Konsep Teknologi Informasi B

STUDI KASUS MICROSOFT ACCESS

Dosen Pengampu: Arum Tri Iswari Purwanti, ST., MTUM TRI
ISWARI
PURWANTI,
ST., MT

Kelompok 10:

1. Abby Rizky Febrian 50422056

2. Mu’afa Riski Ali 50422921
3. Muhammad Naufal Wijdan P. 50422953
4. Zarhan Atallah 51422678

1IA02
Jurusan Informatika
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Gunadarma
2022
 KATA PENGANTAR

Dengan memanjatkan puji syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas segala
limpahan rahmat dan karunia-Nya kepada kami sehingga dapat menyelesaikan makalah
laporan ini yang berjudul : “STUDI KASUS MICROSOFT ACCESS”.
Kami menyadari bahwa di dalam pembuatan makalah ini berkat bantuan Tuhan YME
dan tidak lepas dari bantuan berbagai pihak. Kami menyadari bahwa dalam proses makalah ini
masih jauh dari kesempatan kesempurnaan baik materi maupun cara penulisannya. Namun
demikian, kami telah berupaya dengan segala kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki
sehingga dapat menyelesaikan dengan baik dan oleh karenanya, kami dengan rendah hati
menerima masukan, saran dan usul guna penyempurnaan makalah ini.
Akhirnya kami berharap semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

Hormat kami,

i
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................ i

BAB I PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................................ 1

1.2 Tujuan Penulisan ........................................................................................................................ 2

1.3 Rumusan Masalah ...................................................................................................................... 2

BAB II BASIS DATA DAN DBMS ..................................................................................................... 3

2.1 DEFINISI DATABASE .............................................................................................................. 3

2.2 MANFAAT PENGGUNAAN DATABASE .............................................................................. 3

2.2 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS) ................................................................. 4

2.3 JENIS-JENIS DATABASE ........................................................................................................ 5

2.4 MICROSOFT ACCESS ............................................................................................................. 8

BAB III STUDI KASUS PENGGUNAAN MS ACCESS .................................................................. 9

3.1 Gambaran Studi Kasus .............................................................................................................. 9

3.2 Contoh Penggunaan Database dengan Ms Access ................................................................. 14

BAB IV KESIMPULAN .................................................................................................................... 22

ii
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Keahlian dalam pengolahan Database saat ini memiliki prospek kerja yang cukup tinggi
yang umumnya dilihat sebagai Data Scientist dan Data Analyst. Pengolahan database
diperlukan oleh kalangan pebisnis, perusahaan, dan berbagai jenis bidang pekerjaan. Database
penting dimiliki untuk mengetahui bagaimana perkembangan yang dimiliki oleh perusahaan
dan dengan pengolahan dari orang yang tepat, keputusan perusahaan untuk perkembangan
berikutnya dapat ditentukan dengan mengetahui informasi yang dihasilkan oleh Database.
Untuk mengolah Database tentu diperlukan sebuah media yang saat ini disebut dengan
Database Management System (DBMS). DBMS merupakan software yang digunakan untuk
membuat, mengolah, dan menyimpan basis data. Telah disebutkan sebelumnya bahwa
pengolahan database dilakukan untuk menyimpulkan suatu informasi yang digunakan sebagai
dasar dalam pengambilan keputusan kegiatan kerja yang akan dilakukan oleh perusahaan.
Dengan adanya DBMS, pengolahan database yang memiliki ribuan bahkan jutaan data dapat
dilakukan dengan efektif dan efisien.
Cara kerja DBMS sebagai perangkat lunak pengolah data adalah mengorganisasikan
file database dan memberikan end user lebih banyak akses dan kontrol atas data yang dimiliki.
Untuk melaksanakannya, DBMS mengizinkan end user untuk memanipulasi data didalam
Database.
Microsoft Access merupakan salah satu software pengolah dan pembuat basis data
yang dirilis oleh Microsoft Corporation pada November 1992. Software berjenis DBMS
(Database Management System) ini merupakan software yang dapat menyimpan berbagai jenis
database dari Microsoft Jet Database Engine, Oracle Database, Microsoft SQL Server, dan lain
sebagainya asalkan memenuhi standar ODBC (Open Database Connectivity).

