Materi Software Terapan (Table Dan Query)

BAB-I
DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS
1.1. Sekilat tentang Database

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan pernah terlepas dari data. Misalnya
saja data tentang mahasiswa, dosen, akademik, keuangan, stock barang, karyawan, gaji,
pasien, dan lain sebagainya.
Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file
datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh-
kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database,
kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan
yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.
1.1.1. Pengertian Database
Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi
yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang
lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk
menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut.
Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi

yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara siste-
matik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.
1.1.2. Tingkatan Database
Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda
bekerja di dalam program Access, antara lain :
Database
File
Record
Field
Character
Microsoft Access 2010 plus SQL 1

a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang
sejenis.
b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan ter-
simpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record
sekaligus.
c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang
dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric)
atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.
Field
Record
1.2. Mengenal Microsoft Access
Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah

digunakan, berorientasi visual dan berbasis Windows serta dapat diintegrasikan dengan
aplikasi lain terutama Visual Basic.
Dengan Microsoft Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel,

formulir entri data, query, laporan dan mengelola database dengan cara mudah dan
cepat. Pada saat Anda membuka maupun membuat database baru, maka akan tampak
tampilan Microsoft Access 2010 seperti berikut :
Quick Access
Tab Ribbon Title Bar
Toolbar
Menu File
Group
Navigation
Pane
Jendela
Datasheet
View
Record Aktif
Status Bar

1.3. Fitur-Fitur Microsoft Access 2010
Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada
versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain :
a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design.

Pada saat pembuatan tabel, Anda dapat memasukkan rumus (expression) yang
pada versi sebelumnya tidak dapat membuat atau menambahkan rumus dan hanya
bisa dilakukan pada Query, Control, Macro maupun Code VBA misalkan field TOTAL
= UNIT * HARGA
b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang
memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi
database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan
menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna
dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan
antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:
c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi
database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda
dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau
dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika
Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server
yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan
dari metode penyebaran baru.
d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data
memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang
diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event
tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat
membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.
e. Dan fitur-fitur lainnya.
1.4. Object Database Access
Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010,
antara lain :
a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan
data yang telah diolah.
b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting
dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat
memasukkan suatu expresi.
c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit
data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk
tampilan formulir.
d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau
informasi dalam bentuk laporan.
e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara
otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.
f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk
perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.
1.5. Menjalankan Program Microsoft Access 2010
Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat

dilakukan dengan beberapa cara :
a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010
b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul
tampilan jendela Microsoft Access 2010.

1.6. Membuat File Database
Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah

sebagai berikut :
a. Pilih Blank Database

b. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File New Database
c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:,
lalu buat folder Nama dan kelas Anda
d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
e. Klik tombol Create

1.7. Membuka File Database
Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-
nya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :
a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open
b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya
c. Klik tombol Open
d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau
diaktifkan sebelumnya.
e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan.
1.8. Menutup File Database
Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan
2 (dua) cara :
a. Klik menu File, Exit, atau;

b. Klik tombol x (close) pada jendela Microsoft Access

1.9. Membuat Tabel
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file
tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
1.9.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View
Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang
muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela
Datasheet View berikut :
Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view
seperti di atas, yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu
pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom
Click to Add berubah menjadi Field1.
b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik
dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau
dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.

c. Menyimpan Tabel
Ada beberapa cara untuk menyimpan tabel :
 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
 Klik tombol Office Button (Office 2007) atau menu File (Office 2010) lalu pilih
Save
 Tekan tombol Ctrl+S
 Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog
Save As :
 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

 Klik tombol OK
1.9.2. Membuat Tabel dengan Design View
Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan

dengan langkah sebagai berikut :
a. Klik tab Create

b. Pada kelompok Table, pilih dan klik Table Design, hingga muncul jendela Disain
tabel (struktur tabel) berikut :
c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel
seperti tampilan di atas :
d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi
data, hingga muncul kotak dialog Save As
e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.
f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.

1.10. Mengolah Desain Tabel
Pada jendela Design View, Anda dapat membuat nama field (Field Name),
memilih jenis data (Data Type), mengisi keterangan (Description), menetapkan field
kunci pengurutan data (Primary Key) dan mengatur data dengan Field Properties.
1.10.1. Nama Field (Field Name)
Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat
pembuatan Nama Field (Field Name) :
a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi
atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan
tanda kurung siku ([ ]).
1.10.2. Tipe Data (Data Type)
Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis
data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data
(Data Type) pada Access 2010 :
Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk
operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255
karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika.
Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data
yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar.
Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website,
dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip
dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya
Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK
ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder
diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box
Wizard atau combo box.

1.10.3. Keterangan (Description)
Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam
jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau
diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.
1.10.4. Primary Key
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field
kunci pengurutan data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah
berikut ini :
a. Aktifkan jendela Design View

b. Pilih field yang akan dijadikan sebagai Primary Key
c. Lalu Klik tombol Primary Key pada group Tools
Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka
secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan
berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field
Properties :
 No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

 Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan), dan
membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
 Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-urutkan),
namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.

PRAKTEK MODUL-1
1. Membuat File Database :
a. Jalankan program Microsoft Access

b. Pilih Blank Database
c. Klik tombol Open, hingga muncul jendela File New Database
d. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:,
lalu buat folder Nama dan kelas Anda
e. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
f. Klik tombol Create
2. Membuat File Tabel dengan Datasheet View
a. Ketik data berikut di bawah ini pada jendela datasheet view
b. Kemudian ganti field-field tersebut menjadi nama field-nya seperti yang tampak di
bawah ini, yaitu dengan cara klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam,
lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih
Rename Field. Silakan Anda ulangi langkah tersebut untuk mengganti field-field
yang lainnya.

c. Menyimpan Tabel
 Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar
 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI
 Klik tombol OK
TUGAS :
1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Table Design dengan struktur tabel
seperti berikut ini :
Ketentuan :
a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key
b. Simpan struktur di atas dengan nama file TUGAS MODUL-1, kemudian isikan
data-datanya seperti contoh berikut ini (Anda dapat mengubah datanya sesuai
dengan data Anda maupun teman-teman Anda) :

