KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan ke hadirat Allah Swt. Atas limpahan rahmat
dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan penyusunan Tugas Modul ini. Shalawat dan
salam penulis sampaikan untuk junjungan kita Nabi Muhammad Saw. Modul ini disusun
untuk memenuhi Tugas Teknologi Informasi di maksudkan untuk memperdalam
pengaplikasian Software MS. Access.

Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang membantu, baik
melalui pengarahan maupun bimbingan dalam menyelesaikan Tugas Modul ini, oleh karena
itu penulis mengucapkan terimakasih kepada:

1. Prof. Drs. Slamin, M.Comp.Sc., Ph.D selaku dosen pembimbing mata kuliah
Teknologi Informasi
2. Fahir Hassan, ST., MT., selaku dosen pembimbing mata kuliah Teknologi Informasi
3. Teman-teman penulis dan semua pihak yang telah membantu dan membimbing dalam
penulisan Modul MS. Access.

Penulis menyadari masih banyak kekurangan pada penulisan Modul ini, oleh karena
itu penulis memberikan kesempatan kepada pembaca untuk memberi kritik dan saran,
untuk kedepannya diharapkan modul ini bermanfaat bagi para pembaca.

Jember

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR............................................................................................................ i
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ ii
BAB I. PENDAHULUAN .................................................................................................... 3
A. Pengertian Micrososft Access ..................................................................................... 3
B. Sejarah ....................................................................................................................... 3
C. Mengenal Database Microsoft Access ........................................................................ 4
D. Konsep Dasar Pembuatan Database ............................................................................ 5
E. Relasi Antar Tabel ...................................................................................................... 6
F. Keakuratan Relasi (Referential Integrity) .................................................................... 8
G. Menu Pada Microsoft Office Access ........................................................................... 8
H. Cara Memulai Program Ms. Access .......................................................................... 11
I. Menyimpan Data Dan Mengakhiri Program Ms Access ............................................ 13
BAB II. MEMBUAT TABEL PADA MS ACCESS ............................................................ 14
BAB III. MEMBUAT QUERY (QUERIES) PADA MS ACCESS ...................................... 20
BAB IV. MEMBUAT FORM (FORMULIR) PADA MS ACCESS .................................... 27
BAB V. MERANCANG REPORT (LAPORAN) ................................................................ 31
BAB VI. MACRO............................................................................................................... 37
DAFTAR PUSTAKA ......................................................................................................... 48

ii
 BAB I. PENDAHULUAN

A. Pengertian Micrososft Access

Microsoft Access atau adalah Microsoft Office Access sebuah program aplikasi
basis data komputer relational yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan salah satu anggota dari
Microsoft Office.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format

Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle
Database, atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang komplek, sementara para programer yang kurang mahir
dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. Access juga mendukung teknik – teknik pemograman berorientasi objek,
tetapi dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemograman berorientasi objek.

B. Sejarah
Microsoft merilis Microsoft Access 1.0 pada bulan november 1992 dan
dilanjutkan dengan merilis versi 2.0 pada tahun 1993. Microsoft menentukan
spesifikasi minimum untuk menjalankan Microsoft Access 2.0 adalah sebuah
komputer dengan sistem operasi Microsoft Windows 3.0, RAM berkapasitas 4
megabyte (6 megabyte lebih disarankan) dan ruangan kosong hard disk yang
dibutuhkan 8 megabyte (14 megabyte lebih disarankan). Versi 2.0 dari Microsoft
Access ini datang dengan tujuh buah disket floppy 31/2 inci berukuran 1.44 megabyte.

Perangkat lunak tersebut bekerja dengan sangat baik pada sebuah basis data
dengan banyak record, tapi terdapat beberapa kaus dimana data mengalami kerusakan.
Sebagai contoh, pada ukuran basis data melebihi 700 megabyte sering mengalami
masalah seperti ini (pada saat itu, memang hard disk yang beredar masih berada di
bawah 700 megabyte). Buku manual yang dibawanya memperingatkan bahwa
beberapa kasus tersebut disebabkan oleh driver peangkat yang kuno atau konfigurasi
yang tidak benar.

3
C. Mengenal Database Microsoft Access
Microsoft Access adalah suatu softwere yang dapat membantu kita membuat
sebuah aplikasi databe dalam waktu relatif singkat. Biasanya program ini dapat
digunakan untuk membuat aplikasi – aplikasi database yang sederhana.

Database atau biasanya disebut juga basis data adalah kumpulan data yang
berhubungan dengan suatu objek, topik atau tujuan khusus tertentu. Misalkan buku
telepon, data mahasiswa, data pegawai, data pelanggan dan lain – lain. Database juga
dapat diartikan sebagai kumpulan data dan informasi dalam jumlah yang banyak.
Oleh sebab itu, database sejak awal harus disusun dengan kriteria yang jelas.

Ada beberapa istilah dalam pembuatan database yang sering digunakan, yaitu
sebagai berikut:

1) Database merupakan kelompok fakta atau keterangan yang diatur berhubungan

dengan pengolahan data, penyedia informasi dan penggunaan referensi
2) Field merupakan tempat peletakan suatu informasi
3) Record merupakan kumpulan fakta dan keterangan yang berhubungan dengan
informasi yang ada di dalam field

Pembuatan database tersebut dalam program Microsoft Access diubah ke

dalam bentuk tabel, query, form dan lain – lain. Jadi, pembuatan database dalam
Microsoft Access mencakup dua tindakan utama, yaitu:

1) Penentuan struktur dari database dan pengisian data ke dalamnya. Tindakan ini
berkaitan dengan penentuan dari struktur database yang mencakup penentuan
bagian – bagian dari database, seperti file tabel, field dan primary key.
2) Pengetikan data ke dalam struktur tersebut.