1
1.2 Tujuan Penulisan
Makalah studi kasus penggunaan Microsoft Access ini dibuat dengan tujuan:
a. Memahami tujuan penggunaan Database
Dalam makalah akan dijelaskan bagaimana Database digunakan dengan harapan
pembaca memahami penggunaan Database yang benar.
b. Melakukan analisis terhadap penggunaan Microsoft Access
Microsoft Access merupakan software DBMS yang diperlukan waktu untuk
memahami cara menggunakannya, setelah membaca makalah ini diharapkan pembaca
memahami dasar dari Software Microsoft Access
c. Memahami hambatan yang dihadapi dalam pembuatan database dengan
Microsoft Access
Dalam pembuatan database tentu akan menghadapi berbagai masalah yang mungkin
terjadi, Maka dalam makalah ini dijelaskan bagaimana masalah yang mungkin
dihadapi dan solusi menghadapinya.
Dengan tujuan yang telah disebutkan, semoga makalah ini dapat bermanfaat bagi
pembaca dalam memahami penggunaan Software Microsoft Access dan memberikan
pengetahuan tentang kasus yang dijalani dalam perusahaan.

1.3 Rumusan Masalah

a. Apa itu database?
b. Apakah terdapat jenis-jenis database?
c. Bagaimana cara penggunaan Microsoft Access?
d. Bagaimana contoh penggunaan Microsoft Access dalam perusahaan?

2
 BAB II
BASIS DATA DAN DBMS
2.1 DEFINISI DATABASE
Database atau Basis Data adalah kumpulan data yang dikelola berdasarkan aturan dan
ketentuan tertentu yang saling berhubungan sehingga mudah dikelola. Melalui pengelolaan
yang dilakukan, end user dapat memperoleh kemudahan dalam mencari dan menyimpulkan
informasi. Informasi yang dapat dihasilkan tentu akan berkaitan pada suatu organisasi atau
perusahaan. Contoh informasi yang dapat dihasilkan setelah pengolahan database antara lain;
Data pelanggan, Nomor ID pegawai dan gaji, Statistik penjualan produk, dan banyak hal
lainnya yang dapat dihasilkan melalui pengelolaan Database.
Keterkaitan Database dengan kemajuan perusahaan sangatlah erat. Kemudahan akses
dan operasi pengelolaan database untuk menghasilkan suatu informasi penting untuk
perusahaan dapat menjadi acuan para petinggi perusahaan untuk mengambil keputusan atas
apa yang perlu dilakukan untuk kemajuan perusahaan. Selain itu, database berguna sebagai
fondasi sistem informasi yang dapat digunakan seluruh bagian dalam perusahaan tersebut
sehingga dapat menjadi acuan sebagai target pekerjaan dan pembentukan strategi bisnis.
Secara umum, Database berbentuk tabel yang terbentuk dari baris dan kolom. Dalam 1
database dapat terdiri dari beberapa tabel dan bisa dibuat untuk saling berhubungan antara satu
sama lain. Setiap sel yang terdapat pada tabel mewakili suatu objek yang dimiliki oleh
database. Untuk menghubungkan antara satu tabel dengan tabel lainnya, digunakan Primary
Key sebagai penyambung antar tabel. Primary Key merupakan kode unik yang mewakili suatu
entitas, sebagai contoh adalah NIK pada KTP karena tidak akan ada orang yang memiliki NIK
sama persis satu sama lain. Satu tabel tidak hanya dapat berhubungan dengan satu tabel lainnya,
melainkan beberapa tabel lainnya bahkan dengan tabel yang berada dalam Database yang
berbeda dengan syarat memiliki Primary Key yang sama.
2.2 MANFAAT PENGGUNAAN DATABASE
Berdasarkan fungsi-fungsi yang dimiliki Database, berikut adalah manfaat penggunaan
Database:
1. Efektivitas dan Efisiensi
Sistem Database memiliki kemampuan untuk mengurutkan jutaan data dengan
cepat. Dengan tingkat efisiensi yang sangat tinggi dan minim atas kesalahan, maka
penggunaan database dapat memberikan efek baik pada perusahaan.
2. Multi-User