BAB-II
OPERASI TABEL
2.1. Modifikasi Tabel
Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel,
kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita rubah, misalnya mengganti field,
menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain.
2.1.1. Mengganti Nama Field (Field Name)
Misal : Ganti field GOL menjadi GOLONGAN

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI
b. Dalam keadaan Datasheet View, klik dua kali field GOL atau klik mouse kanan pada
field GOL lalu ketik GOLONGAN, tekan Enter, atau ;
c. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
d. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :
e. Blok atau seleksi field GOL lalu ketik menjadi GOLONGAN, lalu Enter
f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
2.1.2 Merubah Jenis Field (Data Type)
Misal : Rubah jenis field STATUS yang semula Text menjadi Yes/No
b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
c. Pada baris field STATUS dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Yes/No
d. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

2.1.3. Memindahkan Letak Field
Misal : Pindahkan letak field GOLONGAN (kolom-4) ke letak field STATUS (kolom-5)
b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field GOLONGAN
c. Tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan di sebelah kanan field STATUS,
hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field STATUS, lalu lepas mousnya,
atau ;
d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
e. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :
f. Blok atau seleksi field GOLONGAN

g. Kemudian tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan pada posisi field STATUS
hingga muncul garis horisontal di bawah field STATUS
h. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
2.1.4. Menyisipkan Field
Misal : Sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data
Text
b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field STATUS

c. Klik mouse kanan lalu pilih Insert Field, sehingga sebelum kolom STATUS akan di-
kosongkan satu kolom, atau ;
e. Blok atau seleksi field STATUS
f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Insert Rows atau klik mouse kanan
pilih Insert Rows. Sehingga akan dikosongkan satu baris
g. Silakan Anda sisipkan fild baru yaitu DEPARTEMEN pada Field Name
h. sedangkan pada Data Type pilih Text.
i. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
2.1.5. Menghapus Field
Misal : Hapus field DEPARTEMEN

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field DEPARTEMEN
c. Klik mouse kanan, lalu pilih Delete Field, atau;
e. Blok atau seleksi field DEPARTEMEN
f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Delete Rows atau klik mouse kanan
pilih Delete Rows. Sehingga field tersebut tidak tampak.
g. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
2.1.6. Membuat Lookup
Misal : Buat tombol pilihan DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan meng-
gunakan Lookup
a. Aktifkan file tabel yang akan Anda buat tombol, misal TABEL PEGAWAI
b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
c. Blok atau seleksi field STATUS

d. Klik Insert Rows atau klik mouse kanan, lalu pilih Insert Rows
e. Pada Field Name, ketik DEPARTEMEN
f. Pada Data Type, pilih Lookup, hingg muncul jendela Lookup Wizard berikut :
g. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the values that I want” artinya kita ingin mengisi
sendiri nilai-nilai yang ingin kita masukkan. Sedangkan apabila Anda memilih opsi
ke-2 “I want the lookup field to get the values from another table or query”
artinya kita ingin mendapatkan data dari tabel atau query yang telah ada atau
membuat lagi. Dalam hal ini, Anda pilih opsi ke-1
h. Tekan tombol Next
i. Pada Number of colums, Anda isikan 1 (tidak perlu diisi)

j. Pada kolom Col1, Anda ketikkan data seperti contoh di atas.
k. Klik tombol Next
l. Klik tomol Finish.

m. Klik tombol Design View, lalu muncul pesan konfirmasi jawab Yes
n. Perhatikan, apa yang terjadi pada tampilan Datasheet pada saat Anda akan mengisi
data DEPARTEMEN akan muncul tombol pilihan (combo box).
o. Silakan Anda isikan datanya.
2.2. Mengolah Data Record
Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data

rocord baru, menghapus data maupun pencarian data record.
2.2.1. Menambah Data Record
Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6
a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
b. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data record
baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong)
c. Kemudian ketikkan datanya, misal :
d. Klik tombol Design View

e. Kemudian Anda ubah Primary Key yang asalnya pada field ID, menjadi NIP
f. Klik tombol Datasheet View, jawab Yes. Apa yang terjadi ?, maka hasilnya akan
tampak seperti berikut :

2.2.2. Menghapus Data Record
Misal : Hapus data record-11

b. Seleksi atau blok record ke-11
c. Klik mouse kanan pada baris tersebut, pilih Delete Record. Atau tekan tombol
Delete pada keyboard, maka akan muncul konfirmasi berikut :
d. Jawab Yes.
2.2.3. Mencari Data
Misal : Mencari data pegawai dengan GOLONGAN = “III/A”

b. Seleksi atau blok field GOLONGAN
c. Tekan Ctrl+F, maka akan muncul kotak dialog :
d. Pada Find what, ketik III/a

e. Klik tombol Find Next, pencarian data record telah dilakukan
f. Jika data telah ditemukan untuk pencarian data berikuntya, klik tombol Find Next
terus sampai muncul konfirmasi berikut :
g. Klik tombol OK.
2.2.4. Mencari dan Mengganti Data
Misal : Ganti NAMA PEGAWAI = AHMAD menjadi ISKANDAR

b. Seleksi atau blok field NAMA PEGAWAI
c. Tekan Ctrl+H, maka akan muncul kotak dialog :
d. Pada Find What, ketik AHMAD
e. Pada Replace with, ketik ISKANDAR
f. Klik tombol Find Next lalu Replace
g. Klik x (close) untuk keluar dari jendela Find and Replace
2.3. Field Properties pada Table Design
Field Properties yang terdapat pada disain tabel (table design) digunakan untuk
mengatur format tampilan, seperti format angka, tanggal, lebar field (kolom), pemasuk-
an data (input mask), membatasi atau mengontrol pemasukan data (validation rule),
pesan kesalahan (validation text), pengaturan indeks (index), dan lain sebagainya.
2.3.1. Properti Field Size
Field size digunakan untuk menentukan berapa jumlah karakter maksimum pada
saat data dimasukkan. Dalam keadaan standar, lebar field yaitu 255. Umumnya field size
jenis datanya (data type) berbentuk Text.
2.3.2. Properti Format

Properti format digunakan untuk mengubah tampilan data dalam format yang
tetap pada saat Anda memasukkan data. Misal jenis data Number (Angka) dan
Date/Time.