Dalam Microsoft Access, database itu sendiri merupakan kumpulan dari

beberapa tabel, query, form, report, page, makro, dan modul yang semuanya
berhubungan atau saling terkait.

a. Tables, berupa tabel kumpulan data yang merupakan komponen utama dari
sebuah database
b. Queries, digunakan untuk mencari dan menampilkan data yang memenuhi
syarat tertentu dari satu tabel atau lebih

4
 c. Forms, dipergubakan untuk menampilkan data, mengisi data dan mengubah
data yang ada dalam tabel atau queris dengan tampilan (layout) hasil
rancangan sendiri
d. Reports, dipergunakan untuk menampilkan laporan hasil analisis data
berdasarkan kriteria tertentu (mencetak ke lembar kerja)
e. Pages, dipergunakan untuk membuat halaman web (page) berupa data access
page yang dapat ditempatkan di dalam server sistem jaringan internet
f. Macros, digunakan untuk mengotomatiskan perintah – perintah yang sering
digunakan dalam mengolah data
g. Modules, digunakan untuk perancangan berbagai modul aplikasi pengolahan
database tingkat lanjut sesuai kebutuhan.

D. Konsep Dasar Pembuatan Database

Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan
sedemikian rupa tanpa adanya redundancy (perulangan) yang tidak perlu. Database
terbentuk dari sekelompok data-data yang memiliki jenis atau sifat yang sama.
Contohnya: data mahasiswa, data dosen, data mata kuliah, data karyawan, dll. Untuk
dapat membuat suatu database yang baik, diperlukan suatu rancangan yang tepat dan
sesuai kebutuhan. Konsep dasar dalam pembuatan database antara lain.

a. Entitas dan relationship

Hal yang sangat mendasar dan harus dipahami adalah pemodelan
entitas dan relationship. Entitas adalah berbagai hal dalam dunia nyata
yang informasinya disimpan dalam databse. Sebagai contoh, kita dapat
menyimpan informasi tentang dosen yang mengajar mahasiswa. Dalam hal
ini, dosen dan mahasiswa merupakan entitas. Hubungan antara relationship
dan enitas. Sebagai contoh, dosen mengajar mahasiswa. Mengajar
merupakan relationship antara entitas dosen dan entitas mahasiswa.

Relationship terdiri dari 3 derajat yang berbeda, yaitu:

1) One-to-one menghubungkan secara tepat dua entitas dengan satu kunci

(key). Misalnya seorang mahasiswa memiliki satu dosen wali.
2) One-to-many (many-to-one) merupakan hubungan antar entitas deimana
kunci (key) pada satu tabel muncul berkali-kali pada tabel lainnya.
Misalnya banyak mahasiswa memiliki satu dosen wali.

5
 3) Many-to-many merupakan hubungan antar entitas dimana kunci utama
pada tabel pertama dapat muncul beberapa kali pada tabel kedua, dan
sebaliknya. Misalnya seorang mahasiswa dapat mengambil banyak
matakuliah, dan satu matakuliah bisa diambil oleh banyak mahasiswa.
b. Relasi dan tabel
Relasi merupakan tabel yang mewakili entitas, dimana didalamnya
terdapat kolom-kolom yang merupakan attribute dari entitas. Penamaan
tabel juga disesuaikan dengan nama dari entitas agar mudah dipahami.
Contoh tabel pegawai merupakan tabel yang mewakili entitas pegawai.
c. Kolom atau attribute
Kolom atau attribute bagian dari tabel yang mewakili ciri dari suatu
entitas. Contoh entitas mahasiswa, maka attribute yang ada antara lain
NIM, nama, dan kelas.
d. Kunci (Key)
Kunci atau key atau primary key merupakan suatu nilai dalam sebuah
tabel yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel.
Contoh dalam tabel mahasiswa, didalamnya terdapat kolom NIM, nama,
dan kelas. Untuk mengidentifikasi suatu baris dalam tabel, maka cukup
menggunakan NIM.

E. Relasi Antar Tabel

a. Kunci (key)
Merupakan satu atau gabungan dari beberapa atribut yang dapat
membedakan semua baris data (record) dalam tabel secara unik. Macam –
macam kuncio dibedakan menjadi:
1) Kunci primer
Kunci primer merupakan sebuah field pada tabel yang merupakan
identitas bagi field-field lainnya. Kunci primer ini tidak boleh
memiliki record yang sama. Kunci primer biasanya berada pada
tabel induk.
2) Kunci sekunder
Kunci sekunder merupakan kebalikan dari kunci primer. Kunci
sekunder biasanya berada pada tabel anak. Kedua kunci ini saling

