Agar data lebih bermanfaat, maka data harud diorganisasikan dalam suatu file
datababase. Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh-
kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database,
kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan
yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi
yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan antara satu dengan yang
lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk
menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel-tabel tersebut.
Ada beberapa tingkatan Database yang perlu diketahui pada saat nanti Anda
bekerja di dalam program Access, antara lain :
Database
File
Record
Field
Character
Record Field
Menu File
Group
Navigation
Pane
Jendela
Datasheet
View
Record Aktif
Status Bar
Pada Microsoft 2010, di mana terdapat fitur-fitur baru yang tidak terdapat pada
versi Microsoft Access sebelumnya, antara lain :
b. Navigation Control. Access 2010 memiliki fitur kontrol navigasi baru, yang
memungkinkan Anda dengan cepat menambahkan navigasi dasar untuk aplikasi
database, dan ini sangat membantu jika Anda membuat database Web. Dengan
menambahkan kontrol Navigasi ke halaman "Home" dari aplikasi Anda, pengguna
dapat dengan cepat beralih antara form dan laporan dengan menggunakan
antarmuka, intuitif tab, seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut:
c. Web Database Access 2010 memiliki cara baru untuk menggunakan aplikasi
database ke server SharePoint sebagai database Web. Hal ini memungkinkan Anda
dan rekan kerja Anda untuk menggunakan database dalam browser Web, atau
dengan menggunakan Access 2010 untuk membukanya dari situs SharePoint. Jika
Anda merancang database untuk web-kompatibel, dan memiliki akses ke server
yang menjalankan SharePoint Layanan Access, Anda dapat mengambil keuntungan
dari metode penyebaran baru.
d. Data Macros. Mirip dengan "pemicu" dalam Microsoft SQL Server, macro Data
memungkinkan Anda untuk melaksanakan tugas pemrograman setiap kali data yang
diubah dalam sebuah tabel. Anda dapat melampirkan macro langsung ke event
tertentu, seperti After Insert, After Update, atau Before Change, atau Anda dapat
membuat macro mandiri data yang disebut dari Event.
e. Dan fitur-fitur lainnya.
Terdapat beberapa objek database yang terdapat pada Microsoft Access 2010,
antara lain :
a. Tables, adalah objek database yang digunakan sebagai sarana untuk menyimpan
data yang telah diolah.
b. Queries, adalah objek database yang berfungsi untuk menampilkan, menyunting
dan menyaring suatu data sesuai dengan kriteria yang diinginkan serta dapat
memasukkan suatu expresi.
c. Form, adalah objek database yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit
data atau informasi yang ada dalam suatu database dengan menggunakan bentuk
tampilan formulir.
d. Report, adalah objek database yang digunakan untuk menampilkan data atau
informasi dalam bentuk laporan.
e. Macros, adalah rangkaian perintah yang dapat disimpan dan dijalankan secara
otomatis, misalnya membuka form, mencetak laporan di layar, dan lain-lain.
f. Moduls, adalah program kecil atau procedur yang kegunaannya adalah untuk
perancangan modul aplikasi pengolahan database tingkat lanjut.
a. Klik tombol Start, All Programs, Microsoft Office, Microsoft Access 2010
b. Atau klik dua kali icon Microsoft Access pada jendela desktop, sehingga muncul
tampilan jendela Microsoft Access 2010.
c. Pindahkan letak direktori atau drive-nya ke data kerja Anda di Data D: atau Data E:,
lalu buat folder Nama dan kelas Anda
d. Pada File Name, ketik MODUL-1, higga kembali ke tampilan semula
e. Klik tombol Create
Untuk membuka atau mengaktikan file database yang telah Anda buat sebelum-
nya pada data kerja, dapat dilakukan dengan langkah berikut :
b. Pindahkan letak direktori di mana data tersebut disimpan, lalu pilih nama filenya
c. Klik tombol Open
d. Atau klik menu File, Recent, untuk membuka file database yang telah dibuka atau
diaktifkan sebelumnya.
e. Kemudian pilih dan klik file mana saja yang akan Anda buka atau aktifkan.
Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan
2 (dua) cara :
Setelah Anda membuat file Database, tahapan berikutnya adalah membuat file
tabel. Ada 2 (dua) cara untuk membuat file Tabel, antara lain :
Dalam keadaan standar, setelah Anda membuat file database, maka yang
muncul pertama kali yang aktif adalah objek tabel sudah tampil dalam jendela
Datasheet View berikut :
Ada beberapa tahapan jika Anda ingin mengisi data pada jendela datasheet view
seperti di atas, yaitu :
a. Mengisi Data/Record : Anda diminta untuk mengisi data atau record terlebih dulu
pada kolom isian Clik to Add, misalnya diisi dengan angka 12345, hingga judul kolom
Click to Add berubah menjadi Field1.
b. Mengganti Nama Field : untuk mengganti nama field, misal Field1 menjadi NIP, klik
dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam, lalu ketikkan NIP lalu Enter atau
dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih Rename Field.
Jika Anda memilih salah satu perintah di atas, maka akan muncul kotak dialog
Save As :
c. Pada jendela disain tabel, Anda diminta terlebih dulu untuk membuat struktur tabel
seperti tampilan di atas :
d. Klik tombol Datasheet View untuk menyimpan dan sekaligus untuk mengisi
data, hingga muncul kotak dialog Save As
e. Simpan nama filenya, lalu klik tombol OK.
f. Pada jendela Datasheet View, silakan Anda isikan data-datanya.
Field Name digunakan untuk memasukkan nama field yang akan dibuat. Syarat
pembuatan Nama Field (Field Name) :
a. Nama field tidak boleh ada yang sama dalam satu tabel.
b. Maksimum nama field 64 karakter, dapat berupa kombinanasi huruf, angka, spasi
atau karakter khusus, kecuali tanda titik (.), tanda seru (!), tanda petik atas (‘) dan
tanda kurung siku ([ ]).
Data Type untuk menentukan jenis data. Anda dapat memilih salah satu jenis
data yang mana pilihannya tergantung dari isi data tersebut. Ada beberapa jenis data
(Data Type) pada Access 2010 :
Tipe Ketarangan
Text Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya yang tidak digunakan untuk
operasi logika dan matematika. Jenis data ini dapat menampung data sampai 255
karakter.
Memo Jenis data yang berisi teks atau angka atau karakter lainnya dan dapat menampung
data sampai 65,536 karakter.
Number Jenis data berupa angka yang dapat digunakan untuk operasi logika dan matematika.
Ada beberapa pilihan ukuran bilangan dan jumlah digit tertentu.
Date/Time Jenis data yang dapat menyimpan format tanggal dan waktu
Currency Jenis data yang dapat menyimpan format mata uang dan tingkat ketelitiannya
mencapai 4 decimal
AutoNumber Jenis data yang dapat membuat penomoran secara otomatis, dengan syarat field
tersebut harus menggunakan Primary Key
Yes/No Jenis data yang dapat menampung salah satu data dari dua pilihan yaitu Yes/No,
True/False atau On/Off
OLE Object Jenis data yang dapat menampung objek berupa gambar, grafik, suara, video atau data
yang dapat diambol dari aplikasi lain. Ukuran maksimum adalah 2 GB
Hyperlink Jenis data yang berisi khusus untuk mengkoneksikan antar data dengan interface luar.
Anda dapat koneksi sesuai dengan alamat yang dituju, seperti alamat email, website,
dan lain sebagainya
Attachment Jenis data yang dapat menyimpan objek attachment, misal file Word, Excel, MP3, Zip
dan lainnya. Anda dapat mengedit maupun menyimpannya kembali ke bentuk semula
Calculated Jenis data ini terdapat pada versi Access 2010 (versi sebelumnya tidak ada), tujuannya
Anda dapat menghitung operasi matematika, misal TOTAL sama dengan GAJI POKOK
ditambah TUNJANGAN, maka pada field TOTAL dan pada jendela Expression Builder
diisi [GAJI POKOK]+[TUNJANGAN]
Lookup Jenis data yang digunakan untuk membuat sebuah daftar pilihan dalam bentuk list box
Wizard atau combo box.