Apabila Anda memformat tampilan Angka (Number), maka akan muncul
tampilan berikut :
Anda dapat memilih format tampilan Angka dengan menggunakan format satuan
(General Number), mata uang Dollar atau Rupiah (Currency), Euro, Fixed, Standard,
Percent atau Scientific.
Namun jika yang akan Anda atur adalah bentuk format Date/Tima, maka akan
muncul tampilan berikut :
Anda dapat memilih bentuk format tampilan khusus yang ada kaitannya dengan
jenis data Date/Time seperti di atas.
2.3.3. Properti Decimal Place
Anda dapat mengatur tampilan angka dengan format desimal yang diinginkan.
Dalam keadaan standar, tampilan angka tanpa desimal (auto). Anda dapat mengaturnya
pada field yang berjenis data Number maupun Currency, dengan maksimal tingkat
ketelitianny mencapai 15 digit.
2.3.4. Properti Input Mask
Input Mask digunakan untuk menentukan tampilan pada saat memasukkan data
di layar. Namun jika Anda menginginkan data Anda ditampilkan apa adanya saat di-
masukkan, Anda jangan menggunakan dan mengatur properti ini.
Misal Anda ingin memasukkan data GA-001-0 pada kolom atau field KODE, maka
penulisan pada properti Input Mask :

LL-999-9 atau LL-000-0
Artinya data yang dapat Anda masukkan adalah :
LL : dua karakter pertama harus berbentuk Label

999 atau 000 : tiga karakter kedua, harus berbentuk Angka
9 atau 0 : satu karakter terakhir, harus berbentuk Anga.
2.3.5. Properti Caption
Properti Caption digunakan untuk menempatkan keterangan sebagai judul

kolom, form atau laporan.
2.3.6. Properti Default Value
Default Value adalah nilai yang pertama kali muncul pada saat Anda menambah-
kan/memasukkan record ke field tersebut agar selalu ditampilkan lagi pada pengisian
record berikutnya. Pengisian default value umumnya untuk pengisian data yang sama.
Misal : semua nilai UAS untuk semester sekarang nilai ujiannya kebanyakan 80
2.3.7. Properti Validation Rule
Validation rule digunakan untuk membatasi atau mengontrol pemasukan data

pada field tertentu.
Kasus-1 : Misal Anda ingin membatasi field UNIT maksimum paling tinggi adalah 10,
bilamana pada saat Anda memasukkan data lebih dari angka tersebut, maka pada
program Access akan menolak dan muncul pesan kesalahan.

Masukkan perintah pada baris Validation Rule yaitu <=10 artinya pada saat Anda
memasukkan angka pada field UNIT harus di bawah angka 10, bilamana lebih dari 10,
maka akan ditolak.
Kasus-2 : Anda juga dapat memasukkan kriteria yang lainnya seperti misalnya NILAI UAS
antara 0 sampai dengan 100, maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :
Between 0 And 100
Kasus-3 : Data yang dapat dimasukkan pada field SKS adalah 2, 3, 4 atau 6. Maka
penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :
2 or 3 or 4 or 6
Kasus-4 : Pada field KODE berikan validasi, di mana KODE harus di awali dengan karakter
AA/AB/AC dan 4 digit terakhir harus berupa Angka. Terlebih dulu aktifkan field KODE,
lalu isilah pada :
 Input Mask : LL-9999
 Validation Rule : LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA”
Pada validation ruler, Anda dapat menggunakan fungsi-fungsi STRING seperti

fungsi LEFT, RIGHT dan MID tergantung dari kasusnya.
2.3.8. Properti Validation Text
Validation Text digunakan untuk memberikan pesan kesalahan pada validation

rule pada saat Anda memasukkan atau menambahkan data yang tidak sesuai dengan
batasan yang telah dibuat pada validation rule.
Misal :
 Nilai UAS yang boleh dimasukkan antara 0 sampai dengan 100
 Jika Anda memasukkan angka di luar batas tersebut, berikan pesan kesalahan :
“Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi !!!!”
Penyelasainnya :
 Aktifkan field NILAI UAS
 Pada baris Validation Rule, ketik : <=100 atau boleh Between 0 And 100
 Pada baris Validation Text, ketik : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi
!!!
2.3.9. Properti Required
Properti Required digunakan untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan
atau tidak pada saat pengisian record baru.

2.3.10. Properti Indexed
Properti Indexed digunakan untuk membuat indeks pada field ini. Ada tiga
pilihan pada Indexed, yaitu :
 Indexed  No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

 Indexed  Yes (Duplicate OK) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), dan membolehkan Anda memasukkan data yang sama.
 Indexed  Yes (No Duplicate) artinya field tersebut secara otomatis di indeks (di-
urutkan), namun tidak diperbolehkan memasukkan data yang sama.
2.4. Mengurut Data (Data Sort)

Mengurutukan data di mana data record akan diurutkan berdasarkan urutan
abjad atau nilai baik secara Ascending (menaik) maupun secara Descending (menurun).
Tampilkan file tabel DATA PEGAWAI berikut ini :
Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending
(dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z).
Langkah-langkahnya :
a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI
b. Pilih Sort A to Z
Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari
Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil).
Langkah-langkahnya :
a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK
b. Pilih Sort Larges to Smallest
2.5. Menyaring Data (Data Filter)