6
 berhubungan, dan karena saling berhubungan maka tipe yang
dipakai harus sama.
b. Jenis – jenis relasi
Secara garis besar, jenis – jenis relasi dibagi menjadi empat, yaitu:
1) One – to one
Relasi ini adalah relasi yang menghubungkan sebuah record pada
tabel induk ke tepat sebuah record pada tabel anak, akan tetapi
relasi ini relatif jarang dipergunakan, karena jika record pada tabel
anak hanya coock dengan satu record pada tabel induk.
Contoh, daftar pelanggan sebuah toko online dengan alamat
pengiriman berbeda dengan alamat penagihan, tetapi ada beberapa
kelemahan, yaitu:
 Pelanggan yang membedakan alamat pengiriman dengan
alamat penagihan tidak banyak
 Kalau alamat pengiriman dengan alamat penagihan
dijadikan dalam satu tabel, maka field penagihan akan
banyak yang kosong karena hanya terisi sedikit saja.
 Sedikitnya dibuat tabel sendiri-sendiri yaitu tabel alamat
pengiriman dan tabel alamat penagihan untuk menyimpan
informasi dan kemudian mesing-masing tabel tersebut
direlasikan.
 Satu record alamat pengiriman hanya akan terhubung
dengan satu record nama pelanggan.
2) One – to – many
Relasi yang menghubungkan satu record pada satu tabel dengan
ebberapa record pada tabel lainnya.
Contoh, databse perpustakaan dengan ebberapa kriteria, yaitu:
 Nama satu anggota perpustakaan hanya akan tercatat satu
kali dalam tabel anggota
 Akan tercatat berkali-kali dalam tabel pinjam
 Satu orang bisa meminjam buku tabel berkali-kali

7
 3) Many – to – one
 Relasi kebalikan dari One To Many atau biasa disebut
dengan look up table relationship
 Relasi ini tidak saling berhubungan ke kunci primer pada
kedua tabel

Contoh database Nama Propinsi dengan kriteria yaitu:

 Tabel informasi propinsi di Indonesia dihunungkan ke tabel

alamat pelanggan
 Record kota yang ada pada alamat pelanggan berelasi
dengan record propinsi
 Banyak kota yang bisa masuk ke dalam sebuah propinsi
4) Many – to – many
 Relasi many to many ini hampir tidak mungkin ada
 Jika ada biasanya terjai karena kesalahan dalam
perencangan tabel

F. Keakuratan Relasi (Referential Integrity)

Dalam sebuah database, data yang sudah tersimpan biasanya akan mengalami
perbaikan – perbaikan dalam jangka waktu tertentu, hal ini berpengaruh pada relasi
sehingga setiap jangka waktu tertentu perlu adanya perbaikan supaya relasi yang ada
bisa akurat, keakuratan relasi ini dibagi menjadi dua yaitu:

a. Cascade Delete Related Record: yaitu penghapusan semua record

b. Cascade Update Related Record: yaitu perubahan record

G. Menu Pada Microsoft Office Access

Berikut adalah tampilan awal dari halamn baru Microsoft Office Access. Didalamnya
terdapat beberapa bagian yang mendasar. Ada title bar, menu bar, toolbar, sidebar dan
field.

8
Pada title bar berisi tentang judul atau nama dari file. Pada menu bar terdapat
beberapa menu yang dapat digunakan oleh user untuk memanajemen basis data.

Yaitu diantaranya:

1) FILE, yang mana di dlaamnya terdapat beberapa pilihan menu atau perintah
new untuk membuat file yang baru, open utnuk membuka file yang telah
tersimpan dalam suatu folder, save untuk melakukan penyimpanan, save as
untuk melakukan penyimpanan dengan nama berbeda, print untuk melakukan
pengeprinan, close untuk melakukan penutupan halaman yang bsedang
terbuka.

2) HOME, yang berisi tool-tool yang dapat digunakan oleh user untuk mengedit
format dari isi/data file database.

9
 3) CREATE, yang berisi tool-tool yang dapat digunakan oleh user untuk
melakukan penambahan tabel, query, form baru dll.

4) EXTERNAL DATA, yang berisi tool-tool yang dapat digunakan oleh user
untuk melakukan penambahan data dari file lain

5) DATABASE TOOLS, yang berisi tool-tool yang dapat digunakan oleh user
untuk melakukan pembuatan atau penghubungan database-database atau tabel-
tabel yang telah dibuat

Bagian dari halaman MS. Access yang berikutnya adalah toolbar yang mana
merupakan rincian tool yang ada dalam menu bar

Kemudian ada sidebar yang berisi objek-objek yang sedang aktif dalam halaman file seperti
tabel, form, query, dll.

10
Dan yang terakhir adalah field yang merupakan tempat mengedit data dalam MS. Access

H. Cara Memulai Program Ms. Access

Untuk menjalankan program Microsoft Access terlebih dahulu program
tersebut harus sudah terinstall di komputer. Adapun langkah – langkah
pengoperasiannya sebagai berikut:

1. Klik Start
2. Klik All Program
3. Klik Microsoft Office, kemudian pilih Microsoft Access

Pada tampilan pertama terdapat beberapa pilihan, yaitu:

 Blank Access Database, untuk membuat sebuah database batru yang
masih kosong

11
  Featured Online Templete, untuk membuat sebuah database baru
dengan menggunakan panduan dari Access
 Open Recent Database, untuk membuka file database yang sudah ada
Kemudian pilih salah satu dari pilihan tersebut dengan cara mengeklik
sehingga muncul titik disamping kanannya.
4. Sebagai langkah awal, pilih Blank Access Database lalu klik
5. Sehingga muncul seperti berikut

6. Kemudian beri nama file yang sesuai dengan keinginan kita pada kolom file
name. (misalnya nama file Tugas TI). Kemudian pilih tempat penyimpanan
file sesuai dengan keinginan kita, dengan cara mengeklik gambar folder
disebelah kanan file name. Seperti berikut ini.

Kemudian klik OK.

7. Kemudian pilih create, dan kemudian muncul tampilan Microsoft Access
seperti berikut:

12
 8. Kemudian kita bisa membuat struktur dari database Tugas TI.

