BAB I

DATABASE DAN MENGENAL MICROSOFT ACCESS

A. Konsep Dasar Basis Data (Database)

Dalam kehidupan sehari-hari, kita selalu berhubungan dengan data. Contoh data
dalam kehidupan sehari-hari adalah data tentang mahasiswa, pelanggan, kontak di
handphone, kependudukan, stok barang, penjualan dan lain sebagainya.

Agar data tersebut lebih bermanfaat, maka harus dikelola atau diorganisasikan
dengan baik oleh suatu sistem yang sering dikenal dengan Sistem Manajemen Database
(DBMS). Sistem Manajemen Database ini biasanya berjalan di dalam suatu perangkat keras
salah satunya adalah komputer. Dengan adanya Sistem Manajemen Database, kita akan lebih
mudah menambah, mengedit, menghapus, mengurutkan, menampilkan data sesuai dengan
kebutuhan.

1. Pengertian Data dan Database

Data adalah sekumpulan keterangan ataupun fakta yang dibuat dengan kata-kata,
kalimat, simbol, angka, dan lainnya.

Database atau sering juga disebut Basis Data adalah sekumpulan data atau infomasi yang
terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan lainnya yang
tersimpan secara sistematis sehingga mempermudah kita dalam mengelola data atau
informasi tersebut.

2. Tingkatan Database
Dari pengertian data dan database di atas, ada beberapa tingkatan database yang perlu
diketahui pada saat mengelola data dengan Sistem Manajeman Basis Data (DBMS), antara
lain
 • File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis.
• Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan
dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record sekaligus.
• Field merupakan tempat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang
dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.
• Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau
karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

B. Pengenalan Microsoft Access 2019

Microsoft Access merupakan salah satu aplikasi pengolahan basis data/database yang
dapat mengolah berbagai jenis data dan membuat hasil akhir berupa laporan dengan
tampilan yang lebih menarik serta berbagai fitur-fitur lainnya untuk mempermudah dalam
proses pengolahan data .

1. Tampilan Microsoft Access 2019

Quick Access
Toolbar Title Bar
Tab Ribbon
Menu File

Group

Navigation
Pane
Jendela
Datasheet
View

Record Aktif
Status Bar
2. Object Database Access
Terdapat beberapa objek database yang tedapat pada Microsft Access, antara lain :
a. Tables adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan data.
b. Queries adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting dan
menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat memasukkan
suatu ekspresi.
c. Form adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data
atau informasi yang ada di dalam suatu database dengan menggunakan bentuk
tampilan formulir.
d. Report adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau
informasi dalam bentuk laporan.
e. Macros adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara
otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar dan lain-lain.
f. Moduls adalah program kecil atau prosedur yang kegunaannya adalah untuk
perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.

3. Membuat, Menyimpan dan Membuka Database dengan Access

Beberapa cara menjalankan Program Microsoft Access 2019 adalah sebagai berikut :

a. Klik logo Windows (sudut kiri bawah) – pilih Program Access

b. Double Click icon Access di Desktop

Tampilan pertama saat program dijalankan adalah sebagai berikut :

Langkah-langkah untuk membuat dan menyimpan database adalah sebagai berikut :

1. Pada tampilan awal MS Access klik pilihan Blank Database atau klik menu File – New –
pilih Blank Database, maka akan muncul tampilan seperti gambar di bawah ini.

2. Kemudian ketik nama database yang ingin dibuat pada textbox File Name, pilih lokasi
penyimpanan, lalu klik tombol Create, maka akan muncul tampilan seperti gambar di
bawah ini.

3. File database sudah tersimpan sesuai dengan nama file dan lokasi penyimpanan yang
telah ditentukan dengan ekstensi “[nama_file].accdb”.
4. Untuk membuka file database yang telah disimpan, pilih menu File – Open, pilih lokasi
penyimpanan file database yang ingin dibuka, kemudian klik file database yang ingin
dibuka.