. Ketik sebuah pada judul field sesuai dengan kriteria yang Anda inginkan, sebagai
contoh ‘NAMA”

Gambar awal

Gambar setelah diberi judul “NAMA”

5. Jika Anda ingin menggati nama field. Klik kanan pada field yang namanya akan
diganti, kemudian klik Rename.

85 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Menambah dan Menghapus Field

Untuk menambah dan menghapus field, ikuti langkah berikut:
1. Kegiatan memberi nama pada field secara otomatis akan menambah field baru
pada tabel. Anda hanya perlu menentukan tipe data dengan mengklik tombol
dropdown pada Click to Add dan mengganti nama field tersebut.
2. Anda dapat menghapus field pada tabel dengan cara mengklik field yang akan
dihapus, klik Fields > Delete yang terdapat pada group Add & Delete.

Gambar: Tombol Delete

Menggeser Field
Untuk dapat menggeser field, ikuti langkah berikut :
1. Tentukan field yang ingin anda geser.
2. Lalu klik dan tarik ke posisi baru field akan ditempatkan.

86 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Membuat Tabel dengan Mode Design View

Selain membuat tabel menggunakan mode datasheet view, masih ada cara lain yaitu
dengan menggunakan mode design view. Cara ini sedikit berbeda, karena tidak langsung
menampilkan record. Untuk membuat tabel menggunakan mode design view, klik Create
> Table Design yang terdapat pada group Tables.

Tampilan mode design view

87 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Membuat Field Baru

Anda dapat menggunakan field baru dengan menggunakan mode design view dengan cara
menempatkan mouse pada kolom Field Name, tulislah sebuah nama untuk field, dan pilih
juga sebuah tipe data pada kolom Data Type.
Menambah dan Menghapus Field
Berikut cara menambah da menghapus field pada mode design view :
1. Klik kolom Field Name yang masih kosong dan ketiklah sebuah nama untuk field,
tentukan juga tipe data pada kolom Data Type.

Membuat dan menentukan tipe data field

2. Juga dapat menghapus field yang tidak perlu dengan cara, klik kanan pada field
yang ingin anda hapus, kemudian pilih option Delete Rows.

Menghapus field pada desain tabel

88 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Menggeser Field
Berikut cara menggeser field ke posisi yang di inginkan pada tabel :
1. Tempatkan pointer mouse pada field yang akan digeser, kemudian klik dan tarik.
2. Klik dan tarik mouse dan tempatkan mouse pada posisi field yang diinginkan.

Menyimpan Tabel
Table yang dibuat menggunakan mode design disimpan terlebih dahulu untuk kemudian
dapat diisi data yang diperlukan.
1. Untuk menyimpan table, klik tombol Save, kemudian beri nama pada kotak
dialog.
2. Klik Ok dan muncul sebuah peringatan.

Peringatan untuk pengaturan Primary Key

3. Anda dapat memilih Yes, jika menginginkan sebuah field dengan Primary Key.

89 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

RELASI ANTAR TABEL

Yang dimaksud dengan relasi tabel adalah hubungan antar tabel tabel yang berada
pada database itu sendiri. Tabel yang direlasikan harus mempunya satu identitas (field)
yang sama agar dapat saling dihubungkan. Identitas tersebut biasanya disebut sebagai
kunci primer yang terletak pada tabel primer. Pada tabel kedua terdapat sebuah field
sebagai foreign key yang nantinya akan dihubungkan pada kunci primer yang terletak
pada tabel primer.
Membuat Relasi Tabel
1. Buatlah sebuah tabel dengan nama tabel ‘ NIM ’
2. Tambahkan sebuah kunci primer pada field NIM dengan cara, klik field NIM, lalu
klik Design Æ Primer Key Æ yang terdapat pada group Tools.

Tabel utama dengan sebuah kunci primer

3. Buat lagi sebuah tabel tanpa kunci primer dengan nama tabel adalah
“MAHASISWA”

Tabel yang akan direlasikan dengan tabel utama

90 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Berikut cara membuat relasi antar tabel dari 2 buah tabel yang telah dibuat sebelumnya.
1. Klik Database Tools Æ Relationships sehingga muncul kotak dialog berikut :

Tampilan Table untuk memilih tabel yang akan direlasikan

2. Pilih kedua nama tabel, kemudian klik tombol Add sehingga kedua tabel
ditempatkan pada jendela Relationships, klik Close.

3. Mulailah membuat relasi dengan mengklik Design Æ Edit Relationships.

Sehingga muncul kotak dialog Edit Relationship. Seperti pada gambar berikut.

Tabel yang akan direlasikan pada jendela Relationships

91 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

4. Klik Create New sehingga muncul kotak dialog berikut. Isi pengaturan pada
kolom kotak dialog Left Table Name dan Right Table Name untuk nama
masing-masing tabel yang akan dihubungkan. Isi juga pada kolom Left Column
Name dan Right Column Nama untuk field yang akan direalisasikan. Seperti
gambar berikut

Kotak dialog Edit Relationships

Membuat relasi baru pada masing masing tabel.