I. Menyimpan Data Dan Mengakhiri Program Ms Access

Setelah membuat struktur database (tabel, query, report, dll), maka database
tersebut perlu disimpan untuk keperluan selanjutnya.

Cara penyimpanan yang pertama yaitu:

 Klik pada Office Button kemudian klik Save. Karena pada tahap awal kita
sudah menentukan tempat penyimpanan, jadi pada saat kita akan
menyimpannya kita tidak perlu memilih tempat penyimpanan lagi.

Cara penyimpanan yang kedua yaitu:

 Dari layar MS Access, langsung saja kita tekan CTRL + S kemudian file
akan langsung tersimpan.

Sedangkan untuk keluar dari program ms acces yaitu:

Klik tombol Office Button kemudian pilih Exit

Atau klik tombol Close yang ada di pojok kanan atas pada program MS Acces.

13
 BAB II. MEMBUAT TABEL PADA MS ACCESS

Tabel adalah kumpulan data yang berhubungan dengan topik tertentu, misalnya daftar
mahasiswa atau daftar pegawai. Dengan menggunakan tabel – tabel yang terpisah untuk
setiap topik, artinya kita hanya sekali untuk tiap data, yang mengakibatkan database kita lebih
efisien dan mengurangi kesalahan pemasukan data. Tabel mengorganisasikan data ke dalam
kolom – kolom (field) dan baris – baris (record).

 Field, tempat dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau
sejenis dimasukkan. Field pada umumnya tersimpan dalam bentuk kolom
secara vertikal pada tabel. Contoh field yaitu NIM, NAMA MAHASISWA,
JENIS KELAMIN, ALAMAT, KOTA/KAB, KODEPOS, TELEPON
 Record, merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya
tersimpan dalam bentuk baris horizontal pada tabel.

Langkah – langkah untuk merancang/membuat tabel pada ms access sebagai

berikut:

1. Terlebih dahulu membuka program MS Accesss dengan mengikuti langkah –

langkah yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya. (nama File Database:
TUGAS TI), sehingga muncul tampilan berikut:

2. Setelah muncul layar tersebut, kemudian pilih View pada Tab Menu Home
yang berada di pojok kiri atas.

14
3. Kemudian akan muncul pilihan seperti gambar

4. Selanjutnya pilih Design View, maka akan muncul kotak Dialog Save As,
lalu ketik nama tabel (misalkan data anggota perpus) lalu klik OK. Dan
selanjutnya akan muncul tampilan seperti pada gambar berikut:

5. Kemudian ada tiga kolom yang harus diidi dalam membuat table, yaitu Field
Name, Data Type dan Description
 Field Name: Digunakan untuk memberikan nama field yang akan
dibuat. Biasanya singkat dan mudah diingat.
 Data Type: Digunakan untuk menentukan jenis data dari nama field.
Ada 10 jenis data yang bisa kita pilih yaitu:
o Text, field diisi dengan huruf, angka, spasi dan tanda
baca lainnya (maks 255 karakter)

15
 o Memo, membuat catatan
o Number, field diisi dengan angka/bilangan yang akan
digunakan untuk perhitungan matematis
o Date/time, field diisi dengan tanggal atau waktu
o Currency, field diisi dengan nilai uang
o Autonumber, field diisi dengan bilangan berurutan
yang secara otomatis diberikan acces
o Yes/no, field diidi dua pilihan
o Ole object, field diisi dengan object/gambar, foto,
grafik, atau sisipan dari lembar kerja excel atau word
o Hyperlink, field diisi dengan alamat hyperlink (url)
agar bisa terkait dengan objek atau data yang tersimpan
di lokasi tertentu
o Lookup wizard, field diidi dengan memilih nilai dari
daftar nilai yang didefinisikan sendiri dengan
menggunakan list box atau combo box
 Description: Digunakan untuk memberi penjelasan secara detail dari
nama field yang kita buat
6. Kemudian isi field, data type dan description seperti tampilan pada gambar
berikut:

 Untuk field JK, data type yang digunakan adalah lookup wizard,
dengan cara mengeklik tanda panah disamping cell data type.

16
Setelah mengeklik lookup wizard selanjutnya akan tampil kotak dialog
lookup wizard dan pilih I Will Type In The Values That I Want,
selanjutnya klik Next

Setelah diklik Next akan muncul kotak dialog lagi, lalu isi kolom
(Col1) dengan perempuan dan laki-laki seperti gambar berikut:

Jika sudah memberikan pilihan pada Col1, selanjutnya klik Next, jika
muncul kotak dialog berikutnya, pilih Finish. Sehingga kembali ke
tampilan tabel.

17
  Perhatikan juga Field Property yang dibawahnya. Untuk field kode
anggota ganti field sizenya menjadi 5 (secara default 50), field nama
dan alamat field size nya tetap 50, khusus field no. Hp isi field size
dan input mask. Field size 12 serta input mask diisi dengan 9999999

7. Sebelum menyimpan table, kita diahruskan membuat primary key terlebih

dahulu. Caranya klik field yang akan dijadikan primary key, (kode anggota),
selanjutnya klik gambar kunci yang ada di atas menu toolbar. Sehingga
muncul gambar kunci di samping field kode anggota, seperti gambar berikut:

8. Setelah selesai melakukan pendefinisian struktur tabel, simpan hasilnya

dengan cara mengeklik menu file, Save (CTRL + S) atau klik tombol toolbar
save, maka kotak dialog save as akan ditampilkan.
9. Pada kotak isian table name, ketikan nama file untuk table tersebut (tabel
data anggota), kemudian klik OK.
10. Bila tidak dibutuhkan lagi, tutup jendela pendefinisian tabel tersebut dengan
cara mengeklik tombol Close atau tanda silang disamping atasnya.

