Dasar-dasar penggunaan Access

Microsoft Access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, di dalam sebuah
organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga
para programmer untuk membuat sebuah sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan
manipulasi data.). Microsoft Access kurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga
aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh banyak pengguna cenderung menggunakan solusi sistem
manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka Access (form,
report, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data
yang sebenarnya diproses oleh sistem manajemen basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet
Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft Access), Microsoft SQL Server,
Oracle Database, dan beberapa produk lainnya yang mendukung ODBC.
Fitur
Salah satu keunggulan Microsoft Access dilihat dari perspektif programmer adalah kompatibilitasnya
dengan bahasa pemrograman Structured Query Language (SQL); query dapat dilihat dan disunting
sebagai statemen-statemen SQL, dan statemen SQL dapat digunakan secara langsung di dalam Macro
dan VBA Module untuk secara langsung memanipulasi tabel data dalam Access. Para pengguna dapat
mencampurkan dan menggunakan kedua jenis bahasa tersebut (VBA dan Macro) untuk memprogram
form dan logika dan juga untuk mengaplikasikan konsep berorientasi objek. Microsoft SQL Server
Desktop Engine (MSDE) 2000, yang merupakan sebuah versi mini dari Microsoft SQL Server 2000,
dimasukkan ke dalam Office XP Developer Edition dan dapat digunakan oleh Microsoft Access
sebagai alternatif dari Microsoft Jet Database Engine.
Pengembangan dengan Access
Access mengizinkan pengembangan yang relatif cepat karena semua tabel basis data, kueri, form, dan
report disimpan di dalam berkas basis data miliknya (*.MDB). Untuk membuat Query, Access
menggunakan Query Design Grid, sebuah program berbasis grafis yang mengizinkan para
penggunanya untuk membuat query tanpa harus mengetahui bahasa pemrograman SQL. DI dalam
Query Design Grid, para pengguna dapat memperlihatkan tabel basis data sumber dari query, dan
memilih field-field mana yang hendak dikembalikan oleh proses dengan mengklik dan menyeretnya
ke dalam grid. Join juga dapat dibuat dengan cara mengklik dan menyeret field-field dalam tabel ke
dalam field dalam tabel lainnya. Access juga mengizinkan pengguna untuk melihat dan memanipulasi
kode SQL jika memang diperlukan. Bahasa pemrograman yang tersedia di dalam Access adalah
Microsoft Visual Basic for Applications (VBA), seperti halnya dalam beberapa aplikasi Microsoft
Office. Dua buah pustaka komponen Component Object Model (COM) untuk mengakses basis data
pun disediakan, yakni Data Access Object (DAO), yang hanya terdapat di dalam Access 97, dan
ActiveX Data Objects (ADO) yang tersedia dalam versi-versi Access terbaru.
Mandatory Access Control pada Sistem Data Base
Kemajuan dunia internet membuat dunia usaha sekarang ini mempunyai media baru dakam
menjalankan bisnis. E-Commerce adalah sebuah cara menjalankan bisnis dengan bantuan dunia
elektronik khususnya dunia internet. Proses bisnis tradisional yang lebih banyak menggunakan kertas
mulai ditinggalkan banyak organisasi. Dengan menggunakan internet dan komputer maka sumber
daya manusia, kecepatan, pembuatan keputusan, database dapat ditingkatkan. Data base merupakan
aplikasi yang hampir pasti digunakan pada setiap organisasi. Database terdahulu yang masih
menggunakan kertas sekarang telah
berubah dengan adanya komputer. Dari segi volume, manajemen data, kecepatan pencarian data akan
lebih baik. Aspek keamanan dari database menjadi pemikiran utama dari banyak organisasi.
Kebutuhan keamanan database menjadi penting karena nilai dari data yang disimpan sangat berharga