Description untuk menampilkan teks keterangan pada bagian status bar dalam
jendela datasheet sebuah tabel atau query. Dalam hal ini, Anda boleh dikosongkan atau
diisi keterangannya. Jumlah teks yang dapat diisi maksimum 255 karakter.
Primary Key adalah field yang digunakan sebagai field indeks utama atau field
kunci pengurutan data dari sebuah tabel.
Untuk menetapkan field misal NIM dibuatkan Primary Key, maka lakukan langkah
berikut ini :
Apabila Anda menetapkan field NIM dengan menggunakan Primary Key, maka
secara otomatis pada Jendela Field Properties, baris Indexed yang semula No akan
berubah menjadi Yes (No Duplicate). Ada 3 pilihan pada baris Indexed di jendela Field
Properties :
b. Kemudian ganti field-field tersebut menjadi nama field-nya seperti yang tampak di
bawah ini, yaitu dengan cara klik dua kali Field1 hingga muncul blok warna hitam,
lalu ketikkan NIP lalu Enter atau dengan cara lain klik mouse kanan lalu pilih
Rename Field. Silakan Anda ulangi langkah tersebut untuk mengganti field-field
yang lainnya.
TUGAS :
1. Buat file Tabel baru dengan menggunakan Table Design dengan struktur tabel
seperti berikut ini :
Ketentuan :
a. Gunakan field NIM sebagai Primary Key
b. Simpan struktur di atas dengan nama file TUGAS MODUL-1, kemudian isikan
data-datanya seperti contoh berikut ini (Anda dapat mengubah datanya sesuai
dengan data Anda maupun teman-teman Anda) :
Terkadang Anda perlu mengatur field yang sudah ditempatkan pada tabel,
kemudian suatu saat struktur tabel tersebut ingin kita rubah, misalnya mengganti field,
menambah atau menyisipkan field, memindahkan field, menghapus field dan lain-lain.
e. Blok atau seleksi field GOL lalu ketik menjadi GOLONGAN, lalu Enter
f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
Misal : Rubah jenis field STATUS yang semula Text menjadi Yes/No
a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI
b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
c. Pada baris field STATUS dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Yes/No
d. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.
Misal : Pindahkan letak field GOLONGAN (kolom-4) ke letak field STATUS (kolom-5)
a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI
b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field GOLONGAN
c. Tarik atau drag field GOLONGAN dan letakkan di sebelah kanan field STATUS,
hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field STATUS, lalu lepas mousnya,
atau ;
d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
e. Ganti field GOL menjadi GOLONGAN, dengan langkah sebagai berikut :
Misal : Sisipkan field DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan jenis data
Text
a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL PEGAWAI
b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field STATUS
Misal : Buat tombol pilihan DEPARTEMEN setelah field NAMA PEGAWAI dengan meng-
gunakan Lookup
a. Aktifkan file tabel yang akan Anda buat tombol, misal TABEL PEGAWAI
b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design
c. Blok atau seleksi field STATUS
g. Pilih opsi ke-2 yaitu “I will type in the values that I want” artinya kita ingin mengisi
sendiri nilai-nilai yang ingin kita masukkan. Sedangkan apabila Anda memilih opsi
ke-2 “I want the lookup field to get the values from another table or query”
artinya kita ingin mendapatkan data dari tabel atau query yang telah ada atau
membuat lagi. Dalam hal ini, Anda pilih opsi ke-1
h. Tekan tombol Next
Misal : Jika Anda ingin menambah data pada posisi record ke-6
a. Tampilan harus dalam keadaan Datasheet View
b. Letakkan kursor di record terakhir (ingat apabila Anda ingin menambah data
record baru pada Access, tidak dapat disisipkan baris kosong)
c. Kemudian ketikkan datanya, misal :
d. Jawab Yes.
Field Properties yang terdapat pada disain tabel (table design) digunakan untuk
mengatur format tampilan, seperti format angka, tanggal, lebar field (kolom), pemasuk-
an data (input mask), membatasi atau mengontrol pemasukan data (validation rule),
pesan kesalahan (validation text), pengaturan indeks (index), dan lain sebagainya.
Field size digunakan untuk menentukan berapa jumlah karakter maksimum pada
saat data dimasukkan. Dalam keadaan standar, lebar field yaitu 255. Umumnya field size
jenis datanya (data type) berbentuk Text.
Anda dapat memilih format tampilan Angka dengan menggunakan format satuan
(General Number), mata uang Dollar atau Rupiah (Currency), Euro, Fixed, Standard,
Percent atau Scientific.
Namun jika yang akan Anda atur adalah bentuk format Date/Tima, maka akan
muncul tampilan berikut :
Anda dapat memilih bentuk format tampilan khusus yang ada kaitannya dengan
jenis data Date/Time seperti di atas.
Anda dapat mengatur tampilan angka dengan format desimal yang diinginkan.
Dalam keadaan standar, tampilan angka tanpa desimal (auto). Anda dapat mengaturnya
pada field yang berjenis data Number maupun Currency, dengan maksimal tingkat
ketelitianny mencapai 15 digit.
Input Mask digunakan untuk menentukan tampilan pada saat memasukkan data
di layar. Namun jika Anda menginginkan data Anda ditampilkan apa adanya saat di-
masukkan, Anda jangan menggunakan dan mengatur properti ini.
Misal Anda ingin memasukkan data GA-001-0 pada kolom atau field KODE, maka
penulisan pada properti Input Mask :
Default Value adalah nilai yang pertama kali muncul pada saat Anda menambah-
kan/memasukkan record ke field tersebut agar selalu ditampilkan lagi pada pengisian
record berikutnya. Pengisian default value umumnya untuk pengisian data yang sama.
Misal : semua nilai UAS untuk semester sekarang nilai ujiannya kebanyakan 80
Kasus-1 : Misal Anda ingin membatasi field UNIT maksimum paling tinggi adalah 10,
bilamana pada saat Anda memasukkan data lebih dari angka tersebut, maka pada
program Access akan menolak dan muncul pesan kesalahan.
Kasus-2 : Anda juga dapat memasukkan kriteria yang lainnya seperti misalnya NILAI UAS
antara 0 sampai dengan 100, maka penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :
Kasus-3 : Data yang dapat dimasukkan pada field SKS adalah 2, 3, 4 atau 6. Maka
penulisannya pada baris Validation Ruler diketik :
2 or 3 or 4 or 6
Kasus-4 : Pada field KODE berikan validasi, di mana KODE harus di awali dengan karakter
AA/AB/AC dan 4 digit terakhir harus berupa Angka. Terlebih dulu aktifkan field KODE,
lalu isilah pada :
Input Mask : LL-9999
Validation Rule : LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA” or LEFT([KODE],2)=”AA”
Misal :
Nilai UAS yang boleh dimasukkan antara 0 sampai dengan 100
Jika Anda memasukkan angka di luar batas tersebut, berikan pesan kesalahan :
“Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi !!!!”
Penyelasainnya :
Aktifkan field NILAI UAS
Pada baris Validation Rule, ketik : <=100 atau boleh Between 0 And 100
Pada baris Validation Text, ketik : Anda salah memasukkan data, silakan ulangi lagi
!!!
Properti Required digunakan untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan
atau tidak pada saat pengisian record baru.
Properti Indexed digunakan untuk membuat indeks pada field ini. Ada tiga
pilihan pada Indexed, yaitu :
Kasus-1 : Urutkan data pegawai berdasarkan field NAMA PEGAWAI secara Ascending
(dari urutan Nama Pegawai abjad A sampai Z).
Langkah-langkahnya :
a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field NAMA PEGAWAI
b. Pilih Sort A to Z
Kasus-2 : Urutkan data pegawai berdasarkan field GAJI POKOK secara Descending (dari
Gaji Pokok yang terbesar hingga terkecil).
Langkah-langkahnya :
a. Klik tombol panah bawah di sebelah kanan field GAJI POKOK
b. Pilih Sort Larges to Smallest
a. Bentuk Text, maka pada saat penyaringan data akan muncul Text Filter, dengan
pilihan contoh seperti berikut :
b. Bentuk Number (Angka), maka pada saat penyaringan data akan muncul Number
Filter, dengan pilihan contoh sebagai berikut :
Misal : Impor file semua file tabel (Data Mahasiswa dan Data Pegawai) yang ada pada
file Database MODUL-1, dengan langkah sebagai berikut :
3. Modifikasi Tabel
Misal : Format tampilan data GAJI POKOK ke dalam satuan mata uang Rupiah (Rp)
a. Klik tombol Design View
b. Pada jendela Field Properties, baris Format, pilih Currency
c. Tampilkan datanya dengan menekan tombol Datasheet View, maka tampilan data
GAJI POKOK telah diformat dengan Rp.