18
11. Setelah selesai merancang dan membuat struktur table, langkah selanjutnya
adalah mengisi atau memasukkan data pada tabel tersebut dengan cara:
 Klik nama tabel yang diinginkan (Tabel Nama Anggota)
 Kemudian klik Open

Atau dengan cara mengeklik dua kali nama tabel yang kita inginkan. Sehingga
muncul tampilan database seperti berikut:

12. Dari worksheet tersebut, kita dapat mengisikan data pada setiap sel sesuai
dengan keinginan kita. Sebagai contoh seperti berikut:

13. Kemudian simpan dengan cara klik kanan lalu save. Setelah selesai mengisi
data tutup jendela pengisian tabel (close)

19
 BAB III. MEMBUAT QUERY (QUERIES) PADA MS ACCESS

Query adalah semacam kemampuan untuk menampilkan suatu data dari database
dimana mengambil dari table – table yang ada di database, namun tabel tersebut tidak semua
ditampilkan sesuai dengan yang kita inginkan. Data apa yang ingin kita tampilkan.

1) Query adalah suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk
“pengolahan” lebih lanjut
2) Query adalah pertanyaan atau permintaan informasi tertentu dari sebuah basis data
yang ditulis dalam format tertentu
3) Query adalah perintah – perintah untuk mengakses data pada sistem basis data
4) Query adalah merupakan bahasa untuk melakukan manipulasi terhadap database,
yang telah distandartkan dan lebih dikenal dengan nama structured query language
(SQL)

Bahasa Query (Query Language) adalah bahasa khusus yang digunakan untuk
melakukan query pada basis data.

Contoh penggunaan bahasa query adalah:

SELECT ALL WHERE KOTA =”Yogyakarta” AND umur <40.

Query tersebut meminta semua record dari basis data yang sedang digunakan
(misalkan basis data konsumen) yang bertempat tinggal di yogyakarta dan berumur
lebih dari 40 tahun (kota dan umur adalah nama field yang telah didefinisikan).
Standart bahasa query yang banyak digunakan adalah SQL (Structured Query
Language). Metode ini paling rumit tetapi paling fleksibel dibandingkan metode
query yang lain, query dengan parameter yang telah tersedia dan query by example.

Manfaat Query

1. Menampilkan data – data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya
ingin melihat data pada table barang (misalkan kode barangnya B001)
2. Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat antara table itu ada
field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001”
itu siapa pemiliknya. Disini kita mengambil data dari table Header Penjualan
dari table Karyawan, sebagai penghubungnya adalah field NIK.

20
 3. Dapat melakukan operasi perhitungan

Query Dibedakan Menjadi 2, Yaitu:

1. Untuk membuat/mendefinisikan obyek – obyek database seperti membuat

tabel, relasi dan sebagainya. Biasanya disebut data definition language (DDL)
2. Untuk memanipulasi data, yang biasanya dikenal dengan data manipulation
language (DML)

Jenis – Jenis Query Di Ms Access

1. Select Query, adalah jenis query yang paling umum. Query ini mengambil
data dari satu atau lebih tabel dan menampilkan hasilnya dalam database
dimana kita dapat mengupdate record (dengan beberapa pembatasan). Kita
juga dapat menggunakan select query untuk membuat penggelompokkan data
dan menghitung jumlah sum, menghitung dengan count, menghitung rata –
rata dan menghitung total.
2. Parameter Query, adalah bahwa ketika query dijalankan akan menampilkan
kotak dialog yang meminta kita untuk mengisi parameter atau nilai variabel,
seperti kriteria untuk mengambil record atau nilai yang ingin kita masukkan
dalam lapangan. Kita dapat merancang query yang meminta kita untuk
memasukkan lebih dari satu informasi. Misalnya kita dapat merancang
parameter query untuk dua tanggal. Akses kemudian dapat mengambil semua
record yang berada diantara dua tanggal.
3. Crosstab Query, kita menggunakan crosstab query untuk menghitung dan
restrukturisasi data agar analisis data lebih mudah. Crosstab query
menghitung jumlah sum, rata – rata, jumlah count, atau jenis lain dari total
data yang dikelompokkan oleh dua jenis informasi – satu di sisi kiri dari
database dan yang lain di bagian atas.
4. Action Query, adalah query yang membuat update pada banyak record hanya
dalam satu operasi. Ada empat jenis action query:
a. Delete Queries, sebuah delete query menghapus sekelompok reord
dari satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, kita bisa menggunakan
delete query untuk menghapus produk yang dihentikan atau yang tidak
ada dalam order. Dengan delete query, kita selalu menghapus
keseluruhan record, bukan hanya fields yang dipilih dalam record

21
 b. Update Query, membuat perubahan menyeluruh untuk sekelompok
record dalam satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, kita dapat
menaikkan harga sebesar 10% untuk semua produk susu, atau kita
dapat menaikkan gaji sebesar 5% untuk orang dalam kategori
pekerjaan tertentu. Dengan update query, kita dapat mengubah data
dalam tabel yang ada.
c. Append Query, menambahkan sekelompok record dari satu tabel atau
lebih pada akhir satu atau lebih tabel. Sebagai contoh, misalkan kita
mendapatkan beberapa pelanggan baru dan databse berisi tabel
informasi tentang pelanggan tersebut. Untuk menghindari mengetik
semua informasi ini ke dalam database kita sendiri, kita dapat
menambahkan pada tabel pelanggan kita.
d. Make-Table Query, dapat membuat tabel baru dari seluruh atau
sebagian dari data dalam satu atau lebih tabel. Membuat tabel query
sangat membantu untuk menciptakan tabel untuk ekspor ke microsoft
access database lain atau tabel history yang berisi catatan lama.

