LAPORAN PENGGUNAAN DATA BERBASIS MICROSOFT ACCESS

DISUSUN OLEH :
A SYIFA LAKSMI PUSPITA NUGRAHA
B11.2023.08576

MATA KULIAH :
PENGANTAR TEKNOLOGI INFORMASI

2023/2024
 Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis
data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan
perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari
beberapa aplikasi Microsoft Office, tentunya selain Microsoft
Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Aplikasi ini
menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga
menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan
pengguna. Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di
dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft
SQL Server, Oracle Database, atau semua kontainer basis data yang
mendukung standar ODBC.
 Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan
menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga
digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer
untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan
dan manipulasi data. Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data
untuk aplikasi Web dasar yang disimpan di dalam server yang
menjalankan Microsoft Internet Information Services (IIS) dan
menggunakan Microsoft Active Server Pages (ASP). Meskipun demikian,
penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada Microsoft SQL
Server yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi. Microsoft Access
kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi
yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi
sistem manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian,
tampilan muka Access (form, report, query, dan kode Visual Basic) yang
dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data yang sebenarnya
diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft
Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft
Access), Microsoft SQL Server,Oracle Database, dan beberapa produk
lainnya yang mendukung ODBC.
  MEMBUAT DATABASE

1. Klik tab File dan pilih "New". Basis data adalah tempat penyimpanan data
Anda dalam berbagai bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data
kosong, atau memilih dari template yang sudah ada.
2. Pilih blank database. Basis data kosong adalah basis data standar Access,
dan dianjurkan untuk penggunaan lokal. Membuat basis data lokal akan
menyertakan sebuah tabel. Anda boleh mengeklik template mana saja untuk
melihat pratinjau dan memeriksa kesesuaiannya lebih lanjut.

3. Berilah nama pada basis data dan klik create. Anda juga bisa mengubah
lokasi penyimpanan berkas sekarang, atau tetap menyimpannya di folder
untuk Microsoft Access.
4. Pahami berkas Access. Basis data Access adalah berkas yang menyimpan
seluruh informasi data Anda. Anda selanjutnya bisa menyimpan dan
mengerjakan data dengan beragam cara.
 MEMBUAT TABEL
Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat
dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel.
Karenanya, mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya
adalah proses yang mudah.

1. Buatlah tabel. Saat menambahkan data ke dalam basis data, Anda

perlu membuat satu tabel untuk tiap data yang Anda catat. Untuk
membuat tabel baru, klik tab Create kemudian klik Table. Anda
juga bisa mengeklik Table Design pada tab yang sama untuk
membuat tabel di Design View, yang memungkinkan Anda
memiliki kontrol yang lebih besar atas desain tabel.
2. Tambahkan field pada tabel. field pada dasarnya adalah kepala
kolom yang berisi satu tipe data seperti nama, usia, atau
alamat. Masing-masing field memiliki tipe data seperti "Short
Text," "Currency," atau "Long Date," yang kemudian diaplikasikan
ke nilai di dalamnya (dengan kata lain, nilai dari kolom). Untuk
menamai field, klik ganda kemudian ketikkan nama.
3. Masukkan nilai field. Nilai field adalah data individual yang
dimasukkan ke dalam field. Masing-masing "cell" adalah
nilai field yang berisi informasi relatif terhadap field (kolom) yang
diisinya. Misalnya, pada field "harga" masing-masing nilai field di
dalam kolom tersebut adalah harga harga yang berbeda.
 MEMBUAT FORM
cara menambah data pada basis data. Meskipun Anda bisa menambah data ke
basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan
data secara visual.

1. Pilih tabel yang ingin Anda buatkan form. Form memungkinkan

Anda untuk melihat data pada setiap field dan berpindah antara
entri serta membuat entri baru dengan cepat dan mudah. Form
sangat penting jika Anda memasukkan data dalam jangka waktu
lama, karena banyak orang menganggap penggunaannya lebih
mudah dari tabel.
2. Klik tombol Form di tab Create. Hal ini akan membuat form
berdasarkan field yang ada di tabel secara otomatis. Access
membuat field dengan ukuran yang cukup, namun Anda bisa
mengubah ukurannya dan memindahkan elemen pada form sesuka
hati.
3. Jelajahi form. Tombol arah di bagian bawah berguna untuk
berpindah antar entri. Kotak-kotak pada form akan terisi dengan
data anda saat akan berpindah antar entri. Anda bisa menggunakan
tombol di bagian pojok untuk berpindah ke data pertama atau
terakhir.

