Panduan Praktikum Komputer

Pengenalan Program Microsoft Access

Pengenalan Program Microsoft

Access 97

Database adalah kumpulan informasi berkenaan dengan suatu

subyek atau tujuan tertentu seperti menelusuri alamat mahasiswa,
atau mengelola kumpulan barang pada suatu toko. Jika anda tidak
menyimpan database ke dalam komputer, maka pencarian
informasi tersebut akan menjadi suatu pekerjaan yang berat.

A. Menjalankan Microsoft Access

Cara yang paling umum dipergunakan untuk menjalankan

Microsoft Access adalah melalui menu Start. Langkahnya adalah
klik menu Start – Program – Microsoft Office – Microsoft
Access seperti tampak pada gambar di bawah ini :

Laboratorium Manajemen 142

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Gambar 1 : Menjalankan Microsoft Access dari menu Start.

B. Membuat Database Baru.

Dari tampilan awal Microsoft Access tampak kotak dialog dengan

pilihan (Blank Database, Database Wizard, dan Open an Existing
Database). Dari ketiga pilihan tersebut kita dapat membuat file
database baru maupun membuka file yang sudah ada.
Blank Database dipergunakan untuk membuat database baru
tanpa menggunakan wizard. Database Wizard dipergunakan
untuk membuat database melalui menu wizard. Open an Existing
Database dipergunakan untuk membuka database yang sudah
ada di dalam penyimpanan data (harddisk, disktet, dll)
Jika Microsoft Access sudah dalam kondisi terbuka, maka kita
dapat membuat database baru dengan langkah-langkah sebagai
berikut :

1. Klik File – New atau tekan Ctrl-N.

2. Klik icon Blank Database kemudian Klik OK, kemudian
muncul windows File New Database.
3. Pada kotak Save in pilihlah folder yang menunjukkan
tempat file database akan disimpan. Kemudian ketikkan

Laboratorium Manajemen 143

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

nama file pada kotak File name , kemudian klik button

Create, maka akan muncul windows berikut :

Gambar 2 : Windows Database

Dari gambar di atas terlihat bahwa Microsoft Access memiliki 6

tab control yang berisi 6 database object, yaitu Tables,
Queries, Forms, Reports, Macros, Modules. Selain itu juga
terlihat ada 3 button, yaitu Open / Preview / Run , Design,
New. Tab control tersebut berfungsi untuk mengelompokkan
aktivitas yang dijalankan di Microsoft Access. Dan pada bagian
atas terlihat deretan pulldown menu dan icon.
Adapun fungsi keenam Database Object sebagai berikut :
a. Tables
Tabel merupakan data dasar dari sebuah database.
b. Queries
Queries dapat dipergunakan untuk melihat, merubah, dan
menganalisis data dengan cara yang berbeda dengan tables.
Queries juga merupakan sumber data untuk pembuatan
Forms atau Reports.
c. Forms
Forms dapat dipergunakan untuk berbagai keperluan. Form
dapat berfungsi sebagai :
• Lembar pemasukan data untuk mengisi data pada
tables.
• Form switchboard yang dipergunakan untuk membuka
form atau report lainnya.

Laboratorium Manajemen 144

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

• Membuat kotak dialog untuk menerima masukan data

dari pemakai dan kemudian dipergunakan untuk
melakukan aksi berdasarkan masukan data tersebut.
d. Reports
Merupakan cara yang efektif untuk menampilkan data dalam
format cetakan. Sebab anda memiliki kendali atas pengaturan
ukuran dan segala tampilan pada reports.
e. Macros
Macro adalah gabungan dari satu atau lebih aksi dimana
setiap tampilan merupakan operasi tersendiri, seperti
membuka form, menjalankan query, mencetak laproan, dst.
Makro dipergunakan untuk mengotomatiskan serangkaian
perintah. Makro dapat dijalankan ketika pemakai meng-klik
suatu command button.
f. Modules
Modul berisi kumpulan seluruh standart modules yang
terbuka dan class modules dalam suatu database Microsoft
Access.

Button berfungsi sebagai berikut :

a. Button Open merupakan button untuk membuka Tabel,
Query, atau Form.
b. Button Preview merupakan button untuk melihat laporan
dalam mode cetakan
c. Button Run merupakan button untuk menjalankan Makro atau
Modul

Laboratorium Manajemen 145

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

d. Button Design merupakan button untuk membuka Table,

Query, Form, Laporan, Makro, atau Modul dalam mode
rancangan.
e. Button New merupakan button untuk membuat Table, Query,
Form, Laporan, Makro, atau Modul

Adapun Icon database memiliki fungsi seperti tampak pada gambar

Print
Save Code
Open Spelling Detail
Previe Format Painter New Object
New List
w Paste Analyze

Propertie
Large Icon Office
Cut Undo s
Copy Assistant
OfficeLink Small Icon Relationship
di bawah ini:
Gambar 3 : Icon Database

C. Membuat Tabel

Tabel adalah kumpulan data tentang topik tertentu, misal kumpulan

data tentang barang yang dijual suatu toko.