Langkah – langkah membuat query dengan query in design view sebagai berikut:

1. Buka program access

2. Buka file database yang sudah kita buat sebelumnya, lalu pilih create di
toolbal sehingga muncul dialog berikut:

3. Pada jendela databse tersebut dengan pilih obyek queris lalu klik dua kali
create query in design view. Atau pada jendela databse tersebut klik degin
view kemudian ok, maka akan muncul jendela kerja select query dengan
kotak dialog show table akan ditampilkan. Seperti gambar berikut:

22
4. Pada kotak dialog show table (all tables), pilih dan klik tabel yang diinginkan.
Caranya pada show table klik table data kode anggota perpus klik add. Atau
bisa juga dengan klik dua kali tabel data kode anggota perpus sehingga tabel
tersebut muncul pada kotak dialog query1. Dari kotak dialog show table klik
close. Sehingga tampilan select query seperti berikut:

Keterangan:
Dalam jendela kerja select query ada kolom yang harus diisi:
Field = nama field yang ingin ditampilkan
Table = nama table dari field tersebut
Sort = mengurutkan data hasil query
23
 Show = mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria = syarat dari data yang ingin ditampilkan
5. Pada jendela kerja select query tersebut, tempatkan field – field yang kita
inginkan pada kolom yang disediakan. Untuk itu gunakan salah satu cara
berikut:
Cara 1
 Mulai dengan kolom pertama, dengan menggunakan tombol daftar
pilihan yang ada pada baris table pilih dan klik table yang diinginkan
(table kode anggota perpus), kemudian dengan menggunakan tombol
daftar pilihan yang ada pada baris field pilih dan klik field yang ingin
ditampilkan (pilih field kode anggota). Dengan langkah yang sama,
lanjutkan pengisian kolom – kolom berikutnya.

Cara 2

 Pada kotak daftar pilihan field yang ada dibagian atas jendela kerja
select query. Pilih dan klik nama field yang ingin ditampilkan,
kemudian geser (drag) ke posisi kolom yang kita inginkan.

Cara 3

 Pada daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja select
query, pilih dan klik dua kali nama field yang ingin ditampilkan.

24
 Dengan langkah ini secara otomatis field yang kita pilih akan
ditempatkan pada posisi kolom berikutnya yang masih kosong.

6. Dari salah satu cara di atas, dihasilkan gambar seperti berikut:

7. Jika sudah mendefinisikan field yang akan ditampilkan dalam query. Simpan
(save) dan berinama file query data pribadi dan tutup (close) jendela kerja
select query
8. Untuk membuka hasil query yang kita buat, pilih dan klik query yang
diinginkan (pilih file query data pribadi) kemudian klik tombol perintah open.
Untuk membuka bisa juga dengan klik dua kali pada nama query yang ingin
dibuka. Seperti gambar berikut:

25
26
 BAB IV. MEMBUAT FORM (FORMULIR) PADA MS ACCESS

Untuk menghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu

interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program
aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh Microsoft Access adalah form. Form
merupakan window untuk menampilkan record dalam bentuk lain, di dalamnya kita bisa
menambahkan unsur lain seperti tombol, gambar, dan lainnya. Ada dua cara dalam
pembuatan form diantaranya:

1) Form design, membuat form secara manual dan sesuai dengan keinginan user
2) Form wizard, membuat form secara otomatis

Langkah – langkah pembuatan form dengan create form in design view adalah
sebagai berikut:

1. Buka program access

2. Buka file database yang kita inginkan, kemudia pada jendela kerja database
pilih create lalu klik form maka akan muncul tampilan berikut:

3. Pada jendela database tersebut, klik create form in degin view, kemudian klik
new, sehingga muncul kotak dialog new form, seperti gambar berikut:

27
4. Dari kotak dialog new form, klik design view (pada kotak putih di atas),
sedangkan kotak putih di sebelah kiri untuk membuat form berdasarkan data
yang sudah ada. Kita bisa memilih dengan mengeklik data mana yang
diinginkan untuk membuat form, selanjutnya kita sorot data yang diinginkan
kemudian double klik, sehingga muncuk kotak dialog berikut:

28
5. Untuk melihat hasil form yang telah dibuat, klik view pada menu home.
Untuk kembali ke pengaturan form design, pilih design view.
6. Agar transaksi pada form dapat beroperasi dengan baik, maka perlu untuk
menambahkan beberapa tombol seperti add, save, delete, previous, next.
7. Untuk membuat tombol add, pilih menu design dan buat tombol di area form
yang kosong. Secara otomatis akan muncul kotak dialog command button
wizard.
8. Pilih Categories – Record Operations dan Actions – Add New Record,
kemudian klik Next. Akan ada dua pilihan untuk menggunakan tombol yang
dibuat yaitu berupa Text atau Picture. Misalkan yang pilih adalah pictures,

29
 kemudian next dan finish. Digunakan cara yang sama sampai tombol terakhir
previous.