5. Klik OK Æ Create, jendela kerja akan tampil seperti terlihat pada gambar
dibawah yaitu garis relasi yang telah terbentuk di antara kedua tabel.

92 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Garis relasi antar tabel yang telah berhasil dibuat.

93 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

BEKERJA DENGAN QUERY

Query merupakan petunjuk atau informasi yang memberikan keterangan atau spesifikasi
yang diperlukan tentang kumpulan data. Ada beberapa cara yang dapat dilakukan untuk
membuat sebuah Query. Berikut beberapa langkah, namun sebelum membuat Query,
sebaiknya membuat sebuah tabel menggunakan mode Design view seperti berikut :

Membuat Field

Mengisi record sebuah tabel sebagai data Query

MEMBUAT QUERY DENGAN QUERY WIZARD

Langkah langkah dalam membuat Query dengan Query Wizard adalah sebagai berikut :
1. Klik Create Æ Query Wizard yang terdapat pada group Macro & Code
sehingga muncul kotak dialog New Query seperti pada gambar berikut.
94 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Dialog New Query untuk membuat Query baru

2. Pilih option Simple Query Wizard dan klik OK sehingga muncul kotak dialog
baru. Pilih tabel yang menjadi sumber data pada kolom Tables/Queries. Pilih ikon

untuk memilih field secara satu persatu, dan ikon untuk memilih semua
field. Seperti pada gambar berikut.

Memilih dan memasukkan field untuk membuat Query

3. Selanjutnya adalah klik Next Æ Next, kemudian gantilah nama Query pada kolom
nama. Setelah memberi nama, klik Finish

95 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Memberi nama pada query

4. Hasil dalam pembuatan query dapat dilihat pada gambar berikut.

Hasil Query yang telah dibuat.

MEMBUAT QUERY DENGAN QUERY DESIGN

Langkah langkah dalam membuat Query menggunakan Query Design adalah sebagai
berikut

96 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

1. Klik Create Æ Query Design yang terdapat pada group Macro & Code sehingga
muncul kotak dialog Show Table.

Memilih tabel yang untuk membuat query

2. Pilih nama tabel yang akan digunakan untuk membuat Query, klik Add Æ Close
sehingga tampilan jendela kerja seperti berikut.

Tahap awal pembuatan Query dengan design View

3. Klik ganda satu per satu field pada kotak Tabel Produk sehingga semua field
masuk pada panel design.

97 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Memilih field yang digunakan untuk membuat Query

4. Setelah semua field masuk, klik tombol Save, beri nama untuk Query baru dan
klik OK.

Memberi nama untuk Query baru dengan Design View

BEKERJA DENGAN FORM

Form adalah salah satu komponen dalam database yang biasanya digunakan sebagai
antar muka pengguna untuk menampilkan atau memasukkan data ke dalam sebuah
database. Pada form ini proses penginputan dan pengeditan data dapat dilakukan. Form
ini memiliki tampilan sedikit berbeda bila dibandingkan dengan table atau query.

98 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MEMBUAT FORM DENGAN FORM WIZARD

Langkah langkah dalam pembuatan form dengan menggunakan Form Wizard :
1. Klik Table atau Query yang akan dijadikan form
2. Klik Create Æ Form Wizard sehingga muncul kotak dialog berikut. Klik ikon

untuk memilih field satu per satu, dan ikon untuk memilih semua field.

Memilih Field untuk membuat Form

3. Klik Next kemudian pilih option Columnar

Memilih tipe form pada kotak dialog

4. Klik Next lagi sehingga muncuk kotak pengaturan

99 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Memberi nama form pada kotak dialog Form Wizard

5. Setelah memberi nama form, klik tombol Finish dan sebuah form baru akan
muncul pada jendela aplikasi.

100 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MEMBUAT FORM DENGAN FORM DESIGN

Berikut cara membuat form dengan menggunakan Form Design.

1. Klik sebuah tabel yang akan dibuat menjadi form
2. Klik Create Æ Form Design sehingga muncul lembar form design.

Lembar form design pada jendela aplikasi

3. Bagian kanan jendela aplikasi terdapat nama tabel pada pane Field List. Klik
tanda + pada nama tabel sehingga nama nama field muncul.

Field List yang akan ditempatkan pada lembar form design

4. Klik ganda nama field satu per satu sehingga field akan masuk ke dalam lembar
form design, seperti pada gambar berikut.

101 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Kumpulan Field yang telah ditempatkan pada lembar form design

5. Atur satu per satu field tersebut menggunakan mouse agar ukuran dan posisi sesuai
dengan yang diinginkan.
6. Menambahkan judul form dengan mengklik Design Æ Title, kemudian ketiklah
sebuah judul untuk form tersebut.