TUGAS :
1. Buat file tabel baru dengan nama DATA BARANG yang mempunyai struktur tabel
seperti berikut :
Ketentuan :
a. Gunakan field KODE sebagai Primary Key
b. Pada field KODE berikan validasi di mana KODE harus berawalan KE/SE/TA dan
tiga karakter terakhir berupa Angka
c. Bila data yang dimasukkan selain di atas, berikan peringatan :
Anda salah memasukkan KODE, silakan isikan 2 karakter pertama KE/SE/TA
d. Pada field NAMA BARANG, gunakan Lookup Wizard lalu diisi datanya KEMEJA,
SEPATU dan TAS
e. Pada field TOTAL HARGA diisi rumus [UNIT]*[HARGA SATUAN]
Petunjuk :
Kolom TOTAL HARGA, tidak perlu diisikan datanya karena secara otomatis muncul
dengan sendirinya.
Kasus-2 : Filter data berdasarkan TOTAL HARGA antara 1,500,000 sampai dengan
5,000,000 pada file DATA BARANG-3 (jika berhasil, akan muncul 6 record).
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga
hanya data-data tertentu yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik, query berupa
tabel juga, jadi query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan
tujuan untuk mengelompokkan data baru berupa tabel, dengan sumber dari tabel-tabel
yang telah ada.
Dengan query, Anda dapat menyortir data atau untuk menampilkan data-data
yang memenuhi kriteria tertentu, atau juga dapat berupa suatu ekspresi (formula).
Untuk membuat Query, ada 2 (dua) cara yang dapat Anda lakukan, yaitu :
c. Pilih Simple Query Wizard, klik tombol OK, hingga muncul tampilan berikut :
g. Pada tahap berikutnya, pilih bentuk query yang diinginkan, apakah ingin menampil-
kan seluruh field dengan seluruh record datanya secara lengkap (Detail) atau
Summary (cukup rangkumanya saja), dalam hal ini pilih Detail (shows every field of
every record).
h. Klik tombol Next, untuk menuju tahapan terakhir.
c. Pada jendela Show Table, pilih dan klik tabel atau query yang akan ditampilkan, lalu
klik tombol Add, atau klik dua kali nama filenya. Pilih kedua file tersebut.
Design Grid
atau QBE (Query
By Example) Grid
e. Pada jendela kerja Query di atas, letakkan field-field yang Anda inginkan pada kolom
yang telah disediakan (QBE). Untuk itu, ada 3 (tiga) cara untuk menempatkan atau
meletakkan field-field tersebut, di antaranya :
Pada kolom pertama baris Field, klik tombol pilihan lalu pilih nama fieldnya,
misal JUAL.NO URUT, ulangi langkah ini untuk mengisi kolom berikutnya.
Pada jendela Query di atas, pilih nama field yang akan Anda tempatkan pada
kolom pertama, lalu tarik (drag) ke kolom pertama baris Field.
Pada jendela Query di atas, klik dua kali nama field yang akan Anda tempatkan
pada jendela QBE.
Setelah Anda menempatkan field-field tersebut dengan salah satu cara di atas,
maka akan tampak hasilnya seperti berikut :
a. Klik tombol Design View, hingga kembali ke tampilan disain query berikut :
c. Pilih nama tabel atau query yang akan Anda tambahkan lalu klik tombol Add atau
klik dua kali nama file atau query-nya.
d. Klik tombol Close.
Untuk menghapus field dalam rancangan query, dapat dilakukan dengan langkah
sebagai berikut :
Untuk menyisipkan atau menambah kolom yang kosong dalam query, ikuti
langkah berikut :
Untuk mengurut data, tidak hanya dapat dilakukan pada objek tabel, tapi di
dalam query juga dapat dilakukan baik mengurut data secara Ascending (menaik)
maupun Descending (menurun), dengan langkah sebagai berikut :
c. Pilih misal Ascending, maka begitu ditampilkan hasilnya pada kolom Pembeli sudah
diurutkan secara ascending.
Dalam keadaan standar, semua field ditampilkan semua field dalam query. Anda
dapat menyembunyikan field-field tertentu dengan cara sebagai berikut :
Kasus-1 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama
mobilnya adalah AVANZA
c. Untuk menampilkan hasilnya, klik tombol View atau Run, maka hasilnya akan
tampak berikut :
Kasus-3 : Misalkan tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5
sampai dengan 10.
Atau dengan cara kriteria yang lainnya, dengan perintah Between berikut :
Kasus-4 : Misalkan tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-
TY atau X-004-DH
Kasus-5 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA
di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)
Kasus-6 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA
di bawah Rp. 150,000,000 (Rp. 150 jt)
Kasus-7 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf
pertamanya A atau hurufnya terakhirnya Z.
Kasus-8 : Misalkan tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf
ketiganya N.
Kasus-9 : Misalkan tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal
Faktur sebelum tanggal 15 Januari 2012
Parameter Query adalah query yang jika dijalankan akan menampilkan sebuah
kotak dialog yang meminta pemakai memasukkan suatu informasi, seperti kriteria untuk
memperoleh sejumlah record atau suatu nilai yang ingin kita sisipkan dalam sebuah
field.
c. Langkah berikutnya adalah menentukan tipe data dari parameter. Pada group
Show/Hide, pilih dan klik Parameters, hingga muncul jendela query parameters :
d. Pada kolom Parameter, ketik teks berikut : Ketikkan Nama Mobil dan pada kolom
tombol pilihan Data Type, pilih Text
e. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Query Parameter.
Catatan :
Anda dapat mengoptimalkan parameter query dengan menggunakan operator pada
kriteria.
Untuk menghapus parameter yang telah aktif, hapus terlebih dulu parameter
yang telah dibuat pada baris Criteria, sedangkan untuk membersihkan parameter, pada
groun Show/Hide, klik Parameters, lalu pilih nama parameternya dan tekan tombol Del
pada keyboard, klik tombol OK.
1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-3 pada folder Anda
e. Simpan terlebih dulu dengan nama file : QUERY KENDARAAN lalu tampilkan
dengan menekan tombol View atau Run.
a. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang nama mobilnya adalah
AVANZA (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-1)
b. Tampilkan semua data untuk field HARGA yang harga mobilnya di atas sama
dengan Rp. 170,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-2)
c. Tampilkan semua data untuk field UNIT yang unit mobilnya antara 5 sampai
dengan 10 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-3)
d. Tampilkan semua data untuk field KODE yang kode mobilnya A-001-TY atau X-
004-DH (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-4)
e. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah
Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-5)
f. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL = JAZZ dan HARGA di bawah
Rp. 150,000,000 (jika berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-6)
h. Tampilkan semua data untuk field NAMA MOBIL yang huruf ketiganya N. (jika
berhasil, simpan File, Save Object As : QUERY-8)
i. Tampilkan semua data untuk field Tanggal Faktur untuk Tanggal Faktur
sebelum tanggal 15 Januari 2012 (jika berhasil, simpan File, Save Object As :
QUERY-9)
TUGAS :
1. Urutkan data berdasarkan field UNIT secara Descending. Jika Anda berhasil, maka
akan diurutkan berdasarkan UNIT dari yang terbesar hingga terkecil. (Simpan
dengan nama file : QUERY-10).
2. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang namanya diawali dengan huruf “A”
sampai “P”. Jika Anda berhasil, maka akan muncul 9 record. (Simpan dengan nama
file : QUERY-11).
3. Tampilkan data berdasarkan field PEMBELI yang huruf ketujuhnya adalah huruf “A”.
Jika Anda berhasil, maka akan muncul 4 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-
12).
5. Tampilkan data berdasarkan field NAMA MOBIL = JAZZ atau HARGA di bawah sama
dengan Rp. 150.000.000 dan UNIT di atas sama dengan 10. Jika Anda berhasil, maka
akan muncul 5 record. (Simpan dengan nama file : QUERY-14).