3
 Database tidak hanya dapat diakses oleh satu orang saja, namun sistem database
dapat diakses banyak pihak dalam waktu yang bersamaan. Hal ini karena database
disimpan dalam satu server.
3. Central Server
Seperti yang disebutkan pada poin sebelumnya, Database tersimpan pada sistem
pusat yang meminimalisir kehilangan dan perpecahan data antar pihak. Hal ini
memungkinkan akses pada database yang banyak.
4. Penghematan Biaya
Karena database hanya memerlukan satu server, yaitu pada sistem pusat, maka hal
tersebut akan menghemat biaya investasi ruang penyimpanan karena tidak perlu
membuat penyimpanan pada setiap divisi ditempat yang berbeda.
5. Security and Protection
Sistem database melalui bahasa pemrogramannya telah dibuat secara safety.
Melalui instrumen password membuat data tersebut hanya bisa diakses kepada
pihak yang diijinkan. Manajemen tersebut telah diterapkan pada hampir seluruh
jenis sistem database. Sehingga menjadikan keamanan data merupakan hal
prioritas bagi layanan sistem database.
6. Mudah Membuat Aplikasi
Melalui kaitannya terhadap perusahaan jika perusahaan membutuhkan aplikasi
input data yang baru, programmer tidak perlu membuat ulang struktur database.
Menggunakan struktur database yang dibuat sebelumnya sudah cukup untuk
mengenali aplikasi input data yang baru.
2.2 DATABASE MANAGEMENT SYSTEM (DBMS)
Database Management System atau Sistem Manajemen Basis Data, biasa disingkat
sebagai DBMS adalah perangkat lunak manajemen Basis Data yang memungkinkan end user
untuk melakukan pengelolaan, pengaturan, dan akses database dengan mudah. DBMS
menyediakan User Interface kepada pengguna yang dapat digunakan end user sebagai media
untuk membuat, mengembangkan, dan menghapus data dalam sebuah database.
DBMS memiliki 5 fungsi utama dalam pengelolaan database, yaitu:
a. Memberikan banyak end user akses terhadap satu database,
b. Menetapkan dan menjaga keamanan dan hak pengguna,
c. Mencadangkan data (Backup) secara rutin
d. Menyiapkan peraturan dan standar database untuk melindungi integritas data

4
 e. Menyediakan ‘kamus’ definisi dan deskripsi dari data yang tersedia
Berdasarkan kelima fungsi ini, kemudahan dan keamanan penggunaan DBMS untuk
perusahaan sangatlah dianjurkan untuk kemajuan perusahaan

2.3 JENIS-JENIS DATABASE

Terdapat 5 jenis database yang digunakan oleh berbagai pihak sekarang, berikut adalah
jenis-jenis database dan fungsi masing-masing:
1. Operational Database
Database ini biasa disebut sebagai Database OLTP (On-Line Transaction Processing)
yang berguna untuk mengelola data secara dinamis dan secara langsung (real-time).
Contoh DBMS untuk Operational Database adalah JSON dan XML

2. Database Warehouse
Basis data ini biasa digunakan untuk pelaporan dan analisis data. Komponen ini sering
dianggap sebagai inti dari Business Intelligence. Dapat dikatakan bahwa Database

5
 Warehouse merupakan Repositori Sentral data yang terpadu. Contoh DBMS dari
Database Warehouse adalah Microsoft SQL Server

3. Distributed Database
Distributed Database adalah basis data yang perangkat penyimpanannya tidak
terpasang pada perangkat komputer yang sama. Basis data tersebut disimpan di
beberapa perangkat komputer yang terletak di tempat yang sama atau tersebar melalui
jaringan komputer lainnya yang saling berhubungan. Contoh DBMS dari Distributed
Database adalah Microsoft Access.

4. Relational Database
Jenis database ini adalah jenis yang paling banyak digunakan oleh perusahaan karena
Relational Database adalah basis data yang mengorganisir berdasarkan model
hubungan data yang umumnya menggunakan Structured Query Language (SQL).

6
 Beberapa contoh DBMS pada jenis ini adalah MySQL, PostgreSQL, Oracle dan
MariaDB.

5. End-User Database
End-user Database adalah data yang dikembangkan oleh End-user, seperti dokumen,
spreadsheet, presentasi, dan multimedia. DBMS untuk jenis database ini adalah SQLite,
yaitu sistem manajemen basis data yang ada pada library pemrograman C. Berbeda
dengan sistem lainnya, SQLite bukan merupakan mesin database client server. SQLite
tertanam ke dalam program akhir sehingga cocok digunakan dalam mendukung
penyimpanan data akhir end user.