Memberi judul untuk form

7. Untuk melihat hasil pembuatan form menggunakan form design dengan mengklik
Home Æ View Æ Form View sehingga tampilan form terlihat sebagai berikut

Form yang telah selesai dibuat dengan Form Design

8. Simpan form yang telah jadi dengan mengklik tombol Save, beri nama form klik
dan klik OK

102 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MENAMBAH DAN MENGEDIT DATA FORM

Langkah dalam mengisi dan mengedit data pada form sebuah database adalah sebagai
berikut:
1. Buka form pada jendela aplikasi dan pastikan kondisi form dapat diisi atau diedit
datanya dengan mengklik Home Æ View Æ Form View.
2. Atau dapat mengisi langsung dengan menekan tombol navigasi yang berada di
bagian bawah jendela aplikasi
3. Sebagai contoh jika data record pada form ada 7 dan ingin menambah data, klik
tombol New Blank Record pada panel navigasi sehingga muncuk record baru.
Ketik dan isi data sesuai keperluan

103 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

MEMBUAT REPORT

Report digunakan untuk menampilkan informasi data dengan format laporan. Report
dapat digunakan pada saat menampilkan hasil akhir pembuatan data, khususnya untuk
pencetakan data. Berikut langkah langkah dalam pembuatan sebuah report :
1. Buatlah sebuah contoh database yang berisi Nama produk, Kode produk dan
Harga produk
2. Klik Create Æ Report
3. Pastikan report pada tampilan report dengan klik Home Æ View Æ Report
View
4. Simpan report dengan mengklik tombol Save, beri nama pada kotak dialog,
kemudian klik OK

104 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Memberi nama pada report

MEMBUAT REPORT DENGAN REPORT WIZARD

Report Wizard dapat membantu sebuah report menggunakan pengaturan kotak dialog.
Berikut langkah langkah dalam pembuatan report menggunakan Report Wizard.
1. Dengan menggunakan contoh database sebelumnya, klik tabel yang akan dibuat
menjadi sebuah report
2. Klik Create Æ Report Wizard yang terdapat pada group Report sehingga
muncul kotak pengaturan seperti berikut.

Kotak dialog Report Wizard

3. Klik ikon untuk memasukkan field satu per satu, atau klik ikon untuk
memunculkan semua field pada report

4. Klik Next sehingga muncul pengaturan lain pada kotak dialog.

105 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Field ditempatkan dala report

5. Klik Next, pilih field yang akan diurutkan. Jika tidak, klik Next lagi. Ada beberapa
option yang terdapat pada Layout

Menentukan Layout Report

6. Untuk mengakhiri pembuatan Report, klik Next dan beri nama report

106 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Mengakhiri pembuatan dan memberi nama report

7. Berikut contoh beberapa tampilan berdasarkan pemilihan option pada Layout.

x Stepped

Tampilan report dengan layout Stepped

x Block

Tampilan report dengan layout Block

x Outline

107 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Tampilan report dengan layout Outline

MEMBUAT REPORT DENGAN REPORT DESIGN

Dalam pembuatan Report Design lebih rumit karena harus mengatur sendiri posisi field
yang akan dijadikan sebuah report. Berikut cara membuat report menggunakan Report
Design.
1. Klik Create Æ Report Design yang terdapat pada group Reports, sehingga
muncul sebuah lembar report design pada jendela aplikasi

108 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Tampilan lembar report design pada jendela aplikasi

2. Klik Design Æ Add Existing Field untuk memilih dan memasukkan field pada
tabel ke dalam lembar design report. Muncul sebuah pane yang terdapat pada
sebelah kanan jendela aplikasi. Klik tanda + pada nama tabel, sehingga muncul
field list.
3. Masukkan field-field dengan cara mengklik ganda pada masing masing field, maka
field-field tersebut akan masuk ke dalam lembar design report.

Memasukkan field ke dalam report design

4. Dapat pula menggeser field-field tersebut dengan cara mengklik dan menarik
mouse pada masing masing field pada oposisi yang di inginkan di dalam lembar
design report.
5. Tambahkan sebuah judul pada Report dengan mengklik Design Æ Title pada grup
Header/Footer. Ketik sebuah judul pada tempat yang telah disediakan pada
lempar report design.

109 | P a g e
 Bab 4 Microsoft Access

Menambah judul pada report

6. Untuk menambahkan logo pada report dapat dilakukan dengan cara mengklik
Design Æ Logo, klik OK

Menambahkan logo pada report

7. Jika telah membuat report, simpan report dengan menekan tombol Save, kemudian
beri nama Report, dan klik OK.

DAFTAR PUSTAKA

Suharno Pawirosumarto. 2009 Aplikasi Komputer Edisi 2, Mitra Wacana Media Wahana
Komputer. 2010. Microsoft Word 2010 untuk Skripsi, tesis & Karya Ilmiah,
Andi
A. Fauzi & Johar Arifin. 2001. Aplikasi Excel dalam Presentasi Bisnis, Elex Media
Komputindo

110 | P a g e