Langkah-langkah untuk membuat tabel adalah sebagai berikut :

a. Letakkan kursor pada tab control tabel – klik button New.
Kemudian akan tampak dialog pilihan (Datasheet View, Design
View, Tabel Wizard, Import Table, dan Link Table).
Laboratorium Manajemen 146
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Datasheet View = membuat tabel baru dengan jalan mengisi

data terlebih dahulu dalam mode datasheet
Design View = membuat tabel dengan mengisi nama field, jenis
data, lebar filed, dan keterangan filed.
Tabel Wizard = membuat tabel dengan dipandu per langkah oleh
Microsoft Access.
Import Table = Wizard ini mengimport tabel dan object dari file
eksternal ke dalam database yang sedang aktif.
Microsoft Access, dBase, Microsoft Excel,
Microsoft Fox Pro, file HTML, file Text, dan file
ODBC.
Link Table = membuat link (hubungan) data dari Microsoft
Access, dBase, Microsoft Excel, Microsoft Fox Pro,
file HTML, file Text, dan file ODBC.
b. Membuat tabel melalui Design View.
1. Klik tulisan Design View kemudian klik button Ok atau Klik dua
kali pada tulisan Design View.
2. Kemudian kita diminta mengisi nama field pada kolom Field
Name.
3. Setelah nama filed diketik akan muncul jenis data (Data Type)
text sebagai default-nya. Jenis data ini dapat dita ganti
dengan memilih jenis data melalui combo box. Adapun jenis
data yang tersedia adalah :
Jenis Keterangan Lebar
Data
Text 0 – 255
Memo 255
Number Byte Berisi nilai antara 0 s/d 255
Integer Berisi nilai antara – 32.768 s/d

Laboratorium Manajemen 147

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

32.767
Long Integer Berisi nilai antara –
2,147,483,648 s/d
2,147,483,647
Single Berisi nilai antara –
3.402823E38 s/d –1.401298E–
45 untuk nilai negatif, dan
antara 1.401298E–45 s/d
3.402823E38 untuk nilai positif.
Double Berisi nilai antara –
1.79769313486231E308 s/d –
4.94065645841247E–324
untuk nilai negatif, dan antara
4.94065645841247E–324 s/d
1.79769313486231E308 untuk
nilai positif
Date/Time Data
Jam/tanggal
Currency Data mata uang
Autonumb Penomoran
er otomatis
Yes/No
OLE Data gambar
Object
Hyperlink Data hyperlink
4. Setiap field data diatur lebar data, format, batasan nilai yang
valid, index, dsb pada kotak properties dibawah.
5. Deskripsi atau keterangan data sebaiknya diisi untuk
menjelaskan field tersebut berisi data tentang apa !
c. Mengimport Tabel
1. Klik New – Import Table. Kemudian tampil kotak dialog.

Laboratorium Manajemen 148

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

2. Pilih jenis data yang akan diimport.

3. Pilih driver tempat data yang akan diimport berada.
4. Pilih folder tempat data yang akan diimport berada.
5. Pilih nama file yang akan diimport.
6. Klik button Import
d. Membuat link Tabel
1. Klik New – Link Table. Kemudian tampil kotak dialog.
2. Pilih jenis data yang akan digabungkan.
3. Pilih driver tempat data yang akan digabungkan berada.
4. Pilih folder tempat data yang akan digabungkan berada.
5. Pilih nama file yang akan digabungkan
6. Klik button Link

D. Membuat Query

Langkah :
1. Klik New, maka akan muncul dialog yang berisi pilihan jenis
query, yaitu :
Jenis Query Keterangan
Design View Membuat query tanpa menggunakan
wizard
Simple Query Wizard ini membuat suatu query dari
Wizard field yang kita pilih.
Crosstab Query Wizard ini membuat query berbentuk
Wizard crosstab yang menampilkan data dalam
bentuk seperti spreadsheet
Find Duplicate Wizard ini membuat suatu query yang
Query Wizard menemukan record yang memiliki nilai
sama dalam sutau tabel atau query
Find Unmatched Wizard ini membuat suatu query yang
Laboratorium Manajemen 149
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Query Wizard menemukan record (baris) dalam satu