bagi organisasi tersebut. Tidak semua data mempunyai nilai yang sama. Setiap bagian data
mempunyai kepentingan dan nilai yang berbeda pula. Untuk itu diperlukan suatu metode pengaturan/
manajemen dari keamanan data. Hal ini penting karena untuk data dengan jumlah dan jenis yang besar
diperlukan manajemen data yang baik. Untuk data dengan kapasitas volume data yang relatif kecil
mungkin cukup dengan cara administrasi tunggal, dengan kata lain semua privelege dari data yang
disimpan diatur oleh seorang adminstrator. Masalah akan muncul jika volume data berkembang
menjadi sangat besar, maka manajemen dari data tersebut tidak cukup diatur oleh seorang
administrator saja. Diperlukan suatu teknik yang dapat mengakomodasi masalah ini. Discretory
Access Control (DAC) dan Mandatory Access Control ada dua jenis teknik yang digunakan untuk
mengatur acces control dari sebuah objek, dalam hal ini adalah database system.
Role Base Security
Role-base security adalah suatu teknik access control yang mempunyai banyak jenis hak akses pada
objek, setiap jenis hak akses mempunyai kemampuan atau hak yang berbeda beda. Dengan cara ini
maka dapat diatur sebuah skema untuk mengakses suatu obyek berdasarkan tingkat kepentingan.
Seseorang dengan hak akses hanya melihat(read), maka ia tidak dapat melakukan apapun terhadap
obyek tersebut, termasuk, mengubah, menghapus, dll. Dengan cara role-base ini maka privelege dari
suatu obyek dapat diatur dengan mudah selain itu perubahan dari hak akses dapat dilakukan jika ada
perubahan di kemudian hari.
Mandatory Access Control
Mandatory Access Control adalah sebuah teknik yang diimplementasikan oleh role-base security. Pada
MAC akses dari object (dalam hal ini database) diciptakan oeh subyek (pemakai/pembuat). Access
Control dapat diartikan juga sebagai security dengan jalan membatasi akses subyek terhadap obyek.
Subyek harus diberikan hak akses secara jelas tetang operasi apa saja yang mungkin dilakukan. Selain
itu juga harus ditentukan syarat (requirement) apa saja yang harus dipenuhi agar dapat mengakses
obyek. Sistem yang mengimplementasikan MAC memerlukan label untuk setiap obyek dan subyek,
label ini berguna sebagai identitas dari masing-masing subyek dan obyek. Keuntungan utama dari
implementasi Mandatory Access Cotrol adalah dapat menahan Trojan Horse, sebuah code/program
tersembunyi yang berusaha merusak/memanfaatkn obyek tanpa harus mempunyai hak akses terhadap
objek. Ada beberapa definisi yang perlu kita ketahui untuk pemahaman MAC ini:
Obyek : Entitas pasif, menyimpan informasi
Subyek : Entitas aktif, memanipulasi informasi
Label : Indentifikasi dari kerahasiaan object
Clearance : Menentukan kelas/bagaian yang paling rahasia untuk subyek
Permission : Menentukan operasi apa saja yang dapat dilakukan obyek terhadap subyek seperti, read,
write, append, execute
Contoh
Membuat Basis Data Baru
1. Klik tab File dan pilih "New". Basis data adalah tempat penyimpanan data anda dalam berbagai
bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data kosong, atau memilih dari template yang sudah
ada.
 Basis data kosong adalah basis data standar Access, dan dianjurkan untuk penggunaan lokal.
Membuat basis data lokal akan menyertakan sebuah tabel.
 Basis data web didesain untuk kompatibel dengan perangkat web Access. Membuat basis data
web akan menyertakan sebuah tabel.
 Template adalah basis data yang telah didesain untuk berbagai penggunaan. Pilihlah template
jika anda tidak ingin menghabiskan waktu mendesain basis data.
2. Berilah nama basis data. Setelah anda memilih jenis basis data, berikan nama yang mencerminkan
isinya. Hal ini sangat berguna jika anda akan bekerja dengan banyak basis data yang berbeda.
Masukkan nama basis data anda di kotak "File Name". Pilih "Create" untuk membuat berkas basis data