Menyaring data adalah menampilkan data-data record berdasarkan kriteria
tertentu. Dengan Filter, Anda dapat menyaring suatu data sehingga data dapat ditampil-
kan sesuai atau memenuhi kriteria penyaringan.
Anda dapat menyaring data record sesuai dengan jenis data. Ada 2 (dua) bentuk
penyaringan data pada datasheet view, yaitu :
a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan
pilihan contoh seperti berikut :
b. Bentuk Number (Angka), maka pada saat penyaringan data akan muncul Number
Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut :

PRAKTEK MODUL-2
1. Membuat File Database :
a. Jalankan program Microsoft Access

b. Buat file Database dengan nama file MODUL-2 pada folder Anda.
2. Mengimport File Tabel
Misal : Impor file semua file tabel (Data Mahasiswa dan Data Pegawai) yang ada pada
file Database MODUL-1, dengan langkah sebagai berikut :
a. Aktifkan tab External Data

b. Pada group Import & Link, pilih dan klik Access, hingga muncul tampilan berikut :
c. Klik tombol Browse, hingga muncul jendela File Open

d. Pindahkan letak direktorinya pada folder Anda, lalu pilih MODUL-1
e. Klik tombol Open, hingga kembali ke tampilan semula
f. Klik tombol OK
g. Klik tombol Select All untuk memilih semua file tabel

h. Klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

i. Aktifkan atau check list pada Save import steps
j. Klik tombol Save Import, maka pada jendela Navigation Pane, akan muncul dua
buah file tabel yaitu DATA MAHASISWA dan DATA PEGAWAI
3. Modifikasi Tabel
a. Aktifkan atau buka file tabel DATA PEGAWAI

b. Dalam keadaan jendela Design View, lakukan perubahan berikut pada struktur
tabel, antara lain :
 Rubah pada kolom Field Nama yaitu GOL menjadi GOLONGAN
 Rubah pada kolom Data Type untuk field name STATUS yang asalnya Text
menjadi Yes/No
 Tambahkan field baru setelah field NAMA PEGAWAI yaitu DEPARTEMEN
dengan data type Lookup Wizard. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the value
that I want”, klik tombol Next, lalu diisikan datanya :
 Klik tombol Finish

 Klik tombol Datasheet View, kemudian silakan Anda isikan data STATUS dan
DEPARTEMEN
 Jika muncul konfirmasi, jawab Yes beberapa kali.

4. Memformat Data
Misal : Format tampilan data GAJI POKOK ke dalam satuan mata uang Rupiah (Rp)
a. Klik tombol Design View
b. Pada jendela Field Properties, baris Format, pilih Currency
c. Tampilkan datanya dengan menekan tombol Datasheet View, maka tampilan data
GAJI POKOK telah diformat dengan Rp.
TUGAS :
1. Buat file tabel baru dengan nama DATA BARANG yang mempunyai struktur tabel
seperti berikut :
Ketentuan :
a. Gunakan field KODE sebagai Primary Key
b. Pada field KODE berikan validasi di mana KODE harus berawalan KE/SE/TA dan
tiga karakter terakhir berupa Angka
c. Bila data yang dimasukkan selain di atas, berikan peringatan :
Anda salah memasukkan KODE, silakan isikan 2 karakter pertama KE/SE/TA
d. Pada field NAMA BARANG, gunakan Lookup Wizard lalu diisi datanya KEMEJA,
SEPATU dan TAS
e. Pada field TOTAL HARGA diisi rumus [UNIT]*[HARGA SATUAN]
2. Kemudian isikan datanya seperti berikut :
Petunjuk :
Kolom TOTAL HARGA, tidak perlu diisikan datanya karena secara otomatis muncul
dengan sendirinya.
3. Mengcopy File Tabel

Kasus : Copy file tabel DATA BARANG sebanyak 3 kali, lalu rubah nama filenya
menjadi DATA BARANG-1, DATA BARANG-2 dan DATA BARANG-3, dengan cara :
a. Klik mouse kanan pada file tabel DATA BARANG
b. Pilih dan klik Copy
c. Letakkan di di bawah file tabel (di tempat yang kosong), klik mouse kanan lalu
klik Paste.
d. Pada Table Name, ganti nama filenya menjadi DATA BARANG-1
e. Klik tombol OK, silakan Anda ulangi kembali untuk file yang lainnya.
4. Mengurut Data (Data Sort)

Kasus : Urutkan data berdasarkan TOTAL HARGA secara Descending pada file DATA
BARANG-1
5. Menyaring Data (Filter Data)

Kasus-1 : Filter data berdasarkan UNIT di bawah sama dengan 25 pada file DATA
BARANG-2 (jika berhasil, akan muncul 6 record).
Kasus-2 : Filter data berdasarkan TOTAL HARGA antara 1,500,000 sampai dengan
5,000,000 pada file DATA BARANG-3 (jika berhasil, akan muncul 6 record).

BAB-3
MEMBUAT DAN MENGATUR QUERY
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga
hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa
tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan
tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel
yang telah ada.
Dengan query, Anda dapat menyortir data atau untuk menampilkan data-data
yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula).
3.1. Membuat Query

Sebelum Anda membuat query, sebagai ilustrasi misalkan ada 2 (dua) buah file
tabel yang akan digunakan pada pembuatan query, yaitu tabel kesatu MOBIL dan tabel
kedua yaitu JUAL.
File kesatu : MOBIL
Lalu isikan datanya seperti berikut :
File kedua : JUAL

Kemudian isikan datanya seperti berikut :
Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu :
3.1.1. Membuat Query dengan Query Wizard
a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih Query Wizard, hingga muncul tahapan berikut :
c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :

d. Pada kotak daftar pilihan Tables/Queries, pilih dan klik nama tabel atau query yang
diinginkan, misal :
 Tabel MOBIL, nama field-field yang diinginkan yaitu KODE, NAMA MOBIL dan
HARGA
 Tabel JUAL, nama field-field yang diinginkan yaitu NO URUT, PEMBELI, UNIT dan
TGL FAKTUR
e. Pada kotak daftar pilihan Available Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol
> untuk memilih field tertentu, klik tombo >> untuk memilih semua field, klik tombol
< untuk menghapus field tertentu, klik tombol << untuk menghapus semua field. Pilih
field-field di atas, sehingga urutan hasilnya setelah dipilih pada kotak Selected Fields,
hasilnya seperti berikut :
f. Klik tombol Next, hingga muncul tampilan berikutnya :
g. Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampil-
kan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau
Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of
every record).
h. Klik tombol Next, untuk menuju tahapan terakhir.