tabel yang tidak berhubungan dengan
record pada tabel lain.
2. Membuat query dengan Design View
a. Klik New – Design View, maka akan muncul dua kotak,
yaitu kota Select Query, dan kotak Show Table.
b. Kota Select Query dipergunakan untuk mengatur query,
sedangkan kotak Show Table berisi Tabel dan Query yang
akan kita pilih.
c. Pilihlah Tabel dan / atau Query yang akan ditampilkan
fieldnya.
d. Buatlah relasi antar Table.
Relasi dalam query terdiri dari tiga jenis, yaitu :
 One to One (1- -1) ; artinya bahwa setiap baris data
pada tabel pertama dihubungkan hanya ke satu baris data
pada tabel kedua. Membuat hubungan ini ibarat
menyambung dua potongan pipa menjadi satu.
 One to Many (1- - ∞ ); artinya Baris data dari tabel
pertama dapat dihubungkanke satu barus atau lebih data
pada tabel ke dua. Membuat hubungan ini ibarat sebuat
pipa disambung dengan dua pipa atau lebih.
 Many to Many (∞ - - ∞); artinya Satu baris data atau
lebih dari tabel pertama bisa dihubungkan ke satu baris
data atau lebih pada tabel kedua. Hubungan seperti ini
dibaratkan pengabungan dua pencabangan atau lebih.
e. Pilihlah field yang akan ditampilkan dengan cara click-drag
atau klik dua kali pada field yang ingin ditampilkan.

Laboratorium Manajemen 150

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

f. Kemudian kita dapat mengatur susunan field melalui

pilihan sorting Ascending atau Descending.
g. Di bawah nya, kita dapat mengatur field yang dipilih
tersebut ditampilkan atau tidak dengan cara klik check box .
h. Yang terakhir kita dapat memberikan kriteria yang dapat
memfilter data sesuai yang kita inginkan.
i. Kemudian klik tanda silang (X) dan kita diminta mengisi
nama query.

E. Membuat Form

Form adalah windows yang menampilkan record dalam bentuk

yang lebih mudah dimengerti oleh pemakai. Record dapat lebih
mudah dimengerti dengan adanya control yang ditambahkan pada
form. Oleh karena itu, form berfungsi sebagai penghubung antara
database dengan pemakainya. Kita dapat membuat form melalui
beberapa cara berikut :

Jenis Form Keterangan

Form View Merancang form tanpa menggunakan wizard,
melainkan menggunakan toolbox.
Form Wizard Merancang Form menggunakan wizard, dengan
pilihan-pilihan per langkah diserahkan kepada
pemakai.
AutoForm: Merancang form berbentuk kolom (field record
Columnar ditampilkan berjajar ke bawah) dengan
menggunakan pilihan-pilihan yang sudah
Laboratorium Manajemen 151
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

ditetapkan oleh Microsoft Access

AutoForm:Tabu Merancang form berbentuk tabular (record
lar ditampilkan berjajar ke bawah sehingga
membentuk susunan tabel – seperti datasheet)
dengan menggunakan pilihan-pilihan yang
sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.
AutoForm:Data Merancang form berbentuk Datasheet dengan
sheet menggunakan pilihan-pilihan yang sudah
ditetapkan oleh Microsoft Access.
Chart Wizard Merancang form berbentuk diagram
Pivot Table Merancang form berbentuk tabel Microsoft
Wizard Excel.
Pembuatan form melalui Form View
1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik
New, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini.

Gambar 4 : Dialog New Form

2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah

query atau tabel yang akan dibuatkan form.

Laboratorium Manajemen 152

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Form View dan klik Ok,
maka akan ditampilkan kotak untuk merancang form.
4. Untuk merancang form, kita menggunakan bantuan toolbox,
seperti gambar dibawah ini. Bila pada windows anda belum ada

Label Text Box

Option Group Tonggle Button
Option Button Check Box
Combo Box List Box
Command Button Image
Unbound Object Frame Bound Object Frame
Page Break Tab Control
Subform/subreport Line
Rectangle More Control
toolbox, maka dapat kita munculkan dengan klik menu View -
Toolbox
Gambar 5: Toolbox

Pembuatan form melalui Form Wizard

1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik New,
maka akam muncul kotak dialog New Form.
2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah
query atau tabel yang akan dibuatkan form.
3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Form Wizard dan klik Ok, maka
akan ditampilkan kotak untuk memilih field.
4. Pilihlah field yang akan ditampilkan pada form dengan cara klik
dua kali pada nama field atau klik nama field kemudian klik
panah tunggal ke kanan. Bila anda klik panah ganda ke kanan,