Di dalam query, Anda dapat menambahkan field baru dengan rumus atau fungsi-
fungsi untuk menghitung suatu nilai dalam database. Sebagai contoh, Anda dapat
menambahkan field baru TOTAL HARGA yaitu perkalian antara HARGA dikalikan UNIT.
Maka pada jendela desain query, Anda tambahkan field baru di kolom terakhir
yaitu dengan mengetikkan rumus TOTAL HARGA : [HARGA]*[UNIT] seperti yang
tampak di bawah ini :
Di dalam dunia kerja, sering kita jumpai permasalahan yang tidak dapat
diselesaikan hanya dengan menggunakan perumusan sederhana. Bahkan sering terjadi
suatu permasalahan dengan menawarkan beberapa alternatif pemecahan tergantung
pada ketentuan yang berlaku untuk masing-masing pemecahan. Permasalahan
semacam ini di dalam Microsoft Access dapat diselesaikan dengan menggunakan fungsi
Logika.
Salah satu fungsi yang sering digunakan untuk memecahkan permasalahan yang
menyangkut peristiwa-peristiwa logika yaitu dengan fungsi IIF. Sedangkan fungsi-fungsi
yang lain dimanfaatkan untuk membantu mengoptimalkan kegunaan fungsi IIF ini.
Dengan operasi logika ini, Microsoft Access dapat melakukan penilaian apakah
suatu pernyataan itu Benar (True) atau Salah (False).
Jika Anda menggunakan operasi logika, biasanya diperlukan adanya ekspresi atau
pernyataan logika. Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika, diperlukan
salah satu operator relasi (operator pembanding).
Yang termasuk operator relasi yang sering digunakan di dalam pernyataan logika,
diantaranya adalah sebagai berikut :
Fungsi AND akan akan menghasilkan TRUE, apabila argumennya BENAR, dan
akan menghasilkan FALSE jika salah satu atau beberapa argumennya SALAH.
Fungsi OR akan menghasilkan TRUE (atau menjalankan pilihan) bila hasilnya BENAR,
sebaliknya akan menghasilkan FALSE (atau tidak menjalankan pilihan) bila hasilnya
SALAH.
Fungsi logika IIF yang sering digunakan di dalam pengambilan keputusan ada 2
(dua) fungsi, yaitu fungsi logika IIF Tunggal dan IIF Majemuk.
Fungsi logika IIF Tunggal digunakan untuk menyelesaikan suatu ekspresi logika yang
mengandung beberapa perintah.
Artinya jika ekspresi logika bernilai BENAR, maka Perintah-1 yang akan
dilaksanakan. Namun jika ekspresi logika bernilai SALAH, maka Perintah-2 yang
akan dilaksanakan.
Tambahkan field BONUS, jika jumlah UNIT>=15, maka BONUS = Honda Vario,
sedangkan jika jumlah UNIT<15, maka BONUS = Sepeda Gunung
Rumusnya adalah :
Fungsi logika IIF Majemuk artinya di dalam fungsi logika IIF dimungkinkan untuk
memasukkan fungsi logika IIF lagi. Hal ini bisa terjadi apabila alternatif pemecahan
yang ditawarkan lebih dari dua.
Rumusnya adalah :
Fungsi Teks (String) yang sering disebut sebagai fungsi karakter memuat fungsi-
fungsi yang dapat digunakan untuk mengoperasikan data yang berjenis karakter. Teks
dapat berupa huruf (alphabetic), angka (numeric), gabungan antara huruf dan angka
(alphanumeric), serta karakter-karakter khusus.
Fungsi Left digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari sebelah
kiri sebanyak karakter yang diinginkan.
LEFT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
LEFT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter pertama yang diambil pada
field Nama Mobil.
Fungsi Right digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks dari
sebelah kanan sebanyak karakter yang diinginkan.
RIGHT([Nama_Field],Jumlah karakter)
Contoh rumus :
RIGHT([NAMA MOBIL],3)
Tampak hasilnya di layar akan muncul 3 karakter terakhir yang diambil pada field
Nama Mobil.
Fungsi MID digunakan untuk mengambil sebagian data berjenis teks mulai dari
kedudukan tertentu sebanyak karakter yang diinginkan.
MID([Nama_Field],Kedudukan_Mulai,Jumlah karakter)
Contoh rumus :
MID([NAMA MOBIL],3,1)
Tampak hasilnya di layar akan muncul satu karakter pada posisi karakter ketiga
diambil dari field Nama Mobil.
4.4. Kombinasi fungsi Logika IF dengan fungsi String (Left, Right, Mid)
Pemanfaatan fungsi String/Teks adalah fungsi Logika IF dan fungsi String. Artinya
untuk memecahkan permasalahan diperlukan kombinasi atau gabungan antara fungsi
logika IF dengan fungsi lainnya, misal fungsi string/teks.
Contoh kombinasi fungsi logika IF dengan Teks (LEFT, RIGHT, dan MID)
a. Tambahkan field JENIS FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil
karakter terakhir dari Kode, jika :
Kode = D, maka Jenis Film = DVD
Kode = V, maka Jenis Film = VCD
c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil
2 karakter dari Kode, jika :
Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012
Salah satu kelebihan Access, adalah pada objek query Anda dapat menghitung
Total (Sum, Avg, Max, Min, dan lain sebagainya), dengan langkah sebagai berikut :
Anda dapat membuat kalkulasi Total sesuai dengan kriteria yang diinginkan,
dengan syarat Total-nya masih aktif.
1. Buat file Database baru dengan nama MODUL-4 pada folder Anda.
2. Kemudian import kedua file tabel yaitu MOBIL dan JUAL serta satu buah file query
yaitu QUERY KENDARAAN yang terdapat pada MODUL-3 (Petunjuk, lihat Bab-2
pada Praktek Modul-2 Mengimport File Tabel).
3. Buka atau aktifkan file QUERY KENDARAAN, lalu klik tombol Design View
TOTAL : [HARGA]*[UNIT]
d. Tambahkan field HARGA BERSIH di kolom terakhir (kolom 11) dengan ketentuan
sebagai berikut : HARGA BERSIH yaitu TOTAL HARGA dikurangi DISCOUNT
2. Buat File Query dengan nama QUERY RENTAL, kemudian tampilkan semua field
pada jendela QBE seperti berikut :
b. Tambahkan field KATEGORI FILM pada kolom ketiga dengan ketentuan, diambil
1 karakter dari Kode, jika :
Kode = A, maka Kategori Film = ACTION
Kode = C, maka Kategori Film = CARTOON
Kode = D, maka Kategori Film = DRAMA
Kode = K, maka Kategori Film = KOMEDI
c. Tambahkan field TAHUN BELI pada kolom kelima dengan ketentuan, diambil 2
karakter dari Kode, jika :
Kode = 10, maka Tahun Beli = 2010
Kode = 11, maka Tahun Beli = 2011
Kode = 12, maka Tahun Beli = 2012
d. Tambahkan field baru di kolom terakhir yaitu HARGA SEWA, dengan ketentuan
sebagai berikut :
Jika Kode = V, maka Harga Sewa = 1000
Jika Kode = D, maka Harga Sewa = 2000
Relasi ini digambarkan dengan suatu garis lurus yang menghubungkan antara dua tabel.
Untuk lebih mudah mencerna, berikut di bawah ini contoh relationship :
a b PK Tabel
PK Tabel
Buku
Anggota
PK Tabel PK Tabel
Anggota Buku
a b
FK Tabel Transaksi mengacu ke Tabel Anggota FK Tabel Transaksi mengacu ke Tabel Buku
Pada Tabel Anggotaterdapat primary key begitu pula dengan Tabel Buku. Primary key
pada Tabel Anggotadan Tabel Buku akan dijadikan sebagai Foreign Key pada Tabel
Transaksi. Antara primary key di Tabel Anggotamaupun primary key di Tabel Buku akan
membentuk relasi dengan foreign key yang ada pada Tabel Transaksi. Relasi yang
dibentuk oleh Tabel Anggotada Tabel Transaksi adalah satu ke banyak atau One-to-
many, begitupun relasi antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi.
