MICROSOFT ACCESS

Diajukan Guna Memenuhi Tugas Mata Kuliah Sistem Informasi KesehatanEpidemiologi

PAPER

Disusun oleh: Nur Laili Akhsani 102110101082

BAGIAN EPIDEMIOLOGI DAN BIOSTATISTIKA KEPENDUDUKAN FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS JEMBER 2013

MICROSOFT ACCESS A. Pengertian Microsoft Access yang merupakan bagian dari Microsoft Office adalah salah satu program pengelola data base yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Ms Access sangat membantu dalam mengolah sebuah basis data dengan ditunjang oleh interface yang mudah dimengerti. Kemudahan yang dapat diperoleh jika menggunakan Ms Access yaitu dapat membuat dan memodifikasi tabel, formulir entri data, laporan, melakukan proses penyortiran pengaturan data, mengelola database dengan cara mudah dan cepat, pembuatan dan modifikasi table data seta laporan pembuatan data kegiatan

sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan karyawan, dan sebagainya. Data base adalah sekumpulan data atau informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara siste-matik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu. Sebelum menggunakan Ms Access ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam merancang/mendesain database. Ada beberapa langkah dasar dalam perancangan database, yaitu : a) Apa tujuan membuat Database b) Tentukan tabel-tabel yang diperlukan dalam Database c) Tentukan field-field yang diperlukan dalam Tabel d) Identifikasi field-field yang memiliki nilai unik e) Tentukan nrelasi/hubungan antar tabel f) Buat desain Database g) Masukkan data dan buat obyek-obyek database lainnya (Table, Query, Form, Report dan Modul)

B. Object Ms. Access Terdapat beberapa objek database yang terdapat dalam Ms.Access: Tabel : kumpulan dari beberapa record dan fields atau sarana untuk menyimpan data yang telah diolah

Form : objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk tampilan formulir

Record : kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter-simpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus

Query : objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan suatu expresi

Report : digunakan untuk menampilkan data atau informasi dalam tata letak khusus dan mempunyai kemampuan kalkulasi terhadap sekelompok data terkait

Macros : rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain Modul : program kecil atau prosedur yang kegunaannya adalah untuk perancangan modul aplikasi pengolah database tingkat lanjut.

C. Fitur-Fitur pada Ms. Access 2010 Pada Ms. Access 2010 terdapat fitur-fitur baru yang tida ada pada versi sebelumnya, antara lain: 1) Calculated untuk jenis data pada Table Design Pada saat pembuatan tabel, kita dapat memasukkan rumus (expression) yang pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA. Misalkan field TOTAL = UNIT * HARGA 2) Navigation Control memungkinkan dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi database, hal ini sangat membantu jika akan membuat database Web. Dengan menambahkan control Navigasi ke halaman Home dari aplikasi,pengguna dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan antarmuka, intuitif tab. 3) Wes Database Access 2010 meggunakan aplikasi ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan dengan antar rekan kerja

untuk menggunakan database dalam browser Web, atau dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika akan merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server yang menjalankan SharePoint Layanan Access, kita dapat mengambil keuntungan dari metode penyebaran baru. 4) Data Macros mirip dengan pemicu dalam Ms.SQL Server, Macro Data memungkinkan untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang diubah dalam sebuah tabel. Kita dapat melampirkan macro langsung ke event tertentu, seperti After Insert, After Update atau dapat membuat macro mandiri data yang disebut Event.

D. Memulai Ms Access Klik Start All programs Microsoft Office Microsoft Access

E. Membuat File Database 1) Pilih Blank Database 2) Pada sisi kiri, isi File Name terlebih dahulu dan tentukan posisi direktori di mana file akan di simpan. Misal : akan di simpan di Data D: dengan file name LATIHAN. Maka caranya klik gambar Browse hingga muncul jendela File New Database

3) Pada file name ketik LATIHAN, klik OK

4) Kemudian klik tombol Create F. Membuat Tabel Ada 2 cara untuk membut file table, antara lain : 1. Memuat Tabel dengan Datasheet View Setelah membuat file database, maka dalam keadaan standar yang muncul pertama kali adalah objek tabel sudah tampil dala jendela Datasheet View

Ada beberapa tahapan jika ingin mengisi data pada jendela datasheet view seperti di atas, yaitu : a) Mengisi Data/Record : mengisi data atau record terlebih dalu pada kolom isian Click to Add, misalnya diisi dengan huruf ABCDEF, kemudian klik tanda panah/enter sehingga judul kolom Click to Add berubah menjadi Field1

b) Mengganti Nma Field : untuk mengganti nma field, missal field1 menjadi NAMA, klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketik NAMA lalu Enter atau dengn cara klik kanan lalu pilih Rename Field.

c) Menyimpan Tabel Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel : Klik tombol Save Toolbar Klik menu File lalu pilih Save Tekan tombol Ctrl+S Setelah memilih salah satu cara di atas, maka akan muncul kotak dialog Save As pada Quick Access

Pada Table Name, ketik nama file yang diinginkan, missal DATA PASIEN Klik OK

2. Membuat Tabel dengan Design View a) b) Klik tab Create Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Desain tabel

c) Pada jendela desain tabel akan diminta utuk membuat struktur tabel seperti tampilan di atas

d) Klik tombol

Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus

untuk mengisi data, hingga muncul kotak dialog Save As. e) Simpan nama filenya, lalu klik OK G. Mengolah Desain Tabel Pada jendela Design View, kita dapat membuat nama field (Field Name). memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties. 1. Nama Field (Field Name) Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat pembutan Field Name : a) Nama field tidak boleh ada yang sama dalam stu tabel b) Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinasi huruf, angka, spasi atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas () dan kurung siku ([])