i. Pada What title do you want for your query?, isikan nama atau judul yang akan Anda
berikan pada query, misal QUERY KENDARAAN. Lalu pilih Open the query to view
information utuk menampilkan hasil query yang terbentuk.
j. Klik tombol Finish, hingga muncul tampilan akhir setelah dibuatkan query seperti
berikut ini :
3.1.2. Membuat Query dengan Query Design
a. Klik tab Create

b. Pada group Queries, pilih dan klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table
berikut :
c. Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu
klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.

d. Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Show Table, hingga tampilan akan
muncul seperti berikut :
Design Grid
atau QBE (Query
By Example) Grid
e. Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom
yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau
meletakkan field-field tersebut, di antaranya :
 Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya,
misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.
 Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada
kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.
 Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan
pada jendela QBE.
Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas,
maka akan tampak hasilnya seperti berikut :

3.2. Menyimpan Query
a. Klik tombol Save pada Quick Access Toolbar atau Ctrl+S, hingga muncul kotak
dialog Save As :
b. Pada Query Name, ketik nama filenya, misal : QUERY KENDARAAN

c. Klik tombol OK.
3.3. Menampilkan/Menjalankan Query

a. Klik tombol View, atau;
b. Klik tombol Run, sehingga muncul hasil query berikut :
3.4. Menampilkan Design Query
a. Klik tombol Design View, hingga kembali ke tampilan disain query berikut :

3.5. Menambah Tabel atau Query
Untuk menambahkan tabel atau query pada jendela desain query, lakukan
langkah berikut :
a. Tampilan harus dalam keadaan jendela Design View

b. Klik Show Table pada group Query Setup atau klik mouse kanan pilih Show Table,
hingga muncul jendela Show Table :
c. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau
klik dua kali nama file atau query-nya.
d. Klik tombol Close.
3.6. Menghapus Tabel atau Query
a. Tampilan harus dalam keadaan Design View

b. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda hapus
c. Tekan tombol Del pada keyboard atau klik mouse kanan pada tabel atau query yang
akan Anda hapus, lalu pilih Remove Table.
3.7. Mengatur Query
3.7.1. Menghapus Field dalam Query
Untuk menghapus field dalam rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :

b. Blok atau seleksi kolom field yang akan Anda hapus

c. Pada group Query Setup, klik Delete Columns, atau tekan tombol Del pada
Keyboard.
3.7.2. Menyisipkan Kolom dalam Query
Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query, ikuti
langkah berikut :
a. Tampilan jendela harus dalam keadan Design View

b. Blok atau seleksi di mana kolom tersebut akan dikosongkan
c. Pada group Query Setup, klik Insert Columns.
3.7.3. Mengurutkan Data Query
Untuk mengurut data, tidak hanya dapat dilakukan pada objek tabel, tapi di
dalam query juga dapat dilakukan baik mengurut data secara Ascending (menaik)
maupun Descending (menurun), dengan langkah sebagai berikut :
a. Tampilan jendela harus dalam keadaan Design View

b. Pada baris Sort, pilih kolom field yang akan Anda urutkan, misalkan pada field
Pembeli, hingga muncul tampilan berikut :
c. Pilih misal Ascending, maka begitu ditampilkan hasilnya pada kolom Pembeli sudah
diurutkan secara ascending.

3.7.4. Menyembunyikan Field pada Query
Dalam keadaan standar, semua field ditampilkan semua field dalam query. Anda
dapat menyembunyikan field-field tertentu dengan cara sebagai berikut :

b. Pada baris Show, hilangkan tanda centang (check list) pada kolom field mana yang
akan Anda sembunyikan.
3.7.5. Menentukan Kriteria Field Query (Filter)
Kriteria adalah pernyataan yang dapat diberikan untuk memberitahukan kepada

Microsoft Access data yang akan ditampilkan sesuai dengan yang diinginkan. Anda dapat
memasukkan kriteria untuk satu atau lebih field dalam query atau filter pada bagian
baris Criteria (kriteria)
Kasus-1 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama
mobilnya adalah AVANZA

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :
c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run, maka hasilnya akan
tampak berikut :

Kasus-2 : Misalkan tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di
atas sama dengan Rp. 170,000,000 (Rp. 170 jt)

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field HARGA, ketikkan seperti berikut :
c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run.
Kasus-3 : Misalkan tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5
sampai dengan 10.

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field UNIT, ketikkan seperti berikut :
Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut :
Kasus-4 : Misalkan tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-
TY atau X-004-DH

b. Pada baris Criteria dan pada kolom field KODE, ketikkan seperti berikut :

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or beirkut :
Kasus-5 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA
di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan baris Or kolom field HARGA,
ketikkan seperti berikut :
Kasus-6 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA
di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL dan HARGA, ketikkan seperti berikut :
Kasus-7 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf
pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z.

b. Pada baris Criteria dan Or kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :

Kasus-8 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf
ketiganya N.

b. Pada baris Criteria kolom field NAMA MOBIL, ketikkan seperti berikut :
Kasus-9 : Misalkan tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal
Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012

b. Pada baris Criteria kolom field TGL FAKTUR, ketikkan seperti berikut :
3.8. Parameter Query
Parameter Query adalah query yang jika dijalankan akan menampilkan sebuah
kotak dialog yang meminta pemakai memasukkan suatu informasi, seperti kriteria untuk
memperoleh sejumlah record atau suatu nilai yang ingin kita sisipkan dalam sebuah
field.