baru.

Menambahkan Data ke Basis Data

1. Tentukan struktur terbaik untuk data anda. Jika anda membuat basis data kosong, anda akan perlu
memikirkan cara mengatur data anda dan menambahkan struktur data yang tepat. Ada berbagai cara
untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:

 Tabel - Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat
dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel. Karenanya,
mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya adalah proses yang mudah.
 Form - Form adalah cara menambah data pada basis data anda. Meskipun anda bisa menambah
data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data
secara visual.
 Laporan - Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data anda.
Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa
banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan pelanggan berada. Laporan
didesain untuk dicetak.
  Query - Query adalah cara anda menerima dan memilah data. Anda dapat menggunakannya
untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai tabel. Anda juga bisa menggunakan query
untuk menambah dan memperbarui data.

2. Buatlah tabel pertama anda. Jika anda memulai basis data kosong, anda akan mulai dengan sebuah
tabel kosong. Anda bisa mulai memasukkan data di tabel ini, baik secara manual atau dengan
menyalinnya dari sumber lain.

 Setiap bagian data harus disimpan dalam kolom (field) tersendiri, sementara data harus
ditempatkan dalam barisnya masing-masing. Misalnya, data setiap konsumen disimpan dalam
sebuah baris, sementara field yang tersedia adalah informasi berbeda tentang konsumen
tersebut (nama depan, nama belakang, alamat email, dll)
 Anda bisa memberi nama label kolom untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap field.
Klik ganda kepala kolom untuk mengganti namanya.

3. impor data dari sumber lain. Jika anda ingin mengimpor dari berkas atau lokasi yang didukung,
anda dapat mengatur Access untuk menerima informasi tersebut dan menambahkannya pada basis data
anda. Hal ini berguna untuk menerima data dari server web atau sumber terbagi lainnya.

 Klik tab External Data

  Pilih jenis berkas yang ingin anda impor. Dalam bagian "Import and Link", anda akan melihat
beberapa pilihan jenis data. Anda bisa mengklik More untuk melihat lebih banyak pilihan.
ODBC artinya Open Database Connectivity, dan termasuk basis data seperti SQL.
 Jelajahi lokasi data. Jika data tersebut berada di server, anda perlu memasukkan alamat server.
 Pada jendela selanjutnya, pilih "Specify how and where you want to store the data in the
current database". Pilih "OK". Ikuti langkah-langkah untuk mengimpor data anda.

4. Tambahkan tabel lainnya. Anda akan ingin menyimpan catatan yang berbeda di basis data yang
berbeda. Hal ini akan membuat basis data anda berjalan dengan mulus. Contohnya, anda mungkin
memiliki tabel informasi pelanggan dan tabel lainnya untuk informasi pemesanan. Anda kemudian
bisa menautkan tabel informasi pelanggan ke tabel informasi pemesanan.
Pada bagian "Create" di tab Home, klik tombol "Table". Tabel baru akan muncul pada basis data anda.
Anda bisa memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti tabel pertama.

Bekerja dengan tabel di Ms.Access 2013

Setelah memiliki Blank Database, akan terlihat arsitektur Ms Accessseperti berikut:
2. Klik Create

1. Klik Table
Design
 Untuk mulai bekerja pada tabel :
1.Klik Table Design
2. Klik Create

2Akan tampil display seperti berikut :

1. Isilah Field
Name, Data type
dan Description

2. Sesuaikan Properties
Dari masing-masing Field

 Field Name, yaitu nama field. Field harus sesuai dengan maksud pembuatan table (lihat
kembali hasil normalisasi).
 Type Data, Yaitu jenis data dari field sebelah kirinya.
 Description (Optional), Yaitu tempat untuk mengisikan keterangan yang akan membantu
menjelaskan fungsi atau guna field yang bersangkutan. Boleh tidak diisi.

Data akan selalu tersimpan didalam table. Buatlah tabel sesuai dengan hasil normalisasi yang anda
buat. Berikut fungsi dari tipe data dan properti.
Tipe Data / Data Type
Data Type Keterangan Size
Short Text Teks, huruf, angka, symbol, yang tidak memerlukan perhitungan Max 255
matematik character
Long Text Teks dengan ukuran besar 65,535
 character
Number Angka dan simbol matematik yang memerlukan perhitungan matematik 1,2,4,8 or 16
byte
Date/time Tanggal dan jam, mulai dari tahun 100 hingga 9999 8 byte
Currency Nilai/mata uang. Keakuratan hingga 15 digit disebelah kiri tanda 8 byte
pecahan dan 4 digit disebelah kanan pecahan.
Auto Number Nilai urut , Read only 4 byte
Yes / No Menyimpan tanda ya atau tidak atau benar atau salah 1 byte
OLE Object Referensi OLE atau ActiveX yang dihubungkan ke Ms. Access Up to 1
Gigabyte
Hyperlink Refrensi lokasi dokumen atau alamat URL Up to 2048
character
Attachment Menyimpan attachment file dalam berbagai format
Calculated Fasilitas yang berguna untuk menghitung operasi matematika Antara
field yang satu dengan field yang lainnya.
Lookup Wizard Berhubungan dengan nilai pada tabel lain melalui list box atau combo Around 4byte
box

Properties
Data Type Tipe data, daftar data yang dapat dipilih pada tabel
Fieldsize Ukuran data, Khususnya tipe data Text, Numbers/Currency atau
AutoNumber
Format Bentuk tampilan untuk tipe data Number, Currency, Date/Time, Yes/No dan
Text
Inputmask Bentuk pemasukan data yang dilakukan oleh pemakai dalam kotak teks
Caption Menentukan judul objek
Default value Nilai bawaan yang akan dimasukkan ke field jika datanya tidak disebutkan
ketika record baru ditambahkan
Validation Rule Aturan yang harus dipenuhi ketika suatu data dimasukkan kedalam record
Validation Text Menentukan teks yang akan ditampilkan kalau suatu data tidak memenuhi
suatu aturan
Requaired Field yang harus diisi, tidak boleh Null
 AllowZeroLength Menentukan apakah field boleh diisi kosong atau tidak. Berlaku untuk tipe
data Text, Memo dan Hyperlink
Indexed Menentukan apakah file diindeks atau tidak
UnicodeCompressio Menentukan apakah data dengan tipe Text, Memo atau Hyperlink
n dikompres atau tidak.