4. Klik tombol Datasheet untuk menggunakan tabel. Tombol ini

ada di bagian kiri atas, dan akan memungkinkan Anda memulai
mengubah isi data Anda dengan form.
5. Ubah record yang sudah ada. Anda bisa menyunting teks dalam
seluruh kotak pada setiap entri untuk mengubah data yang ada
pada tabel. Perubahan yang dibuat akan muncul langsung pada
tabel dan data terhubung.
6. Tambahkan record baru. Klik tombol "Add Record" dekat
tombol navigasi untuk membuat entri baru di akhir baris. Anda
bisa menggunakan kotak-kotak untuk memasukkan data pada
kotak kosong pada tabel. Hal ini adalah cara mudah menambahkan
informasi, alih-alih menggunakan tampilan tabel.

7. Simpan form setelah selesai. Pastikan Anda menyimpan form

dengan menekan Ctrl + S jadi Anda bisa mengaksesnya di
kemudian hari. Form akan muncul di bingkai navigasi di sebelah
kiri layar.
 MEMBUAT REPORT
Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data.
Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu,
seperti berapa banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan
pelanggan berada. Laporan didesain untuk dicetak.

1. Pilih tabel atau query. Laporan akan memungkinkan Anda

menampilkan rangkuman dari data. Laporan seringkali digunakan
untuk laporan gaji dan pengiriman, dan bisa disesuaikan untuk
penggunaan apapun. Laporan mengambil data dari tabel atau query
yang telah Anda buat.
2. Klik tab Create. Pilih jenis laporan yang ingin Anda buat. Ada
beberapa cara pembuatan laporan yang dapat Anda lakukan.
Access dapat membuat laporan untuk Anda secara otomatis, dan
Anda juga bisa membuat laporan khusus.

o Report - laporan secara otomatis akan dibuat dengan seluruh

data dari sumber. Tidak ada pengelompokan data di sini,
namun untuk basis data kecil jenis laporan ini mungkin
cocok untuk keperluan Anda.
o Blank report - Hal ini akan membuat laporan kosong yang
dapat Anda isi data sesuka hati. Anda bisa memilih
dari field yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
o Report Wizard - Panduan pembuatan laporan akan memandu
Anda pada proses pembuatan laporan, memungkinkan Anda
memilih dan mengelompokkan data, dan memformat data
tersebut.
3. Pilih sumber data untuk laporan kosong. Jika Anda memilih
untuk membuat laporan kosong, Anda harus memilih sumber
datanya. Pertama, klik tab Arrange, dan pilih Property Sheet. Atau,
Anda juga bisa menekan Alt+Enter.
4. Tambahkan field pada laporan. Setelah Anda memiliki sumber,
Anda bisa menambahkan field pada laporan. Klik tab "Format",
dan klik "Add Existing field". Daftar field akan muncul di bagian
kanan.

5. Kelompokkan laporan. Pengelompokkan memungkinkan Anda

untuk mengolah informasi dari laporan dengan cepat, karena data
terkait telah diatur. Misalnya, Anda mungkin ingin
mengelompokkan penjualan berdasarkan daerah atau penjualnya.
Pengelompokkan memungkinkan melakukan hal tersebut.
o Klik tab Design, dan klik "Group and Sort".
o Klik kanan di bagian manapun pada field yang ingin Anda
kelompokkan. Pilih "Group On" pada menu.
o Judul kepala akan ditambahkan pada kelompok. Anda bisa
menyesuaikan judul kepala untuk melabeli kelompok.
6. Simpan dan bagikan laporan. Setelah laporan Anda selesai,
Anda bisa menyimpan dan membagikan atau mencetaknya seperti
dokumen lain. Gunakan laporan untuk berbagi kinerja laporan
dengan investor, informasi kontak pada pekerja, dan lain-lain.