Parameter query juga merupakan alat bantu yang praktis jika digunakan sebagai
dasar untuk form atau report. Misal, Anda ingin menampilkan laporan pendapatan atau
pengeluaran Bulanan berdasarkan parameter query. Anda harus mengisi pada kotak
dialog bulan laporan yang akan dicetak pada laporan, dan Microsoft Access akan
mencetak data sesuai dengan kriteria pada saat pemasukan data yang dibuat oleh
parameter query tadi.
3.8.1. Membuat Parameter Query
Sebagai ilustrasi, kita akan membuat sebuah parameter query untuk

menampilkan kotak dialog sesuai dengan kriteria nanti pada saat pemasukan data.
a. Jendela harus dalam keadaan Design View

b. Pada baris Criteria dan kolom Nama Mobil, ketikkan seperti berikut :
c. Langkah berikutnya adalah menentukan tipe data dari parameter. Pada group
Show/Hide, pilih dan klik Parameters, hingga muncul jendela query parameters :
d. Pada kolom Parameter, ketik teks berikut : Ketikkan Nama Mobil dan pada kolom
tombol pilihan Data Type, pilih Text
e. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Query Parameter.
3.8.2. Menjalankan Parameter Query
a. Jendela dalam keadaan Design View

b. Klik tombol View atau Run, hingga muncul kotak dialog berikut :

c. Ketikkan nama mobil yang ingik Anda tampilkan recordnya, misal AVANZA, klik
tombol OK, maka hasilnya akan muncul nama mobil sesuai dengan kriteria yang
Anda masukkan pada kotak dialog Parameter.
Catatan :
Anda dapat mengoptimalkan parameter query dengan menggunakan operator pada
kriteria.
3.8.3. Menghapus Parameter Query
Untuk menghapus parameter yang telah aktif, hapus terlebih dulu parameter
yang telah dibuat pada baris Criteria, sedangkan untuk membersihkan parameter, pada
groun Show/Hide, klik Parameters, lalu pilih nama parameternya dan tekan tombol Del
pada keyboard, klik tombol OK.

PRAKTEK MODUL-3
1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-3 pada folder Anda
2. Buat 2 (dua) file Tabel, antara lain :
a. File kesatu : MOBIL
b. File kedua : JUAL

3. Buatlah file Query dengan nama file QUERY KENDARAAN menggunakan Query
Design, dengan langkah-langkah sebagai berikut :
a. Aktifkan tab Create
b. Pada group Queries, klik Query Design, hingga muncul jendela Show Table
c. Pilih kedua file tabel baik MOBIL maupun JUAL dengan menekan tombol Add
atau klik dua file tabelnya, lalu klik tombol Close.
d. Tempatkan field-field berikut pada jendela QBE, dengan cara klik dua kali field-
field yang terdapat di file MOBIL dan JUAL, sehingga hasilnya seperti yang
tampak di bawah ini :
e. Simpan terlebih dulu dengan nama file : QUERY KENDARAAN lalu tampilkan
dengan menekan tombol View atau Run.
4. Tampilkan data-data berikut ini berdasarkan Criteria, antara lain :
a. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah
AVANZA (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-1)
b. Tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama
dengan Rp. 170,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-2)
c. Tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5 sampai
dengan 10 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-3)

Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut :
d. Tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-TY atau X-
004-DH (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-4)
Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Or berikut :
e. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah
Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-5)
f. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA di bawah
Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-6)

g. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf pertamanya A
atau hurufnya terakhirnya Z. (jika berhasil, simpan File, Save Object As :
QUERY-7)
h. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N. (jika
berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-8)
i. Tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur
sebelum tanggal 15 Januari 2012 (jika berhasil, simpan File, Save Object As :
QUERY-9)
TUGAS :
1. Urutkan data berdasarkan field UNIT secara Descending. Jika Anda berhasil, maka
akan diurutkan berdasarkan UNIT dari yang terbesar hingga terkecil. (Simpan
dengan nama file : QUERY-10).
2. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang namanya diawali dengan huruf “A”
sampai “P”. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 9 record. (Simpan dengan nama
file : QUERY-11).
3. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang huruf ketujuhnya adalah huruf “A”.
Jika Anda berhasil, maka akan muncul 4 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-
12).

4. Tampilkan data berdasarkan field TGL FAKTUR antara tanggal 10/01/2012 sampai
dengan 20/01/2012. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 7 record. (Simpan
dengan nama file : QUERY-13).
5. Tampilkan data berdasarkan field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah sama
dengan Rp. 150.000.000 dan UNIT di atas sama dengan 10. Jika Anda berhasil, maka
akan muncul 5 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-14).
6. Buat kotak dialog dengan menggunakan Parameter berdasarkan TGL FAKTUR.

Masukkan teksnya pada baris Creteria [Ketikkan Tgl Faktur]
Simpan dengan nama file : QUERY-15

BAB-4
MENGOLAH QUERY
Dengan query, Anda selain dapat menggabungkan beberapa tabel ke dalam

suatu query, mengurut data, menyaring (filter) data sesuai dengan kriteria yang diingin-
kan, juga Anda dapat menambahkan field dengan rumus (formula) baik perhitungan
matematika maupun dengan menggunakan fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel, seperti
fungsi logika IF dan String.
4.1. Menambah Field dengan Rumus (Formula)
Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-
fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat
menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.
Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir
yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang
tampak di bawah ini :
Jika ditampilkan, maka akan muncul hasilnya seperti berikut :

Catatan :
 Jika yang muncul hasilnya berupa simbol # pada field TOTAL HARGA, artinya lebar
kolomnya tidak mencukupi, silakan Anda rubah lebar kolomnya.
 Anda dapat memasukkan field baru misalnya DISCOUNT yaitu 5% dikalikan TOTAL
HARGA.
4.2. Fungsi Logika
Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat
diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi
suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung
pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan
semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi
Logika.
Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang
menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi
yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.
Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah
suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
4.2.1. Ekspresi atau Pernyataan Logika
Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau
pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan
salah satu operator relasi (operator pembanding).
4.2.2. Operator Relasi
Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika,
diantaranya adalah sebagai berikut :
Operator Relasi Artinya