Dari contoh ketiga tabel tersebut, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa Tabel
Anggotadan Tabel Buku adalah Tabel Acuan, sedangkan Tabel Transaksi adalah Tabel
Relasi. Pada Tabel Anggotadan Tabel Buku terdapat Primary Key, selanjutnya primary
key tersebut dijadikan Foreign Key pada Tabel Transaksi. Relasi yang dibentuk oleh Tabel
Anggotadan Tabel Transaksi adalah relasi One-to-many atau Satu ke banyak, demikian
pula halnya relasi yang dibentuk antara Tabel Buku dan Tabel Transaksi Sedangkan relasi
antara Tabel Anggotadan Tabel Buku adalah May-to-many (Banyak ke banyak).
Action query adalah query yang melakukan sesuatu terhadap record dalam
satu atau beberapa tabel hanya dalam satu operasi. Ada 4 (empat) jenis action query
yaitu : make table, append query, update query dan delete query.
Make table query adalah query untuk membuat tabel baru dari seluruh atau
sebagian data dalam satu satu beberapa tabel. Adapun manfaat yang diperoleh apabila
Anda membuat make table query, antara lain :
a. Membuat tbel yang akan di-ekspor ke database Microsoft Access lainnya.
b. Membuat laporan yang menampilkan data dari suatu periode tertentu.
c. Membuat history table yang berisi record-record lama.
d. Membuat backup dari sebuah tabel.
Untuk membuat Make Table Query yang akan menciptakan sebuah tabel,
dalam kasus ini kita akan mengambil data dari query terdahulu, misal Query Kendaraan.
Dari form yang telah Anda buat dan modifikasi, alangkah baiknya jika suatu form
dilengkapi dengan sebuah tombol Control yaitu dengan memanfaatkan tool Button pada
tab Desgin yang berfungsi sebagai pengontrol form. Jika Button yang telah Anda buat di
klik atau diaktifkan, maka program akan dijalankan.
Salah satu kelebihan yang dimiliki program Microsoft Access adalah Anda dapat
membuat tombol control dengan singkat dan cepat tanpa membuat suatu pem-
rograman. Anda dapat membuatnya dengan menggunakan fasilitas wizard maupun
tanpa wizard. Dengan sebuah wizard akan mempercepat proses pembuatannya. Karena
dengan wizard, Anda akan dituntun oleh Microsoft Access langkah demi langkah cara
pembuatan suatu tombol control.
Misal Anda ingin membuat tombol control Go To First Record (Record Pertama),
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard berikut :
f. Pada tahapan ini, Anda dapat memilih bentuk tampilan tombol control, apakah ber-
bentuk Gambar (Picture) atau Label (Text). Pilih misal Picture – Go To First
g. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya :
h. Jika Anda ingin memberi nama pada tombol, ketikkan nama tombol controlnya, jika
tidak abaikan saja.
i. Klik tombol Finish, untuk keluar dari jendela Command Button Wizard.
Catatan :
Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Go To
Previous Record, Go To Next Record, dan Go To Last Record.
6.2. Membuat Tombol Control Tambah, Hapus, Cetak, dan Simpan Data
Selain tombol control yang telah Anda buat sebelumnya, Anda juga dapat
membuat tombol Tambah Data (Add New Record), Hapus Data (Delete Record), Simpan
Data (Save Record), Cetak Data (Print Record) dan tombol lainnya.
Misal Anda ingin membuat tombol control Add New Record (Tambah Data),
langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard berikut :
Catatan :
Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Delete
Record, Print Record, dan Save Record.
6.3. Membuat Tombol Control Buka Form, Tutup Form, Cetak Form
Untuk keluar dari jendela form, biasanya Anda menggunakan tombol x (Close). Di
sini Anda dapat membuat tombol Close Form untuk keluar dari jendela Form. Selain itu
juga, Anda dapat membuat tombol control lainnya seperti Open Form (Membuka Form),
Print a Form (Mencetak Form lain), Print Current Form (Mencetak Form yang aktif) dan
tombol lainnya.
Misal Anda ingin membuat tombol control Close Form (Keluar dari Form), langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard berikut :
c. Pada Categories, pilih Form Operation
d. Pada Action, pilih dan klik Close Form
e. Jika Anda ingin membuat tombol dalam bentuk picture, langsung tekan tombol
Finish.
Catatan :
Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Open
Form lalu pilih form yang akan Anda buka atau Aktifkan, dan Print Current Form.
Jika Anda ingin membuat tombol cetak, maka terlebih dulu Anda harus membuat
file laporan, sebab jika belum tidak dapat ditampilkan di layar maupun pada printer.
Untuk tombol control kali ini kita akan mencoba membuat dengan menggunakan text
(tidak dengan picture).
Misal Anda ingin membuat tombol control Cetak Laporan di Layar (Preview
Report), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard berikut :
c. Pada Categories, pilih Report Operation
d. Pada Action, pilih dan klik Preview Report
e. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya :
f. Pilih file yang akan di cetak pada tampilan di layar, misal LAPORAN OBAT
g. Klik tombol Next untuk menuju ke tahapan berikutnya :
h. Pilih Text, kemudian ganti Preview Report dengan teks Cetak Laporan di &Layar
i. Tekan tombol Finish.
Catatan :
Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Cetak
Laporan di &Printer. Simbol & pada baris text tidak akan tercetak pada tombol control,
tapi akan muncul tanda underscore di mana huruf tersebut akan dijadikan sebagai
tombol alternate (Alt).
Misal Anda ingin membuat tombol control Keluar dari Ms. Access (Quit
Application), langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard berikut :
f. Pilih Text, kemudian ganti Quit App dengan teks Keluar dari Ms. &Access
g. Tekan tombol Finish.
Meskipun pada jendela Command Button Wizard tidak ada fasilitas untuk mem-
buat tombol menuju ke program aplikasi atau ke alamat web, Anda dapat membuatnya
dengan cara manual (tidak dengan wizard). Anda dapat membuat tombol control
menuju ke Calculator, Ms. Word, Ms. Excel, Music, Video maupun ke alamat website
yang sering Anda kunjungi.
d. Pada tombol Command?, klik lalu seleksi teks tersebut dan ganti menjadi
&Calculator tekan tombol Enter.
e. Aktifkan jendela Property Sheet
f. Klik tab Format atau All
g. Pada baris Hyperlink Address, klik lalu klik tombol elipsis (…), hingga muncul jendela
Insert Hyperlink berikut :
h. Pada tombol pilihan Look in, Anda pindahkan letak direktori atau foldernya ke Local
Disk (C:)
i. Klik dua kali folder Windows
j. Klik dua kali folder System32
k. Pilih dan klik file Calc
l. Klik tombol OK.
Catatan :
Silakan ulangi langkah di atas, untuk membuat tombol control lainnya seperti Microsoft
Word, Microsoft Excel, My Music dan My Video
Pada saat Anda berada di program Microsoft Access, Anda dapat membuat tombol
menuju salah satu atau beberapa alamat Website yang sering Anda kunjungi tanpa
harus keluar dari program maupun menjalankan terlebih dulu salah satu browser misal
Mozilla Firefox, Internet Explore maupun Google Chrome.
Misal Anda ingin membuat tombol control Facebook, langkah-langkahnya adalah
sebagai berikut :
a. Buka salah satu file form, kemudian tampilkan jendela Design Form
b. Klik tool Button, hingga muncul tanda + diikuti dengan kotak, lalu klik di mana
tombol control tersebut akan diletakkan, hingga muncul tampilan jendela
Command Button Wizard.
c. Tekan tombol Cancel untuk keluar dari jendela Command Button Wizard, hingga
muncul tampilan berikut :
d. Pada tombol Command?, klik lalu seleksi teks tersebut dan ganti menjadi
&Facebook tekan tombol Enter.
e. Aktifkan jendela Property Sheet
f. Klik tab Format atau All
g. Pada baris Hyperlink Address, klik lalu klik tombol elipsis (…), hingga muncul jendela
Insert Hyperlink berikut :
4. Buat file Query dengan nama Query Pelanggan bersumber dari file Data Pelanggan.
Tampilkan semua field, sehingga hasilnya sama dengan file tabel Data Pelanggan.