7
2.4 MICROSOFT ACCESS
Microsoft Access merupakan DBMS jenis Distributed Database yang menggabungkan
Microsoft Jet Database Engine dengan alat pengembang perangkat lunak. Microsoft Access
menyimpan data dengan formatnya sendiri. Melalui software ini pengguna dapat mengimpor
atau menghubungkan langsung ke data yang tersimpan di database lainnya.
Dengan melihat kegunaan dan jenis database yang dimiliki Microsoft Access, yaitu
Distributed Database, dapat disimpulkan penggunaan Microsoft Access dapat disimpan dan
digunakan dalam berbagai komputer tanpa memiliki komponen fisik. Melalui
administratornya, basis data dapat mendistribusikan sekumpulan data di beberapa lokasi yang
berada di server jaringan terorganisir. Karena sistem yang begitu unik, basis data terdistribusi
bisa meningkatkan kinerja bagi end user dengan membiarkan transaksi melalui proses mesin
yang banyak sehingga tidak fokus pada satu mesin saja.
Berikut adalah contoh gambar query pada MS Access:

8
 BAB III
STUDI KASUS PENGGUNAAN MS ACCESS

3.1 Gambaran Studi Kasus

Implementasi database dalam sebuah perusahaan memiliki peranan yang sangat
penting dalam pengelolaan untuk perusahaan tersebut. Database digunakan untuk menyimpan
data data yang sangat penting untuk perusahaan itu sendiri. Dengan menggunakan database
yang sangat kompleks, menggunakan database ini kita dapat melakukan pekerjaan dengan
sangat efisien dan dapat memberikan informasi yang akurat tentang hal hal yang dibutuhkan
dalam perusahaan tersebut. Contohnya dapat menemukan data data terkait informasi
karyawan. Dan studi kasus yang kami implementasikan adaalah penggunaan database dalam
runag lingkup hotel. Berikut adalah contoh implemen tasi penggunaan database dalam ruang
lingkup Perhotelan dengan Ms access :

1. Membuat Tabel :
Dalam studi kasus kami, kami membuat tabel sebanyak 4 tabel. Yaitu tabel tamu, kamar,
checkin, dan checkout.

9
“Tabel Tamu”

Dari tabel tersebut kita dapat melihat data data terkait tamu tamu yang ada di hotel.

10
“Tabel Kamar”

Tabel Kamar ini berisikan info info terkait jenis jenis kamar, biaya kamar, dan fasilitas
yang ada di kamar tersebut.

11
“Tabel CheckIn”

Tabel ini terkait tamu tamu yang CheckIn pada hotel yang berisikan tanggal.

12
“Tabel CheckOut”

Tabel ini terkait tamu tamu yangCheckOut pada hotel yang berisikan tanggal.

13
3.2 Contoh Penggunaan Database dengan Ms Access

Foto di atas adalah salah satu pengaplikasian database dengan ms access. Sama halnya
dengan software software lainnya, ms access dapat membuat sebuah data yang ingin di
tampilkan sesuai dengan yang kita mau dengan menggunakan Queries. Berikut contoh queris
yang telah di buat :

14
“Laporan CheckIn Tamu”

Dari queries di atas kita dapat menampilkan kapan tamu checkin, jenis kamar apa saja yang dipesan
dan lain lainnya (bisa lihat foto diatas).

15
“Laporan CheckOut Tamu”

Dari queries di atas kita dapat menggunakan queries untuk menghitung lamanya inap dari tamu
tamu tersebut, beserta tanggal checkout.

16
“Laporan Data Kamar”

17
“Laporan Pendapatan Hotel”

Queries yang digunakan di atas berupa untuk menghitung pendapatan dari hotel tersebut, dengan
menhgitung berapa lama tamu menginap dikalikan dengan jenis kamar yang di pesan.

18
“Total Biaya Tamu”

19
Selain dari penggunaan queries, kita dapat membuat reports dalam ms access. Berikut
contohnya :

20
21
 BAB IV
KESIMPULAN
Database adalah kumpulan data berupa tabel yang dikelola berdasarkan aturan dan
ketentuan tertentu. Database memiliki keterkaitan kuat terhadap bisnis dan perusahaan. Hal ini
dikarenakan:
1. Database memiliki informasi yang penting untuk perusahaan
2. Keputusan perusahaan dapat diambil melalui kesimpulan yang ditarik berdasarkan
analisis pada database
Database memiliki 5 jenis yang berbeda dengan fungsinya masing-masing. Setiap jenis
database mempunyai performa dan kecepatan proses yang berbeda. Berikut adalah jenis-jenis
dari database:
1. Operational Database
2. Database Warehouse
3. Distributed Database
4. Relational Database
5. End-user Database
Dengan memanfaatkan jenis database yang baik dan benar, perusahaan dapat memiliki
kemampuan baik dalam mengelola perusahaan dan karyawannya.
Untuk melakukan pengolahan database diperlukan software yang disebut sebagai DBMS
(Database Management System).

22