= Sama dengan
< Lebih kecil
> Lebih besar
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan

Selain pengujian fungsi-fungsi logikan dengan menggunakan operator relasi, Anda
juga dapat memanfaatkan operator logika, di mana operator ini akan menentukan
hubungan antara elemen-elemen yang diuji. Di dalam penggunaannya, fungsi logika
sering digunakan bersamaan dengan fungsi yang lainnya.
4.2.3. Fungsi Logika AND
Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan
akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.
Contoh Operator Logika AND :
DISCOUNT : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" And [UNIT]>=10,0.05,0)*TOTAL HARGA
4.2.4. Fungsi Logika OR
Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR,
sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya
SALAH.
Contoh Operator Logika OR :
HARGA SATUAN : IIf([NAMA MOBIL]="AVANZA" Or [NAMA MOBIL]="JAZZ",150000000,200000000)
4.2.5. Fungsi Logik IIF
Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2
(dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
a. Fungsi Logika IIF Tunggal
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang
mengandung beberapa perintah.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Tunggal
IIF(Ekspresi Logika, Perintah-1,Perintah-2)
Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan
dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang
akan dilaksanakan.

Contoh Kasus Fungsi Logika IF Tunggal :
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario,
sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung
Rumusnya adalah :
BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)
atau rumusnya terbalik yang lebih kecil yang diuji.
BONUS : IIF([UNIT]<15,”Sepeda Gunung”,”Honda Vario”)
Penulisan pada jendela QBE seperti berikut :
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
b. Fungsi Logika IIF Majemuk (IIF Nested)
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk
memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan
yang ditawarkan lebih dari dua.
Bentuk umum penulisan Fungsi Logika IIF Majemuk.

IIF(Ekspresi Logika-1, Perintah-1,IIF(Ekspresi Logika-2,Perintah-2, … ……
,IIF(Ekspresi Logika-n, Perintah-xn,yn)))
Contoh kasus Fungsi IIF Majemuk :
Isilah kolom DISCOUNT dengan ketentuan sebagai berikut :

 Jika TOTAL HARGA >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka DISCOUNT = 20%
dari TOTAL HARGA
 Jika TOTAL HARGA >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka DISCOUNT = 15%
dari TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka DISCOUNT = 10%
dari TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka DISCOUNT = 5% dari
TOTAL HARGA.
 Jika TOTAL HARGA < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka DISCOUNT = 0
Rumusnya adalah :
DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15,

IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL
HARGA]
Jika ditampilkan hasilnya seperti berikut :
4.3. Fungsi String
Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-
fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks
dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka
(alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.

Di dalam penulisan formula, setiap data yang berupa teks, harus diapit dengan
tanda petik (“). Pada umumnya fungsi string/teks digunakan untuk melengkapi fungsi-
fungsi lain seperti fungsi logika (kombinasi fungsi logika IIF dengan string). Sebenarnya
fungsi-fungsi string banyak sekali, namun yang sering digunakan pada Microsoft Access
di antaranya yaitu fungsi Left, Right dan Mid.
4.3.1. Fungsi Left
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah
kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Left :
LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
LEFT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada
field Nama Mobil.
4.3.2. Fungsi Right
Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
Bentuk umum penulisan Fungsi Right :
RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
RIGHT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field
Nama Mobil.
4.3.3. Fungsi Mid
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari
kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.

Bentuk umum penulisan Fungsi Mid :
MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)
Contoh rumus :
MID([NAMA MOBIL],3,1)
Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga
diambil dari field Nama Mobil.
4.4. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya
untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi
logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)
Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, seperti berikut :

Ketentuan :
a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil
karakter terakhir dari Kode, jika :
 Kode = D, maka Jenis Film = DVD
 Kode = V, maka Jenis Film = VCD
b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan,

diambil 1 karakter dari Kode, jika :
 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION
 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI
c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil
2 karakter dari Kode, jika :
 Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
Rumusnya adalah sebagai berikut :
JENIS FILM : IIf(Right([KODE],1)="V","VCD","DVD")
KATEGORI FILM : IIf(Mid([KODE],3,1)="A","ACTION",IIf(Mid([KODE],3,1)="C","CARTOON",

IIf(Mid([KODE],3,1)="D","DRAMA","KOMEDI")))
TAHUN BELI : IIf(Left([KODE],2)="10",2010,IIf(Left([KODE],2)="11",2011,2012))
Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :

4.5. Menghitung Total dalam Query
Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung
Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :

b. Pada group Records, klik Totals, hingga muncul di bawah baris New, muncul
Totals.
c. Pilih field mana yang akan Anda jumlahkan, misal HARGA.

d. Pada tombol pilihan muncul fungsi yang ingin Anda hitung, misal SUM. Maka secara
otomatis field HARGA akan dijumlahkan. Untuk menjumlahkan field-field yang
lainnya, klik tombol pilihan lalu pilih fungsi Sum.