5. Buat file Form bersumber dari file Query Pelanggan dengan nama Form Pelanggan.
Petunjuk :
a. Gunakan Create – Form Design
b. Aktifkan jendela Property Sheet
c. Aktifkan tab Data atau All
d. Pada baris Record Source, pilih QUERY PELANGGAN
e. Aktikan jendela Add Existing Fields
f. Tampilkan field-field tersebut dengan menekan tombol + pada file Data
Pelanggan.
g. Tempatkan semua field-field tersebut pada area Detail dengan cara klik dua kali
field tersebut.
h. Atur lebar fieldnya
i. Beri Judul (Title) yaitu FORM DATA PELANGGAN PLN, sehingga tampilannya
seperti berikut :
a. Tambahkan field JENIS PELANGGAN dan TARIF PER METER dengan ketentuan
sebagai berikut :
=IIf([GOLONGAN]="A","SOSIAL",IIf([GOLONGAN]="B","RUMAH TANGGA",
IIf([GOLONGAN]="C","PERUSAHAAN","INDUSTRI")))
e. Jika Anda telah berhasil mengetik rumusnya, kemudian tampilkan formnya (klik
tombol View)
f. Kembali ke tampilan Design, lalu rubah kotak yang ada rumusnya dan ukuran
kotaknya disesuaikan.
g. Silakan Anda isikan rumus yang lainnya dengan menggunakan tool Text Box,
dengan syarat pada kotak isian Unbound, harus didahului dengan simbol =
(sama dengan sebelum rumus tersebut diketikkan.
8. Format tampilan angka pada Tarif per Meter, Jumlah Rekening, Denda dan Total
Tagihan ke dalam format Currency dengan dua desimal dibelakang koma.
Langkah-langkahnya :
a. Aktifkan text box Tarif per Meter
b. Tampilkan jendela Property Sheet
c. Aktifkan tab Format
d. Pada baris Format pilih Currency
e. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk memformat tampilan yang lainnya.
9. Jika Anda telah mengisikan rumus dengan benar, maka hasilnya akan tampak
seperti berikut :
BAB VIII
MEMBUAT MENU DENGAN SWITCHBOARD MANAGER
DAN PEMBUATAN STARTUP
2. Buat file Query dengan nama QUERY SISWA, kemudian tampilkan field-field berikut
sehingga tampilannya seperti berikut :
3. Buat 3 (tiga) buah file Form, antara lain :
a. Form kesatu : FORM DATA SISWA bersumber dari file tabel Data Siswa
(gunakan Create – Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu
buah tombol Close Form dengan bentuk Picture.
b. Form kedua : FORM PROGRAM bersumber dari file tabel Program (gunakan
Create – Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu buah tombol
Close Form dengan bentuk Picture.
c. Form ketiga : FORM DATA BELAJAR bersumber dari file tabel Belajar (gunakan
Create – Form). Ubah judulnya seperti di bawah ini, lalu buat satu buah tombol
Close Form dengan bentuk Picture.
4. Buat file Report, dengan nama file LAPORAN SISWA bersumber dari file Query
Siswa (gunakan Create – Report). Ubah judulnya, lalu atur lebar kolomnya hingga
hasil akhir seperti yang tampak di bawah ini :
Untuk mengkoordinasikan atau mengintegrasikan seluruh rangkaian pekerjaan
yang telah Anda buat baik dari rancangan form mapun report ke dalam sebuah menu
utama dapat dilakukan dengan beragai cara antara lain dengan menggunakan fasilitas
Switchboard Manager, Form Design, program Macro maupun program Visual Basic for
Application (VBA).
Pilih dan klik Menu Switchboard yang telah Anda buat, kemudian klik tombol
Make Default untuk mengaktifkan switchboard yang telah Anda buat.
Tugas Anda :
Silakan Anda ulangi langkah di atas dari mulai tahapan kedua yaitu New dan
seterusnya untuk membuat tombol membuka atau mengaktifkan form yang lainnya
seperti FORM PROGRAM dan FORM BELAJAR, seperti berikut :
Klik tombol Close untuk keluar dari jendela Edit Switchboard Page
Klik tombol Close lagi untuk keluar dari jendela Switchboard Manager, sehingga
pada object database terdapat dua buah file yaitu pada Switchboard Items
pada object Tables dan Switchboard pada object Forms.
StartUp di mana setiap database yang Anda buka atau aktifkan, maka objek
itulah yang pertama kali akan muncul. Anda dapat menentukan form atau report mana
yang akan difungsikan sebagai form utama. Biasanya switchboard (menu utama)
difungsikan sebagai form utama. Form ini dapat membantu Anda ketika ingin meng-
gunakan sebuah aplikasi.
Untuk menampilkan beberapa form, dapat dilakukan dengan sebuah form yaitu
form switchboard, dengan langkah sebagai berikut :
a. Klik tombol Office Button – Access Option atau pada tombol Quick Access Toolbar
pilih More Command, hingga muncul jendela Access Options berikut :
Klik tombol OK
8.4. MENJALANKAN APLIKASI
d. Atur lebar maupun tinggi kotak frame agar nanti pada saat Anda membuat tombol
control pada kotak frame muat untuk disisipkan.
e. Ganti teks Frame? menjadi FORM ISIAN
f. Format teks tersebut menjadi tebal, ukuran dan warna disesuaikan serta diberi
warna dasar pada teks maupun bingkai frame-nya.
g. Kemudian Anda copy (salin) sebanyak 4 buah frame lagi, lalu atur penempatannya
hingga tampilannya seperti yang tampak pada output yang diinginkan di atas.
h. Ganti judul masing-masing frame menjadi LAPORAN, UTILITY, EXIT dan WEB
FAVORITES.
9.1.4. Membuat Kotak Label
Agar tampilan kotak lebih menarik, beri efek bayangan pada setiap bingkai frame
dengan langkah sebagai berikut :
Misal buat tombol ENTRY-EDIT DATA SISWA (Open Form – Form Data Siswa)
dengan menggunakan perintah Open Form. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut :
a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak
b. Kemudian letakkan di dalam frame ISIAN FORMULIR, hingga muncul jendela
Command Button Wizard :
h. Pilih opsi ke dua, yaitu Open the form and show all the records
i. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya.
j. Pilih Text, kemudian ketik : ENTRY-EDIT DATA &SISWA
k. Klik tombol Finish.
l. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk membuat tombol yang lainnya sepert
ENTRY-EDIT DATA PROGRAM dan ENTRY-EDIT DATA BELAJAR.
Buat dua buah tombol laporan yaitu CETAK LAPORAN DI LAYAR (Preview Report
– Laporan Siswa Kursus) dan CETAK LAPORAN DI PRINTER (Print Report – Laporan
Siswa Kursus), dengan langkah sebagai berikut :
a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak
b. Kemudian letakkan di dalam frame LAPORAN, hingga muncul jendela Command
Button Wizard :
Misal Anda ingin membuat tombol CALCULATOR pada frame UTILITY, dengan
langkah sebagai berikut :
a. Klik tombol Button pada tab Desgin, hingga muncul tanda + diikuti kotak
b. Klik di dalam frame Utility, hingga muncul jendela Command Button Wizard
c. Klik tombol Cancel, untuk keluar dari jendela Command Button Wizard, hingga
muncul tampilan berikut :
Untuk membuat tombol KELUAR DARI MS. ACCESS (Quit Application), dapat
dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
a. Klik tool Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak
b. Kemudian letakkan di dalam frame EXIT, hingga muncul jendela Command Button
Wizard :
c. Pada Categories, pilih Application
d. Pada Actions, pilih Quit Application
e. Klik tombol Next, untuk menuju tahap berikutnya :
Misal buat tombol Facebook pada frame Web Favorites, dengan langkah sebagai
berikut :
a. Klik tombol Button pada tab Design, hingga muncul tanda + diikuti kotak
b. Kemudian letakkan dan klik di frame WEB FAVORITES, hingga muncul jendela
Command Button Wizard
c. Tekan tombol Cancel untuk keluar dari jendela Command Button Wizard
d. Kemudian ganti teks Command? menjadi Facebook
e. Aktifkan jendela Properti Sheet
f. Klik tab Format atau All
g. Klik pada baris Hyperlink Address, lalu klik tombol <…> Elipsis, hingga muncul
jendela Insert Hyperlink :
h. Pada baris Address ketikkan alamat webnya : www.facebook.com
i. Klik tombol OK, untuk keluar dari jendela Insert Hyperlink.
j. Silakan Anda ulangi langkah di atas untuk membuat tombol menuju alamat web site
yang lainnya seperti : UberSosical, Twitter, Youtube, Google, dan Yahoo.
k. Jika telah selesai merancang dan membuat tombol-tombol dengan Design View,
simpan dengan nama file FORM MENU.