Laboratorium Manajemen 153

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

maka semua field akan ditampilkan. Kemudian klik button Next,

maka akan tampil kotak untuk memilih bentuk form.
5. Pilihan bentuk form yang ditawarkan adalah : Columnar,
Tabular, Datasheet, Justified. Pilihlah salah satu bentuk form
yang anda inginkan dan klik button Next. Kemudian tampil kotak
untuk memilih background dari form.
6. Pilihan background yang ditawarkan adalah : Cloud, Colorful 1,
Colorful 2, Dusk, Evergreen, Flax, International, Pattern,
Standart, Stone kemudian klik button Next
7. Kemudian tampil kotak yang meminta kita untuk memasukkan
judul dari form anda. Ketik judul yang anda inginkan dan klik
Finish

Pembuatan form melalui AutoForm

1. Pada windows database, aktifkan tab Forms, kemudian klik New,
maka akam muncul kotak dialog New Form.
2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah
query atau tabel yang akan dibuatkan form.
3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih salah satu dari AutoForm
(Columnar, Tabular, Datasheet) dan klik Ok.
4. Microsoft Access kemudian membuatkan form secara otomatis
dengan menggunakan nama table atau query sebagai judul
form.

F. Membuat Report

Laboratorium Manajemen 154

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Report merupakan bentuk penampilan record sesuai dengan

kebutuhan informasi yang kita inginkan. Report dalam hal ini
berfungsi untuk menghasilkan output dari pengolahan database.
Kita dapat merancang report dalam beberapa bentuk di bawah ini :

Jenis Report Keterangan

Design View Merancang report tanpa menggunakan
wizard.
Report Wizard Merancang Report menggunakan Wizard,
dengan pilihan-pilihan per langkah
diserahkan kepada pemakai.
AutoForm: Merancang Report berbentuk kolom (field
Columnar record ditampilkan berjajar ke bawah)
dengan menggunakan pilihan-pilihan yang
sudah ditetapkan oleh Microsoft Access.
AutoForm:Tabular Merancang Report berbentuk tabular
(record ditampilkan berjajar ke bawah
sehingga membentuk susunan tabel –
seperti datasheet) dengan menggunakan
pilihan-pilihan yang sudah ditetapkan oleh
Microsoft Access.
Chart Wizard Merancang Report berbentuk diagram
Label Wizard Merancang Report yang diformat untuk
dicetak pada label.

Laboratorium Manajemen 155

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Pembuatan Report melalui Design View

1. Pada windows database, aktifkan tab Report, kemudian klik

New, maka akan muncul kotak dialog seperti di bawah ini.

Gambar 6 : Dialog New Report

2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut, pilihlah

query atau tabel yang akan dibuatkan Report.
3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Design View dan klik Ok,
maka akan ditampilkan kotak untuk merancang report.
4. Layout report terbagi menjadi tiga bagian, yaitu : Page
Header, Detail, dan Page Footer.
Page Header dipergunakan untuk menuliskan header yang akan
tercetak dibagian atas report pada setiap pergantian halaman.
Detail dipergunakan untuk menyusun record yang akan
ditampilkan
Page Footer dipergunakan untuk menuliskan header yang akan
tercetak dibagian bawah report pada setiap pergantian halaman.

Laboratorium Manajemen 156

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

5. Kita dapat menambahkan report header dengan klik View –

Report Header/Footer. Pada report header kita dapat menuliskan
judul Laporan yang hanya tercetak sekali pada awal report. Pada
report footer, kita dapat menuliskan catatan yang hanya
tercetak sekali pada akhir report.
6. Selain itu kita dapat pula menambahkan Group Header dan
Group Footer yang didasarkan pada field yang dipilih dari tabel
atau query yang telah kita tetapkan sebelumnya.
7. Untuk mempermudah pengambilan record yang akan
ditampilkan, maka daftar field dapat dimunculkan dengan klik
icon Field List. Field yang terdaftar pada Field List tersebut
dapat ditampilkan dalam report dengan cara click-drag (klik
tombol mouse bagian kiri dan seret/tarik ke bidang report yang
diinginkan

Pembuatan Report melalui Report Wizard

1. Pada windows database, aktifkan tab Report, kemudian klik
New, maka akam muncul kotak dialog seperti di bawah ini.
2. Pada combo box dibagian bawah dari dialog tersebut,
pilihlah query atau tabel yang akan dibuatkan Report.
3. Dari kotak dialog diatas, kita pilih Report Wizard dan klik
Ok, maka akan ditampilkan kotak untuk memilih field.
4. Pilihlah field yang akan ditampilkan pada report dengan cara
klik dua kali pada nama field atau klik nama field kemudian klik
panah tunggal ke kanan. Bila anda klik panah ganda ke kanan,
maka semua field akan ditampilkan. Kemudian klik button Next,
maka akan tampil kotak untuk memilih field yang diperlakukan
sebagai dasar pengelompokan.