Field Size untuk Jenis Bilangan

Byte Bilangan bulat 0-255
Integer Bilangan bulat dari -32.768-32.767
Long Integer Bilangan bulat dari sekitar -2 Milyar s.d. 2 Milyar
Single Bilangan nyata yang memiliki 7 digit signifikansi
Double Bilangan nyata yang memiliki sepuluh digitsignifikansi

Replication ID Membentuk pengenal yang unik dalam field sebagai

primary key

Setelah selesai mengisi Field Name, Data Type dan Properties , simpanlah tabel, dengan mengklik
tombol
 File 2.Klik Ok
 Save as
 Kemudian Ketikan
 Nama Table
 Klik
 OK
1. Ketik nama
tabel disini
Selanjutnya Ms.Access akan menanyakan apakah Anda akan meng-create Primary Key
 Klik Yes apabila Anda ingin meng-create-nya atau
 Klik No, apabila tidak akan meng-create-nya.

Klik Yes apabila akan

mengcreate Primary Key
Setelah Anda menutup Table, maka Anda akan kembali pada Menu ObjekMs Access. Pada Objek
Table akan terlihat nama File Table yang telah Anda Buat.

Nama tabel yang

telah dibuat

Untuk bekerja pada Table

 Klik Nama Table
 Klik Datasheet View /Open

Untuk meredesign table:

 Klik Nama Table
 Klik Design View
CONTOH
MEMBUAT DATABASE SISTEM INFORMASI MAHASISWA MENGGUNKAN MS.ACCESS
2013
Langkah 1: Jalankan Microsoft Access 2013

Langkah 2: Buatlah Database kosong menggunakan Blank dekstop database

Langkah 3: Buat nama untuk database dengan nama Sistem informasi Mahasiswa, kemudian Klik
Create

Langkah 4: Pada saat membuat database baru maka secara otomatis disertai dengan Tabel 1,
fungsinya untuk memasukan data yang akan dijadikan database. Untuk membuat Tabel baru, Klik
menu CREATE, Table. Langkah diatas digunakan untuk mengedit Desain Tabel, agar dapat mengisi
data yang diperlukan. Klik menu FIELDS, View, Design View.
Langkah 5: Masukan nama pada Tabel 1, Klik OK

Langkah 6 : Buatlah data untuk Tabel Mahasiswa (Diatas), untuk menggunakan Tipe data (Data type)
berupa angka, gunakan Number (Contoh : NIM Mahasiswa), dan Short Text atau Long Text untuk tipe
data teks. Untuk menulis tanggal gunakan Date/Time.

Langkah 7 : Tekan CTRL + S untuk menyimpan desain tabel yang dibuat. Pada menu DESIGN, Klik
View – Datasheet View untuk melihat desain tabel yang telah dibuat.
Langkah 8 : Buat Tabel kedua dengan cara yang sama. CREATE – Table

Langkah 9: Contoh Database/Table Sistem Informasi Mahasiswa.

Menggunakan Query di Ms. Access
Sebelum menginjak pada langkah-langkah mengelola query pada Ms. Access maka sebaiknya perlu
memahami atau mengerti apa itu Ms. Access. Ms. Acess adalah sebuah program aplikasi basis data
komputer relasional. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan
juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Selanjutnya Query
adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data tertentu yang
akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa tabel juga, jadi query adalah tabel yang
dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel,
dengan sumber dari tabel-tabel yang telah ada. Pembahasan selanjutnya yakni mengelola Query pada
Ms. Access. Perhatikan langkah-langkah dalam mengelola query pada Ms. Access (Contoh
Pengaplikasiannya melalui Microsoft Access 2010) sebagai berikut:
Langkah 1: Buka Ms. Access 2013 terlebih dahulu.