StartUp di mana setiap database yang Anda buka atau aktifkan, maka objek
itulah yang pertama kali akan muncul. Anda dapat menentukan form atau report mana
yang akan difungsikan sebagai form utama. Aktifkan file FORM MENU sebagai form
utama. Form ini dapat membantu Anda ketika ingin meng-gunakan sebuah aplikasi.
Untuk menampilkan beberapa form, dapat dilakukan dengan sebuah form yaitu
form switchboard, dengan langkah sebagai berikut :
a. Klik tombol Office Button – Access Option atau pada tombol Quick Access Toolbar
pilih More Command, hingga muncul jendela Access Options berikut :
b. Pada panel kiri jendela Access Options pilih Current Database
c. Pada panel kanan jendela Access Options seperti :
Pada Application Title, ketik nama aplikasinya misalkan SISTEM INFORMASI LPK
Pada tombol pilihan Display Form, pilih FORM MENU
Klik tombol OK, hingga muncul konfirmasi berikut :
Klik tombol OK
BAB X
BEKERJA DENGAN MACRO
Macro adalah sebuah perintah yang mewakili sekumpulan perintah lain. Dengan
macro, Anda bisa meringkas serangkaian pekerjaan berulang yang sering kita lakukan
menjadi sebuah perintah saja. Macro juga berarti serangkaian aksi (action) yang ter-
program sesuai dengan kebutuhan.
Bila sebuah macro dijalankan, macro ini melakukan satu atau beberapa aksi Aksi
itu misalnya membuka sebuah form. Aksi apa yng akan dijalankan sebuah maro akan
sangat bergantung pada saat Anda membuat macro tersebut. Caranya mudah Anda
tinggal memilih aks yang telah disediakan dari daftar aksi dan mengisikan argumennya.
Argumen digunakan oleh sebuah aksi agar aksi ini dapat dijalankan tugasnya
dengan benar. Misalny, aksi untuk membuka sebuah form. Aksi ini tidak dapat dijalan-an
apabila belum diberi perintah nama form yang aka dibuka. Ada pula aksi yang tidak
membutuhkan argumen apa-apa, seperti aksi Beep yang membunyikan speaker
komputer sejenak.
Untuk membuat macro, misalnya program Beep, ikuti langkah berikut ini :
a. Bukalah file database yang diinginkan, lalu aktifkan file macro yang bernama SUARA
dengan cara klik mouse kanan pada file SUARA lalu pilih Design View.
b. Pada baris berikutnya di bawah baris Beep, klik tombol pilihan lalu pilih dan klik
Open Table
c. Pada tombol pilihan Table Name, pilih misal file DATA SISWA
d. Kemudian simpan macro di atas, dengan nama file lain dengan klik tombol Office
Button lalu pilih Save As, hingga muncul tampilan berikut :
Untuk dapat bekerja dengan Macro, Anda harus mengetahui tentang cara-cara
pengaturan macro yang meliputi aksi (Action), kondisi (Condition), Step, group dan lain
sebagainya.
Action Macro adalah suatu proses yang telah disediakan oleh Microsoft Access
untuk dipasangkan sebagai macro. Dalam menyususn macro, kita harus merencanakan
urut-urutan proses yang membentuk sistem otomatis dengan memakai Action Macro
ini. Di dalam Microsoft Access, terdapat 45 daftar action macro yang dapat Anda susun,
antara lain Addmenu Bee, Close, MsgBox, OpenForm, OpenReport, OpenTable, Quit,
RunApp, dan lain sebagainya.
Sebagai contoh, misal Anda ingin membuka atau mengaktifkan form yang telah
dibuat sebelumnya. Maka pada Action, Anda harus memilih OpenForm lalu pada Form
Name pilih nama form yang akan dibuka.
Untuk membuat Menu Bar dengan menggunakan program Macro, Anda dapat
memanfaatkan file database MODUL-8, dengan langkah sebagai berikut :
f. Ulangi langkah untuk membuat nama macro PROGRAM, sedangkan pada tombol
pilihan Form Name, pilih dan klik FORM PROGRAM, dan nama macro BELAJAR,
sedangkan pada tombol pilihan Form Name pilih dan klik FORM BELAJAR
g. Klik tombol x (Close)
h. Jawab Yes untuk menyimpan file, lalu simpan dengan nama file DETAIL FILE
i. Klik tombol OK.
i. Klik tombol x (Close) untuk keluar dari jendela Macro, lalu jawab Yes.
j. Simpan dengan nama file MENU BAR
k. Klik tombol OK.
Agar pada saat tampilan di layar pertama kali bukan hanya yang muncul menu
bar saja, namun juga tampilan pada layar monitor Anda rancang terlebih dulu dengan
menggunakan bantuan Form.
Setalah Anda merancang form, langkah terakhir adalah mengaktifkan file Menu
Bar yang dibuat oleh program Macro pada form, dengan langkah sebagai berikut :
h. Silakan Anda coba, menu-menu di atas, dengan cara di klik pada menu File, maka
akan muncul submenu File, dan seterusnya.
10.3.11. Membuat StarUp dan Menyembunyikan Tab Ribbon yang Aktif
a. Klik tombol Office Button, pilih Access Options, atau klik tombol Quick Access
Toolbar, lalu pilih More Command, hingga muncul tampilan berikut :
TUGAS :
Coba Anda buat submenu di menu File, antara lain membuka/mengaktifkan submenu
yang bersumber dari objek Tabel yaitu Data Siswa, Program dan Belajar serta submenu
yang bersumber dari objek Query yaitu Query Siswa.
MODUL PRAKTIKUM KE 1 (MS-ACCESS)
Tujuan : Memahami cara membuat tabel (Struktur Database)
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Acces
A. TUGAS BIASA
1. Klik “Blank Database” pada “Create a New Database Using”, Klik OK
2. Tempatkan pada folder anda. Kemudian Buat Data base dengan nama Jual-beli.
3. Buat Tabel seperti dibawah ini : (Klik New – Klik Design View- Klik OK)
4. Bila Telah Selesai pengisian Field, rekam tabel tersebut, dengan mengaktifkan menu File
Save TABEL BARANG, Klik OK, dan selanjutnya bila ada pertanyaan :
“Do you to create a primary key Now “, Klik No
B. TUGAS MANDIRI
1. Buatkan Tabel berikut ini dengan langkah seperti di atas.
Nama Tabel : Tabel Pembelian
Struktur Data sbb :
A. TUGAS BIASA
1. Pada “ Create a New Database Using”, Pilih Database yang akan dibuka:
Contoh : C:\Folder….....\Penjualan, Klik OK
2. Pada …Penjualan : Database, pilih tabel yang akan diisi datanya, Misal :Tabel Barang.
Kemudian Klik Open, dan isikan data-datanya.
3. Isikan Data-datanya sebanyak 10 (sepuluh) record data.
Kode Nama Barang Harga Satuan Satuan
A0001 SIMM 32 MB 350,000 Keping
A0002 Kabel Data Bus 5,000 Meter
A0003 3Com Ethernet Card 550,000 Buah
…………………………………………. Teruskan sampai record ke 10.
4. Jika sudah selesai maka Simpan/Rekam Tabel Tersebut menekan icon “SAVE”, dan klik
Close.
B. TUGAS MANDIRI
1. Lakukan pengisian Tabel lain, yaitu : Tabel Pembelian, Penjualan dan Pembayaran. Dengan 5
(lima) s/d 10 (sepuluh) record.
2. Selesaikan seluruh pengisian data tersebut hingga dipastikan seluruh data sudah dimasukkan.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
1. Untuk memperlancar 2 (dua) materi sebelumnya, coba anda buatkan Database (REKANAN)
dan tabel (TABEL REKANAN), dengan mengisi data-datanya sbb :
Misalnya dari tabel tersebut kita ingin menampilkan rekan kita yang bertempat tinggal di kota
“Serang”
1. Klik menu Record – Filter – Filter By Form atau Klik Icon =Filter By Form
Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk menampilkan rekan kita yang bertempat tinggal di
kota lainnya.