Laboratorium Manajemen 157

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

5. Pilihlah field yang dipergunakan sebagai dasar

pengelompokan data dengan cara klik dua kali pada nama field
atau klik nama field kemudian klik panah tunggal ke kanan. Field
yang dipergunakan sebagai dasar pengelompokan maksimal
empat field. Kemudian klik Next, maka akan tampil kotak untuk
mengatur pengurutan data.
6. Kita diberikan empat level pengurutan. Pemilihan pengurutan
dilakukan dengan klik combo box, kemudian pilihlah field yang
digunakan sebagai dasar pengurutan untuk level pertama. Atur
pula pola pengurutannya, Ascending atau Descending. Lakukan
pemilihan field untuk level pengurutan berikutnya (bila
diperlukan). Kita dapat juga mengatur summary (Sum, Avg, Max,
Min). Kemudian klik Next, maka akan tampil kotak pilihan layout
dari report.
7. Layout yang ditawarkan ada enam jenis, yaitu Stepped, Block,
Outline 1, Outline 2, Align Left 1, Align Left 2. Pada kotak ini juga
terdapat orientasi cetakan (Portrait, dan Lanscape). Aturlah
layoutnya, kemudian klik Next, maka tampil kotak untuk
memilih model judul report.
8. Pilihan model judul yang ditawarkan adalah : Bold, Casual,
Compact, Corporate, Formal, Soft Gray, kemudian klik
button Next
9. Kemudian tampil kotak yang meminta kita untuk
memasukkan judul dan sekaligus nama dari report anda. Ketik
judul yang anda inginkan dan klik Finish

Laboratorium Manajemen 158

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Latihan

Kasus :
Wijaya Mini Market ingin mengelola database toko dengan
menggunakan Microsoft Access.
Sebelum membuat software database toko tersebut, maka kita
harus membuat rancangan databasenya terlebih dahulu. Teori
tentang pembuatan perancangan database secara lengkap
dipelajari dalam materi Sistem Informasi Manajemen.
Langkah-langkahnya :

Laboratorium Manajemen 159

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

1. Rancangan tabel
Perancang sistem perlu berpikir data tentang apa saja (tabel)
yang akan terkait dengan database ini. Tabel dapat
dikelompokkan dalam tabel Master, tabel Transaksi, tabel
pendukung Aplikasi. Dalam kasus ini tabel yang terkait adalah :
Tabel Master :
a. Data tentang Katagori Barang (tabel Katagori)
b. Data tentang Pemasok Barang (tabel Pemasok)
c. Data tentang Barang (tabel Barang)
d. Data tentang Pelanggan (tabel Pelanggan) jika diperlukan.
e. Data tentang Karyawan toko (tabel Tenaga Kerja)
Tabel Transaksi :
a. Data Tansaksi secara umum (tabel Transaksi)
b. Data Transaksi secara rinci (tabel Transaksi Rinci)
Tabel Pendukung :
a. Data status Jabatan (tabel Jabatan)
b. Data daftar menu (tabel Switchboard Items)
2. Rancangan Query
a. Query Pelanggan – Transaksi (Query_Penjualan)
b. Query Transaksi Rinci – Barang (Query_Penjualan_Rinci)
c. Query Tenaga Kerja – Transkasi – Transkasi Rinci – Barang
(Query_Rekap_per_TK)
d. Query Barang – Katagori – Pemasok
(Query_Rekap_Persediaan)
3. Rancangan Form
a. Form untuk memasukkan data Katagori Barang (Form
Katagori)

Laboratorium Manajemen 160

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

b. Form untuk menampilkan Daftar Barang per Katagori

(Form Barang subform)
c. Form untuk memasukkan data Pemasok Barang (Form
Pemasok)
d. Form untuk memasukkan data Barang (Form Barang)
e. Form untuk memasukkan data Pelanggan (Form
Pelanggan)
f. Form untuk memasukkan data Karyawan (Form Tenaga
Kerja)
g. Form untuk memasukkan data Penjualan (Form Penjualan)
h. Form untuk memasukkan data Penjualan Rinci (Form
Query_Penjualan_Rinci_Subform)
4. Rancangan Report
a. Rekap Barang yang terjual dan jumlah uang hasil transaksi
per hari per Karyawan (report Query_Rekap_per_TK)
b. Rekap jumlah persediaan per katagori (report
Query_Rekap_Persediaan).

Langkah-langkah penyelesaian kasus :

1. Membuat database
a. Klik Start – Program – Microsoft Office – Microsoft
Access.
b. Klik option button Blank Database
c. Klik button OK. Kemudian kita diminta menuliskan nama
file database (*.mdb). Misalkan file databse akan disimpan
pada folder C:\Mydocuments\Praktikum. Nama filenya
toko, sehingga akan tersimpan sebagai file toko.mdb

Laboratorium Manajemen 161

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

d. Pada kotak Save in pilihlah folder C:\My

documents\Praktikum. Jika folder
tersebut belum tersedia, kita dapat membuatnya
dengan klik icon New Folder seperti ini

e. Pada kotak File name ketiklah nama filenya, yaitu toko.