9. Tombol-tombol yang sudah ada dapat diaplikasikan untuk menambah data

baru dan yang lainnya.
10. Setalah itu jangan lupa untuk menyimpannya (CTRL+S)

30
 BAB V. MERANCANG REPORT (LAPORAN)

Report merupakan laporan tertulis dari hasil transaksi, baik tertulis secara report (pada
layar monitor) maupun hard report (pada kertas). Report juga berarti beberapa informasi yang
diorganisir sedemikian rupa untuk memenuhi berbagai kebutuhan seperti label surat-
menyurat, summary penjualan, dll.

Report digunakan untuk mempresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang
siap dicetak ke lembaran kertas. Report dapat dibuat dengan berbagai cara diantaranya kita
dapat membuat report dengan fasilitas Create Report By Using Wizard atau ditata secara
manual dengan fasilitas Create Repost In Design View.

Berikut adalah langkah – langkah membuat report dengan fasilitas Create By Using
Wizard:

1. Membuka program access

2. Buka file database yang kita inginkan, kemudian pada jendela kerja database pilih
Create, kemudian klik Reports.

3. Pada jendela kerja database dengan pilihan obyek report tersebut, klik dua kali
Create Report by Using Wizard. Kotak dialog Report Wizard yang pertama akan
ditampilkan

31
4. Pada tombol daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik tabelk atau query yang
ingin kita jadikan report
5. Pada kotak daftar pilihan Available Field muncul nama-nama field yang bisa
dijadikan report, kemudian pilih field yang kita inginkan dan klik tombol panah,
sehingga field tersebut pindah ke kotak daftar pilihan Selected Fields. Langkah
yang sama untuk memilih field yang lain.
Apabila kita ingin memindahkan seluruh field yang ada di Available Field klik
tombol dua panah, maka seluruh filed akan berpindah ke kotak daftar pilihan
Selected Fields.
6. Setelah memilih tabel dan field yang ingin disertakan, klik tombol Next untuk
melanjutkan ke langkah selanjutnya. Kotak dialog form wizard yang kedua akan
ditampilkan.

32
7. Dari kotak dialog tersebut, klik tombol perintah Next, sehingga muncul kotak
dialog Report Wizard yang ketiga.

8. Apabila report yang terbentuk ingin ditampilkan dengan urutan tetentu, pada
tombol daftar pilihan yang disediakan, pilih dan klik nama field yang akan
dijadikan kunci pengurutan serta klik tombol metode pengurutan
(Ascending/Descending) yang kita inginkan.

33
9. Pada kotak dialog Report Wizard yang keempat, melakukan pemilihan sebagai
berikut:
a. Pada kotak dialog Layout, beri tanda atau klik tombol pilihan bentuk
layout report yang kita inginkan
b. Pada kotak Orientation, beri tanda atau klik tombol pilihan orientation
report, apakah report ingin tercetak secara Landscape atau secara Portrait.

Kemudian klik tombol next, maka kotak dialog report wizard yang kelima akan
ditampilkan.

34
10. Pada kotak daftar pilihan gaya tampilan Report (Style), pilih dan klik salah satu
gaya report yang kita inginkan. Kemudian klik tombol perintah Next, untuk
melanjutkan langkah berikutnya. Kotak dialog Report Wizard yang terakhir akan
ditampilkan.
11. Pada kotak isian What title do yo want for your report? Ketikkan judul report
yang kita rancang. Kemudian untuk mengakhiri perancangan report, klik tombol
Finish

35
12. Setelah tampil preview dari report yang kita buat, maka selesailah pembuatan
report. Tutup jendela kerja tersebut. Sehingga kembali ke jendela database
ADPEND.
13. Untuk merubah tampilan report, kita tinggal memilih file report yang akan diubah,
kemudian pilih Design
14. Untuk mencetak report, buka file report yang ingin kita cetak, kemudian pilih dan
klik menu File, Print (CTRL+P) lalu OK.

36
 BAB VI. MACRO

Macro merupakan alat untuk membuat rangkaian perintah otomatis, yang berisi
sejumlah aksi berbentuk perintah yang dapat mengotomatisasikan operasi setiap kali bekerja
dengan cara yang sama. Macro dapat dijalankan dari form melalui Command Button, On
Click pada control property, tombol pada toolbar, kombinasi kunci atau dari macro lain.
macro bisa berupa macro tunggal yang terdiri dari beberapa aksi, atau bisa juga berupa grup
macro yang merupakan beberapa macro yang saling berkaitan yang disimpan secara bersama-
sama dengan satu buah nama macro.

Microsoft Office Access 2007, memiliki dua model macro, yaitu Standalone Macro,
dan Embedded Macro. Standalone macro adalah macro yang berdiri sendiri, artinya jika
kita membuat macro, maka secara fisik nama macro yang kita buat akan terlihat pada
navigation pane dibagian objek macro. Jenis macro ini sama dengan macro pada access pada
versi sebelumnya.

Sedangkan embedded macro adalah macro yang sudah terintegrasi ke dalam objek
form, report atau control lain dimana kita membuat macro tersebut. Jenis macro ini tidak akan
terlihat pada navigation pane, karena sudah menjadi bagian dari form, report atau control lain
yang mengandung embedded macro, maka macro tersebut juga ikut tercopy. Embedded
macro ini merupakan fitur baru pada ms access 2007.