Langkah 2 : Buatlah Database kosong menggunakan Blank dekstop database

Langkah 3 : Buat nama untuk database dengan nama Sistem informasi Mahasiswa, kemudian Klik
Create

Membuat Query dengan Query Wizard

Langkah 1: Pilih Create -> pilih Query Wizard

Langkah 2 : Pilih Simple Query Wizard -> OK

Langkah 3 : Pada pilihan Table/Queries pilih tabel yang diinginkan misalnya Mahasiswa-> pilih field
yang diinginkan dengan menggunakan tombol (>) -> Next

Langkah 4 : Pilih Detail (data lengkap) atau Summary (rangkuman) -> Next
Langkah 5 : Ganti Judul Query sesuai keinginan -> open the query to view -> Finish

Membuat Query dengan Query Design

Langkah 1 : Pilih Create -> pilih Query Design

Langkah 2: Pilih Table -> Add

Langkah 3 : Sehingga ada tampilan sperti ini -> klik close
Langkah 4 : Selanjutnya pada jendela kerja Query dapat isi Field, Table -> centang pada kotak Show.
Hingga muncul seperti pada contoh berikut. Field yang diisi sesuai dengan yang diinginkan, dan Table
diisi darimana field itu didapat. Misalnya Field Mahasiswa diambil dari table Mahasiswa

Menampilkan Query
Langkah 1 : Klik Run/View
 Langkah 2 : hasilnya akan seperti ini

Membuat form di Ms. Access 2013

Form adalah sebuah objek database yang digunakan untuk membuat kontrol-kontrol untuk proses
memasukkan, memeriksa dan memperbarui data. Form juga merupakan tampilan yang
memperlihatkan data 1 record secara keseluruhan dalam tampilan yang lebih menarik dan dapat juga
untuk menambah, mengubah, ataupun menghapus data. Form dalam bahasa Indonesia berarti formulir
yang merupakan user interface yang digunakan oleh user sebagai media pengolahan database. Form
digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel
atau query. Untuk membuat form, ikuti langkah-langkah sebagai berikut.
Membuat Form Lewat “Form”

1. Klik tab Create » Form

2. Maka form akan otomatis dibuat oleh sistem. Kita hanya tinggal mengeditnya saja.

Membuat Form Lewat “Form Wizard”

1. Klik tab Create » Form Wizard. Maka akan muncul jendela Form Wizard.

2. Pada jendela tersebut, kita memilih kolom apa saja yang ingin kita masukkan ke dalam form dan
dari database mana kolom yang kita pilih.
Jika kita memilih kolom dari beberapa database, maka kita akan diarahkan ke kertas kerja form design
dan jika kita memilih kolom dari satu database saja, maka dengan otomatis, form akan dibuat oleh
sistem.

3. Setelah selesai memilih kolom, klik Next. Maka muncul jendela pemilihan layout. Pilih layout
sesuai dengan yang kita inginkan.

4. Klik Next » Finish pada jendela berikutnya

Membuat report di Ms. Access 2013
Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam bentuk
laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data yang digunakan
untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query. Report digunakan untuk menyajikan
laporan/informasi dalam format yang lebih mudah dibaca atau lebih profesonal. Ukuran dan tampilan
dalam report dapat dikonttrol sesuai dengan yang diinginkan, misalnya dalam bentuk label surat,
bentuk grafik. Di samping itu dapat ditambahkan control-kontrol khusus yang dapat memperindah
ilustrasi tampilan data, misalnya control image. Jika bekerja dengan report, maka anda dapat
menggunakan data-data dari table, query atau dari perintah SQL sebagai sumber datanya. Sedangkan
informasi lainnya dapat dimasukkan melalui Report Designer. Report dan data dapat dihubungkan
dengan menggunakan objek grafis yang yang dihubungkan dengan control. Kontrol ini dapat berupa
text box, misalnya untuk menampilkan data nim, nama, alamat, label untuk menampilan judul, line
untuk mengaur tampilan, dan lain-lain. Dalam report anda juga dapat mengatur elemen tambahan
seperti header laporan, header halaman dan footer halaman.
Langkah-langkah membuat Report sebagai berikut :
1. Klik Create lalu pilih Report Wizard

Lalu akan muncul tampilan seperti dibawah ini

2. Pilih tabel yang akan kita buat Report lalu masukkan semua Fieldnya, setelah itu klik Next

3. lalu akan muncul tampilan seperti dibawah ini, Klik Next

4. Lalu lagi seperti dibawah ini dan kemudian klik Next

5. Setelah itu pilih Layout dan Orientation untuk Report anda kemudian Klik Next

6. Setelah itu beri judul Report anda dan pilih Preview the Report untuk melihat hasil Report anda,
kemudian Klik Finish
Dan hasilnya akan seperti gambar dibawah ini