Berikut ini adalah penjelasan beberapa property field yang biasa digunakan: Properties Field Size Keterangan Maksimum karakter yang akan dimasukkan ke field untuk text yaitu 255 karakter sedangkan untuk angka diberikan nilai single, integer, decimal dsb. Memberikan format data yang akan ditampilkan. Misalnya format untuk Currency, Scientific, Percent dsb Membentuk pola data yang akan dimasukkan ke field. Pola data digunakan untuk meminimalisir kesalahan input data. Nilai default diberikan dan selalu muncul ketika menambahkan record baru Mendefinisikan apakah field harus diisi atau tidak Mendefinisikan apakah field ini data index atau tidak Mendefinisikan berapa angka tempat decimal (tipe data angka/number) Format angka sewaktu ditampilkan (tipe data angka/number). Misalnya right, left, center dsb.

Format Input Mask

Defaultf Value Required Indexed Decimal Places Text Align

2. Tipe Data (Data Type) Data type untuk menentukan jenis data. Memilih salah satu jenis data yang bergantung pada isi data tersebut. Ada beberapa jenis data : Type Text Keterangan Berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung sampai 255 karakter Berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung sampai 65,536 karakter Angka yang dapat digunkan untuk operasi logika dan matematika. Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan julah digit tertentu Dapat menyimpan format tanggal dan waktu Dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya mencapai 4 desimal Dapat membuat penomoran secara otomtis, dengan syarat field tersebut harus menggunakan Primary Key Menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No, True/False atau On/Off Menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data yang dapat diambil dari aplikasi lain. Ukuran maksimal 2GB

Memo Number

Date/Time Currency Auto Number Yes/No OLE Object

Type Hyperlink

Attachment

Calculated

Lookup Wizard

Keterangan Berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar. Dapat koneksi sesuai alamat yang dituju, seperti alamat email, website, dan lain sebagainya Dapat menyimpan objek attachment, missal file Word, Excel, MP3 dll. Dapat mengedit mupun menyimpannya kembali ke bentuk semula Dapat menghitung operasi matematika, missal TOTAL sama dengan GAJI POKOK ditambah TUNJANGAN mka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN] Untuk membuat sebuh daftar pilihan dalam bentuk list box atau combo box

3. Keterangan (Description) Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam jendela datasheet sebuah tabel atau query. Boleh dikosongkan atau diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter. 4. Primary Key Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field kunci pengurutan data dari sebuah tabel. Untuk menetapkan field misal NO REGISTRASI dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah berikut ini: a) Aktifkan jendela Design View b) Pilih field yag akan dijadikan sebagai Primary Key c) Lalu klik tombol Primary Key pada group tools

Secara otomatis pada jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan berubah menjadi Yes (No Duplicated). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field Properties: No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan) Yes (Duplicated OK) artinya field tersebut secara otomatis diurutkan dan membolehkan memasukkan data yang sama Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis diurutkan namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

H. Aplikasi Microsoft Access di Bidang Kesehatan 1) Simpustronik : software yang dibngun menggunakan Ms.Access yang diperkaya dengan VBA (Visual Basic Access) sehingga tampilan dan formatnya menjadi powerful, dan juga dilengkapi dengan grafik dan pemetaan. 2) Pendaftaran dan pembayaran pasien

3) Data karyawan di pusesmas, rumah sakit, dinas kesehatan, dll 4) Menu data bangsal : untuk menambah atau menghapus bangsal-bangsal yang ada pada puskesmas 5) Menu data kamar : untuk memperlihatkan kamar-kamar yang tersedia pada ruang rawat inap. Use bisa melakukan penambahan, penghapusan dan pengeditan data 6) Menu data kelas kamar : menentukan harga dari tiap kamar tergantung jenis bangsal yang diinput 7) Menu data kategori tindakan : misalnya dalam kategori UGD terdapat beberapa tindakan seperti jahit luka, nebulator, dll. 8) Menu data tindakan : terdapat beberapa nama-nama tindakan berdasarkan kategori tindakan 9) Menu data dokter : untuk mengetahui nama-nama dokter yag bertugas 10) Menu data jenis penyakit : data dasat jenis penyakit yag ditangani di Puskesmas 11) Menu transaksi : misalkan pembayaran, transaksi rawat inap, dll 12) Menu rujukan pasien 13) Menu laporan : hasil rekapitulasi 14) KIUP (Kartu induk Utama Pasien) berbasis komputerisasi pada unit rekam medis : untuk pencarian noor rekam medis.

DAFTAR PUSTAKA Anonim. Microsoft Access 2010 plus SQL. http://ajengshilvie.files.wordpress.com/2013/03/modul-1-cfd.pdf (25/09/13) Anonim. Pengenalan Microsoft Access. http://deckynoviar.files.wordpress.com/2008/05/microsoft-access1.pdf (23/09/13) Oktamianiza, dkk. 2013. Efektifitas dan Efisiensi Penggunaan Aplikasi Microsoft Access Dalam Pelaksanaan KIUP di RSUD SawahluntoTahun 2012. Jurnal Momentum Vo.15 http://ejournal.itp.ac.id/index.php/momentum/article/download/99/97 (04/10/13) Setiawan, David. 2011. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rumah Sakit Rawat Inap di Puskesmas Grabag I Kabupaten Magelang. http://repository.amikom.ac.id/files/Publikasi_07.12_.2660_.pdf (03/10/13) Wahana, K. 2010. Membuat Aplikasi Database Terapan dengan Access 2010 (eBook) Jakarta : Elex Media Komputindo