2. Membuat Tabel
a. Membuat tabel Katagori Barang.
1) Pada tab control Table klik button New, maka akan muncul
kotak New Table.
2) Klik pada tulisan Design View kemudian klik OK atau klik
dua kali pada tulisan tersebut.
3) Pada kolom field name ketik Katagori_Barang. Pada
kolom Field type pilihlah Autonumber. Karena field
ini kita jadikan primary key, maka klik icon

4) Pada baris berikutnya pada kolom field name tuliskan

Nama Katagori. Pada kolom Data type pilihlah Text.
Pada Field Properties (pada bagian bawah) ketikkan lebar
field adalah 50.
5) Dua Baris berikutnya aturlah sebagai berikut :
Nama Field Jenis Data Lebar Field
Keterangan Memo Tidak diatur
Gambar OLE Object Tidak diatur

b. Membuat tabel berikutnya :

Aturlah dengan menggunakan cara yang sama seperti pada
point a diatas untuk berbagai tabel berikut :
Laboratorium Manajemen 162
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Tabel Pemasok :
Nama Filed Jenis Data Lebar Field
Kode_Pemasok AutoNumb Long Integer
(Primary Key) er
Nama_Perusahaan Text 50
Kontak_Person Text 50
Jabatan Text 50
Alamat Text 50
Kota Text 50
Kode_Pos Text 50
Telepon Text 50
Fax Text 50

Tabel Barang
Nama Filed Jenis Lebar Field
Data
Kode_Barang (Primary AutoNumb Long Integer
Key) er
Nama_Barang Text 30
Kode_Pemasok *) Number Long Integer
Katagori Barang *) Number Long Integer
Kuantitas_per_Unit Text 50
Harga_per_Unit Currency Tidak diatur
Persediaan Number Long Integer
Jml_dlm_Pesanan Number Long Integer
ROP Number Long Integer
Diskon Number Long Integer
Keterangan :
*) Kedua field tersebut pada tabel ini hanya berupa kode
barang dan kode katagori saja, agar terjadi standarisasi
penulisan nama perusahaan pemasok dan nama katagori
barang.
Agar pada tampilan datasheet dan form yang tampak adalah
nama perusahaan atau nama katagori, maka pada kedua field

Laboratorium Manajemen 163

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

display controlnya dirubah menjadi combo box dan diatur

data sumbernya.

Tabel Tenaga Kerja

Nama Filed Jenis Lebar Field
Data
Kode_TK (Primary AutoNumb Long Integer
Key) er
Nama_TK Text 30
Jabatan Number Long Integer
Alamat Text 40
Kota Text 25
Keterangan Memo Tidak diatur
Lapor Ke Number Long Integer

Tabel Pelanggan
Nama Filed Jenis Lebar Field
Data
Kode_Pelanggan AutoNumb Long Integer
(Primary Key) er
Nama_Pelanggan Text 30
Alamat Text 40
Kota Text 25
Telepon Text 15

Tabel Transaksi
Nama Filed Jenis Lebar Field
Data
Kode_Transaksi AutoNumb Long Integer
(Primary Key) er
Kode_Pelanggan Number Long Integer
Kode_TK Number Long Integer
Tanggal_Transaksi Date/Time
Laboratorium Manajemen 164
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Diskon Number Long Integer

Tabel Transaksi_rinci
Nama Filed Jenis Lebar Field
Data
Kode_Transaksi Number Long Integer
(Primary Key)
Kode_Barang (Primary Number Long Integer
Key)
Harga_per_Unit Currency
Kuantitas Number Long Integer
Diskon Number Single

3. Membuat Relasi
Semua tabel yang sudah dirancang diatas, kemudian saling
dihubungkan. Dua buah tabel dihubungkan dengan field yang
sama dari masing-masing tabel tersebut. Dalam kasus diatas
hubungan antar tabel dapat diganbarkan sebagai berikut :

Gambar 7: Relasi antar tabel

Laboratorium Manajemen 165

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

4. Membuat Query

a. Pembuatan form penjualan membutuhkan data pelanggan

dan data transaksi. Oleh karena itu kita harus membuat query
antara kedua tabel tersebut. Adapun cara pembuatan query
tersebut sebagai berikut :
1) Pada tab Query, klik New – Design View. Kemudian klik
button OK
2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada
tabel Pelanggan dan Transaksi. Lihat kedua tabel
langsung terhubung karena kita sudah membuat relasi
sebelumnya. Kemudian klik button Close untuk menutup
kotak Show Tables.
3) Click-drag atau doble click pada tabel Transaksi untuk
field semua field.
4) Click-drag atau doble click pada tabel Transaksi untuk
field Nama_Pelangan, Alamat, Kota, Telepon. Hasilnya
tampak seperti gambar dibawah ini :