4.6. Membuat Kriteria pada Kalkulasi Total
Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan,
dengan syarat Total-nya masih aktif.
Misal : Jumlahkan semua kendaraan yang NAMA MOBIL-nya adalah AVANZA

atau XENIA Caranya adalah sebagai berikut :

b. Pada baris Criteria, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan AVANZA, sedangkan pada
baris Or, kolom field NAMA MOBIL, ketikkan XENIA.
c. Jika ditampilkan, maka hasilnya akan tampak seperti berikut :

PRAKTEK MODUL-4
1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-4 pada folder Anda.
2. Kemudian import kedua file tabel yaitu MOBIL dan JUAL serta satu buah file query
yaitu QUERY KENDARAAN yang terdapat pada MODUL-3 (Petunjuk, lihat Bab-2
pada Praktek Modul-2 Mengimport File Tabel).
3. Buka atau aktifkan file QUERY KENDARAAN, lalu klik tombol Design View
a. Tambahkan field TOTAL HARGA di kolom terakhir (kolom 8) dengan ketentuan

TOTAL HARGA adalah HARGA dikalikan UNIT
Tulis rumus tersebut pada baris Field :
TOTAL : [HARGA]*[UNIT]
b. Tambahkan field BONUS di kolom terakhir (kolom 9) dengan ketentuan :

 Jika UNIT>=15, maka BONUS = HONDA VARIO
 Jika UNIT<15, maka BONUS = SEPEDA GUNUNG
BONUS : IIF([UNIT]>=15,”Honda Vario”,”Sepeda Gunung”)
c. Tambahkan field DISCOUNT di kolom terakhir (kolom 10) dengan ketentuan

sebagai berikut :

 Jika Total Harga >=2.500.000.000 (di atas = 2.5 M), maka Discount = 20%
dari Total Harga
 Jika Total Harga >= 2.000.000.000 (di atas = 2 M), maka Discount = 15%
dari Total Harga
 Jika Total Harga >= 1.500.000.000 (di atas 1.5 M), maka Discount = 10%
dari Total Harga
 Jika Total Harga >= 1.000.000.000 (di atas 1 M), maka Discount = 5% dari
Total Harga
 Jika Total Harga < 1.000.000.000 (di bawah 1 M), maka Discount = 0

DISCOUNT : IIf([TOTAL HARGA]>=2500000000,0.2,IIf([TOTAL HARGA]>=2000000000,0.15,
IIf([TOTAL HARGA]>=1500000000,0.1,IIf([TOTAL HARGA]>=1000000000,0.05,0))))*[TOTAL
HARGA]
d. Tambahkan field HARGA BERSIH di kolom terakhir (kolom 11) dengan ketentuan
sebagai berikut : HARGA BERSIH yaitu TOTAL HARGA dikurangi DISCOUNT
HARGA BERSIH : [TOTAL HARGA]-[DISCOUNT]
e. Jika telah berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY KENDARAAN-1)

TUGAS :
1. Buat file Tabel baru dengan nama RENTAL, di mana struktur tabelnya adalah seperti
yang tampak di bawah ini :
2. Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, kemudian tampilkan semua field
pada jendela QBE seperti berikut :

Ketentuan :
a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil
karakter terakhir dari Kode, jika :
 Kode = D, maka Jenis Film = DVD
 Kode = V, maka Jenis Film = VCD
b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil
1 karakter dari Kode, jika :
 Kode = A, maka Kategori Film = ACTION
 Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
 Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
 Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI
c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2
karakter dari Kode, jika :
Sehingga hasil akhirnya seperti berikut :
d. Tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu HARGA SEWA, dengan ketentuan
sebagai berikut :
 Jika Kode = V, maka Harga Sewa = 1000
 Jika Kode = D, maka Harga Sewa = 2000

Materi Software Terapan (Table Dan Query)

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Software Terapan (Table Dan Query)

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

BAB-I

DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS

1.1. Sekilat tentang Database

1.1.1. Pengertian Database

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi

1.1.2. Tingkatan Database

Microsoft Access 2010 plus SQL 1

1.2. Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access merupakan program database yang cukup populer, mudah

Dengan Microsoft Access, Anda dapat membuat dan memodifikasi tabel,

Microsoft Access 2010 plus SQL 2

a. Calculated untuk jenis data (Data Type) pada Table Design.

1.5. Menjalankan Program Microsoft Access 2010

Untuk menjalankan atau mengaktifkan progam Microsoft Access 2010, dapat

Microsoft Access 2010 plus SQL 4

Untuk membuat file database baru, dapat dilakukan dengan langkah-langkah

a. Pilih Blank Database

Microsoft Access 2010 plus SQL 5

a. Klik menu File, Open, hingga muncul jendela Open

1.8. Menutup File Database

a. Klik menu File, Exit, atau;

Microsoft Access 2010 plus SQL 6

1.9.1. Membuat Tabel dengan Datasheet View

Microsoft Access 2010 plus SQL 7

 Pada Table Name, ketik nama filenya, misal DATA PEGAWAI

1.9.2. Membuat Tabel dengan Design View

Untuk membuat Tabel dengan menggunakan Design View, dapat dilakukan

a. Klik tab Create

Microsoft Access 2010 plus SQL 8

1.10.1. Nama Field (Field Name)

1.10.2. Tipe Data (Data Type)

Microsoft Access 2010 plus SQL 9

1.10.4. Primary Key

a. Aktifkan jendela Design View

 No artinya field tersebut tidak di indeks (diurutkan)

Microsoft Access 2010 plus SQL 10

1. Membuat File Database :

a. Jalankan program Microsoft Access

2. Membuat File Tabel dengan Datasheet View

a. Ketik data berikut di bawah ini pada jendela datasheet view

Microsoft Access 2010 plus SQL 11

Microsoft Access 2010 plus SQL 12

2.1. Modifikasi Tabel

2.1.1. Mengganti Nama Field (Field Name)

Misal : Ganti field GOL menjadi GOLONGAN

2.1.2 Merubah Jenis Field (Data Type)

Microsoft Access 2010 plus SQL 13

f. Blok atau seleksi field GOLONGAN

2.1.4. Menyisipkan Field

Microsoft Access 2010 plus SQL 14

2.1.5. Menghapus Field

Misal : Hapus field DEPARTEMEN

2.1.6. Membuat Lookup

Microsoft Access 2010 plus SQL 15

i. Pada Number of colums, Anda isikan 1 (tidak perlu diisi)

l. Klik tomol Finish.

Microsoft Access 2010 plus SQL 16

o. Silakan Anda isikan datanya.

2.2. Mengolah Data Record

Proses pengolahan data record biasanya berkaitan dengan menambah data

2.2.1. Menambah Data Record

d. Klik tombol Design View

Microsoft Access 2010 plus SQL 17