Misalnya dari tabel tersebut kita ingin menampilkan NAMA REKAN kita yang mempunyai
Nama Awal dari “Di”
Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk menampilkan rekan kita yang mempunyai nama
lainya.
Misalnya dari tabel tersebut kita ingin mengurutkan NAMA REKAN kita.
Lakukan hal yang sama seperti di atas untuk mengurutkan Field yang lainya.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
1. Coba anda tambahkan 3 (Tiga) field Untuk Nomor Rekanan pada Database (REKANAN) dan
tabel (TABEL REKANAN), dengan mengisi data-datanya sbb :
Catatan : Tambahkan menjadi 10 Record, Jenis dan panjang data tentukan sendiri
NoRekanan
Ketik >99-0005
pada Criteria
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
1. Coba anda buat Database (RELASI) dan 2 (dua) tabel (TABEL KARYAWAN & TABEL
GOLONGAN), dengan mengisi data-datanya sbb :
a. Tabel Karyawan :
b. Tabel Golongan :
5. Simpan kembali relasi tersebut ke dalam Database Relasi pada folder anda.
1. Coba anda buat Database (PASIEN) dan 2 (dua) tabel (TABEL PASIEN & TABEL
RUANGAN), dengan mengisi data-datanya (minimal 5 Record) sbb :
a. Tabel Pasien terdiri dari : Nomor Pasien, Alamat, Usia, Kode Ruangan
( Contoh Nomor Pasien : P0001)
b. Tabel Ruangan terdiri dari : Kode Ruangan, Kelas, Tarif, Petugas.
( Contoh Kode Ruangan : R-01)
2. Buat relasi dari ke 2 (dua) Tabel tersebut, yang dihubungkan dengan Kode Ruangan.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
1. Coba anda buka Database (RELASI) yang terdiri 2 (dua) tabel (TABEL KARYAWAN &
TABEL GOLONGAN).
2. Langkah membuat form:
a. Pada Object pilih : Froms, kemudian New
b. Pada Kotak Dialog Pilih Tabel Karyawan.
5. Menampilkan hasil
a. Pada Object Form : Double Klik FKARYAWAN (Klik – Open)
C. TUGAS MANDIRI
1. Coba anda buat “Formulir Pengisian Data Pasien” dari Tabel Pasien pada Database PASIEN
2. Coba anda buat “Formulir Pengisian Data Rekanan” dari Tabel Rekanan pada Database
REKANAN.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini.
6. Tempatkan pada Combo2, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kotak dialog label.
7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini.
- Name : DIDIK
- Caption : PENDIDIKAN
Klik – Close (Atur Teks PENDIDIKAN sehingga menjadi pas)
8. Tempatkan pada Unbound, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kembali kotak dialog
label. Rubah kembali Name, Row source type dan Row source.
- Name : DDK
- Row source type : pilih VALUE LIST
- Row spurce : Ketik : “TK”;”SD”;”SMP”;”SMA”;”Perguruan Tinggi”
- Klik – Close
- Jalankan Form tersebut (View – Form View), Simpan dengan Nama COMBO
B. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas Option Group=Option Button)
1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir)
2. Klik New – Design View – Klik OK (Tanpa membuka Tabel)
3. Pada Toolbox matikan Control Wizard
5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini.
6. Tempatkan pada Frame0, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kotak dialog label.
7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini.
- Name : Jenkel
- Caption : JENIS KELAMIN
Klik – Close (Atur Teks JENIS KELAMIN sehingga menjadi pas)
8. Aktifkan Option Button dan tempatkan di Detail Form, sehingga akan tampil tampilan sbb:
C. TUGAS MANDIRI
2. Buat Form dibawah ini dan disimpan dengan nama Frental Mobil
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
5. Tampilkan Combo box pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini.
6. Tempatkan pada List0, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kotak dialog label.
7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini.
- Name : BUAH
- Caption : BUAH-BUAHAN
Klik – Close (Atur Teks BUAH-BUAHAN sehingga menjadi pas)
8. Tempatkan pada Unbound, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kembali kotak dialog
label. Rubah kembali Name, Row source type dan Row source.
- Name : BH
- Row source type : pilih VALUE LIST
- Row spurce : Ketik : “MANGGA”;”PEPAYA”;”MELON”;”JERUK”;”APEL”
- Klik – Close
- Jalankan Form tersebut (View – Form View), Simpan dengan Nama LIST
B. TUGAS BIASA (Membuat Form dengan Fasilitas Option Group=CHECK BOX)
1. Aktifkan Object FORM (Untuk membuat Formulir)
2. Klik New – Design View – Klik OK (Tanpa membuka Tabel)
3. Pada Toolbox matikan Control Wizard
5. Tampilkan Option Group pada Detail FORM, sehingga tampil seperti berikut ini.
6. Tempatkan pada Frame0, Klik Kanan – Properties kemudian tampil kotak dialog label.
7. Pada Kotak dialog (ALL) Rubah Name dan Caption berikut ini.
- Name : Bayar
- Caption : Pembayaran
Klik – Close (Atur Teks Pembayaran sehingga menjadi pas)
8. Aktifkan Check Box dan tempatkan di Detail Form, sehingga akan tampil tampilan sbb:
Rubah : Name : Cek-2
Rubah : Name : Cek-1 Option Value : 2
Option Value : 1
Rubah : Name : Cek-3
Option Value : 3
C. TUGAS MANDIRI
2. Buat Form dibawah ini dan disimpan dengan nama FRental Mobil Baru
Catatan : - Isikan Data-data rental pada Form tersebut minimal 5 Record Lagi
- Coba Anda Cek Tabel Rental apakah Data yang di Entri sudah masuk ke
dalam Tabel/Tidak.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
A. REVIEW MATERI
1. Coba buat Database (HOTEL) dan TABEL HOTEL, dengan mengisi Field-fielsnya sbb :
Tabel HOTEL :
2. Setelah Tabel selesai dibuat, coba buat Form berikut ini dengan menggunakan fasilitas :
- List Box, Check Box, Combo Box.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
2. Hapus Child33
3. Rubah Unbound, menjadi “Tabel.Tabel Hotel” pada Source Object (Gunaka Properties)
4. Simpan Form tersebut dengan nama Form Hotel Total Subform di Folder Anda
5. Jalankan Formulir tsb kemudian perhatikan perubahannya, terutama pada
1. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental lakukan modifikasi seperti pada tugas biasa di
atas.
2. Simpan Form tsb dengan nama FORM RENTAL Total Bayar dan SubForm
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
B. TUGAS MANDIRI
1. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental, buat report seperti pada tugas biasa di atas.
2. Simpan Report tsb dengan nama Report RENTAL pada folder anda.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
A. TUGAS BIASA
1. Coba buka Database (HOTEL), aktifkan Form Hotel pada Design Form
2. Pastikan Control Wizard dalam keadaan tampil.
3. Klik – Command Button pada Toolbox, Drag Command Button pada lembar kerja.
4. Pada Categories, pilih : Record Operation.
5. Pada Actions, pilih : Add New Record, Klik Next,
6. Klik TEXT, ketik Tambah Data, Klik Next, ketik CmdTambah, Klik Finish
7. Simpan Form tersebut dengan nama FORM Hotel COMMAND BUTTON di Folder Anda
8. Jalankan Report Sehingga tampil sbb :
B. TUGAS MANDIRI
1. Lakukan hal yang sama untuk membuat tombol SAVE, DELETE, KELUAR.
Tombol Categories Actions Text Name
Simpan Data Record Operation SaveResord Simpan Data CmdSimpan
Hapus Data Record Operation Delete Record Hapus Data CmdHapus
Keluar Form Operation Exit Keluar CmdKeluar
2. Buka database RENTAL.MDB, Tabel Rental, buat COMMAND BUTTON seperti pada tugas
biasa di atas.
3. Simpan Form tsb dengan nama FORM RENTAL COMMAND BUTTON pada folder anda.
Langkah :
Aktifkan Microsoft Access, sbb :
- Klik Start – Program – Microsoft Access
A. TUGAS MANDIRI