37
A. Membuat Dan Menjalankan Standalone Macro
Cara membuat dan menjalankan standalone macro adalah sebagai berikut:
1. Buka database yang akan digunakan, lalu klik tab Create, lalu klik Macro

2. Untuk menampilkan pilihan action, klik anak panah yang ada di bawah kolom
action, lalu klik action yang kita inginkan, misalnya MsgBox

3. Pada bagian Action Argument, dibaris Message ketiklah pesan, misalnya:

Standalone Macro Berhasil
4. Pada baris Beep, klik Yes untuk menampilkan beep ketika pesan ditampilkan
5. Pada baris Type, pilih tipe pesan, misalnya Information
6. Pada baris Title, ketik judul pesan, misalnya Informasi

38
7. Simpan macro yang baru saja dibuat dengan cara, klik tombol Save, lalu simpan
nama macro tersebut, misal dengan nama Pesan, lalu OK.

8. Perhatikan pada Navigation Pane, tampil nama Macro yang kita buat. Untuk
melakukan tes terhadap macro tersebut, tutup dahulu jendela macro, klik tombol
Close. Setelah itu klik kanan nama macro, lalu klik Run.

39
 9. Maka akan tampil pesan berupa informasi yang kita buat pada macro, seperti
berikut:

B. Membuat Dan Menjalankan Embedded Macro

Cara membuat embedded macro sedikit berbeda dengan standalone macro, karena
embedded macro langsung dibuat di property form, report, atau kontrol.
1. Buka database yang akan digunakan, klik tab Create, lalu klik Form Desaign
2. Tampilkan property form dengan mengeklik tombol Property Sheet
3. Klik Event, klik event property On Open, lalu klik tanda ...

40
4. Setelah tampil kotak dialog Choose Builder, klik Macro Builder, lalu klik OK

5. Pada jendela macro, klik pilihan Action yang digunakan, isi semua bagian seperti
Action Argument, baris Beep, dan baris Type seperti menggunakan Standalone
Macro
6. Setelah itu tutup jendela macro dengan mengeklik tombol Close, lalu Save Macro
tersebut
7. Agar form tidak kosong, klik Label, lalu klik di area form, kemudian ketik “Form
Ini Dibuat Untuk Mengetes Embedded Macro”
8. Klik Label, lalu klik di area form, lalu ketik “Keluar Dari Prgram”.

41
9. Agar teks “Keluar Dari Program” terlihat seperti tombol, klik Special Effect,
lalu klik special effect : Raised
10. Klik teks “Keluar Dari Program”, lalu klik tombol Propety Sheet. Klik tab
Event, lalu klik event property On Click, kemudian klik tanda ...

11. Setelah tampil kotak dialog Choose Builder, klik Macro Builder, klik OK.

42
12. Setelah tampil jendela macro, klik pilihan action yang akan kita gunakan, yaitu
Quit.

13. Pada bagian Action Argument, atur nilai baris Option menjadi Save All.
Tutuplah jendela macro dengan mengeklik tombol Close. Dan tampil konfirmasi
bahwa macro di simpan dalam property, klik Yes, simpan dengan nama Form
Macro
14. Perhatikan pada navigation pane, tidak ada nama macro yang baru dibuat, karena
langsung disimpan di dalam property form dan label.
15. Untuk mencoba macro yang dibuat tadi, klik ganda pada Form Macro, kemudian
akan tampil Msgbox sebagai aksi yang tadi kita buat, lalu klik OK.

43
16. Tampilan Form Macro seperti berikut:

17. Untuk mencoba macro yang tadi kita buat pada teks Keluar Dari Program, klik
tombol Keluar Dari Program tersebut, maka secara otomatis program access
akan tertutup.

44
C. Membuat Dan Menjalankan Group Macro

Apabila kita memiliki banyak macro yang memiliki fungsi yang saling
berkaitan, kita dapat mengelompokkan macro-macro tersebut menjadi sebuah group
macro. Pada dasarnya, group macro merupakan standalone macro yang terdiri dari
lebih dari satu macro. Langkah – langkah dalam pembuatan group macro adalah:

1. Buka database yang diinginkan, klik tab Create, lalu klik Macro
2. Setelah tampil jendela macro, untuk menampilkan anma macro dalam grup, klik
Macro Names

3. Ketik nama macro yang pertama yang akan dibuat pada kolom Macro Name,
misalnya akan membuat macro yang berfungsi untuk membuka form data anggota
perpustakaan, pada kolom macro name ketik bukaformanggotaperpus.
4. Pada kolom Action, klik nama Form. Pada bagian Action Argument, baris form
name, klik nama form yang akan dibuka yaitu: Data Anggota Perpustakaan

45
5. Untuk penyimpan group macrop yang dibuat. Klik tombol Save, lalu ketik dengan
Macro1, lalu klik OK
6. Buka form macro dengan tampilan Design View. Buat dua tombol menggunakan
Command Button.
7. Klik Command1, lalu tekan F4, klik Tab Format, klik Property Caption lalu
ganti menjadi: bukaformanggotaperpus
8. Klik tab Event, lalu klik tanda v disebelah kanan property on click, lalu klik
macro1.bukaforanggotaperpus

46
9. Untuk menjalankan group macro yang dibuat tadi, tampilkan form macro dengan
mode Form View

47
 DAFTAR PUSTAKA

Budi Permana, 2000, 36 Jam Belajar Komputer Microsoft Access, Elex Media Komutindo,
Jakarta

Fathansyah, 1999, Basis Data, Informatika, Bandung

Tim Instruktur Lab Adpend, 2004, Modul Microsoft Access, Laboratorium Jurusan
Administrasi Pendidikan FIP UPI, Bandung

Raymond McLeod Jr, 2004, Sstem Informasi, (terjemahan oleh Hendra Teguh), Indeks,
Jakarta

Rijanto Tosin, 1990, Kursus Kilat 24 Jurus Microsoft Access, Dinastindo, Jakarta

48