Laboratorium Manajemen 166

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Gambar 8: Query Penjualan

5) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik

File – Save
6) Beri nama Query_Penjualan, Kemudian klik button OK
7) Tutup kotak query dengan klik tanda silang.

b. Data barang-barang yang dibeli oleh pelanggan dapat

ditampilkan dalam bentuk relasi tabel Transaksi Rinci dengan
tabel Barang. Langkah-langkah untuk membuat querynya
sebagai berikut :
1) Pada tab Query, klik New – Design View.
2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada
tabel Transaksi Rinci dan tabel Barang. Lihat kedua
tabel langsung terhubung karena kita sudah membuat
relasi sebelumnya. Kemudian klik button Close untuk
menutup kotak Show Tables.
3) Click-drag atau doble click pada tabel Transaksi Rinci
untuk field semua field.
4) Click-drag atau doble click pada tabel Barang untuk field
Nama_Barang
5) Pada kolom terakhir kita membuat perhitungan transaksi
dengan rumus :
Jumlah: IIf([Transaksi Rinci]![Diskon]>0 And [Transaksi
Rinci]! [Diskon]<1;([Transaksi Rinci]!
[Harga_per_Unit]*[Kuantitas])*(1-[Transaksi Rinci]!
[Diskon]);([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]* [Kuantitas])-
[Transaksi Rinci]![Diskon])

Laboratorium Manajemen 167

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

6) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik

File – Save
7) Beri nama Query_Penjualan_Rinci, Kemudian klik button
OK
8) Tutup kotak query dengan klik tanda silang.

c. Untuk membuat laporan rekap penjualan per Kasir, maka kita

harus membuat query yang menghubungkan tabel
Tenaga_Kerja, Transaksi, Transaksi_Rinci, dan Barang.
Langkah-langkah membuat query tersebut adalah :
1) Pada tab Query, klik New – Design View.
2) Pada kotak show Table. Klik dua kali (double click) pada
tabel Tenaga_Kerja, Transaksi, Transaksi Rinci dan
tabel Barang. Lihat kedua tabel langsung terhubung
karena kita sudah membuat relasi sebelumnya. Kemudian
klik button Close untuk menutup kotak Show Tables.
3) Click-drag atau doble click pada tabel Transaksi untuk
field Tanggal_Transaksi.
4) Click-drag atau doble click pada tabel Tenaga_Kerja
untuk field Nama_TK
5) Click-drag atau doble click pada tabel Barang untuk field
Nama_Barang
6) Click-drag atau doble click pada tabel Transaksi_Rinci
untuk field Kuantitas
7) Pada kolom terakhir kita membuat perhitungan transaksi
dengan rumus :
Jumlah: IIf([Transaksi Rinci]![Diskon]>0 And [Transaksi
Rinci]! [Diskon]<1;([Transaksi Rinci]!
[Harga_per_Unit]*[Kuantitas])*(1-[Transaksi Rinci]!
Laboratorium Manajemen 168
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

[Diskon]);([Transaksi Rinci]![Harga_per_Unit]* [Kuantitas])-

[Transaksi Rinci]![Diskon])
8) Karena Pencetakan Rekap ini dilakukan per tanggal, maka
kita berikan paramater [Tanggal ?] pada kriteria
Tanggal_Transaksi.
9) Query sudah selesai, kemudian simpan query dengan klik
File – Save
10) Beri nama Query_Rekap_per_TK, Kemudian klik button
OK.
11) Tutup kotak query dengan klik tanda silang.

Hasil query tampak seperti gambar di bawah ini :

Gambar 9: Query Penjualan per Kasir

d. Laporan kondisi persediaan barang dibuat berdasarkan query

dibawah ini :
Laboratorium Manajemen 169
Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

Gambar 10: Query Rekap Persediaan

5. Membuat Form
a. Membuat Form Barang
Langkah-langkah membuat form untuk mengisi data barang
sebagai berikut:
1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.
2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Barang.
4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk
secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Barang.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Barang, kemudian klik OK

b. Membuat Form Katagori Barang

1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.
2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Katagori.

Laboratorium Manajemen 170

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk

secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Katagori.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Katagori, kemudian klik OK
Kita dapat meningkatkan fungsi form katagori dengan
menampilkan daftar barang yang termasuk dalam suatu
katagori dengan “menempelkan” daftar barang sebagai
subform di bawah form Katagori.
c. Membuat Form Pelanggan
1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.
2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Pelanggan.
4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk
secara otomatis sebuah form untuk mengisi data
Pelanggan.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Pelanggan, kemudian klik OK

d. Membuat Form Pemasok

1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.
2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Pemasok.
4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk
secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Pemasok.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Pemasok, kemudian klik OK

e. Membuat Form Tenaga Kerja

Laboratorium Manajemen 171

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.

2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Tenaga_Kerja.
4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk
secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Tenaga
Kerja.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Tenaga_Kerja, kemudian klik OK

f. Membuat Form Penjualan

1) Pada database yang aktif, klik tab control Form.
2) Klik New – Autoform: Columnar.
3) Pilih nama tabel Query_Penjualan.
4) Klik Ok, maka beberapa saat kemudian akan terbentuk
secara otomatis sebuah form untuk mengisi data Transaksi
Penjualan.
5) Simpan form tersebut dengan klik File – Save.
6) Ketik nama form : Penjualan, kemudian klik OK

Daftar barang yang dibeli pelanggan tersebut ditampilkan

dalam form tersendiri yang diambil dari
Query_Penjualan_Rinci. Form Query_Penjualan_rinci ini
“ditempelkan” pada form Penjualan sebagai subform.
Caranya sebagai berikut :

7) Pada saat form Penjualan dalam kondisi aktif (on loaded),

klik View – Design View.
8) Perlebar bidang design Detail dengan menarik (click-drag)
bar Form Footer ke bawah.

Laboratorium Manajemen 172

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

9) Klik icon subform/subreport pada toolbox, kemudian

tunjuk bidang yang akan dipakai sebagai subform dengan
click-drag pada titik diagonalnya. Kemudian muncul kotak
subform/subreport Wizard.
10) Klik Next
11) Pada combo box Tables and Queries, pilihlah query
bernama Query_Penjualan_Rinci.
12) Klik panah ganda ke kanan agar semua field masuk ke
kotak Selected Fields. Kemudian klik Next
13) Kemudian akan tampil kotak untuk mengatur relasi antara
form induk dengan subformnya. Dalam kasus ini field
penghubungnya adalah kode transaksi. Karena hanya satu
field penghubung dan yakin bahwa pada kedua from
tersebut nama fieldnya sama , maka kita dapat langsung
Klik Next.
14) Klik button Finish

6. Membuat Report
a. Laporan jumlah uang yang diperoleh per Tenaga Kerja
1) Pada database yang aktif, klik tab control Report.
2) Klik New – Report Wizard
3) Pilih nama tabel Query_Rekap_per_TK. Kemudian klik OK.
4) Klik panah ganda ke kanan agar semua filed pindah ke
kotak Selected Fields. Kemudian klik Next, maka akan
tampil
5) Klik Next, maka akan tampil kotak untuk mengatur
sorting.

Laboratorium Manajemen 173

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

6) Klik Tanggal_Transaksi, kemudian klik panah tunggal

ke kanan.
7) Klik Nama_TK, kemudian klik panah tunggal ke kanan.
8) Klik Next
9) Klik button Summary Option. Klik check box Sum untuk
field Kuantitas dan Jumlah. Klik pula check box
“Calculate percent of total for sum”. Klik OK. Kemudian
klik Next, maka akan tampil pilihan layout laporan.
10) Klik option button “Align Left 1”. Kemudian klik Next,
maka akan tampil pilihan model judul laporan.
11) Klik Corporate, kemudian klik Next, maka akan tampil
pengisian nama laporan (report).
12) Ketik nama report : Query_Rekap_per_TK. Kemudian klik
Finish

b. Laporan Rekap jumlah persediaan barang.

1) Pada database yang aktif, klik tab control Report.
2) Klik New – Report Wizard
3) Pilih nama tabel Query_Rekap_Persediaan. Kemudian klik
OK.
4) Klik panah ganda ke kanan agar semua filed pindah ke
kotak Selected Fields. Kemudian klik Next, maka akan
tampil
5) Klik Next, maka akan tampil kotak untuk mengatur
sorting.
6) Klik Next
7) Klik button Summary Option. Klik check box Sum untuk
fieldPersediaan. Klik pula check box “Calculate percent of

Laboratorium Manajemen 174

Panduan Praktikum Komputer
Pengenalan Program Microsoft Access

total for sum”. Klik OK. Kemudian klik Next, maka akan
tampil pilihan layout laporan.
8) Klik option button “Align Left 1”. Kemudian klik Next,
maka akan tampil pilihan model judul laporan.
9) Klik Corporate, kemudian klik Next, maka akan tampil
pengisian nama laporan (report).
10) Ketik nama report : Query_Rekap_Persediaan.
Kemudian klik Finish

Laboratorium Manajemen 175